Quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý tài liệu, văn bản, hồ sơ sẽ trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp, tuân thủ theo quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành.
Tại sao cần quản lý lưu trữ tài liệu, văn bản
bằng một hệ thống chuyên nghiệp?
Trong hoạt động hằng ngày của các cơ quan thì có rất nhiều văn bản/tài liệu được tạo ra. Phần lớn được lưu trữ ở dưới dạng bản in (bản cứng) được tổ chức lưu trữ ở các kho lưu trữ hoặc bản mềm (file doc, exel, pdf,..) được lưu trữ tại máy tính của nhân viên. Qua thời gian khi số lượng hồ sơ lưu trữ nhiều lên, phương pháp truyền thống lộ ra nhiều khuyết điểm:
Ngay lúc này, tổ chức cần thay thế phương pháp lưu trữ hồ sơ truyền thống bằng 1 hệ thống lưu trữ số hóa chuyên nghiệp.
06 lý do các tổ chức tin chọn phần mềm
quản lý lưu trữ hồ sơ LV SureDMS
Phần mềm đáp ứng đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ, công nghệ trong lĩnh vực văn thư – lưu trữ, pháp lệnh lưu trữ Quốc gia.
LV SureDMS tuân thủ hoàn toàn quy trình quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ do Cục văn thư lưu trữ ban hành.
Hệ thống tích hợp công nghệ Barcode/QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ, thành phần hồ sơ nhanh chóng và khoa học.
Hệ thống hiểu được trên 100 ngôn ngữ khác nhau kể cả nội dung chữ viết trên các dữ liệu hình ảnh bằng công nghệ máy học (Machine Learning).
Tìm kiếm hồ sơ theo nhiều tiêu chí: Tiêu đề, người tạo, ngày tạo, thời gian bảo quản, đơn vị lưu trữ và tìm kiếm nội dung tài liệu số hóa (fulltext search),…
Bộ quản lý quy trình động cho phép xây dựng TUỲ BIẾN & KHÔNG GIỚI HẠN các quy trình trong quản lý lưu trữ theo từng tổ chức, từng trung tâm.
mô hình tổng quan hệ thống
quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ LV SureDMS
CSDL Portal, CSDL Hồ sơ tài liệu, Hồ sơ số hóa
CSDL Portal, CSDL Hồ sơ tài liệu, Hồ sơ số hóa
Tích hợp
Thiết bị số hóa
Hệ thống nhận dạng
Hệ thống sao lưu
Lợi ích vượt trội khi triển khai giải pháp
quản lý lưu trữ hồ sơ LV SureDMS
Tiết kiệm 70% tài nguyên dùng cho việc lưu trữ
Giảm thiểu các công việc thủ công cho lưu trữ viên; giảm thiểu không gian lưu trữ vật lý cho những hồ sơ không quan trọng; giảm bớt chi phí in ấn, bảo quản và không cần mở rộng không gian lưu trữ, tủ/kệ hồ sơ.
Sử dụng hiệu quả hồ sơ tăng 20% năng suất
Tìm kiếm và truy xuất hồ sơ trở nên dễ dàng hơn, mọi lúc mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột, vài từ khoá; hỗ trợ đăng ký sử dụng/mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện.
Biến dữ liệu thành tài sản có thể kế thừa
Xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung nhưng vẫn được phân quyền chặt chẽ theo vai trò, đảm bảo an toàn cho tài liệu mật.
✓ Kết nối chuyên gia ✓ Phân tích hiện trạng ✓ Demo không tốn phí
Chi tiết các tính năng của phần mềm
quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ LV SureDMS
Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ
- Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
- Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,...) theo nhu cầu công việc.
- Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
- Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng
- Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
- Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
- Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
- Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi
- Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
- Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,...
- Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
- Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
- Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan
- Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
- Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
- Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
- Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
- Tương tích với cả điều hành Android và IOS.
- Tính năng: Phê duyệt đơn đăng ký; mượn trả hồ sơ; theo dõi tổng quan kho hồ sơ lưu trữ, tình hình hoạt động,…
LV SureDMS có hệ thống báo cáo đầy đủ, tùy biến theo nhu cầu
- Thống kê số lượng hồ sơ tại đơn vị, mức độ tăng trưởng hồ sơ hàng năm, sức chứa kho/kệ, số lượng hộp trống.
- Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí (phòng ban, nguồn/đơn vị, tình trạng xử lý,...), xem nhanh báo cáo ở nhiều dạng trực quan.
- Có công cụ lọc điều kiện, điều chỉnh và bổ sung báo cáo mới.
- Tự động cảnh báo khi hồ sơ hết hạn lưu trữ, tự động tập hợp thành danh mục để xem xét xử lý.
Liên hệ tư vấn
Kết nối với Lạc Việt để nhận thông tin tư vấn chi tiết về giải pháp phù hợp với lĩnh vực kinh doanh của bạn.
Giá trị khác biệt của
các hệ thống phần mềm quản trị Lạc Việt
- Liên thông dữ liệu và dịch vụ
- Giảm chi phí đầu tư
- Hữu ích & giản dị
- Vận hành mọi lúc, mọi nơi
- An toàn, bảo mật
- Xử lý dữ liệu lớn
Liên thông dữ liệu và dịch vụ
Giảm chi phí đầu tư
Hữu ích & giản dị
Vận hành mọi lúc, mọi nơi
An toàn, bảo mật
Xử lý dữ liệu lớn
Một số khách hàng tiêu biểu
Hệ sinh thái công nghệ Lạc Việt
Phần mềm quản trị
Hạ tầng nền tảng
Dịch vụ công nghệ
Thiết bị CNTT
Kết hợp cùng hơn 100 đối tác để ứng dụng CNTT
