User management software work, how to communicate, track progress, performance?

Have your business still communicate via Zalo, Chat, Skype? 're the Boss, but you don't understand who is doing what, the progress of the stars, how results? Here are the headache problems of administrators while still managing work in the form of craft. Management software work integrated digitization process is the solution tháo gỡ những vướng mắc trong công cuộc quản lý, giao task và assign work efficiency.

The first half of the article will be the current state of affairs, management task that businesses are facing. Next to the 10 application management executive, delivered the best 2024 Lac Viet Computing hint for business to definitively settle them. Let's follow us!

1. Dùng Excel, zalo để quản lý công việc “tiết kiệm” nhưng có thật sự “hiệu quả”?

Do not deny that the management, assigning and tracking work progress according to the method will help business save cost, but “silently” caused the loss extremely serious. 

A project is delayed, a contract is canceled or a customer is not satisfied... all of which can originate from a process management work is not effective. There is to this condition of business you start from:  

• Work progress and stagnation, although Boss always “embankment embankment” staff, monitoring, and daily reminders.
• Assigned work through as many channels as Zalo, Chat, Skype leads to drift the message, forget the missed work.
• Many top overlapping the deluge from this project to other projects, there is no specific process that employees often forget the late deadline.
• There is no specific data to properly assess and timely work of personnel.
• Don't know who is doing what, the progress, the results, how want to evaluate job performance of an employee/department, the more difficult because of the lack of comprehensive reporting.

Surely this isn't just own problems of any specific class, however, many businesses still think the inadequacies backlog on is “retaliation”. 

But is it more serious than that, because if the problem is not solved, it will cause many hot spots as the work progress is stagnant, task, husband, task, employee indifference to work,...So when any business you get rid of the status assigned to the handmade, old-fashioned, like that? 

Solution can solve “all handicapped” the issues on which management software job overall features integrated planning, assigning, tracking progress, assessing the work performance of employees.

2. Tại sao doanh nghiệp lớn dần chuyển sang quản lý công việc bằng phần mềm?

Management software work là một công cụ số giúp tổ chức, lập kế hoạch, theo dõi công việc dự án trong quá trình làm việc của một cá nhân hoặc đội ngũ. Hệ thống hợp nhất để quản lý toàn bộ quy trình công việc, từ giai đoạn lên kế hoạch đến khi hoàn thành. Mục tiêu chính của phần mềm này là tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu sự lãng phí thời gian và tài nguyên, đồng thời nâng cao hiệu suất tổng thể.

Những lý do mà các doanh nghiệp lớn đã nhanh chóng ứng dụng phần mềm để quản lý công việc:

• Sự gia tăng của mô hình làm việc từ xa và làm việc linh hoạt

Đại dịch COVID-19 đã làm thay đổi cách thức làm việc truyền thống, khi nhiều doanh nghiệp chuyển sang mô hình làm việc từ xa hoặc kết hợp (hybrid). Điều này làm tăng mạnh nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý công việc để duy trì sự phối hợp, theo dõi hiệu suất, và quản lý tiến độ công việc từ xa.

Theo khảo sát của Gartner vào năm 2021, 82% các nhà quản lý dự án cho biết doanh nghiệp của họ có kế hoạch sử dụng các ứng dụng quản lý công việc lâu dài để hỗ trợ làm việc từ xa . Phần mềm giao việc không chỉ giúp duy trì năng suất mà còn tạo điều kiện để doanh nghiệp mở rộng quy mô mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của nhân viên.

• Khả năng tích hợp đa nền tảng hợp tác liên phòng ban

Khả năng tích hợp với các công cụ khác là một xu hướng quan trọng, các công cụ quản lý công việc dễ dàng kết nối với các hệ thống khác như CRM, phần mềm kế toán, hay công cụ giao tiếp nội bộ như Slack, Microsoft Teams. Điều này giúp tránh việc chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng, đồng thời cải thiện sự cộng tác liên phòng ban.

Theo một khảo sát từ Wellingtone Project Management, hơn 67% các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn các giải pháp quản lý công việc có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện tại, vì điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc tổng thể .

• Chuyển đổi từ quản lý công việc truyền thống sang Agile

Agile đã trở thành một trong những phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất, đặc biệt trong các ngành như công nghệ thông tin, phát triển phần mềm, marketing. Nhiều phần mềm quản lý công việc hiện nay hỗ trợ phương pháp Agile thông qua các tính năng như Kanban board, Scrum board giúp đội nhóm quản lý công việc linh hoạt hơn, liên tục cải tiến quy trình để nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi.

Theo báo cáo của PMI (Project Management Institute), khoảng 71% tổ chức đã áp dụng phương pháp Agile để quản lý dự án, phần mềm đóng vai trò then chốt trong việc triển khai phương pháp này. Agile không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý công việc nhanh chóng, hiệu quả mà còn nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu từ khách hàng.

• Phân tích dữ liệu và dự đoán hiệu suất

Các công cụ quản lý công việc không chỉ dừng lại ở việc lập kế hoạch,  theo dõi tiến độ mà còn cung cấp các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp đo lường hiệu suất, đánh giá điểm yếu từ đó đề xuất các cải tiến cần thiết. Một số phần mềm hiện đại còn tích hợp khả năng dự đoán tiến độ, rủi ro thông qua phân tích dữ liệu lịch sử, giúp nhà quản lý ra quyết định kịp thời.

Theo báo cáo của McKinsey, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ phân tích dữ liệu trong quản lý công việc đã cải thiện 25-30% năng suất, giảm thiểu thời gian lãng phí trong quá trình quản lý dự án

3. Bảng so sánh 10 Phần mềm quản lý công việc giao việc được ứng dụng hiệu quả nhất

Dưới đây là bảng so sánh 10 phần mềm quản lý công việc với thông tin chi tiết về tính năng nổi bật, miễn phí, tích hợp app, và bảng giá nâng cấp:

Ghi chú:

• Miễn phí: Phần mềm có phiên bản miễn phí không, với một số tính năng cơ bản.
• Tích hợp app: Ứng dụng có tích hợp trên nền tảng di động và web, hoặc cả hai.
• Mức giá nâng cấp: Mức giá có thể thay đổi dựa trên tính năng và quy mô doanh nghiệp.

Bảng trên cung cấp thông tin chi tiết về từng phần mềm quản lý công việc, hỗ trợ lựa chọn phù hợp cho nhu cầu doanh nghiệp.

4. Top 10 Phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp trên thi trường 2024

Xem chi tiết top 10 Phần mềm quản lý công việc giao việc được ứng dụng hiệu quả nhất

1. Software, LV-DX Dynamic Workflow
2. Công cụ CoDX Task
3. Phần mềm Microsoft Project
4. Phần mềm online Jira
5. Phần mềm Asana
6. Phần mềm miễn phí Trello
7. Phần mềm Todoist
8. Phần mềm công việc Tictop
9. Ứng dụng Google Task
10. Ứng dụng Notion

4.1 Phần mềm LV-DX Dynamic Workflow

In Vietnam it's not difficult to find management software work online, however, businesses will need more than a solution comprehensive, multi-dimensional. Technology platform (platform) allows LV-DX Dynamic Workflow powerful enough to connect all workflow related information between multiple departments of the ecosystem.

Specifically, LV-DX Dynamic Workflow is set up with 4 of the following key features:

Management tool task

• Sort and assign task, communicate the online easy
• Coordinate and assign work on the same platform ensures the safety and security – private.
• Setting the standard work step by step process, setup deadline for each stage of implementation.
• Alert mechanism varied depending on the status of work: about to perform, due date, overdue ... help control and effective implementation.

Workflows

• Definitions of the form input to store the information of each process by departments, or by each stage of job specific.
• Link the process, create processes, branching, multi-threading and automatically switch to process resumed when finishing the process first.
• Management focus focus the entire data on 1 system, easy access anytime, anywhere.

Approval number

• Connect contact information assurance departments operations smoothly 24/7, sir browser from a distance, don't wait.
• Sign electronic transactions, electronic contract, contract labor, electronic approval number.
• Create your own flow as a text type allows to set: Up, blinking, to sign the sign parallel/representative/sequential...in the process.

System in-depth reports

• Show in detail the whole process work and who made step by step, timely detection, treatment when the problem occurred.
• Track and progress monitoring, accurate real-time. Get a job that has completed/failed, cause of failure, the person responsible.
• View visual reports on all indicators in the process. Provides the data analysis, scientific reviews, to improve the process.

CONTACT INFORMATION:

• Lac Viet Informatics Joint Stock Company
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh

4.2 Công cụ CoDX Task

CoDX Task is management software work under the ministry of conversion solutions comprehensive number for your business, CoDX. CoDX Task allows to manage the work related departments: connect to the target system general OKRs, assigned task from the other parts such as the text to documents from the level on the down ...

Besides, the software has been equipped with warning system, the smart reminder when there is work assigned new employees to acknowledge the work due, overdue, completed work or postponed.

Feature highlights

• Create tasks, reports quickly.
• Interface organization, organize, work with multiple visual form such as kanban, calendar, timeline, detailed work.
• Assigning multi-level, decentralized robust multiple objects departments and different.
• Features up todolist work by day details.
• Management group work visually, the individual, or of each of the departments with the criteria as progress is made, time, performance,...
• Integrated with software, online meeting to review, meeting each week, month, quarter.

4.3 Phần mềm Microsoft Project

This is software management jobs online developed by Microsoft, which helps users to plan, track, and manage projects in an effective way. Microsoft Project widely used in many fields, from project management and construction to the project in information technology.

Famous with the application drafting, spreadsheets, software delivery, the Microsoft Project are also inherited the advantages such as diverse images, sources of information quality and level of convenience when used as the “brother” of his.

Highlights

• View the status and overall access deep, detailed work tasks through interactive dashboard with the image visualization Power BI.
• Planning, easy work function with schedule flexibility, set the deadline and allocated work transparent.
• Build workflow automatically, security, flexibility is on Azure – the cloud platform reliable business of the world.
• Supply list report work-in-progress, the time of completion and work productivity.
• Link smoother with the other tools of Microsoft, support, collaborate and share information.

4.4 Phần mềm online Jira

Jira is a tool for task management and bug tracking developed by Atlassian. Originally designed for the software development team to Agile project management and Scrum, but later It was extended to support many types of project management other.

With in-depth features and the ability to integrate powerful, Jira allows businesses to track, manage projects, most comprehensive. However, compared with other software on the market, Jira can use-cost is quite high.

Highlights

• Divide the work, and set priority for important tasks.
• Integrated and context switching continuous with more than 3500 extensions.
• The software tracks the progress of the work and the sprint with chart burndown.
• Allows users to create, track, manage issues, bugs and feature requests.
• Flexible dissection large complex projects into smaller tasks table Scrum, Kanban, easy to manage and faster deployment.
• Provides the template task management built for each group, such as software, marketing, hr, finance,...
• Check comments directly to the File in Jira thanks to integrated InVision and Figma, auto message for the relevant departments through Slack, Teams or email when it is time to approval.

4.5 Phần mềm Asana

Asana is a software task management strong, suitable for the purpose of managing the daily tasks and organize complex projects. Software offers more prominent features such as create a list of tasks, assigning for colleagues, project planning and tracking work progress.

In addition, software delivery, the Asana allows users to monitor overview/job details and project wall minh through the Kanban, To-do-list,...

Highlights

• Free to use for groups from 15 member back down.
• Schedule work, track deadlines and planned work by day, week or month.
• Provide the project panel to manage each stage of the project.
• Allows to create sub – tasks- tasks in the task to outline the job with multiple steps or multiple contributors.
• Provide detailed reporting on project performance, progress of work and the productivity of each member in the group.
• Members can sign a number of contracts just by a click of the mouse through the command “Create task approval”.
• Direct exchange about the task without leaving the Asana.

4.6 Phần mềm miễn phí Trello

Trello is a tool to manage tasks and projects online effective, built on the model Kanban. The app allows users to organize, track, and manage work in a effective way, the most intuitive.

Trello highlights with drag & drop interface, flexible to help users easily create, organize and track tasks. You can drag and drop the table (boards), list (lists) and card (cards) can be freely adjusted to suit the workflow of each individual or group.

Feature highlights

• Workflow is automated thanks to the available with Butler.
• Create multiple different boards for different projects, each panel can be customized with lists and cards according to specific needs.
• Move the cards to update the progress of the work.
• Team members can communicate, assign tasks to each other and track the progress of the work
• Provides system notifications and reminders automatically.
• The free version of Trello provides a full range of basic features to manage work efficiently.

4.7 Phần mềm Todoist

Todoist is application to manage the work developed on the platform of cloud computing, collaborative working group on the 1 platform. Specifically, the software allows you to assign tasks, track progress and exchange of information between the team members.

Designed with a simple interface, in software management, the work Todoist tasks, sorted by project, date or priority level to help users easily follow.

Feature highlights

• The task will automatically be sorted into the view, today, Upcoming, and custom filters to help you prioritize the most important work.
• Provide a common space to collaborate, track everything – parallel but separate from the mission and personal projects.
• Users can set reminders via email, SMS or notification on your mobile device.
• Integrates with Google Calendar, Dropbox, Slack,...easily through Zapier.
• Supports up list, see the task work even when offline.
• Track work progress and maintain motivation with features Karma.

4.8 Phần mềm công việc Tictop

Tictop is one of the best exchanges and job management, matching the features of the chat interface, online meetings, share documents. Software to help businesses enhance collaboration, team work and improving the efficiency of daily work.

In particular, Tictoc is software management work for free for individual customer group, and do not ask users to register/login.

Feature highlights

• Create a job directly from the message with full description & documents attached.
• Up goals for work days by selecting the work you Will do and intends to Complete.
• The system will record the time you start to work and count the time as a timekeeper.
• User-friendly interface, allows for more description, deadline, and priority level for each job.
• Manage the work according to the level from comfortable to important and urgent.
• Allows instant messaging, video calls and hold meetings online right on the software.
• Alert smart reminder to avoid forget the missed work.

4.9 Ứng dụng Google Task

Google Task is an application to manage work and simple task, which is built in to Google products like Gmail, Google Calendar, Google Keep.

Management software the Google Task owns full features of the management system as comprehensive as create task lists, set reminders, notes and attach files. However, drawbacks of this software is that there is no feature of project management and complex work.

Highlights

• Initialize the job easy.
• Status updates work as soon as completed, and notes important content.
• The interface is intuitive and easy to use.
• Allow the installation reminders and notifications for the task.
• Edit, add job easily through the table.
• Free software, not the cost incurred in the process of use.
• Account Google Tasks is connected with Email helps users be able to view and complete the work as quickly as.

4.10 Ứng dụng Notion

Notion is software management tasks, notes, designed to provide a virtual work spaces, allowing users to store and track daily work to large projects.

The software allows the creation of market data such as pages, blocks, columns and other customization options to organize the information in a flexible way.

 Feature highlights

• Create label priority, card status to all departments are able to create workflow perfectly.
• Automation features help streamline flow task, error report, import the database, document outline,...
• Display only the tasks assigned to the individual or the item is marked as urgent.
• Features AI Autofill custom allows to “draw” the story of the user, the main result, updates and lot of other content for all of your work.
• Provides tools project management strong: table Kanban, calendar, task list and Gantt chart.
• Available on many different platforms such as website, desktop and mobile applications.
• Equipped library templates are available for multi-purpose use such as project management, planning, notes,...
• Integrates easily with the 3rd party such as Google Drive, Trello, Slack,...

5. Lợi ích của việc sử dụng công cụ quản lý công việc hiệu quả

Việc triển khai áp dụng phần mềm mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích chính:

5.1 Tối ưu hóa quy trình làm việc nâng cao hiệu suất

Phần mềm giúp tối ưu hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp lại, sắp xếp công việc một cách hệ thống. Nhờ việc quản lý công việc một cách rõ ràng minh bạch, đội ngũ có thể dễ dàng theo dõi tiến độ đáp ứng thời hạn mà không gặp phải sự chồng chéo hay bỏ sót nhiệm vụ.

Một khảo sát từ McKinsey cho thấy rằng việc sử dụng công cụ quản lý công việc có thể giúp tăng 20-30% năng suất lao động do giảm thiểu thời gian lãng phí cho việc quản lý theo dõi công việc thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn.

5.2 Tăng cường sự hợp tác và minh bạch trong đội ngũ

Phần mềm quản lý công việc cung cấp một nền tảng tập trung để tất cả các thành viên trong đội nhóm có thể giao tiếp, chia sẻ tài liệu, thảo luận về công việc mà không cần phải chuyển qua lại giữa các công cụ khác nhau. Không chỉ giúp tăng cường sự hợp tác mà còn tạo ra sự minh bạch trong công việc, giúp mọi người dễ dàng theo dõi trách nhiệm và tiến độ của nhau.

Theo một báo cáo từ Atlassian, 88% các doanh nghiệp cho biết các ứng dụng quản lý công việc giúp cải thiện khả năng hợp tác giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Nhờ sự giao tiếp minh bạch hiệu quả, các dự án ít có khả năng bị trì hoãn, đạt được mục tiêu tăng lên đáng kể.

5.3 Tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót

Phần mềm quản lý tự động hóa nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, như cập nhật trạng thái công việc, gửi nhắc nhở deadline, báo cáo tiến độ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể so với việc thực hiện thủ công, đồng thời giảm thiểu các lỗi có thể xảy ra khi phải quản lý công việc theo phương pháp truyền thống.

Một nghiên cứu từ Wrike cho thấy rằng doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý điều hành công việc hiệu quả có thể tiết kiệm trung bình 7 giờ làm việc mỗi tuần cho mỗi nhân viên. Điều này tương đương với gần một ngày làm việc, giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.

5.4 Dễ dàng phân tích dữ liệu đưa ra quyết định chiến lược

Một trong những lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý công việc là khả năng phân tích dữ liệu. Các công cụ này cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất, khối lượng công việc, các chỉ số quan trọng khác, giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu thực tế.

Theo khảo sát của PMI (Project Management Institute), 61% các dự án thành công được hỗ trợ bởi các công cụ phân tích dữ liệu báo cáo chi tiết. Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất của từng nhân viên, đo lường tiến độ dự án, nhanh chóng nhận diện các rủi ro tiềm ẩn để điều chỉnh chiến lược.

6. Các tính năng chính cần có trong một phần mềm quản lý công việc

Công cụ quản lý công việc hiện nay được thiết kế với nhiều tính năng đa dạng để hỗ trợ các doanh nghiệp, cá nhân quản lý theo dõi để tối ưu hóa quy trình công việc. Dưới đây là những tính năng nổi bật cần có trong một ứng dụng quản lý công việc để nâng cao hiệu suất làm việc:

6.1 Lập kế hoạch, phân công giao việc

Tính năng lập kế hoạch và giao việc là nền tảng của mọi phần mềm công việc. Người dùng có thể tạo các nhiệm vụ cụ thể, gán chúng cho các thành viên trong nhóm, thiết lập thời hạn hoàn thành. Phần mềm cho phép phân chia nhiệm vụ lớn thành các công việc nhỏ hơn, giúp mọi người có thể xử lý từng bước một một cách dễ dàng.

Tính năng này tạo ra sự rõ ràng trong quy trình công việc, giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình, biết ai chịu trách nhiệm cho từng phần việc.

Theo khảo sát từ HubSpot, các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc cho biết họ đã giảm 40% thời gian cần thiết để lập kế hoạch và phân chia công việc so với việc sử dụng phương pháp thủ công.

6.2 Theo dõi tiến độ thời gian công việc

Tính năng theo dõi tiến độ là một công cụ hữu ích giúp các nhà quản lý đội nhóm nắm bắt được mức độ hoàn thành của từng công việc trong dự án. Người dùng có thể xem trạng thái của các công việc, từ lúc bắt đầu đến khi hoàn thành, theo dõi thời gian thực mà đội nhóm đã sử dụng cho mỗi nhiệm vụ. Tính năng này giúp đánh giá khối lượng công việc một cách chính xác, phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn. Giảm thiểu rủi ro chậm trễ dự án, đảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.

6.3 Quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin

Phần mềm quản lý công việc thường tích hợp hệ thống quản lý tài liệu, cho phép người dùng tải lên, lưu trữ, chia sẻ tài liệu ngay trong nền tảng. Điều này giúp loại bỏ sự lộn xộn trong việc lưu trữ tài liệu trên các hệ thống khác nhau đảm bảo mọi thông tin cần thiết luôn được lưu trữ tập trung, nhân viên có thể dễ dàng truy cập.

Benefits: Tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu, tránh nhầm lẫn khi sử dụng phiên bản cũ, tạo điều kiện cho sự hợp tác liên phòng ban.

Theo khảo sát của IDC, 23% thời gian làm việc của nhân viên bị lãng phí vào việc tìm kiếm tài liệu, nhưng con số này có thể giảm mạnh khi sử dụng phần mềm giao việc tích hợp chức năng quản lý tài liệu.

6.4 Giao tiếp cộng tác nội bộ

Một trong những tính năng quan trọng nhất của phần mềm quản lý công việc là hỗ trợ cộng tác. Các công cụ này cho phép các thành viên trong nhóm thảo luận về nhiệm vụ, gửi tin nhắn nội bộ, hoặc tổ chức các cuộc họp trực tiếp ngay trên nền tảng. Nhiều phần mềm còn tích hợp với các ứng dụng giao tiếp phổ biến như Slack, Microsoft Teams hoặc tự xây dựng hệ thống riêng được tích hợp vào để đảm bảo sự kết nối liên tục giữa các thành viên.

6.5 Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu trực quan

Phần mềm hiện đại cung cấp tính năng tạo báo cáo, phân tích dữ liệu chi tiết về tiến độ dự án, hiệu suất của từng cá nhân và hiệu quả tổng thể của đội ngũ. Các báo cáo này có thể được tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, giúp các nhà quản lý đánh giá kết quả một cách toàn diện, dựa vào dữ liệu để đưa ra các quyết định chiến lược.

Theo nghiên cứu của PWC, các doanh nghiệp sử dụng tính năng báo cáo và phân tích dữ liệu trong phần mềm có khả năng hoàn thành dự án đúng thời hạn cao hơn 28% so với các doanh nghiệp không sử dụng.

6.6 Khả năng tích hợp đa nền tảng vào các ứng dụng liên quan

Phần mềm giao việc không chỉ hoạt động độc lập mà còn tích hợp tốt với các ứng dụng khác như CRM, ERP, hoặc phần mềm kế toán. Để doanh nghiệp có thể sử dụng một hệ thống tập trung liền mạch để quản lý mọi khía cạnh của công việc, từ quản lý khách hàng, tài chính đến giao tiếp nội bộ. Giảm thiểu việc phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều nền tảng, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả quản lý công việc tổng thể.

Theo báo cáo từ Zapier, 61% doanh nghiệp đã tích hợp công cụ quản lý công việc của họ với các hệ thống khác để tối ưu hóa quy trình, đảm bảo sự liền mạch trong mọi hoạt động.

7. Tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc điều hành công việc hiệu quả

Việc chọn một phần mềm quản lý phù hợp với doanh nghiệp là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình vận hành diễn ra trôi chảy, hiệu quả. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc:

7.1 Phù hợp với quy mô lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp

Không có một phần mềm nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp, vì mỗi doanh nghiệp có quy mô, ngành nghề, cách thức vận hành khác nhau. Do đó, yếu tố đầu tiên cần cân nhắc khi chọn công cụ quản lý công việc là sự phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động.

• Doanh nghiệp nhỏ: Nếu doanh nghiệp có quy mô nhỏ, một phần mềm đơn giản, dễ dùng với chi phí thấp sẽ là lựa chọn phù hợp. Các doanh nghiệp này có thể chọn các công cụ như CoDX Task, Trello hoặc Asana phiên bản cơ bản, vốn cung cấp các tính năng cơ bản như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, giao tiếp nội bộ.
• Big business: Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có quy trình phức tạp, cần chọn các phần mềm chuyên biệt hơn như LV-DX Dynamic Workflow, Monday.com, Jira, hoặc Microsoft Project để quản lý nhiều dự án cùng lúc, theo dõi hiệu suất của đội ngũ trên quy mô lớn.

7.2 Khả năng tích hợp với các hệ thống sẵn có

Trong nhiều doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc không hoạt động độc lập mà cần tích hợp với các hệ thống sẵn có như hệ thống quản lý khách hàng CRM, hệ thống ERP, phần mềm kế toán, …. Khả năng tích hợp giữa các công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện quy trình công việc mà không gặp phải sự đứt gãy thông tin.

Việc tích hợp với các hệ thống khác giúp giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công, tăng cường tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Đồng thời, doanh nghiệp có thể duy trì một hệ sinh thái công nghệ đồng bộ, giúp mọi hoạt động được quản lý trên một nền tảng chung.

Theo khảo sát của HubSpot, 74% doanh nghiệp chọn phần mềm dựa trên khả năng tích hợp với các hệ thống đã có, giúp đảm bảo sự liên tục trong quản lý quy trình làm việc.

7.3 Giao diện người dùng dễ sử dụng

Một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét là giao diện của phần mềm cần dễ sử dụng để đảm bảo rằng mọi nhân viên, từ những người không chuyên về công nghệ đến những người làm việc chuyên sâu, đều có thể dễ dàng thao tác thực hiện công việc mà không gặp khó khăn.

• Tính đơn giản và trực quan: Một giao diện thân thiện sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm thấy các chức năng cần thiết, tạo lập công việc, theo dõi tiến độ, giao tiếp với đồng nghiệp. Việc có một giao diện trực quan, không quá phức tạp, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đào tạo triển khai phần mềm.
• Tối ưu trải nghiệm người dùng: Nhiều phần mềm hiện nay đã ứng dụng các nguyên tắc UX/UI (User Experience/User Interface) tiên tiến để cải thiện trải nghiệm người dùng. Theo khảo sát của Forrester, 53% doanh nghiệp cho biết việc có giao diện thân thiện giúp cải thiện đáng kể sự chấp nhận của nhân viên đối với việc áp dụng phần mềm mới.

7.4 Khả năng tùy chỉnh mở rộng theo nhu cầu

Khi doanh nghiệp phát triển, các yêu cầu về quản lý công việc có thể thay đổi. Do đó, một phần mềm quản lý công việc hiệu quả cần có khả năng tùy chỉnh mở rộng theo nhu cầu, giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi trong quá trình phát triển.

• Flexible customization: Phần mềm nên cho phép doanh nghiệp thiết lập các quy trình làm việc theo đặc thù riêng, như tùy chỉnh các biểu mẫu, báo cáo, giao diện dựa trên từng phòng ban hoặc dự án.
• Mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô, phần mềm phải đủ linh hoạt để đáp ứng số lượng người dùng lớn hơn, quản lý nhiều dự án phức tạp hơn mà không gặp phải hạn chế về hiệu suất.

Một nghiên cứu của Deloitte cho thấy 80% các doanh nghiệp cho rằng khả năng tùy chỉnh mở rộng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn ứng dụng quản lý công việc, vì điều này giúp họ không phải thay đổi công cụ khi phát triển.

7.5 Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật

Cuối cùng, chi phí và dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp không thể bỏ qua khi lựa chọn phần mềm quản lý công việc.

• Reasonable cost: Doanh nghiệp cần xem xét kỹ chi phí triển khai, bao gồm phí ban đầu, phí duy trì, các chi phí ẩn khác. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc chọn một phần mềm có giá thành hợp lý phù hợp với ngân sách là điều quan trọng. Các phần mềm như CoDX Task, Trello hay Asana có các gói miễn phí hoặc trả phí thấp, trong khi những phần mềm cao cấp như Jira, Microsoft Project thường yêu cầu chi phí cao hơn.
• Technical support: Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tốt để đảm bảo rằng mọi vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng đều được giải quyết nhanh chóng. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ 24/7, cung cấp tài liệu hướng dẫn đầy đủ và có đội ngũ chuyên viên hỗ trợ chuyên nghiệp.

Theo báo cáo của Capterra, 72% doanh nghiệp cho rằng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật là yếu tố hàng đầu khi họ chọn hệ thống quản lý công việc, vì điều này giúp giảm thiểu gián đoạn và đảm bảo phần mềm hoạt động ổn định.

Vietnam has total cases 10 management software workdelivery task effective best for every business. Hope this article help businesses choose the management tool that facilitates the work in accordance with his needs. Contact now Club Vietnam for advice detail.

CONTACT INFORMATION:

• Lac Viet Informatics Joint Stock Company
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh