7 Steps to standardize business process OPTIMIZATION COST system

Standardized processes làm việc là bước quan trọng trong quá trình xây dựng bộ quy trình vận hành doanh nghiệp. Thực hiện chuẩn hóa sẽ giúp các quy trình khi thực hiện triển khai mang lại hiệu quả, tối ưu nguồn chi phí, giảm thiểu các rủi ro, dễ dàng theo dõi, kiểm soát các hoạt động trong quy trình.

So standardizes how? Tool – any solution is optimal, lowest cost on the market today? The same Lac Viet Computing find out details in this article:

1. Chuẩn hóa quy trình là gì? Tại sao phải chuẩn hóa có hệ thống?

1.1 Khái niệm chuẩn hóa

Standardized processes làm việc is setting the standard process fits with the deployment operation of a particular business in order to ensure the 4 elements: process streamlined – consistent – optimal cost – performance.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy mẫu quy trình làm việc tiêu chuẩn được nhiều bên cung cấp, tuy nhiên để áp dụng vào mỗi doanh nghiệp cần thực hiện thêm một bước gọi là chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp sẽ có một đặc thù hoạt động khác nhau, cấu trúc phòng ban khác nhau, nguồn lực thực hiện khác nhau, cuối cùng là chi phí thực hiện khác nhau.

The concept of standardized appeared in the late 19th century, is mentioned in the book “principles of scientific management” of engineer Frederick Taylor. He urged people to systematize the work to increase productivity. This principle was later Henry Ford developed the application in the production process for automotive.

1.2 Tại sao cần chuẩn hóa quy trình làm việc doanh nghiệp?

Lợi ích lớn nhất khi thực hiện chuẩn hóa là giảm chi phí vận hành xuống mức thấp nhất. Trong một khảo sát đã chỉ ra, 69% giám đốc chú trọng vào việc cải tiến quy trình để đạt được mục đích giảm chi phí, tăng hiệu suất tối ưu.

• A process is standardized will remove the excess work does not bring achieving the ultimate goal in the process; Similar to the 80/20 rule, the entire resources will focus on 20% of the most important activities.
• Improve the quality of services and products, with international certificates when performing standardized as ISO 9001; HACCP; CMMI.
• Operates smoothly with 1 standard process only; do not have to spend resources, time to guide training for new staff or retrain several times when there is no standard procedures.

>> Cần áp dụng

• Phần mềm số hóa quy trình để đưa các quy trình lên nền tảng số
• Hệ thống tự động hóa quy trình nghiệp vụ tối ưu hoạt động vận hành
• Hệ thống tự động hóa toàn doanh nghiệp

2. Các yếu tố cần chuẩn hóa trong quy trình doanh nghiệp

2.1 The order process standard

The work order in the standard process is a system of specific steps that employees must adhere to when performing work. The goal is to ensure consistency in the manner of execution of work to reduce errors, enhance performance.

Detailing the step by step description manipulation tools can help hr understand every action it should perform.

For example, For process the payment contract will be process private process advance will be the order of work with the different parts.

2.2 real-Time is standard

Standard time or Takt Time is the period of time needed to done a work in process or the entire process (Cycle Time). Standardized Takt Time helps to ensure productivity standards to be achieved for a process.

2.3 Resources standardized

In the production process, resources often is inventory levels, the minimum necessary to maintain the production process continuously. Inventory levels standards are clearly defined to avoid the shortage of raw materials, interruption of the production process.

In the process of operating the business, resources need to be standardized in the workflow is often the source staffing done, the cost, so that the process can be operated.

>>> Giải quyết bài toán tối ưu quy trình sản xuất với phần mềm quản lý sản xuất ERP

2.4 document transmission standard

Not only does the process need to standardize that documentation describes deployment process also need to be standard to all employees, whether new or old; every level, the level when reading in still understand to carry out.

In addition, work instructions should not only in the form of text that should be combined with image panel display, intuitive and practical examples. This helps employees easily understand the compliance process more.

3. 7 Bước chuẩn hóa quy trình doanh nghiệp TỐI ƯU CHI PHÍ có hệ thống

Implementation 7 Steps suggestions below to perform standardized work processes:

• Step 1: target the following standardized what is?
• Step 2: mapping standardized processes
• Step 3: Participate in standardization of all parts related
• Bước 4: Chuẩn hóa hoặc xây dựng quy trình mới
• Step 5: build the documentation
• Step 6: Training performed following standardized workflow
• Step 7: Check – adjust

Bước 1. Mục tiêu sau chuẩn hóa quy trình là gì?

First of all, businesses need to clearly define the goal of the standardized operating procedures. This can include improving a small department or optimize the whole system of processes to enhance customer experience, increase sales. Identifying clear goals help business plan and use resources in an efficient way.

Bước 2. Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa doanh nghiệp

Lập sơ đồ quy trình chuẩn hóa doanh nghiệp là bước quan trọng nhất trong quy trình chuẩn hóa. Lưu đồ hoạt động giúp doanh nghiệp hiểu rõ từng bước của quy trình, nhận diện các điểm nghẽn, xác định các thách thức cần khắc phục.

The mapping tool include:

• Flowchart: performing the sequence of actions connected to each other and help illustrate the working process in a simple, intuitive.
• Detailed map: show clearly the specific steps in each process.
• Save multi-functional: Provides information about the tasks related to the performance of departments and teams.

Step 3. Join the standardization of all parts related

The standardized processes need the involvement of all related parts. Coordination and exchange of ideas between the various departments is essential to ensure the process is improved equally effective. All employees need to understand the peculiarities of each other's work to be able to contribute to the standardization process.

Bước 4. Chuẩn hóa hoặc xây dựng quy trình làm việc mới

Thiết kế xây dựng quy trình nghiệp vụ mới cần tuân thủ các yếu tố sau:

• Based on the standardized identified.
• Modeling process based on the map activity details.
• Object classification join and simplify design.
• Select the method to control the level of compliance process.
• Provides information detailed guide on writing for long-term use.

Step 5. Building the documentation

After the construction of the new process, businesses need to document guide the implementation process in the form of text, diagrams, or flow charts. This process is stored, easy to use, while ensuring employees can reference whenever needed.

Today, many businesses choose document storage on platform cloud computing to optimize the space convenient for the visit.

Bước 6. Đào tạo thực hiện sau chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp

Whether employees are involved in the process, design process, but the training is still necessary. Managers should organize the guided sessions in detail, explain the factors that have changed, and most new working methods. This helps employees understand and are willing to follow the new process.

Step 7. Check – adjust

New processes need to be monitored and evaluated to ensure efficiency. Managers need to build a monitoring system, correct track adjustment, continuous process based on feedback from staff with actual results. This helps to maintain performance, ensure processes are adhered to.

4. Giải pháp chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp tối ưu chi phí với LV-DX Dynamic Workflow

Use software process management để số hóa, chuẩn hóa, vận hành quy trình số được nhiều doanh nghiệp hiện nay tìm hiểu và áp dụng. Cùng tìm hiểu LV-DX Dynamic Workflow giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp:

• Xây dựng bộ quy trình tiêu chuẩn: Cung cấp kho quy trình tiêu chuẩn cho các phòng ban, quy trình phối hợp công việc giữa các bộ phận; tuy nhiên doanh nghiệp cần tối ưu hóa cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
• Link work in process, the assignment details for each of the departments, hr.
• Integrated approval, signed by the digital signature on the process fast, anytime, anywhere.
• Integrated chatbot WHO helps leaders check for stock metrics quickly before signing the browser.
• Measurement, performance evaluation process in detail for each department or individual employee specific.

Không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp số hóa mọi quy trình thống nhất, Phần mềm Workflow từ Lạc Việt còn giúp doanh nghiệp đơn giản hóa việc thực hiện chuyển đổi số có hiệu quả, nhanh chóng chỉ với 1 hệ thống áp dụng duy nhất.

HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ TRẢI NGHIỆM DEMO toàn bộ tính năng phần mềm, chỉ cần liên hệ và nhận hệ thống để trải nghiệm nhanh chóng. Mọi thắc mắc liên quan đến phần mềm LV-DX Dynamic Workflow, hãy contact consultants for adviceanswer in detail.

Can say done standardized workflow là hoạt động quan trọng nếu doanh nghiệp mong muốn thực hiện chuyển đổi số hóa và quản lý quy trình số hướng đến tối ưu chi phí, gia tăng hiệu suất vận hành.