In an age in which information is produced, consumed with breakneck speed, the document management efficiency becomes more important than ever. However, many businesses are still grappling with the stack of paper records bulky and take a lot of time to search for information. Standing before this situation, solution document digitization not only is an option, but also is a step required to the business can survive, at the same time sustainable development.
The same Lac Viet Computing discover the solutions, software, document digitization comprehensive and how to implement in practical business.
1. Introduction to the numerical solution of documents using OCR from Vietnam
Currently, the management of large volumes of material by the method has become a big barrier for many businesses. With the amount of material increasingly large, storage of documents, images,... usually takes quite a lot of space and area, storage as well as storage.
To solve these difficulties, Vietnam offers giải pháp số hóa tài liệu toàn diện bằng công nghệ OCR (Optical Character Recognition)help convert your paper documents into digital data correctly and efficiently.
Are research and developed by Lac Viet, solution providers conversion of Vietnam's leading software solutions digitize document is inherited many advantages of advanced technology, OCR, help identify, extract the information automatically with high accuracy. The system allows the system to handle parallel data source, need identification, dissection, help save dozens of times processing time data, advanced security for business.
Ngoài ra, giải pháp số hóa tài liệu văn bản toàn diện Lạc Việt OCR có khả năng nhận dạng, trích xuất chính xác nội dung từ ảnh chụp mẫu văn bản có sẵn (giấy tờ cá nhân, hóa đơn), hoặc theo bất kì định dạng văn bản tùy biến (hợp đồng, chứng từ,…).
2. Software OCR technology to digitize documents of Lac activity like?
To ensure effective and highest accuracy, process, document processing, OCR of Vietnam is divided into 5 main stages, each stage are optimized by advanced technology, helps meet the rigorous demands of speed as well as the quality of goods for business.
2.1 Input data
Solution document digitization of Vietnam can receive a paper document is scanned (scan) or image files, PDF. In particular, OCR system of Vietnam has the ability to handle multiple format documents from files to TIFF, JPEG, PDF to various types of documents such as technical drawings, materials are multi-column, tables and charts.
2.2 pre-processing
Lac Viet deploy the tool calibration, cleaning (as eliminate interference, increase the brightness, contrast) help input image is clear, easy to identify. The optical fault as material is matte, deviation or shaded are to be overcome before the material is put on the stage of character recognition.
In addition to image editing, OCR system of Vietnam also can automatically sort out the layout of the document to fit the standards recognition.
2.3 Recognition
Service OCR application machine learning algorithms (machine learning) to analyze, convert image into text data. Combined with the OCR technology, advanced solutions capable of recognition accuracy to 98%, include the characters printing, handwriting and different languages.
2.4 post-processing
Automatically detect the common errors such as character recognition, false, text is missing, the text is incomplete and conduct automatic calibration. The system also integrated the rules of error checking based on the grammar structure from the output completely accurate ready for the step next use.
Solution document digitization of Vietnam also has the ability to reconstruct the layout of text in standard format or customized according to the requirements of the business, from that keep the structure the layout of the original document, which helps businesses save time in the format the text after the number of turns.
2.5 Export data
Data after being processed and verified will be published under the raw format popular, such as Word, Excel, PDF, or JSON. When this business was able to customize, add, or delete the unwanted characters, standardized text format table.
3. Process solution deployment digitized material from Vietnam
Process digitization of Lac Viet is designed with the objective of the optimization from beginning to end, ensuring a seamless, accurate, and effective for business.
Process solution deployment document digitization in Vietnam consists of 5 steps:
Step 1: to get advice
Our team of experts of Vietnam will exchange with the client to clearly define the specific needs, goals of the digitized documents as well as the detailed requirements about the type of material of the same process. Specifically as:
- Ltype, image, document, archive format desired and security requirements.
- Assess the volume of material to determine how to handle the level of complexity required.
- Proposed technology, processes optimized for the specific needs of the business.
Step 2: proposed solution
After receiving counseling, Vietnam will provide a detailed proposal for solution digitized material:
- Put out a specific plan about the time, resources, and process documentation.
- The proposed OCR technology combined deployment model is suitable if the document requires.
- Ensure that the solution integrates the security measures needed, especially with the document contains sensitive information.
Step 3: quotation, negotiation
Based on needs analysis and the proposed solution, Lac will provide more details, including a cost for each processing step, from the scan, OCR to check the quality.
The parties will thaot terms of deployment, rights, responsibilities, ensuring all aspects are clear before proceeding. After the exchange is complete, the contract will be signed to officially start the deployment process.
Step 4: Develop solutions
Solution deployment document digitization is the main stages in the process, including the steps from receiving material to conversion and data processing:
- Receivecheck the document directly from the business.
- Scan document scanning and image processing thành hình ảnh kỹ thuật số. Quá trình này bao gồm cân chỉnh, làm sạch hình ảnh để tối ưu cho bước nhận diện OCR ở sau.
- Applied software for document digitization OCR Vietnam advanced to the identification, dissection characters, convert images to digital text with high accuracy.
- After conversion, the data will be checked again, correction to detect and correct the recognition errors, if any, to ensure the text to the highest quality.
Step 5: Test and handover document
When complete the process of digestion, Lac performs the ultimate browser to ensure data standards before handing for business:
- Dữ liệu sau khi số hóa phải đạt mức độ chính xác tối đa, bất kể lỗi lớn hay nhỏ sẽ được xử lý trước khi bàn giao.
- The data is handed over under the standard format, such as JSON, XML or PDF editable.
- Our team of Vietnam is always ready to assist businesses in the process of integration and use of data, ensuring enterprises for extraction of maximum value from data digitized.
4. Benefits when applied to the numerical solution of documents using OCR from Vietnam
Adopting OCR technology advanced from Vietnam brings many important benefits, help businesses optimize processes, manage documents, reduce costs, enhance operational efficiency. The main benefits include:
4.1 Improve the accuracy of the data
Số hóa tài liệu bằng công nghệ OCR của Lạc Việt giúp tự động nhận diện và chuyển đổi dữ liệu từ hình ảnh hoặc văn bản giấy sang dạng kỹ thuật số với độ chính xác lên đến 99%. Vượt xa các phương pháp nhập liệu truyền thống, giúp doanh nghiệp loại bỏ nguy cơ lỗi sai do con người.
With respect to the document, format tables, handwritten character or documents containing particular language solutions, document digitization of Vietnam has the ability to identify, extract accurate, ensuring data is always upheld the integrity, the correct standard.
4.2 Reduce the workload input crafts
Việc ứng dụng OCR giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể các công việc nhập liệu thủ công vốn tiêu tốn nhiều thời gian, chi phí.
Thay vì phải ngồi nhập tay từng tài liệu, OCR tự động xử lý hàng loạt tài liệu trong thời gian ngắn, giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào các công việc giá trị gia tăng cao hơn.
Bên cạnh đó, công việc nhập liệu thủ công thường đòi hỏi nguồn nhân lực lớn, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có lượng tài liệu cần xử lý hàng ngày. Công nghệ OCR giúp giảm thiểu đáng kể chi phí nhân sự cho công việc này.
4.3 processing documents quickly
With the digitization of Lac Viet, processing speed, materials are significantly enhance hurry many times compared with traditional methods, bringing the process seamless for business.
Software for document digitization OCR of Vietnam has the ability to handle a volume of material in short time, thereby shortening the treatment process and respond quickly to demand store document number.
5. Why choose solutions digitized material from Vietnam?
Lạc Việt là một trong những nhà cung cấp hàng đầu tại Việt Nam về các giải pháp số hóa tài liệu văn bản toàn diện, với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số cho doanh nghiệp. Giải pháp của Lạc Việt không chỉ dừng lại ở việc cung cấp công nghệ OCR tiên tiến mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin từ tài liệu, tự động hóa các quy trình nghiệp vụ sau số hóa thông qua hai dịch vụ tích hợp nổi bật:
Translation auto
With the help of artificial intelligence and the pattern language (LLM), software solutions, document digitization of Lac Viet integrated the translation feature automatically help businesses handle the demand multi-language correctly, quickly, cost savings.
- Translation supports 87 languages.
- Support translate internal documents, contracts, reports, content marketing,... quickly.
- Compared with the digital services, to help business save cost and shorten the duration of outbreaks.
- Support processing large volumes of material, easily expanded when necessary.
- The translation patterns modern machine can be customized (fine-tune) to understand the context, specialized vocabulary,...ensure translation close to the original meaning.
App Chatbot
Ứng dụng Chatbot AI Lạc Việt vào giải pháp số hóa tài liệu hỗ trợ hỏi đáp khai thác trực tiếp trên khối lượng lớn dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp. Người dùng có thể tương tác dễ dàng truy cập thông tin chính xác và nhanh chóng qua các cuộc hội thoại trò chuyện tự nhiên.
- Create chatbot based on your own material.
- Management, document tracking integration from foundation LạcViệt AI.
- To change customization Model LLM feedback (OpenAI, Gemini,...).
- Connection port Vietnam AI API running embedding text.
- OCR extract the content from images in the text .
- Digitized data to the embedding vector.
- Integrated chat box on each document.
Thanks to the advantages mentioned above, Lac Viet confident undertook the project to digitize a large scale, have complex requirements, has successfully built the electronic database for 10+ organizations, businesses, large corporations, such as Perfume Glass Corporation, Thermtrol Corporation, Biti's,...
6. CaseStudy business, digitalization of documents successfully with software solutions Vietnam
The document digitization is not just a trend, which has become a vital element for many businesses in Vietnam and the world. Huong Thuy Corporation is the striking example of the business has been successful in this journey, clearly illustrated the benefits of digitization.
Hương Thủy Corporation là một trong những tập đoàn phân phối hàng tiêu dùng hàng đầu tại Việt Nam, với hơn 100 nghìn đối tác khách hàng, từ các chuỗi bán lẻ lớn đến các siêu thị, cửa hàng tiện lợi. Tại đây, mỗi tháng, lượng chứng từ và tài liệu phát sinh từ hàng loạt giao dịch nhập khẩu, vận chuyển, phân phối lên đến hàng chục nghìn. Với quy trình truyền thống, việc quản lý tài liệu trở nên khó khăn, kéo dài thời gian xử lý, làm tăng nguy cơ sai sót trong nhập liệu, làm giảm hiệu suất lao động.
The main problem that Huong Thuy Corporation encountered include:
- The volume of documents overload: Business must process thousands of invoices, contracts, vouchers imported per day.
- Take time search: the search process and retrieve documents crafts cause loss of many time for employees.
- The accuracy in data processing, low: process log data to extract information is prone to errors, especially in complex transactions.
Solution document digitization of Vietnam for Huong Thuy Corporation
Nhận thấy các khó khăn mà Hương Thủy đang gặp phải, Lạc Việt đã tư vấn triển khai giải pháp số hóa tài liệu văn bản toàn diện tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) cùng chatbot AI. Hệ thống này được thiết kế nhằm tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu tại Hương Thủy, tập trung vào các tính năng như:
- Nhận diện trích xuất dữ liệu tự động: Với công nghệ OCR, các thông tin từ chứng từ như số hóa đơn, số hợp đồng, ngày giao dịch, giá trị giao dịch đều được nhận diện, trích xuất tự động, giúp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý.
- Storage and intelligent classification: The following documents when the goods is automatic sorting, storage in warehouse electronic document according to each specific category (invoices, contracts, papers imported), help employees to easily access, search for information.
- Tích hợp chatbot AI nội bộ: Chatbot được triển khai giúp nhân viên tìm kiếm thông tin nhanh chóng qua các lệnh đơn giản, giảm thời gian truy vấn thông tin, đặc biệt trong các tình huống cần giải quyết gấp.
Results achieved after implementation:
The implementation of document management system digitization of Vietnam has yielded positive results, help Huong Thuy improve operational processes, while enhancing the efficiency of labor:
- Processing time material discount 65%: Thanks to its ability to automatically identify and extract information from documents, processing time, documents have been reduced significantly. Previous procedure can take hours for a large document, now only a few minutes.
- Precision in the extracted data reaches 98%: OCR technology ensure high accuracy when extracting data, reducing the maximum input errors, helping to ensure transparency and accuracy of financial transactions of the business.
- Save 20 hours of work per week for employees: With the ability to search, retrieve information quickly through the system of goods and chatbot AI, employees save an average of about 20 hours of work per week. This time can be allocated for other tasks, help to raise the overall productivity of the team.
Solution document digitization không còn là một xu hướng, mà đã trở thành yếu tố quyết định trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ OCR cùng các công cụ số hóa hiện đại không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác mà còn giảm thiểu chi phí vận hành. Với quy trình triển khai giải pháp số hóa tài liệu văn bản toàn diện rõ ràng, phối hợp nhịp nhàng của Lạc Việt không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu, mang đến những lợi ích lâu dài, tạo đà phát triển mạnh mẽ trong tương lai.
CONTACT INFORMATION:
- Lac Viet Informatics Joint Stock Company
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Headquarters: 23 Nguyen Thi Huynh, P. 8, Q. Phu Nhuan, ho chi minh CITY. Ho Chi Minh
