Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất lượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong các yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển như hiện nay, các tiến bộ đó được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng, đặc biệt là ứng dụng tiến bộ CNTT vào quá trình hiện đại hoá công tác văn phòng. Do vậy cách tổ chức quản lý và sử dụng trang thiết bị cho văn phòng ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đối với trang thiết bị văn phòng trong cơ quan nhà nước thường được tổ chức theo quy trình như sau:
1. Tổ chức quản lý trang thiết bị
1.1. Quản lý quá trình hình thành trang thiết bị
Trang thiết bị được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước và đặc thù hoạt động của cơ quan. Ngoài ra, hàng năm cơ quan còn được mua sắm bổ sung các trang thiết bị từ như cầu sử dụng thực tế và thực hiện thông qua kế hoạch hàng năm.
1.2. Quản lý quá trình khai thác sử dụng, bảo quản rằng thiết bị
– Giao các trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng, bảo quản.
– Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế cách quản lý tài liệu khoa học và sử dụng tài sản công.
– Cơ chế tự kiểm kê đột xuất và định kỳ đối với trang thiết bị trong cơ quan, qua đó đánh giá số lượng, chất lượng của trang thiết bị.
– Thương xuyên kiểm tra quá trình sử dụng, bảo quản các trang thiết bị.
– Xử lý các trường hợp rủi ro xảy ra có liên quan đến trang thiết bị văn phòng trong cơ quan, tổ chức.
1.3. Kết thúc quá trình sử dụng trang thiết bị
Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, đã khấu hao hết hoặc đổi mới kỹ thuật được tiến hành thanh lý. Quá trình thanh lý phải tuân thủ quy định của pháp luật.
– Thành lập ban thanh lý
– Căn cứ vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị của các trang thiết bị để lựa chọn phương thức thanh lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá). Dù hình thức nào thì cũng phải được công bố và thực hiện công khai. Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài chính.
2. Tổ chức sử dụng trang thiết bị
– Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phòng phải đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật.
– Xây dựng kế hoạch, theo dõi, giám sát việc mua sắm và tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị.
– Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị do đơn vị, cá nhân được giao quản lý và sử dụng.
– Thực hiện chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định của nhà nước.
– Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu của cơ quan, đơn vị
Với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật, việc quản lý và sử dụng các thiết bị tài sản trở nên dễ dàng và gọn nhẹ hơn nhiều nhờ vào phần mềm quản lý tài sản trực tuyến và phần mềm của Lạc Việt là một trong những phần mềm hiệu quả dành cho các doanh nghiệp và các cơ quan tổ chức hành chính nhà nước có thể áp dụng.
Nguồn: Tổng hợp
