Document digitization is currently a trend prevailing in the industry storage with many advantages in terms of both cost and quality. However, there still exist the difficult document digitization make business in trouble when applying this method. Let's Lac Viet Computing learn the right information under this article!
1. Difficult about the cost of the initial investment, big
Basically, document digitization is the transfer of material from the usual format to format the document number that the computer can recognize and read. This process requires a system infrastructure technology and the support equipment in accordance with standard to ensure the quality of goods. For example, when starting a project to digitize the data, need to invest shopping or outsource your hardware device such as a computer, printer, scanner or other software to manage and access documents.
On the other hand, even if already equipped with all the equipment and software needed for the document digitization, businesses can still not afford implemented due to lack of resources in terms of both the number and qualification. There are actually very few business units have the sufficient skills and expertise to implement digitized content in a professional manner and manage them. Therefore, the business will have to plan for training personnel held the position of professional, management, technical....
Two elements, equipment and people will surely make a business must “withdraw for” a sum not small if you want to get results from relatively stable upward, also is the factor to be consider when implementing the digitization.
For problems difficult document digitization this business will stand before 2 options:
(1) Tự thực hiện số hóa: phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít tài liệu và quy trình đơn giản.
(2) Sử dụng dịch vụ của một đơn vị số hóa chuyên nghiệp: tối ưu cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhu cầu số hóa với khối lượng tài liệu nhiều, chi phí phục vụ cho việc tự số hóa quá lớn hay quy trình cần được chuẩn hóa trên phạm vi rộng với nhiều chi nhánh khác nhau.
2. Kt digitized material about security in business insider
Data after it is digitized will be faced with the situation being edited and unauthorized copying. However, this can be overcome easily with the expert network administrator, but not simple for the staff of an agency, businesses can use databases digitized.
To limit this situation, the business can apply the method of data protection in 3 levels: level, network-level and database-level users. However, this method is also not really optimal for the enterprise-scale personnel east, there may occur the case of the a number of individuals who have administrator rights network abuse of power, copy, change the entire database for the purpose or malpractice personal. In the case of difficult document digitization this person is assigned responsibility for managing supreme need to capture and control elements before going flaws affect the entire system.
3. Difficult document digitization about the training system for personnel
Khi dữ liệu được chuyển đổi và lưu trữ dưới dạng số hóa, cách thức tiếp cận sẽ không còn giống phương pháp truyền thống như trước nữa. Do đó, doanh nghiệp cần tiến hành đào tạo đồng bộ và có hệ thống tất cả các nhân sự để có thể sử dụng được tài liệu số một cách đúng phương pháp, đúng nguyên tắc, đúng mục đích, tránh xảy ra những vấn đề ảnh hưởng tới việc records storage.
4. Difficult about the security mode data is not complete
Internal documents often contain the information, the data only allow for circulation within the organization to ensure the confidentiality, proprietary information, or competitive advantages compared with the competitors in the market. Ensuring security for the document type, this is very important, especially for the type of document digitization vulnerable to attack by hackers when appearance flaw technology. Trouble about the security mode generally come from the digitized no professional qualifications are limited or rent out the units are not committed to the security level when conducting this service.
Risk for difficult document digitization this can only be overcome by enhancing the system security of data required to show your cumshot with the permission of the management competent enough to reduce the possibility of hidden distribute the data security of the business.
Trước xu hướng số hóa tài liệu ngày một phát triển như hiện tại, đã có không ít doanh nghiệp hòa mình vào dòng chảy này nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được hiệu quả cao. Nguyên nhân có thể xuất phát từ bản thân hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ cũng như records management chưa được thiết kế, tính toán một cách phù hợp với khối lượng cần lưu trữ tăng dần qua từng năm.
According to the survey 2023 by IDC, more 95% the business world has started to convert numbers with different steps from learn, study, to start the deployment and implementation. Is step premise of the transition of document digitization – the opportunity to move his business in Vietnam when the state put in place policies to support businesses during the digitized. Lac Viet – the first successful deployment service digitization OCR built-in AI for business SEE THE DETAILED FEATURES OF THE NUMERICAL SOLUTION HERE. CONTACT INFORMATION:
Difficult document digitization là một thách thức đáng kể mà nhiều tổ chức phải đối mặt. Tuy nhiên, việc vượt qua những thử thách này mang lại nhiều lợi ích đáng kể như tiết kiệm không gian lưu trữ, tăng cường tính bảo mật, dễ dàng quản lý tài liệu. Để thành công trong quá trình số hóa, các tổ chức cần đầu tư vào công nghệ, software document management phù hợp, đào tạo nhân viên, tuân thủ các quy trình an toàn thông tin. Sự chuyên nghiệp và sự cam kết sẽ giúp mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý/tối ưu hóa tài liệu số hóa.
CONTACT INFORMATION:
- Lac Viet Informatics Joint Stock Company
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh
