Các công ty muốn hoạt động hiệu quả và tạo dựng được vị thế vững chắc trên thị trường cần phải có quy chế phối hợp giữa các phòng ban trong công ty đồng bộ và một bộ máy làm việc khoa học. Vì vậy, mỗi cá nhân, mỗi bộ phận cần được gắn kết thành một tập thể thống nhất. Process coordination between departments building effective how? The same Lac Viet Computing track details in this article to find out is the optimal solution for the business.
1. The need in the process of coordination between departments
Việc thiết lập các business process cụ thể giữa các phòng ban là nhiệm vụ quan trọng để tăng cường kỹ năng phối hợp trong công việc thêm nhịp nhàng, trơn tru. Giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ xuyên suốt và hiệu quả công việc. Tuân thủ thực hiện đúng các quy chế phối hợp giữa các phòng ban trong công ty là cơ sở để đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu phù hợp của công ty. Một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích như:
- Improve the productivity and efficiency of the company.
- The company's resources are optimized and reduced operating costs.
- Enhance the company's position through advanced efficient internal operations.
- Hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi the process management business được chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng.
2. Cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong công ty
Cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban:
- Clarify job purpose
- Determine the scope of the workflow
- Determine the main content of the workflow
- Control and test workflow
- Explain workflow
- Create a work environment comfortable
- Organized extracurricular activities, team building
2.1 clarify job purpose
This is an essential step in the construction process coordination between the parts. The members of the company can hardly work together if they do not understand about the nature of the work and purpose of their work. Managers should outline the goals of their work for staff before the start of a project. This also created a sense of cohesion and help members in parts connect and understand each other better.
2.2 Determine the scope of the workflow
Determining the scope of the process allows the organization to know who is directly involved in the process. Parts that come directly perform the procedure, scope of work can be done in the time different locations to achieve the best results.
2.3 Determine the main content of the workflow
Need a good grasp of all business activities at the enterprise. To clearly identify the duties of each department in the unit. To accurately analyze the content of the work each department should identify the following elements:
- Input: the input of the process is what?
- Output: What factors are required for the output of the process?
- Apply the method of 5W+1H and 5M to solve problems
5W + 1H include:
- What: Determine what the job requires
- Why (why?): Determine goals and work requirements
- When (when?): Determine the run time, start time, end time
- Where (where?): Determine where to run.
- Who (Who?): Identify the people, support staff, and supervisors will perform the work.
- How (how?): Determine how to complete the work
Methods 5M (identified resources):
Personnel (Manpower): The work done have enough qualifications, competence, experience, qualifications, no?
Money (Money): your Budget for these things is how much?
System supply/ raw material (Material): standard what is the material?
Machinery/technology (Machine): standard what is a machine? What technology is used to complete the work
Method (Method): It works like?
2.4 control and test workflow
Trong quá trình bạn xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban làm việc, để có thể đảm bảo tiến độ, đánh giá đúng chất lượng và đưa ra những phương pháp tối ưu. Nhà quản lý cần có một số phương pháp để kiểm tra, xem xét toàn bộ workflow chẳng hạn như:
- Units of measurement work
- Measuring method
- Measurement point is what?
The elements test methods to consider:
- How many steps to do the test?
- Frequency test run
- Who's in charge of the check
- Things to check
2.5 Explain the workflow
To create conditions for employees to put the process into practice, you need to have clear steps to complete the work.
- Detailed description and clear on the workflow
- Interpretation workflow
- Some documents are too complex to handle
2.6 Create a work environment comfortable
Psychology has great impact to the creative ability and work efficiency, coordination between departments in the company of staff. Therefore, the working environment is very important to the construction process, collaboration between departments efficiently.
2.7 Organization of extracurricular activities, team building
When employees go to work, they usually only exchange a lot about the big project. The relationship between the departments gradually become estranged. The managers need to take actions to emotional bonding between the employees with each other. The company can organize team building activities and volunteer quarterly to connect people better and increase cohesion in the group.
3. Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban tăng kỹ năng phối hợp công việc từ Lạc Việt
Xây dựng mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban là điều cần thực hiện trước tiên nếu muốn số hóa và cải tiến doanh nghiệp bằng các phần mềm số hóa quy trình ứng dụng AI liên quan, Lạc Việt đã biên soạn mẫu sơ đồ quy trình này để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình chuẩn để tối ưu hoạt động vận hành.
Download full sample workflow between departments standard with description of implementation details from Vietnam HERE.
Math increase coordination skills in effective work does not just stop at the there is a standard process, the business need to do next is optimal is the cost and time for this process.
4. Many businesses still not know how to standardize processes and coordinate work between departments in the conversion of
Built workflow between departments standard tuning still could not solve the problems of the management and use of the data business activity of the enterprise, all processes of the majority of businesses today are operating in the traditional way, on paper, directly at the workplace can sign nurse to work is operation instructions to data discrete, not uniform, not sufficient to accurately analyze problems, to bring out the right decision. This is also the reason why promote business must make digitization and conversion of right.
LV-DX Dynamic Workflow is phần mềm quản lý quy trình động của toàn bộ hoạt động vận hành của một doanh nghiệp, từ quy trình trong một bộ phận cho đến quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau.
LV-DX Dynamic Workflow do to simplify the conversion process of?Provides system management – standardized process of comprehensive
 Every activity, work performance managed, tracked live realtime (real time) on the process
 Application AI to help optimize performance operating procedures business
Ứng dụng LV-DX Dynamic Workflow trong process coordination between departments sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản quá trình chuyển đổi số chỉ với 1 nền tảng duy nhất từ Lạc Việt. Đăng ký Free DEMO to experience full features of the software today. Any questions about the software, contact hotline/zalo 0901 555 063 to get detailed consultation. |
CONTACT INFORMATION:
- Lac Viet Informatics Joint Stock Company
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh
