Hệ thống Quản lý Tài liệu Số (hay còn lại Hệ thống “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ – LẠC VIỆT DMS” là một giải pháp tích hợp hoàn toàn trong Hệ thống Văn phòng Điện tử Lạc Việt surePortal), Doanh nghiệp – Tổ chức cũng có thể triển khai hệ thống riêng biệt nếu chỉ cần tập trung xây dựng Quản lý Số Hoá toàn bộ tài liệu.
1. Tính năng cần có của phần mềm quản lý tài liệu số
Để có thể tiến hành việc đánh giá và lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu một cách phù hợp, các bạn có thể tham khảo một số tính năng chính mà chúng tôi liệt kê dưới đây:
1.1. Hệ thống lưu trữ tài liệu đa dạng
Phần mềm cần cung cấp khả năng lưu trữ tài liệu đa dạng, bao gồm văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh và những định dạng khác. Hệ thống lưu trữ linh hoạt giúp công ty lưu trữ một cách hiệu quả và tìm kiếm dễ dàng hơn.
1.2. Quản lý quyền truy cập
Tính năng quản lý quyền truy cập của phần mềm quản lý tài liệu số cho phép người quản trị điều chỉnh và kiểm soát cấp phép truy cập vào các tài liệu. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người có quyền có thể truy cập vào các tài liệu nhạy cảm hoặc quan trọng.
1.3. Tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả
Một hệ thống tìm kiếm mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các tài liệu cần thiết. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.
1.4. Ghi chú và đánh dấu
Khả năng ghi chú và đánh dấu các tài liệu giúp người dùng dễ dàng làm việc với các tài liệu quan trọng, đồng thời duy trì sự tổ chức và theo dõi tiến trình công việc một cách nhanh chóng.
1.5. Tích hợp hệ thống
Phần mềm quản lý tài liệu số nên có khả năng tích hợp với các ứng dụng và công cụ khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như email, lịch làm việc và ứng dụng hợp tác.
1.6. Bảo mật cao
Tính năng bảo mật là yếu tố quan trọng, đảm bảo rằng thông tin quan trọng được bảo vệ khỏi những mối đe dọa và truy cập trái phép.
1.7. Hỗ trợ lập báo cáo và thống kê
Phần mềm quản lý tài liệu còn hỗ trợ lập báo cáo và thống kê giúp người dùng theo dõi hiệu suất, sử dụng tài liệu và đánh giá tiến trình công việc.
1.8. Tính năng duyệt và xem trước
Có khả năng duyệt và xem trước tài liệu từ xa giúp cho người dùng tiện lợi và linh hoạt trong việc công việc với những tài liệu quan trọng.
1.9. Dễ dàng sử dụng
Cuối cùng, tính năng đơn giản và dễ sử dụng là điều quan trọng nhất để đảm bảo rằng người dùng có thể nhanh chóng thích nghi và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất.
Trong quá trình lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu số doanh nghiệp, việc cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố trên sẽ giúp bạn chọn được giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình, đảm bảo tính hiệu quả và khả năng hoạt động ổn định của hệ thống.
2. Phần mềm quản lý tài liệu số Surpotal của Lạc Việt
System “QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ – Lac Viet DMS” là công cụ giúp tổ chức trung tâm thông tin lưu trữ, tra tìm, quản lý hồ sơ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác. Lạc Việt DMS đáp ứng yêu cầu quản lý Văn bản tại các trung tâm lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị hoặc các trung tâm lưu trữ địa phương, các cơ quan lưu trữ hiện hành và mọi loại hình doanh nghiệp tổ chức với khả năng hỗ trợ nhận dạng (OCR ) trên 190 ngôn ngữ
- Lạc Việt DMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành. Giải pháp gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ bao gồm thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu, báo cáo thống kê…
- Lạc Việt DMS giúp việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng khi tìm kiếm, xử lý, tiết kiệm thời gian cho lưu trữ viên, cho Người dùng khi yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu trực tuyến mà còn có thể đọc nội dung toàn văn đã được số hóa.
- Lac Viet DMS authorized users to each program functions to each of the constituent documents of record storage. Users will be classified according to rank from that, the software allows the access to documents according to each level in order to control the approaches to the material according to density different.
- Lạc Việt DMS hỗ trợ cho việc đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng, thuận tiện. Ngoài ra, hệ thống còn tích hợp cơ chế mã vạch cho việc ghi mượn, ghi trả, giúp bộ phận quản lý lưu trữ (thủ thư) thực hiện các nghiệp vụ giao, nhận hồ sơ tài liệu một cách nhanh chóng.
Mô hình Nghiệp vụ Tổng quan cuả Hệ thống Quản lý Hồ sơ Lưu trữ LacViet DMS
Chi tiết hệ thống Quản lý Hồ sơ Lưu trữ LacViet DMS, quý khách hàng xem chi tiết tại http://dms.lacviet.vn/
Liên hệ ngay với văn phòng trực tuyến Lạc Việt
Điện thoại: 0901.555.063
Email: sureportal@lacviet.com.vn
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, F.8, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
