Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Các công ty muốn hoạt động hiệu quả và tạo dựng được vị thế vững chắc trên thị trường cần phải có sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty đồng bộ và một bộ máy  làm việc khoa học. Vì vậy, mỗi cá nhân, mỗi bộ phận cần được gắn kết thành một tập thể thống nhất. Quy trình phối hợp giữa các phòng ban xây dựng hiệu quả như thế nào? Cùng Lạc Việt theo dõi chi tiết trong bài viết này để tìm ra được giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp.

1. Sự cần thiết trong quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Việc thiết lập các quy trình nghiệp vụ cụ thể giữa các phòng ban là rất quan trọng. Nó giúp đảm bảo chất lượng, tiến độ và hiệu quả công việc. Tuân thủ và thực hiện đúng các quy trình làm việc là cơ sở để đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu phù hợp của công ty. Một quy trình phối hợp hợp giữa các phòng ban hiệu quả mang lại rất nhiều lợi ích như:

• Cải thiện năng suất và hiệu quả của công ty.
• Các nguồn lực của công ty được tối ưu hóa và giảm chi phí vận hành.
• Nâng cao vị thế của công ty thông qua nâng cao hiệu quả hoạt động nội bộ.
• Hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi quy trình nghiệp vụ được chuẩn hóa theo trình tự rõ ràng.

2. Cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Kỹ năng xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban:

• Làm rõ mục đích công việc
• Xác định phạm vi quy trình làm việc
• Xác định nội dung chính của quy trình làm việc
• Kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc
• Giải thích quy trình làm việc
• Tạo môi trường làm việc thoải mái
• Tổ chức các hoạt động ngoại khóa, team building

2.1 Làm rõ mục đích công việc

Đây là một bước thiết yếu trong việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các bộ phận. Các thành viên trong công ty khó có thể làm việc với nhau nếu họ không hiểu rõ về bản chất công việc và mục đích công việc của họ. Các nhà quản lý nên phác thảo mục tiêu công việc của họ cho nhân viên trước khi bắt đầu một dự án. Điều này cũng tạo cảm giác gắn kết và giúp các thành viên trong bộ phận kết nối và hiểu nhau hơn.

2.2 Xác định phạm vi quy trình làm việc

Việc xác định phạm vi của quy trình cho phép tổ chức biết ai là người trực tiếp tham gia vào quy trình. Bộ phận nào trực tiếp thực hiện quy trình, phạm vi công việc có thể thực hiện ở các thời điểm, địa điểm khác nhau để đạt kết quả tốt nhất.

2.3 Xác định nội dung chính của quy trình làm việc

Cần nắm bắt tốt mọi hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp. Nhằm xác định rõ ràng nhiệm vụ của từng phòng ban trong đơn vị. Để phân tích chính xác nội dung công việc từng phòng ban, cần xác định các yếu tố sau:

•  Đầu vào: Đầu vào của quy trình là gì?
•  Đầu ra: Những yếu tố nào được yêu cầu cho đầu ra của quy trình?
• Áp dụng phương pháp 5W+1H và 5M để giải quyết vấn đề

5W + 1H bao gồm:

• What: Xác định những gì công việc đòi hỏi
• Why (tại sao?): Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
• When (khi nào?): Xác định thời điểm chạy, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc
• Where (ở đâu?): Xác định nơi chạy.
• Who (Ai?): Xác định những người, nhân viên hỗ trợ, và người giám sát sẽ thực hiện công việc.
• How (Làm thế nào?): Xác định Làm thế nào để hoàn thành công việc

Phương pháp 5M (xác định nguồn lực):

• Nhân sự (Manpower): Người thực hiện công việc có đủ trình độ, năng lực, kinh nghiệm, trình độ không?

• Tiền bạc (Money): Ngân sách của bạn dành cho những thứ này là bao nhiêu?

• Hệ thống cung ứng/ nguyên vật liệu (Material): Tiêu chuẩn vật liệu là gì?

• Máy móc/công nghệ (Machine): tiêu chuẩn máy móc là gì? Công nghệ nào được sử dụng để hoàn thành công việc

•  Phương pháp (Method): Nó hoạt động như thế nào?

2.4 Kiểm soát và kiểm tra quy trình làm việc

Trong quá trình bạn xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban làm việc, để có thể đảm bảo tiến độ, đánh giá đúng chất lượng và đưa ra những phương pháp tối ưu. Nhà quản lý cần có một số phương pháp để kiểm tra, xem xét toàn bộ quy trình làm việc chẳng hạn như:

• Đơn vị đo lường công việc
• Phương pháp đo
• Điểm đo là gì?

Các yếu tố phương pháp kiểm tra cần xem xét:

• Có bao nhiêu bước để làm bài kiểm tra?
• Tần suất chạy thử nghiệm
• Ai phụ trách việc kiểm tra
• Những điều cần kiểm tra

2.5 Giải thích quy trình làm việc

Để tạo điều kiện cho nhân viên đưa quy trình vào thực tế, bạn cần có các bước rõ ràng để hoàn thành công việc.

• Mô tả chi tiết và rõ ràng về quy trình làm việc
• Cách giải thích quy trình làm việc
• Một số tài liệu quá phức tạp để xử lý

2.6 Tạo môi trường làm việc thoải mái

Tâm lý có tác động rất lớn đến khả năng sáng tạo và hiệu quả làm việc, sự phối hợp giữa các phòng ban trong công ty của nhân viên. Do đó, môi trường làm việc rất quan trọng để xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả.

2.7 Tổ chức các hoạt động ngoại khóa, team building

Khi nhân viên đi làm, họ thường chỉ trao đổi nhiều về những dự án lớn. Quan hệ giữa các phòng ban dần trở nên ghẻ lạnh. Các nhà quản lý cần có những hành động để gắn kết tình cảm giữa các nhân viên với nhau. Các công ty có thể tổ chức các hoạt động team building và tình nguyện hàng quý để kết nối mọi người tốt hơn và tăng sự gắn kết trong nhóm.

3. Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban MIỄN PHÍ từ Lạc Việt

Xây dựng mẫu quy trình phối hợp công việc các phòng ban là điều cần thực hiện trước tiên nếu muốn số hóa và cải tiến doanh nghiệp, Lạc Việt đã biên soạn mẫu sơ đồ quy trình này để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình chuẩn để tối ưu hoạt động vận hành.

Tải đầy đủ mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban chuẩn kèm mô tả thực hiện chi tiết từ Lạc Việt TẠI ĐÂY.

Bài toán gia tăng kỹ năng phối hợp trong công việc hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc có được một quy trình tiêu chuẩn, điều doanh nghiệp cần làm tiếp theo chính là tối ưu được chi phí, thời gian cho quy trình này.

4. Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách chuẩn hóa quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban trong công cuộc chuyển đổi số

Xây dựng được quy trình làm việc giữa các phòng ban chuẩn chỉnh vẫn chưa thể giải quyết được vấn đề về quản lý, sử dụng được các số liệu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, mọi quy trình của đa số doanh nghiệp hiện nay đều hoạt động theo cách truyền thống, trên giấy tờ, trực tiếp tại nơi làm việc mới có thể ký tá để công việc được vận hành dẫn đến số liệu rời rạc, không thống nhất, không đầy đủ để phân tích chính xác vấn đề để đưa ra các quyết định đúng đắn. Đây cũng chính là lý do thúc đẩy doanh nghiệp phải thực hiện số hóa và chuyển đổi số ngay.

LV-DX Dynamic Workflow là phần mềm quản lý quy trình làm việc của toàn bộ hoạt động vận hành của một doanh nghiệp, từ quy trình trong một bộ phận cho đến quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau.

LV-DX Dynamic Workflow làm được gì để đơn giản hóa quy trình chuyển đổi số? Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện Miễn phí xây dựng quy trình chuẩn hóa cho từng doanh nghiệp dựa trên yêu cầu đưa ra và cấu trúc phòng ban, cách hoạt động vận hành của doanh nghiệp khi MUA gói phần mềm quy trình của Lạc Việt. Hệ thống cho phép lưu trữ toàn bộ quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, số liệu được đồng bộ, thống nhất, dễ dàng tổng hợp và phân tích. Cung cấp kho quy trình tiêu chuẩn mẫu tham khảo để doanh nghiệp xây dựng. Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình LV-DX Dynamic Workflow tích hợp phần mềm quản lý công việc LV-DX Task giúp giao việc trực tiếp trên quy trình. Tự động chuyển giao nhiệm vụ đến nhân viên, bộ phận tiếp theo khi kết thúc 1 giai đoạn trong quy trình. Theo dõi tiến độ thực hiện của quy trình, hiệu suất công việc của từng nhân viên theo thời gian thực. Hệ thống cảnh báo công việc thông minh, tự động gửi thông báo đến nhân viên liên quan khi một quy trình được thiết lập, chuyển giao nhiệm vụ, cảnh báo trễ hạn thực hiện, … Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp Tích hợp LV-DX eSign giúp phê duyệt công việc, ký số nhanh chóng mọi, mọi nơi trên quy trình số. Lãnh đạo không cần đến công ty để thực hiện ký duyệt tài liệu, giờ đây mọi hoạt động có thể thực hiện từ xa mọi lúc với LV-DX Dynamic Workflow. Tích hợp chatbot AI Lạc Việt giúp lãnh đạo ra soát, đối chứng số liệu chính xác trên file trình duyệt giúp việc ký số nhanh chóng, tránh báo cáo rườm ra, tối ưu được thời gian công việc, lãnh đạo có nhiều thời gian để xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, cải tiến hiệu suất cho tổ chức. Xem giải pháp PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH LV-DX DYNAMIC WORKFLOW tối ưu tinh gọn hoạt động vận hành doanh nghiệp Ứng dụng LV-DX Dynamic Workflow trong quy trình phối hợp giữa các phòng ban sẽ giúp doanh nghiệp đơn giản quá trình chuyển đổi số chỉ với 1 nền tảng duy nhất từ Lạc Việt. Đăng ký DEMO miễn phí để trải nghiệm full tính năng của phần mềm ngay hôm nay. Mọi thắc mắc về phần mềm liên hệ hotline/zalo 0901 555 063 để được tư vấn chi tiết.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh