OKR và KPI là gì? 5 Bước triển khai hiệu quả trong 90 ngày

Không ít doanh nghiệp, khi bắt đầu số hóa quy trình vận hành, rơi vào tình trạng “số hóa trong mơ, quản trị trên giấy”, tức là áp dụng các phần mềm workflow, tự động hóa, nhưng không có một hệ tiêu chí rõ ràng để đo lường hiệu quả triển khai. Đây là lúc OKR, KPI phát huy vai trò quan trọng trong việc định hướng mục tiêu, theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất.

Bài viết này sẽ giúp bạn – với vai trò là nhà lãnh đạo hoặc người phụ trách triển khai quy trình số – hiểu rõ bản chất OKR và KPI, phân biệt đúng cách, ứng dụng phù hợp trong vận hành số hóa, tránh những sai lầm phổ biến khiến kế hoạch bị đình trệ hoặc thất bại.

1. OKR và KPI là gì?

OKR là gì? – Quản trị mục tiêu theo định hướng chiến lược

OKR (Objectives and Key Results) là một hệ thống thiết lập, theo dõi mục tiêu hiệu suất được dùng phổ biến tại các tập đoàn công nghệ lớn như Google, Intel, Spotify. OKR gồm:

• Objective (Mục tiêu): Nêu rõ điều bạn muốn đạt được – ngắn gọn, truyền cảm hứng.
• Key Results (Kết quả then chốt): Đo lường việc hoàn thành mục tiêu thông qua những chỉ số định lượng rõ ràng.

Ví dụ OKR trong doanh nghiệp đang triển khai quy trình số:

• Objective: Rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu nội bộ thông qua workflow.
• Key Results:
  • 95% yêu cầu nội bộ được xử lý tự động qua hệ thống trong 3 tháng.
  • Thời gian trung bình xử lý giảm từ 3 ngày xuống còn 1 ngày.
  • Tỷ lệ phản hồi của nhân sự nội bộ qua hệ thống đạt 100%.

Đặc điểm nổi bật của OKR:

• Mang tính định hướng, đổi mới, thường vượt xa KPI thông thường.
• Tạo động lực tổ chức: vì mục tiêu thường được thiết lập cao hơn khả năng hiện tại, đòi hỏi sự bứt phá.
• Liên kết theo chuỗi: từ cấp công ty → bộ phận → cá nhân, bảo đảm chiến lược được “phổ biến hóa” toàn doanh nghiệp.

KPI là gì? – Bộ đo hiệu suất trong quản trị vận hành

KPI (Key Performance Indicators) là hệ thống các chỉ số hiệu suất then chốt giúp đo lường mức độ hoàn thành mục tiêu công việc – thường có tính chất định lượng, đo lường trực tiếp, đánh giá định kỳ.

Đặc điểm của KPI:

• Mục tiêu cụ thể, có thể đo đếm.
• Thường dùng để giám sát hiệu suất hàng ngày/tuần/tháng.
• Ứng dụng tốt trong quy trình số hóa các phần việc có quy chuẩn rõ ràng như: xử lý đơn hàng, phê duyệt chi phí, thời gian giao hàng,…

Ví dụ KPI trong doanh nghiệp số hóa quy trình vận hành:

• Tỷ lệ đơn hàng xử lý đúng hạn ≥ 98%
• Thời gian phê duyệt chi phí nội bộ ≤ 24h
• Tỷ lệ phê duyệt tự động qua workflow ≥ 80%
• Chỉ số SLA xử lý ticket khách hàng ≥ 95%

OKR và KPI khác nhau như thế nào?

2. Doanh nghiệp số hóa nên chọn OKR hay KPI?

Việc lựa chọn OKR hay KPI không phải là câu hỏi “chọn một bỏ một”, mà là xác định đúng công cụ cho từng giai đoạn, mục tiêu cụ thể trong tiến trình số hóa. Dưới đây là các tình huống cụ thể giúp bạn nhận biết nên ưu tiên loại hình nào.

Tình huống nên dùng OKR trong vận hành số

Khi doanh nghiệp cần định hướng chiến lược, đổi mới, hoặc thay đổi hành vi tổ chức, OKR sẽ phù hợp hơn KPI vì:

• Cho phép đặt mục tiêu vượt giới hạn hiện tại, thúc đẩy sáng tạo.
• Giúp đội ngũ hiểu được “tại sao” thay vì chỉ “làm gì”.
• Khuyến khích minh bạch, đo lường tiến độ công khai, dễ theo dõi.

Ví dụ tình huống: Một công ty đang chuyển đổi từ xử lý hồ sơ giấy sang quy trình phê duyệt điện tử hoàn toàn. Lúc này, ban lãnh đạo cần các OKR để:

• Objective: Ứng dụng hệ thống phê duyệt điện tử trên toàn công ty.
• Key Results:
  • 100% bộ phận kế toán – nhân sự dùng quy trình số hoá trong 3 tháng.
  • Rút ngắn thời gian phê duyệt chi từ 3 ngày xuống còn 1 ngày.
  • Tỷ lệ nhân viên tuân thủ quy trình số hóa đạt 95%.

Tình huống nên dùng KPI trong vận hành số

KPI rất hữu ích trong giai đoạn ổn định, tối ưu hoá vận hành, khi bạn đã thiết lập được quy trình tự động, muốn giám sát hiệu suất hằng ngày hoặc theo chu kỳ cụ thể.

Ví dụ tình huống:

• Quản lý quy trình xử lý đơn hàng tự động:
  • KPI: Thời gian xử lý trung bình mỗi đơn ≤ 1 giờ.
• Hệ thống xử lý yêu cầu nội bộ:
  • KPI: 98% yêu cầu được phản hồi trong vòng 24h.

KPI tạo ra “đồng hồ tốc độ”, giúp bạn thấy được hiệu suất tức thời của các mắt xích trong hệ thống số hóa.

Có thể kết hợp OKR và KPI không?

Có. Và thậm chí nên. Các doanh nghiệp số hóa thành công thường không chọn bên nào mà kết hợp OKR và KPI như một bộ đôi chiến lược – vận hành:

• OKR định hướng chiến lược, tạo cú hích đổi mới.
• KPI giám sát hiệu suất, đảm bảo kết quả thực thi.

Case study thực tế: Một công ty phân phối thiết lập:

• OKR cho bộ phận kho:
  • Objective: Rút ngắn 30% thời gian xử lý đơn hàng.
  • KR: Áp dụng quy trình pick – pack – ship tự động, giảm số bước thao tác thủ công.
• KPI song song:
  • Tỷ lệ giao hàng đúng hẹn ≥ 97%.
  • Tỷ lệ đơn hàng xử lý lỗi ≤ 2%.

Các chỉ số OKR và KPI phổ biến trong vận hành số

Các công cụ hỗ trợ đo lường OKR và KPI

• Google Sheets + Dashboard: Dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc giai đoạn thử nghiệm.
• Asana, ClickUp, Notion: Tốt cho team dự án triển khai OKR.
• Power BI, Tableau: Visualize chỉ số KPI chuyên sâu.
• Phần mềm quản lý quy trình tích hợp KPI/OKR: Giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp đang thi công workflow số hóa.

3. Từng bước triển khai OKR và KPI trong quy trình số hóa

Việc số hóa quy trình chỉ thực sự hiệu quả khi được dẫn dắt bằng hệ thống mục tiêu rõ ràng (OKR), các chỉ số đánh giá cụ thể (KPI). Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc tích hợp chúng vào hoạt động hàng ngày. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn triển khai OKR và KPI ăn khớp với quy trình số – đảm bảo có thể thực hành được, dễ nhân rộng.

Bước 1: Xác định mục tiêu chuyển đổi số theo cấp độ chiến lược

Trước khi viết bất kỳ OKR hay KPI nào, cần làm rõ:

• Doanh nghiệp đang chuyển đổi cái gì?
• Kết quả mong muốn là gì?
• Điều gì là thành công – điều gì là thất bại?

Gợi ý xác định mục tiêu:

• Tăng tốc độ xử lý yêu cầu nội bộ.
• Rút ngắn thời gian phê duyệt chứng từ.
• Tự động hóa các tác vụ lặp lại.
• Tăng độ minh bạch, kiểm soát luồng công việc.

Khi đã có mục tiêu cấp chiến lược, bạn mới chuyển sang thiết lập OKR để điều hướng tổ chức.

Bước 2: Thiết lập hệ thống OKR theo cấp công ty – bộ phận – cá nhân

OKR nên được xây dựng theo hướng từ trên xuống (top-down), có điều chỉnh từ dưới lên (bottom-up) để vừa đảm bảo tính chiến lược, vừa tạo sự cam kết của đội ngũ.

Viết Objective (Mục tiêu) – ngắn gọn, định hướng kết quả, truyền cảm hứng

• Không chứa số liệu (số liệu nằm ở Key Results).
• Phải trả lời được câu hỏi: “Chúng ta muốn thay đổi điều gì?”

Ví dụ: “Chuyển toàn bộ quy trình phê duyệt từ giấy sang điện tử trong quý III”

Viết Key Results (Kết quả then chốt) – đo lường được, định lượng rõ ràng

• Nên có từ 2–5 KR cho mỗi Objective.
• Mỗi KR nên bắt đầu bằng một động từ hành động: tăng, giảm, triển khai, đạt được,…

Ví dụ KR cho mục tiêu trên:

• 100% bộ phận kế toán, nhân sự thực hiện phê duyệt trên hệ thống.
• Tỷ lệ hồ sơ được phê duyệt trong vòng 2 ngày đạt ≥ 95%.
• Giảm thời gian xử lý 1 hồ sơ từ 4 ngày xuống còn 1 ngày.

Gán OKR theo từng cấp độ

Bước 3: Xác định KPI theo từng quy trình, công đoạn

Khác với OKR (hướng đến kết quả cuối cùng), KPI giúp bạn giám sát hiệu suất thực thi trong từng bước quy trình. Việc xác lập KPI nên theo hướng “bottom-up”, tức là dựa vào quy trình hiện tại, xác định điểm cần đo lường.

Gợi ý cách xác định KPI:

• Phân tích quy trình đã số hóa hoặc đang triển khai.
• Liệt kê từng bước/tác vụ chính.
• Chọn các bước có nguy cơ chậm trễ hoặc ảnh hưởng đến chất lượng.
• Đưa ra KPI để theo dõi sát hiệu suất.

Ví dụ: KPI trong quy trình phê duyệt chi phí nội bộ

• Số yêu cầu phê duyệt trung bình/ngày.
• Thời gian trung bình xử lý một yêu cầu.
• Tỷ lệ yêu cầu xử lý đúng hạn ≥ 90%.
• Tỷ lệ yêu cầu bị trả lại do thiếu thông tin ≤ 5%.

Một số KPI mẫu theo từng phòng ban:

Bước 4: Gắn KPI vào từng bước trong quy trình số hóa

Đây là bước quan trọng để biến KPI từ báo cáo thủ công thành công cụ giám sát tự động trong vận hành. Bạn cần:

• Liên kết KPI với từng bước cụ thể trong quy trình số (ví dụ: xử lý ticket, duyệt chứng từ, phản hồi khách hàng).
• Xác định ngưỡng đo lường – cảnh báo khi KPI vượt giới hạn.
• Phân quyền trách nhiệm đo lường – báo cáo cho từng chỉ số.

Ví dụ thực hành: Trong quy trình onboarding:

• Bước 1: Gửi form → KPI: Tỷ lệ gửi đúng form ngay lần đầu ≥ 95%
• Bước 2: Xét duyệt hồ sơ → KPI: Thời gian duyệt ≤ 2 ngày
• Bước 3: Giao task đầu tiên → KPI: Hoàn thành trước ngày làm việc thứ 3

Bước 5: Theo dõi tiến độ – phản hồi – điều chỉnh

Đừng chờ đến cuối quý mới nhìn lại OKR và KPI. Quản trị mục tiêu trong môi trường số cần có sự theo dõi định kỳ, thậm chí theo thời gian thực.

• Tổ chức review OKR định kỳ (2 tuần/lần hoặc hàng tháng).
• Gửi báo cáo KPI tự động hàng tuần đến quản lý.
• Tạo “kênh phản hồi” để nhân viên báo cáo khó khăn nếu KPI bất khả thi.
• Sẵn sàng điều chỉnh Key Results hoặc KPI khi có sự thay đổi quy trình thực tế.

Nguyên tắc quan trọng:

• KPI không phải để trừng phạt – mà để cải tiến.
• OKR không phải để hoàn thành 100% – mà để dẫn đường.

4. Tăng tốc triển khai OKR và KPI nhờ LV-DX Dynamic Workflow

Tại sao doanh nghiệp thi công quy trình số nên gắn OKR và KPI với hệ thống động LV-DX Dynamic Workflow?

Khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn số hóa quy trình – từ phê duyệt chi phí, xử lý yêu cầu nội bộ đến quản lý công việc – thì việc chỉ “có OKR và KPI” là chưa đủ. Bạn cần một hệ thống tự động hóa quy trình kết hợp giám sát mục tiêu, đó là lý do vì sao LV-DX Dynamic Workflow được xem là giải pháp lý tưởng.

LV-DX Dynamic Workflow hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

• Tích hợp mục tiêu, chỉ số KPI vào từng bước quy trình.
• Cảnh báo tự động khi KPI vượt ngưỡng hoặc trễ hạn.
• Giao diện trực quan giúp đội ngũ cập nhật tiến độ OKR theo thời gian thực.
• Phù hợp cho cả doanh nghiệp vừa và lớn đang triển khai chuyển đổi số từng phòng ban.

Ví dụ thực tế từ khách hàng sử dụng LV-DX Dynamic Workflow:

• Một công ty logistic đã giảm 30% thời gian xử lý đơn hàng nội bộ nhờ kết hợp KPI trong workflow tự động.
• Bộ phận nhân sự của một doanh nghiệp phân phối theo dõi được tiến độ onboarding nhân viên qua OKR, tự động cảnh báo khi chậm mục tiêu.

5. Những sai lầm khi áp dụng OKR và KPI trong số hóa

Dù OKR và KPI là công cụ thiết yếu trong quản trị vận hành số, nhưng việc áp dụng sai cách có thể khiến chúng phản tác dụng – gây lãng phí nguồn lực, thiếu minh bạch hoặc thậm chí phản kháng từ đội ngũ nhân sự. Dưới đây là 3 lỗi phổ biến mà doanh nghiệp cần tránh:

Áp dụng máy móc – không bám mục tiêu thực tế

Nhiều doanh nghiệp “copy” OKR/KPI từ mô hình khác mà không điều chỉnh theo đặc điểm riêng của mình. Kết quả:

• KPI quá lý tưởng, không đo được hiệu suất thật.
• OKR đặt ra quá chung chung, không định lượng được kết quả then chốt.
• Đội ngũ không hiểu mục tiêu, chỉ “điền vào bảng theo quý”.

Giải pháp: OKR và KPI cần được xây dựng dựa trên bối cảnh hoạt động thực tế, gắn chặt với chiến lược, quy trình đang số hóa. Nên thí điểm trước ở quy mô nhỏ, sau đó nhân rộng.

Không liên kết OKR và KPI – gây đứt gãy mục tiêu

Một lỗi thường gặp khác là tách rời OKR và KPI, khiến bộ phận triển khai OKR theo hướng A, còn bộ phận giám sát KPI theo hướng B. Điều này gây:

• Mất kết nối giữa mục tiêu chiến lược, hành động thực thi.
• Báo cáo KPI tốt nhưng không đạt được OKR.
• Lúng túng trong đánh giá hiệu suất cuối kỳ.

Giải pháp: Xây dựng hệ thống KPI hỗ trợ hoàn thành các Key Result trong OKR. Ví dụ: nếu OKR là “Rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu nội bộ”, thì KPI cần đo được thời gian xử lý trung bình, số yêu cầu xử lý qua quy trình số, v.v.

Thiếu minh bạch – đo lường nhưng không phản hồi kịp

Một hệ thống OKR/KPI hiệu quả phải minh bạch, cập nhật gần như theo thời gian thực. Tuy nhiên:

• Nếu KPI chỉ được báo cáo vào cuối tháng, bạn không kịp phản ứng sớm.
• Nếu OKR không được theo dõi thường xuyên, mục tiêu dễ bị “quên”.

Giải pháp: Sử dụng phần mềm workflow có khả năng kết nối trực tiếp với KPI/OKR để báo cáo, cảnh báo, nhắc nhở liên tục. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đang vận hành hệ thống số hóa quy trình.

Trong hành trình thi công giải pháp quy trình số, doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thách thức: thay đổi tư duy, tái cấu trúc luồng công việc, số hóa thủ tục thủ công, đặc biệt là đo lường hiệu quả. Hai công cụ OKR và KPI chính là “đòn bẩy kép” giúp doanh nghiệp:

• Xác định đúng mục tiêu chiến lược cần đạt được.
• Đo lường được hiệu suất vận hành chi tiết từng bước.
• Đồng bộ hóa toàn bộ hệ thống vận hành trong một lộ trình số hóa minh bạch – nhất quán – hiệu quả.

Nhưng để triển khai hiệu quả OKR và KPI, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào bảng tính hay phần mềm quản lý rời rạc. Bạn cần một nền tảng vận hành số có khả năng tích hợp mục tiêu, quy trình, báo cáo chỉ số theo thời gian thực.

LV-DX Dynamic Workflow không chỉ là phần mềm số hóa quy trình thông thường. Đây là giải pháp quản trị vận hành số toàn diện, cho phép doanh nghiệp:

• Thiết lập luồng công việc tự động theo từng bộ phận: Kế toán, CSKH, Nhân sự, Kinh doanh,…
• Gắn KPI trực tiếp vào từng bước trong quy trình, giúp theo dõi hiệu suất một cách sát sao.
• Tích hợp OKR chiến lược, để mọi hành động đều hướng tới mục tiêu chung.
• Báo cáo realtime, cảnh báo KPI vượt ngưỡng, hỗ trợ điều chỉnh ngay tức thì.
• Linh hoạt cấu hình, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp có thể biến OKR và KPI từ lý thuyết thành hành động thực tiễn, thì LV-DX Dynamic Workflow là một lựa chọn xứng đáng để đầu tư ngay từ hôm nay.

CONTACT INFORMATION:

• Lac Viet Computing Corporation
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, Ho Chi Minh city