Cách để vận hành doanh nghiệp nhỏ TINH GỌN nhưng HIỆU QUẢ

Tại Việt Nam, 98% doanh nghiệp là vừa và nhỏ, do đó việc vận hành doanh nghiệp nhỏ một cách tinh gọn luôn nhận được sự quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa tìm được giải pháp phù hợp để tối ưu hóa các hoạt động. Bài viết này, Lạc Việt sẽ giúp các doanh nghiệp SME khám phá những yếu tố cần thiết và các kỹ năng quan trọng để vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả, đồng thời giới thiệu giải pháp công nghệ tiên tiến hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó.

1. Yếu tố cần chú trọng trong vận hành doanh nghiệp nhỏ

Để vận hành doanh nghiệp SME hiệu quả, tối ưu doanh nghiệp cần chú trọng vào các yếu tố sau:

• Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là nền tảng của mọi doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp nhỏ, cơ cấu tổ chức cần đơn giản nhưng rõ ràng, đảm bảo mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Tạo một môi trường làm việc minh bạch giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn và tăng cường hiệu suất.
• Quy trình & quy tắc: Thiết lập quy trình và quy tắc là cách hiệu quả để duy trì sự nhất quán trong vận hành doanh nghiệp nhỏ. Các quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động hàng ngày mà còn tạo ra các tiêu chuẩn cho mọi nhân viên tuân thủ, giúp giảm thiểu sai sót và nâng cao chất lượng công việc.
• Nguồn lực tài nguyên: Quản lý nguồn lực tài nguyên, bao gồm nhân lực, tài chính và vật chất, là một phần thiết yếu trong vận hành doanh nghiệp nhỏ. Doanh nghiệp cần biết cách sử dụng các nguồn lực này một cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu kinh doanh mà không gây lãng phí.
• Chiến lược: Xây dựng chiến lược kinh doanh là bước cần thiết để hướng doanh nghiệp tới thành công. Chiến lược cần phải linh hoạt để thích nghi với những biến đổi của thị trường và bao gồm các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn rõ ràng.
• Khả năng cải tiến: Doanh nghiệp SME cần không ngừng cải tiến để bắt kịp với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Điều này bao gồm việc cập nhật công nghệ mới, cải thiện quy trình và đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng.

2. 5 Kỹ năng giúp vận hành doanh nghiệp nhỏ HIỆU QUẢ

Dưới đây là 5 Kỹ năng giúp lãnh đạo vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ hiệu quả trong kỷ nguyên số hóa hiện nay:

• Kỹ năng tối ưu thời gian hoạt động quản lý doanh nghiệp
• Kỹ năng trao quyền, giao việc
• Kỹ năng tạo động lực, truyền cảm hứng
• Kỹ năng ra quyết định dựa trên dữ liệu
• Kỹ năng áp dụng công nghệ vào vận hành

2.1 Kỹ năng tối ưu thời gian hoạt động quản lý doanh nghiệp

Một trong những thực trạng chung của các doanh nghiệp có quy mô nhỏ đó chính là tập trung mọi công việc vào ban lãnh đạo, từ các quyết định kinh doanh, phê duyệt tài liệu, quy định,… Do vậy, thời gian của doanh nghiệp phần lớn rơi vào tình trạng chờ đợi phê duyệt, trình ký ở cấp lãnh đạo. Để giải quyết tình trạng này, doanh nghiệp cần có cách quản lý thời gian hiệu quả.

Để giải quyết được tình trạng ký duyệt truyền thống nhiều phần mềm trình ký ra đời giúp lãnh đạo có thể ký phê duyệt tài liệu kinh doanh mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị. Trong đó kể đến hệ thống quy trình ký duyệt có tích hợp AI từ Lạc Việt, chatbot AI sẽ giúp tra soát số liệu trên file trình ký chuẩn xác giúp lãnh đạo tối ưu được thời gian xem chi tiết tài liệu.

Khi vận hành doanh nghiệp nhỏ, nhà quản lý cần phân bổ công việc hợp lý, tránh lãng phí thời gian vào những công việc không cần thiết và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng. Sử dụng các công cụ như lịch làm việc, phần mềm quản lý dự án có thể giúp theo dõi và điều chỉnh kế hoạch một cách dễ dàng.

2.2 Kỹ năng trao quyền, giao việc

Như đã đề cập, tại các doanh nghiệp SME mọi quyết định đều dồn vào ban lãnh đạo, điều này gây ra một số bất cập như nhân viên không chủ động,thiếu quyết đoán trong xử lý công việc.

Trao quyền và giao việc cho nhân viên không chỉ giúp giảm tải cho người quản lý mà còn khuyến khích sự phát triển và trách nhiệm của nhân viên. Đây là cách hiệu quả để xây dựng một đội ngũ tự chủ, có khả năng giải quyết vấn đề và sáng tạo.

Để nâng cao kỹ năng này trong kỷ nguyên số, nhà quản trị cần tìm hiểu cách trao quyền giao việc trên các phần mềm quản lý công việc. Đây là nền tảng công nghệ giúp theo dõi tiến độ trực quan, cập nhật hiệu suất làm việc của nhân viên realtime mọi lúc. Tham khảo giao diện phần mềm từ LV-DX Task.

2.3 Kỹ năng tạo động lực, truyền cảm hứng

Một người lãnh đạo biết cách tạo động lực và truyền cảm hứng có thể thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên, tạo ra môi trường làm việc tích cực và sáng tạo. Doanh nghiệp tạo động lực cho nhân viên bằng nhiều cách khác nhau, từ cách quản lý công việc, giao tiếp, phân bổ công việc cho đến việc khen thưởng, góp ý,…

Ngoài tư duy đúng về kỹ năng tạo động lực, truyền cảm hứng, chủ doanh nghiệp có thể áp dụng các công cụ hỗ trợ, tạo môi trường làm việc hiệu quả, tích cực cho nhân viên. Các kỹ năng này giúp tạo ra một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và khuyến khích sự cống hiến từ mọi thành viên.

2.4 Kỹ năng ra quyết định dựa trên dữ liệu

Trong bối cảnh công nghệ số, dữ liệu là tài nguyên quý giá của doanh nghiệp. Do vậy, nếu biết cách đọc, phân tích dữ liệu, doanh nghiệp sẽ có những quyết định chính xác, nhanh chóng thích nghi với nhu cầu của thị trường, tạo ra lợi nhuận đáng kể. Ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp đảm bảo rằng các quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên các thông tin và phân tích chính xác, thay vì cảm tính.

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI trong doanh nghiệp là một trong những xu hướng mới được các nhà lãnh đạo sử dụng để phân tích dữ liệu, hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác.

2.5 Kỹ năng áp dụng công nghệ vào vận hành

Chuyển đổi số đã và đang mang lại những kết quả tích cực cho doanh nghiệp. Từ việc chuyển đổi mô hình vận hành, áp dụng công nghệ trong quy trình làm việc, các hoạt động chuyển đổi số giúp tối ưu năng suất, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy, trước bối cảnh này, doanh nghiệp vừa và nhỏ cần trang bị kỹ năng áp dụng công nghệ vào vận hành.

Áp dụng công nghệ vào các quy trình kinh doanh giúp tự động hóa công việc, tăng cường hiệu quả và giảm chi phí. Các công nghệ như phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, công cụ quản lý quan hệ khách hàng (CRM), đến phần mềm quản lý quy trình công việc, hệ thống quản lý kho hàng và công cụ tiếp thị số là những ví dụ điển hình.

3. Giải pháp vận hành doanh nghiệp nhỏ tinh gọn HIỆU QUẢ

LV-DX Dynamic Workflow là một giải pháp công nghệ tiên tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình làm việc. Bằng cách áp dụng phần mềm workflow này, các doanh nghiệp nhỏ có thể tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất. Đơn giản hóa quá trình chuyển đổi số trở nên tinh gọn, tiết kiệm chi phí.

>>> Đăng ký nhận DEMO MIỄN PHÍ toàn bộ tính năng phần mềm LV-DX Dynamic Workflow

Bằng cách chú trọng tối ưu hóa quy trình, quản lý nguồn lực và áp dụng công nghệ hiện đại doanh nghiệp nhỏ có thể vượt qua thách thức và đạt được sự phát triển bền vững trong tương lai. Hy vọng với những thông tin trong bài viết này đã giúp các nhà quản lý biết thêm thông tin về cách thức để vận hành doanh nghiệp nhỏ tinh gọn, hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
• Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
• Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh