Bạn luôn nghe nhân viên than phiền vì mất hàng giờ để tìm một hợp đồng quan trọng trong từng thư mục? Hay lo lắng về việc mất mát dữ liệu quan trọng do các sự cố như hỏng hóc máy tính, vi-rút? Với thực trạng lượng thông tin, tài liệu tăng lên nhanh chóng thì việc đầu tư thiết bị và xây dựng một quy trình quản lý văn bản điện tử trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang đối mặt với những thách thức lớn trong việc quản lý văn bản, như thiếu đồng bộ, bảo mật thấp và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Vậy làm sao để giải quyết vấn đề trên? Cùng Lac Viet Computing tìm kiếm câu trả lời trong bài viết dưới đây.
1. Thực trạng quản lý văn bản điện tử của doanh nghiệp Việt Nam
Việt Nam đang trên đà trở thành một quốc gia số, nhưng quá trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp vẫn còn nhiều bất cập. Đặc biệt, việc quản lý văn bản điện tử còn gặp phải nhiều khó khăn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Chuyển đổi chậm chạp từ văn bản giấy sang văn bản điện tử: Một số doanh nghiệp vẫn duy trì phương pháp chuyển đổi văn bản truyền thống như scan, nhập liệu, hình ảnh,…gây tốn khá nhiều thời gian trong việc số hóa.
- Thiếu sự đồng bộ trong quy trình quản lý: Các tài liệu thường được lưu trữ phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, không có sự thống nhất giữa các phòng ban hoặc giữa các phần mềm quản lý.
- Hạn chế về hạ tầng công nghệ: Không phải doanh nghiệp nào ở Việt Nam cũng có điều kiện đầu tư vào hạ tầng công nghệ đủ mạnh để triển khai hiệu quả hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Thiếu hụt hạ tầng như máy chủ, phần mềm quản lý, hệ thống bảo mật, khiến quá trình số hóa và quản lý văn bản gặp trở ngại.
- Bảo mật thông tin chưa được đảm bảo: Các hệ thống lưu trữ điện tử không có các biện pháp bảo mật chặt chẽ khiến văn bản dễ bị truy cập trái phép, thay đổi hoặc bị xóa mất. Theo một báo cáo từ Bộ Công an, số vụ tấn công mạng vào các doanh nghiệp tại Việt Nam đã tăng lên đáng kể trong những năm gần đây, đặt ra thách thức lớn về việc bảo vệ an toàn dữ liệu điện tử.
- Khả năng tích hợp kém giữa các hệ thống: Việc quản lý văn bản yêu cầu khả năng tích hợp giữa nhiều hệ thống khác nhau như hệ thống ERP, CRM hoặc các phần mềm chuyên dụng khác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam lại gặp khó khăn trong việc tích hợp các hệ thống này, khiến quá trình quản lý hồ sơ điện tử bị phân mảnh và không hiệu quả.
Các doanh nghiệp trong nước vẫn phụ thuộc vào các phương thức quản lý truyền thống như Excel, folder máy tính,…khiến việc tiếp cận và xử lý tài liệu trở nên chậm chạp, thiếu hiệu quả. Theo Báo cáo Thông tin Quản lý Thông minh, 86% nhân viên cho biết việc tìm kiếm tài liệu mất quá nhiều thời gian, gây ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.
Thực tế này đòi hỏi doanh nghiệp cần có sự chuyển đổi mạnh mẽ, áp dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử hiện đại để bắt kịp xu hướng và cải thiện quy trình quản lý thông tin.
2. Tìm hiểu về quản lý văn bản điện tử
2.1 Khái niệm
Management of electronic documents là quá trình thu thập, xử lý lưu trữ và chia sẻ các tài liệu dưới dạng kỹ thuật số thay vì tài liệu giấy truyền thống.
Điều này bao gồm việc sử dụng các phần mềm, hệ thống và công nghệ thông tin để quản lý toàn bộ vòng đời của văn bản, từ khi tạo lập, lưu trữ, tìm kiếm, phê duyệt đến việc lưu trữ, tiêu hủy tài liệu sau khi không còn sử dụng nữa. Hệ thống giúp tự động hóa quy trình, cải thiện khả năng quản lý thông tin, giảm thiểu sự phụ thuộc vào giấy tờ, tăng tính bảo mật và khả năng truy xuất dữ liệu.
2.2 So sánh quy trình quản lý văn bản điện tử với quy trình quản lý văn bản giấy
Trong quá trình chuyển đổi từ quản lý văn bản giấy truyền thống sang quản lý tài liệu điện tử, có nhiều sự khác biệt rõ ràng mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Trước hết, quy trình quản lý văn bản điện tử mang tính tự động hóa cao, giảm bớt sự phụ thuộc vào con người trong việc xử lý thủ công. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và công sức. Thay vì phải tìm kiếm hồ sơ trong các tủ tài liệu vật lý tốn không gian, doanh nghiệp chỉ cần vài giây để truy xuất tài liệu điện tử nhờ vào hệ thống tìm kiếm thông minh.
Một sự khác biệt lớn khác là về khả năng bảo mật và bảo quản. Trong khi tài liệu giấy dễ bị thất lạc, hư hỏng bởi yếu tố môi trường hoặc thậm chí bị trộm cắp, văn bản điện tử được bảo vệ bởi các lớp mã hóa và phân quyền truy cập. Điều này đảm bảo dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp luôn được an toàn, dễ dàng quản lý theo dõi.
Cuối cùng, việc lưu trữ điện tử giúp giảm chi phí và tiết kiệm không gian so với lưu trữ tài liệu giấy truyền thống, đồng thời cho phép khả năng truy cập từ xa, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong vận hành. Những khác biệt này không chỉ nâng cao hiệu suất làm việc mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp trong kỷ nguyên số.
Bảng so sánh quy trình quản lý văn bản điện tử với quy trình quản lý văn bản giấy
| Criteria | Quản lý văn bản giấy | Management of electronic documents |
| Tạo lập tài liệu | Tạo trên giấy, ký duyệt bằng tay | Tạo và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số, ký số hoặc sử dụng xác thực điện tử |
| Phân loại và lập chỉ mục | Thực hiện thủ công, khó khăn trong việc lập chỉ mục và tìm kiếm | Tự động phân loại và lập chỉ mục, dễ dàng tìm kiếm theo từ khóa, danh mục |
| Lưu trữ và bảo quản | Cần không gian vật lý lớn, dễ bị hư hại do môi trường | Lưu trữ kỹ thuật số, bảo vệ an toàn, không bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường |
| Tìm kiếm và truy xuất | Tốn thời gian, cần truy cập trực tiếp đến kho lưu trữ | Tìm kiếm nhanh chóng, truy xuất chỉ trong vài giây từ bất kỳ đâu có kết nối |
| Security | Dễ bị mất, hư hại hoặc đánh cắp | Bảo mật cao hơn qua mã hóa, phân quyền truy cập |
| Lưu trữ lâu dài và tiêu hủy | Cần nhân lực để kiểm tra định kỳ, tiêu hủy thủ công | Dễ dàng lưu trữ lâu dài, tiêu hủy tự động qua hệ thống |
| Cost | Tốn kém về không gian và bảo quản, cần chi phí giấy, in ấn | Giảm chi phí lưu trữ vật lý, chi phí ban đầu cho công nghệ |
| Khả dụng | Chỉ có thể truy cập tại địa điểm lưu trữ | Truy cập mọi lúc, mọi nơi với kết nối internet |
| Hiệu quả | Quy trình chậm, yêu cầu nhân lực và thời gian nhiều | Tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và nguồn lực |
LV SureDMS là management software text, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý tài liệu, hồ sơ chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Bộ quản lý quy trình động cho phép xây dựng TUỲ BIẾN & KHÔNG GIỚI HẠN các quy trình trong quản lý lưu trữ theo từng tổ chức, từng trung tâm.
Management solution record – document LV SureDMS professional
Support the organization of goods 100% record storage
- Allows to create a new storage profile with full information according to standard Dublin core.
- Allows the storage of many types of format (text, image, video, audio file,...) according to work needs.
- Supports manage both paper records and records digitization, information management, storage location, condition of your existing profile.
- Integrated with devices of chemical profile that helps to digitize records in 1 mouse click.
Preserving the safety profile, adjustable, easy to
- Organization data, multi-level: Stock the shelves and boxes of records according to the structure by individual organizational model.
- Support organization storage warehouses in many different positions and decentralized management independently on each repository.
- Technology integrated Barcode/ Qr code/ RFID to manage profiles and profile components.
- Assist in the category profile filed hosted, pattern sheet contents of the profile in accordance with the standards of the Department of archives.
Exploit convenient use anytime, anywhere
- Quickly view documents online without download.
- There are support tools: edit, delete, move, copy, download documents, mark favorites,...
- Allows search by keywords, document type, profile and search by content in the document.
- Lets borrow/pay online profile through software or mobile application.
- Integrated approval process a request to borrow online and automatically revoke access to records upon expiration borrow.
Management flexibility using intuitive tools
- Status management, warehouse operators, document management loan – pay and policy loan payment.
- Allows decentralized multiple levels and limit the rights of users to be granted access in order to control the approaches to the material according to density different.
- Allows transfer data from excel file cataloging record storage into the system.
- Integration with other systems to unified storage profile focus 1 place.
3. Quy trình quản lý văn bản điện tử tập trung trong doanh nghiệp
Tham khảo 6 Bước quy trình quản lý văn bản, tài liệu điện tử chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng.
3.1 Tạo và tiếp nhận văn bản
Tạo và tiếp nhận văn bản điện tử là bước đầu tiên trong quy trình quản lý. Thay vì tạo lập các tài liệu giấy thủ công, văn bản điện tử được tạo lập trực tiếp từ các phần mềm văn phòng (như Microsoft Word, Excel, PDF) hoặc các hệ thống quản lý thông tin của doanh nghiệp (ERP, CRM).
Trong quá trình tiếp nhận, văn bản điện tử có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như email, ứng dụng chia sẻ tệp tin hoặc từ các đối tác, khách hàng. Các tài liệu này được tự động nhập vào hệ thống quản lý tài liệu (EDMS) mà không cần in ấn hay số hóa lại.
3.2 Phân loại và lập chỉ mục
Tài liệu điện tử khi được đưa vào hệ thống quản lý văn bản điện tử sẽ tự động phân loại theo các tiêu chí như loại tài liệu, ngày tạo, người tạo và nội dung chính.
Các hệ thống hiện đại còn cho phép tự động lập chỉ mục bằng cách trích xuất dữ liệu từ nội dung của tài liệu. Điều này không chỉ giúp tăng tính chính xác mà còn giúp người dùng truy cập nhanh chóng tới những tài liệu họ cần thông qua các công cụ tìm kiếm mạnh mẽ.
3.3 Phê duyệt và xử lý
Sau khi được phân loại, văn bản cần được xử lý hoặc phê duyệt theo quy trình nội bộ của doanh nghiệp. Quá trình này thường được tự động hóa bằng các công cụ quản lý tài liệu, cho phép việc phê duyệt diễn ra nhanh chóng, không cần qua nhiều bước thủ công. Các tài liệu như hợp đồng, báo cáo hoặc đề xuất sẽ trải qua các bước phê duyệt khác nhau dựa trên yêu cầu.
Ví dụ, LV SureDMS có thể duyệt đơn đăng ký; mượn trả hồ sơ; theo dõi tổng quan kho hồ sơ lưu trữ, tình hình hoạt động,…Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
3.4 Lưu trữ và bảo quản
Sau khi đã được phê duyệt, văn bản sẽ được lưu trữ vào hệ thống dưới dạng tài liệu điện tử. Việc lưu trữ này đảm bảo tài liệu được bảo quản lâu dài, không bị mất mát hay hư hỏng như tài liệu giấy. Hệ thống quản lý văn bản điện tử thường cung cấp các tính năng sao lưu, bảo mật và theo dõi sự thay đổi, giúp doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu một cách an toàn.
Phần mềm quản lý tài liệu LV SureDMS có tinh năng tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức. Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core. Đồng thời hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
3.5 Truy xuất và chia sẻ
Thay vì phải lục tìm trong các kho tài liệu giấy, người dùng có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trên hệ thống quản lý văn bản điện tử để nhanh chóng truy cập tài liệu.
Nhờ vào các công cụ tìm kiếm thông minh và hệ thống phân quyền rõ ràng, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm tài liệu mình cần trong vòng vài giây. Việc chia sẻ tài liệu giữa các phòng ban hoặc với đối tác cũng trở nên tiện lợi hơn qua các nền tảng số mà không cần sử dụng bản cứng.
Với LV SureDMS, người dùng có thể xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy. Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
3.6 Lưu trữ lâu dài và tiêu hủy
Cuối cùng, văn bản điện tử sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ có thể được lưu trữ lâu dài hoặc tiêu hủy theo quy định của doanh nghiệp và pháp luật. Việc lưu trữ này có thể kéo dài nhiều năm và doanh nghiệp cần đảm bảo rằng dữ liệu được lưu trữ ở nơi an toàn, có khả năng truy xuất khi cần.
Khi sử dụng phần mềm LV SureDMS, nếu tài liệu không còn giá trị sử dụng, hệ thống sec tự động cảnh báo khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, tự động tập hợp thành danh mục để xem xét xử lý.
Việc chuyển đổi từ quản lý văn bản giấy sang quản lý văn bản điện tử không chỉ là một xu hướng mà còn là một yêu cầu tất yếu để doanh nghiệp có thể thích nghi và phát triển trong thời đại số. Tuy nhiên, quá trình chuyển đổi này đòi hỏi sự đầu tư và nỗ lực từ phía doanh nghiệp. Quy trình quản lý tài liệu điện tử tập trung trên một nền tảng trở thành chìa khóa quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và thời gian. Những khó khăn trong việc quản lý tài liệu phân tán, bảo mật thông tin hay tìm kiếm tài liệu thủ công sẽ được giải quyết triệt để thông qua hệ thống hiện đại như LV SureDMS.
CONTACT INFORMATION:
- Lac Viet Informatics Joint Stock Company
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh
