3 Trends operated small business STREAMLINED but EFFECTIVE

In Vietnam, 98% of businesses are small and medium, so that the operated small business a streamlined always get special attention. However, there are still many businesses haven't found the right solution to optimize the operation. This article Lac Viet Computing will help SME businesses to explore the factors necessary and important skills to operate small and medium sized businesses effective solutions introduced advanced technology support the business achieve that goal.

1. Factors that need attention in operated small business

To operate the business SME efficient, optimal, businesses need to focus on the following factors:

• Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là nền tảng của mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức cần đơn giản nhưng rõ ràng, đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Tạo một môi trường làm việc minh bạch giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng cường hiệu suất.
• Quy trình & quy tắc: Thiết lập quy trình và quy tắc là cách hiệu quả để duy trì sự nhất quán trong vận hành doanh nghiệp nhỏ. Các quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động hàng ngày mà còn tạo ra các tiêu chuẩn cho mọi nhân viên tuân thủ, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng công việc.
• Nguồn lực tài nguyên: Quản lý nguồn lực tài nguyên, bao gồm nhân lực, tài chính và vật chất, là một phần thiết yếu trong vận hành doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp cần biết cách sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh mà không gây lãng phí.
• Strategy: Xây dựng chiến lược kinh doanh là bước cần thiết để hướng doanh nghiệp tới thành công. Chiến lược cần phải linh hoạt để thích nghi với những biến đổi của thị trường và bao gồm các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn rõ ràng.
• Khả năng cải tiến: Doanh nghiệp SME cần không ngừng cải tiến để bắt kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Điều này bao gồm việc cập nhật công nghệ mới, cải thiện quy trình và đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng.

2. Xu hướng quản trị vận hành doanh nghiệp nhỏ hiện nay

2.1 Thực hiện chuyển đổi số trong vận hành

Chuyển đổi số là một trong những xu hướng quan trọng không thể bỏ qua đối với các doanh nghiệp nhỏ trong kỷ nguyên số. Việc tích hợp các công nghệ mới không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu suất kinh doanh, tạo điều kiện cho doanh nghiệp cạnh tranh tốt hơn trên thị trường.

Xu hướng sử dụng AI và công nghệ tự động hóa:

• Trí tuệ nhân tạo (AI): AI đang ngày càng trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ trong việc phân tích dữ liệu, dự đoán xu hướng thị trường, và cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Với AI, doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các công cụ phân tích để đưa ra quyết định chính xác nhanh chóng hơn. Chẳng hạn, các hệ thống AI có thể tự động phân tích hành vi khách hàng, tối ưu hóa chiến dịch tiếp thị, cung cấp dịch vụ khách hàng thông qua chatbot.
• Tự động hóa quy trình: Tự động hóa giúp giảm bớt gánh nặng trong các hoạt động lặp đi lặp lại như nhập liệu, quản lý tồn kho, quy trình xuất nhập hàng. Các công cụ quản lý doanh nghiệp như ERP (Enterprise Resource Planning); CRM (Customer Relationship Management) tích hợp khả năng tự động hóa sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất.
• Ứng dụng công nghệ trong vận hành nội bộ: Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng các giải pháp như phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán tự động, hệ thống quản lý công việc để đồng bộ hóa hoạt động, giảm thiểu sai sót, cải thiện quy trình làm việc để theo dõi tiến độ, quản lý dự án, và kiểm soát chi phí vận hành.

2.2 Áp dụng mô hình làm việc từ xa và mô hình kinh doanh linh hoạt

Sau đại dịch COVID-19, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến được nhiều doanh nghiệp nhỏ áp dụng. Mô hình kinh doanh linh hoạt không chỉ giúp doanh nghiệp thích ứng tốt hơn với các biến động bên ngoài mà còn tối ưu hóa vận hành.

Tối ưu hóa vận hành doanh nghiệp nhỏ với làm việc từ xa:

• Công cụ hỗ trợ làm việc từ xa: Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ quản lý và cộng tác trực tuyến như LV-DX Collaboration, Slack, Microsoft Teams, Asana, hay Zoom để tạo ra môi trường làm việc linh hoạt, hỗ trợ nhân viên giao tiếp làm việc hiệu quả từ bất kỳ đâu. Các công cụ này giúp duy trì dòng thông tin liên tục giữa các thành viên nhóm, giám sát tiến độ công việc, xử lý các dự án một cách nhanh chóng mà không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.
• Giảm chi phí vận hành: Việc làm việc từ xa giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí văn phòng, thiết bị làm việc, các chi phí tiện ích khác. Thay vì đầu tư vào văn phòng vật lý, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí này vào các giải pháp công nghệ hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả từ xa.
• Làm việc từ xa cho phép doanh nghiệp nhỏ linh hoạt trong việc quản lý nguồn nhân lực, đáp ứng nhanh chóng các thay đổi thị trường. Giúp doanh nghiệp dễ dàng tuyển dụng nhân tài từ nhiều khu vực khác nhau mà không bị giới hạn bởi địa điểm làm việc.
• Mô hình làm việc từ xa giúp nhân viên duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân tốt hơn, từ đó cải thiện sự hài lòng, giữ chân nhân viên lâu dài. Nhân viên có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn, giảm áp lực di chuyển để tăng hiệu suất công việc.

2.3 Xây dựng chiến lược phát triển bền vững

Xu hướng phát triển bền vững đang ngày càng được chú trọng không chỉ trong các doanh nghiệp lớn mà còn trong doanh nghiệp nhỏ. Phát triển bền vững không chỉ liên quan đến việc bảo vệ môi trường mà còn bao gồm các khía cạnh xã hội và kinh tế, tạo ra giá trị lâu dài cho cả doanh nghiệp và cộng đồng.

Ứng dụng các chiến lược phát triển bền vững:

• Sử dụng năng lượng tái tạo và quản lý tài nguyên: Doanh nghiệp nhỏ có thể áp dụng các biện pháp giảm thiểu tiêu thụ năng lượng, tận dụng nguồn tài nguyên hiệu quả hơn. Ví dụ, sử dụng đèn LED, tối ưu hóa hệ thống sưởi/làm mát, triển khai chính sách tái chế nguyên liệu. Điều này không chỉ giúp giảm chi phí vận hành mà còn tạo ra hình ảnh tích cực về doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
• Sản xuất – cung ứng bền vững: Các doanh nghiệp nhỏ có thể hợp tác với nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn bền vững, từ nguồn cung nguyên liệu đến quy trình sản xuất. Việc minh bạch trong chuỗi cung ứng, giảm thiểu chất thải giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin với khách hàng – đối tác.
• Trách nhiệm xã hội doanh nghiệp (CSR): Doanh nghiệp nhỏ cũng có thể đóng góp cho cộng đồng thông qua các hoạt động CSR như bảo vệ môi trường, hỗ trợ giáo dục hoặc các dự án xã hội khác. CSR không chỉ giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu mà còn tạo ra những giá trị bền vững về mặt xã hội.

Những xu hướng này đang định hình lại cách thức vận hành của doanh nghiệp nhỏ trong thời đại mới, tạo ra nhiều cơ hội để tối ưu hóa và phát triển bền vững. Việc kết hợp công nghệ số, ứng dụng chiến lược phát triển bền vững cùng mô hình làm việc linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp nhỏ tăng cường khả năng cạnh tranh và tồn tại lâu dài trong môi trường kinh doanh hiện đại.

3. 5 Kỹ năng giúp lãnh đạo cần có để vận hành doanh nghiệp nhỏ HIỆU QUẢ

Here are 5 Skills that help leaders operate small and medium sized businesses effective in the digital era today:

• Skills optimal time management activities, business
• Skills empowerment, delivered the
• Skills motivational, inspirational
• Skills, decision making based on data
• Skills to apply technology to operate

2.1 Skills optimal time management activities, business

One of the general condition of the business on a small scale that is focused every job on the leader board, from business decisions, approval documents, regulations,... so, the duration of the business largely fall into the status of waiting for approval, the sign at the leadership level. To solve this situation, businesses need to have how to manage time effectively.

To resolve the status of approved traditional software process sign that leadership can sign the approval of business documents anytime, anywhere, on any device. In which mention system process approvers have the integrated ONE from Vietnam, chatbot AI will help in checking the data on file the signed exact help leaders optimize the time view document details.

When operating a small business, managers need to allocate work appropriately, avoid wasting time on the unnecessary work and focus on the important tasks. Use tools such as work schedule, the project management software can help track and adjust the plan in an easy way.

2.2 Skills empowerment, delivered the

As already mentioned, at SME businesses all decisions are herded into the leader boards, this causes a number of shortcomings, such as staff not active,indecisive in handling work.

Empowerment and assigned to the staff not only helps reduce the load for the manager but also encourage the development and responsibilities of staff. This is an effective way to build a team of autonomous, capable of problem solving and creativity.

To enhance this skill in the digital era, the administrators need to learn how to empower affairs on the software manager job. This is a technology platform helps track progress visually, updates work performance of employees realtime all the time. Refer to the software interface from LV-DX Task.

2.3 Skills, motivational, inspirational

A leader knows how to motivate and inspire can promote mental work of employees, creating a work environment positive and creative. Business motivation for employees in many different ways, from how to manage tasks, communication, allocation of work to the reward, suggestions,...

In addition to thinking properly about the skills, motivational, inspirational, business owners can apply the tools, support, create a working environment that effective positive for employees. These skills help to create a culture of strong business and encourage dedication from every member.

2.4 decision making Skills based on data

In the context of digital technology, data is a precious resource of the business. So, if you know how to read, analyze data, businesses will have the correct decisions, quickly adapted to the needs of the market, creating significant profits. Decisions based on data, help to ensure that business decisions are taken based on the information and analysis accurate, rather than emotional.

App artificial intelligence AI in business is one of the new trends is the leader used to analyze data, assist in taking the correct decision.

2.5 Skills to apply technology to operate

Convert numbers have been and are bringing positive results for the business. From the paradigm shift operation, applied technology in the workflow, the operation switch of help optimize productivity, increase profits for the business. So, before this context, small and medium enterprises need the skills to apply technology to operate.

Apply technology into business processes to help automate tasks, increase efficiency and reduce costs. Technologies such as software business management overall management tools, customer relationship management (CRM), to management software workflowssystem warehouse management tools and digital marketing is the classic example.

4. Giải pháp công nghiệp giúp doanh nghiệp nhỏ vận hành tinh gọn HIỆU QUẢ

LV-DX Dynamic Workflow is a solution of advanced technology to help businesses optimize the workflow. By applying software workflow this, small businesses can automate the task repeated, minimize errors and enhance performance. Simplify the conversion process of becoming streamlined, cost savings.

>>> Sign up to receive FREE DEMO the entire software features LV-DX Dynamic Workflow

By focusing on process optimization, resource management and apply modern technology, small businesses can overcome challenges and achieve sustainable development in the future. Hopefully with the information in this article has helped managers more information about how to operated small business streamlined and efficient.

CONTACT INFORMATION:

• Lac Viet Informatics Joint Stock Company
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh