Có phải doanh nghiệp bạn vẫn còn giao việc qua Zalo, Chat, Skype? Là Sếp, nhưng bạn không nắm được ai đang làm gì, tiến độ ra sao, kết quả thế nào? Đây đều là những vấn đề đau đầu của nhà quản trị khi vẫn còn quản lý công việc dưới hình thức thủ công. Phần mềm quản lý công việc tích hợp số hóa quy trình chính là giải pháp tháo gỡ những vướng mắc trong công cuộc quản lý, giao task và phân công công việc hiệu quả.
Nửa đầu bài viết sẽ là hiện trạng giao việc, quản lý task mà các doanh nghiệp đang gặp phải. Tiếp đến là 10 ứng dụng quản lý điều hành, giao việc tốt nhất 2024 Lạc Việt gợi ý cho doanh nghiệp để giải quyết dứt điểm chúng. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Quản lý công việc “chay” – Tiết kiệm nhưng tồn đọng “hàng tá” vấn đề
Không phủ nhận rằng việc quản lý, giao việc và theo dõi tiến độ công việc theo phương pháp thủ công sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhưng lại “âm thầm” gây ra những mất mát vô cùng nghiệm trọng.
Một dự án bị trì hoãn, một hợp đồng bị hủy bỏ hay một khách hàng không hài lòng… tất cả đều có thể bắt nguồn từ một quy trình quản lý công việc không hiệu quả. Có phải tình trạng này của doanh nghiệp bạn bắt đầu từ:
- Tiến độ công việc trì trệ dù Sếp luôn “kè kè” nhân viên, giám sát và nhắc nhở hàng ngày.
- Giao việc thủ công qua nhiều kênh như Zalo, Chat, Skype dẫn đến trôi tin nhắn, quên sót việc.
- Nhiều đầu việc chồng chéo, dồn dập từ dự án này đến dự án khác, không có quy trình cụ thể khiến nhân viên thường xuyên quên việc, trễ deadline.
- Không có số liệu cụ thể để đánh giá đúng và kịp thời công việc của nhân sự.
- Không nắm được ai đang làm gì, tiến độ ra sao, kết quả thế nào, muốn đánh giá hiệu suất công việc của một nhân viên/phòng ban lại càng khó vì thiếu báo cáo toàn diện.
Chắc hẳn đây không chỉ là vấn đề riêng của bất cứ tập thể nào, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn nghĩ những bất cập tồn đọng trên là “cỏn con”.
Nhưng hiện thực thì nghiêm trọng hơn thế nhiều, bởi vì nếu những vấn đề đó không được giải quyết thì sẽ gây ra nhiều điểm nóng như tiến độ công việc bị trì trệ, task chồng task, nhân viên thờ ơ với công việc,…Vậy đến khi nào doanh nghiệp bạn mới thoát khỏi tình trạng giao việc thủ công, lỗi thời như thế?
Giải pháp có thể giải quyết “tất tần tật” những vấn đề trên đó phần mềm quản lý công việc tổng thể tích hợp tính năng lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ, đánh giá năng suất làm việc của nhân viên.
2. Quản lý công việc bằng phần mềm mang lại lợi ích gì?
Đối với doanh nghiệp
- Nhà quản trị có cái nhìn bao quát toàn bộ dự án, biết ngay việc của ai và ai đang làm chậm, bước nào trong quy trình thường xuyên bị chậm,… thông qua dashboard tổng quan.
- Tạo task, giao việc dễ dàng cho từng nhân viên cụ thể hoặc nhóm người, theo vị trí công việc và phòng ban thực hiện cùng deadline rõ ràng.
- Dữ liệu liên quan đến các dự án được lưu trữ tập trung trên một nền tảng, đảm bảo an toàn thông tin của doanh nghiệp
- Hệ thống thông báo, nhắc nhở lịch làm việc, deadline tự động hạn chế tình trạng bỏ lỡ công việc quan trọng hoặc chậm trễ.
Đối với nhân viên
- Nhân viên tự chủ trong công việc thông qua sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, theo dõi tiến độ làm việc và quản lý thời gian làm việc cá nhân.
- Chấm dứt tình trạng bỏ sót, quên việc và trễ deadline nhờ vào tính năng cảnh báo, nhắc nhở lịch làm việc tự động.
- Nhân viên có thể làm việc trực tuyến, chia sẻ và cập nhật tiến độ theo cá nhân, bộ phận, phòng ban ở bất kỳ nơi đâu.
- Thoải mái trao đổi, thảo luận cùng đồng nghiệp, tin nhắn công việc bị trôi mất khi làm việc nhóm mà không cần sử dụng phần mềm thứ 3.
3. 5 Phần mềm quản lý công việc tổng thể chuyên nghiệp, tốt nhất
Xem nhanh review chi tiết 5 công cụ quản lý công việc hiệu quả, được nhiều doanh nghiệp lớn, tập đoạn lựa chọn sử dụng để cải tiến quy trình vận hành:
3.1 Phần mềm quản lý công việc tối ưu quy trình LV-DX Dynamic Workflow
Ở Việt Nam không khó để tìm được phần mềm quản lý công việc online tuy nhiên doanh nghiệp sẽ cần hơn một giải pháp toàn diện, đa chiều. Công nghệ nền tảng (platform) cho phép LV-DX Dynamic Workflow đủ mạnh mẽ để kết nối tất cả quy trình làm việc, liên thông giữa nhiều phòng ban thành hệ sinh thái.
Cụ thể, LV-DX Dynamic Workflow được thiết lập với 4 tính năng chính sau:
Công cụ quản lý task
- Sắp xếp và phân công task, giao việc online dễ dàng
- Phối hợp và phân công công việc trên cùng một nền tảng đảm bảo an toàn bảo mật – riêng tư.
- Lập bộ công việc chuẩn theo từng bước quy trình, setup deadline cho từng giai đoạn thực hiện.
- Cơ chế cảnh báo đa dạng tùy theo tình trạng công việc: sắp thực hiện, đúng hạn, quá hạn … giúp kiểm soát và thực hiện hiệu quả.
Quy trình công việc
- Định nghĩa các form nhập liệu động để lưu trữ thông tin của từng quy trình theo phòng ban hoặc theo từng giai đoạn, đầu việc cụ thể.
- Liên kết các quy trình, tạo quy trình rẽ nhánh, đa luồng và tự động chuyển sang quy trình tiếp nối khi kết thúc quy trình trước.
- Quản lý tập trung tập trung toàn bộ dữ liệu trên 1 hệ thống, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.
Phê duyệt, ký số
- Kết nối liên thông các phòng ban đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt 24/7, sếp duyệt từ xa, không chờ đợi.
- Ký giao dịch điện tử, hợp đồng điện tử, hợp đồng lao động điện tử, phê duyệt ký số.
- Tạo riêng luồng ký theo loại văn bản, cho phép thiết lập: Ký nháy, ký chính, ký song song/đại diện/tuần tự,…trong quy trình.
Hệ thống báo cáo chuyên sâu
- Hiển thị chi tiết toàn bộ quy trình công việc và người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện, xử lý khi có sự cố xảy ra.
- Theo dõi và giám sát tiến độ chính xác theo thời gian thực. Nắm rõ công việc nào đã hoàn thành/thất bại, nguyên nhân thất bại, người chịu trách nhiệm.
- Xem báo cáo trực quan về mọi chỉ số trong quy trình. Cung cấp các số liệu phân tích, đánh giá khoa học để cải tiến quy trình.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
3.2 Công cụ quản lý công việc hiệu quả CoDX Task
CoDX Task là phần mềm quản lý công việc trực thuộc bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp của CoDX. CoDX Task cho phép quản lý công việc liên phòng ban: kết nối với hệ thống mục tiêu chung OKRs, giao task từ các bộ phận khác như công văn đến, tài liệu từ cấp trên giao xuống, …
Bên cạnh đó, phần mềm có được trang bị hệ thống cảnh báo, nhắc việc thông minh khi có công việc mới được giao, nhân viên xác nhận nhận việc, công việc đến hạn, trễ hạn, công việc hoàn thành hay hoãn lại.
Tính năng nổi bật
- Tạo nhiệm vụ, báo cáo nhanh chóng.
- Giao diện tổ chức, sắp xếp công việc với nhiều hình thức trực quan như kanban, lịch, timeline, chi tiết công việc.
- Giao việc đa cấp độ, phân quyền mạnh mẽ nhiều đối tượng phòng ban, bộ phận khác nhau.
- Tính năng lên todolist công việc theo ngày chi tiết.
- Quản lý công việc nhóm trực quan, từng cá nhân hoặc của từng phòng ban với các tiêu chí như tiến độ thực hiện, thời gian, hiệu suất,…
- Tích hợp với phần mềm họp trực tuyến để review, meeting mỗi tuần, tháng, quý.
3.3 Phần mềm giao việc Microsoft Project
Đây là phần mềm quản lý công việc online được phát triển bởi Microsoft, giúp người dùng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án một cách hiệu quả. Microsoft Project sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý dự án xây dựng đến các dự án công nghệ thông tin.
Nổi tiếng với những ứng dụng soạn thảo, bảng tính, phần mềm giao việc Microsoft Project cũng được kế thừa được những ưu điểm như hình ảnh đa dạng, nguồn thông tin chất lượng và mức độ thuận tiện khi sử dụng như những người “anh em” của mình.
Đặc điểm nổi bật
- Xem trạng thái tổng thể và truy xuất sâu chi tiết nhiệm vụ công việc qua bảng điều khiển tương tác nhờ tính năng hình ảnh trực quan hóa Power BI.
- Lập kế hoạch công việc dễ dàng với chức năng lên lịch biểu linh động, thiết lập deadline và phân bổ công việc minh bạch.
- Xây dựng quy trình làm việc tự động, bảo mật, linh hoạt được trên Azure – nền tảng đám mây doanh nghiệp đáng tin cậy của thế giới.
- Cung cấp báo cáo danh sách công việc theo tiến độ, thời điểm hoàn thành và năng suất làm việc.
- Liên kết mượt mà với các công cụ khác của Microsoft, hỗ trợ cộng tác và chia sẻ thông tin.
3.4 Phần mềm quản lý công việc online Jira
Jira là một công cụ quản lý công việc và theo dõi lỗi được phát triển bởi Atlassian. Ban đầu được thiết kế cho các nhóm phát triển phần mềm để quản lý dự án Agile và Scrum, nhưng về sau Jira đã mở rộng để hỗ trợ nhiều loại hình quản lý dự án khác.
Với tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp mạnh mẽ, Jira cho phép doanh nghiệp theo dõi, quản lý dự án toàn diện nhất. Tuy nhiên, so với các phần mềm trên thị trường, Jira có chi phí sử dụng khá cao.
Đặc điểm nổi bật
- Phân chia công việc và thiết lập ưu tiên cho những nhiệm vụ quan trọng.
- Tích hợp và chuyển đổi ngữ cảnh liên tục với hơn 3500 tiện ích mở rộng.
- Phần mềm theo dõi tiến độ công việc và các sprint với biểu đồ burndown.
- Cho phép người dùng tạo, theo dõi, quản lý các vấn đề, lỗi và yêu cầu tính năng.
- Linh hoạt bóc tách dự án phức tạp lớn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn bảng Scrum, Kanban, dễ quản lý và triển khai nhanh hơn.
- Cung các biểu mẫu quản lý công việc được xây dựng sẵn dành cho từng nhóm, chẳng hạn như nhóm phần mềm, tiếp thị, nhân sự, tài chính,…
- Kiểm tra, bình luận trực tiếp lên Tệp trong Jira nhờ vào tích hợp InVision và Figma, tự động nhắn tin cho các phòng ban liên quan qua Slack, Teams hoặc email khi đến lúc cần phê duyệt.
3.5 Phần mềm theo dõi tiến độ công việc Asana
Asana là một phần mềm quản lý công việc mạnh mẽ, phù hợp cho cả mục đích quản lý các nhiệm vụ hàng ngày và tổ chức các dự án phức tạp. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng nổi bật như tạo danh sách nhiệm vụ, giao việc cho đồng nghiệp, lên kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ công việc.
Ngoài ra, phần mềm giao việc Asana cho phép người dùng theo dõi tổng quan/chi tiết công việc và dự án tường minh thông qua bảng Kanban, To-do-list,…
Đặc điểm nổi bật
- Miễn phí sử dụng đối với nhóm từ 15 thành viên trở xuống.
- Lên lịch công việc, theo dõi thời hạn và lên kế hoạch công việc theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Cung cấp các bảng điều khiển dự án để quản lý từng giai đoạn của dự án.
- Cho phép tạo các nhiệm vụ phụ – nhiệm vụ trong nhiệm vụ để phác thảo công việc với nhiều bước hoặc nhiều người đóng góp.
- Cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất dự án, tiến độ công việc và năng suất của từng thành viên trong nhóm.
- Các thành viên có thể ký số, hợp đồng chỉ bằng một cú nhấp chuột thông qua lệnh “Tạo nhiệm vụ phê duyệt”.
- Trao đổi trực tiếp về nhiệm vụ mà không cần thoát khỏi Asana.
4. 5 Phần mềm giao việc, theo dõi tiến độ làm việc
Nếu doanh nghiệp chỉ có nhu cầu giao việc và theo dõi tiến độ công việc thì có thể tham khảo 5 ứng dụng quản lý công việc online sau:
4.1 Phần mềm quản lý công việc online miễn phí Trello
Trello là một công cụ quản lý công việc và dự án trực tuyến hiệu quả, được xây dựng trên mô hình Kanban. Ứng dụng cho phép người dùng sắp xếp, theo dõi và quản lý công việc một cách hiệu quả, trực quan nhất.
Trello nổi bật với giao diện kéo thả linh hoạt, giúp người dùng dễ dàng tạo, sắp xếp và theo dõi các nhiệm vụ. Bạn có thể kéo thả các bảng (boards), danh sách (lists) và thẻ (cards) có thể được tự ý điều chỉnh sao cho phù hợp với quy trình làm việc của từng cá nhân hoặc nhóm.
Tính năng nổi bật
- Quy trình làm việc được tự động hóa nhờ việc hợp sẵn với Butler.
- Tạo nhiều bảng khác nhau cho các dự án khác nhau, mỗi bảng có thể được tùy chỉnh với các danh sách và thẻ theo nhu cầu cụ thể.
- Di chuyển các thẻ để cập nhập tiến độ công việc.
- Các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp, gán nhiệm vụ cho nhau và theo dõi tiến độ công việc
- Cung cấp hệ thống thông báo và nhắc nhở tự động.
- Phiên bản miễn phí của Trello cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản để quản lý công việc hiệu quả.
4.2 Phần mềm quản lý điều hành công việc Todoist
Todoist là ứng dụng quản lý công việc được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây, cộng tác làm việc nhóm trên cùng 1 nền tảng. Cụ thể, phần mềm cho phép gán nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm.
Với thiết kế giao diện đơn giản, trong phần mềm quản lý điều hành công việc Todoist các nhiệm vụ được sắp xếp theo dự án, ngày tháng hoặc mức độ ưu tiên, giúp người dùng dễ dàng theo dõi.
Tính năng nổi bật
- Nhiệm vụ sẽ tự động được sắp xếp thành chế độ xem Hôm nay, Sắp tới và bộ lọc tùy chỉnh để giúp bạn ưu tiên công việc quan trọng nhất.
- Cung cấp một không gian chung để cộng tác, theo dõi mọi việc – song song nhưng tách biệt với các nhiệm vụ và dự án cá nhân.
- Người dùng có thể cài đặt nhắc nhở qua email, SMS hoặc thông báo trên thiết bị di động.
- Tích hợp với Google Calendar, Dropbox, Slack,…dễ dàng thông qua Zapier.
- Hỗ trợ lên danh sách, xem các task công việc ngay cả khi offline.
- Theo dõi tiến độ công việc và duy trì động lực với tính năng Karma.
4.3 Phần mềm quản lý công việc Tictop
Tictop là một ứng dụng hợp nhất trao đổi và quản lý công việc, kết hợp các tính năng của giao diện chat, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu. Phần mềm giúp doanh nghiệp tăng cường sự phối hợp, làm việc nhóm và nâng cao hiệu quả công việc hàng ngày.
Đặc biệt, Tictoc là phần mềm quản lý công việc miễn phí cho nhóm khách hàng cá nhân và không yêu cầu người dùng đăng ký/đăng nhập.
Tính năng nổi bật
- Tạo một công việc trực tiếp từ tin nhắn với đầy đủ mô tả & tài liệu đính kèm.
- Lên Mục tiêu cho ngày làm việc bằng cách lựa chọn những công việc bạn Sẽ làm và dự định sẽ Hoàn thành.
- Hệ thống sẽ ghi nhận thời điểm bạn bắt đầu làm việc và đếm thời gian như một hệ thống máy chấm công.
- Giao diện thân thiện, cho phép thêm mô tả, thời hạn và mức độ ưu tiên cho từng công việc.
- Quản lý công việc theo các cấp độ từ thoải mái đến quan trọng và cấp thiết.
- Cho phép nhắn tin, gọi video và tổ chức các cuộc họp trực tuyến ngay trên phần mềm.
- Cảnh báo nhắc nhở thông minh, tránh tình trạng quên việc, sót việc.
4.4 Phần mềm quản lý điều hành công việc Google Task
Google Task là một ứng dụng quản lý công việc và nhiệm vụ đơn giản, được tích hợp sẵn trong các sản phẩm của Google như Gmail, Google Calendar, Google Keep.
Phần mềm quản lý điều hành công việc Google Task sở hữu đầy các tính năng của hệ thống quản lý toàn diện như tạo danh sách công việc, thiết lập nhắc nhở, ghi chú và đính kèm tệp tin. Tuy nhiên, điểm hạn chế của phần mềm này đó là không có tính năng quản lý dự án và công việc phức tạp.
Đặc điểm nổi bật
- Khởi tạo công việc con dễ dàng.
- Cập nhật trạng thái công việc ngay khi hoàn thành và ghi chú nội dung quan trọng.
- Giao diện trực quan và dễ sử dụng.
- Cho phép cài đặt nhắc nhở và thông báo cho các nhiệm vụ.
- Chỉnh sửa, thêm công việc dễ dàng thông qua bảng.
- Phần mềm miễn phí, không phát sinh chi phí trong quá trình sử dụng.
- Tài khoản Google Tasks được kết nối với Email giúp người dùng có thể xem và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng nhất.
4.5 Ứng dụng quản lý công việc Notion
Notion là phần mềm quản lý công việc, ghi chú được thiết kế để cung cấp một không gian làm việc ảo, cho phép người dùng lưu trữ và theo dõi công việc hằng ngày đến dự án lớn.
Phần mềm cho phép tạo các trường dữ liệu như trang, khối, cột và các tùy chỉnh khác để tổ chức thông tin một cách linh hoạt.
Tính năng nổi bật
- Tạo nhãn ưu tiên, thẻ trạng thái để mọi phòng ban đều có thể tạo ra quy trình làm việc hoàn hảo.
- Tính năng tự động hóa giúp hợp lý hóa luồng tác vụ, báo cáo lỗi, nhập cơ sở dữ liệu, phác thảo tài liệu,…
- Chỉ hiển thị các nhiệm vụ được giao cho cá nhân hoặc các mục được đánh dấu là khẩn cấp.
- Tính năng AI Autofill tùy chỉnh cho phép “vẽ” lên câu chuyện của người dùng, kết quả chính, cập nhật và nhiều nội dung khác cho mọi mục tiêu công việc.
- Cung cấp công cụ quản lý dự án mạnh mẽ: bảng Kanban, lịch, danh sách nhiệm vụ và biểu đồ Gantt.
- Có sẵn trên nhiều nền tảng khác nhau như website, desktop và ứng dụng di động.
- Trang bị thư viện mẫu có sẵn cho nhiều mục đích sử dụng như quản lý dự án, lập kế hoạch, ghi chú,…
- Tích hợp dễ dàng với các công cụ thứ 3 khác như Google Drive, Trello, Slack,…
5. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý công việc, giao việc chuẩn cho doanh nghiệp
Khi lựa chọn một phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, có một số tiêu chí quan trọng cần cân nhắc để đảm bảo sự hiệu quả và tính chuẩn xác trong quản lý công việc. Bao gồm:
- Tính năng phần mềm: Đầy đủ các tính năng quan trọng như quản lý nhiệm vụ, lịch trình công việc, báo cáo, phân tích, tích hợp các công cụ khác như email và lưu trữ điện toán đám mây.
- Mức độ dễ sử dụng: Thao tác đơn giản, giao diện thân thiện, dễ dùng. Đặc biệt, phần mềm nên có tích hợp tiếng Việt sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai.
- Tích hợp đa nền tảng: Khả năng tích hợp với các nền tảng, ứng dụng khác giúp việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu và phối hợp công việc giữa các bộ phận trở nên dễ dàng, liền mạch hơn.
- Chi phí sử dụng: Sản phẩm có chi phí hợp lý với quy mô công ty, ngân sách cho phép. Ngoài chi phí mua bản quyền, còn cần tính toán chi phí bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ kỹ thuật.
- Độ uy tín của nhà cung cấp: Chọn nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển ứng dụng quản lý công việc.
- Dịch vụ hỗ trợ từ đơn vị cung cấp: Làm rõ các chính sách bảo hành, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật sử dụng, nâng cấp sản phẩm, bảo hành,… trước khi ra quyết định mua.
Lạc Việt đã tổng hợp 10 phần mềm quản lý công việc, giao task hiệu quả tốt nhất dành cho mọi doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này giúp doanh nghiệp chọn được công cụ quản lý điều hành công việc phù hợp với nhu cầu của mình. Liên hệ ngay Lạc Việt để được tư vấn chi tiết.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
