Sales reports, what is? How to create sales reports STANDARD with Model

Sales reports privacy is important tool to help businesses control, revenue analysis, consumer trends, optimize business strategy. So, sales reports, what is? How to report accurate, has high applicability?

In this article Lac Viet Computing will go deep into how reporting sales revenue analysis, key indicators, the application technology such as AI and ERP software to automate processes and help businesses not only track sales but also trend forecasting, optimization, sales strategy enhanced business performance.

The same theme:

• Liabilities reported customer
• Report production costs

1. Sales reports, what is?

Sales report is the synthesis of data about the situation of business, including sales, product consumption, customer performance sales team, distribution channels.

Sales reports is an important document to help businesses track, analyze and assess the situation, sales, products sold, customers, and business performance in a certain period of time. This is an indispensable tool in management, corporate finance, decision support, strategy, optimize cash flow, adjusted sales plan to improve profitability.

Reported sales revenue can be set by day, week, month, quarter, or year, depending on demand, scale your business. Data from this report to help businesses understand business performance, predict trends, consumption, and improve marketing strategies, sales.

For example, A business e-commerce can use to report sales revenue to determine which products have the highest sales under each crop, from which the optimized plans to enter the restaurant, implement the promotion match.

2. Tại sao cần có báo cáo bán hàng? Vai trò của báo cáo bán hàng đối với doanh nghiệp?

Báo cáo bán hàng đóng vai trò quan trọng trong quản lý và phát triển doanh nghiệp. Đây không chỉ là công cụ theo dõi doanh thu mà còn giúp phân tích hiệu suất kinh doanh, đánh giá thị trường, tối ưu hóa quy trình bán hàng, đưa ra các quyết định chiến lược.

2.1 Cung cấp dữ liệu chính xác hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định

Báo cáo bán hàng tổng hợp các số liệu quan trọng như doanh thu, số lượng sản phẩm bán ra, lợi nhuận, hiệu suất nhân viên… giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh.

• Giúp ban lãnh đạo theo dõi sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.
• Phát hiện xu hướng tăng trưởng hoặc suy giảm của doanh số.
• Đảm bảo số liệu minh bạch, hỗ trợ kiểm soát rủi ro tài chính.

Báo cáo bán hàng cung cấp dữ liệu thực tế giúp ban lãnh đạo đánh giá để đưa ra quyết định đúng đắn, tránh phụ thuộc vào cảm tính.

• Giúp CEO, giám đốc tài chính lập kế hoạch kinh doanh, dự báo dòng tiền. Có nên mở rộng thị trường hoặc cắt giảm chi phí không?
• Hỗ trợ phòng marketing trong việc xây dựng chiến lược quảng cáo hiệu quả. Sản phẩm nào cần đẩy mạnh marketing, sản phẩm nào nên ngừng kinh doanh?
• Hỗ trợ phòng kinh doanh điều chỉnh phương thức bán hàng phù hợp. Kênh phân phối nào đang mang lại lợi nhuận cao nhất?

2.2 Đánh giá hiệu suất bán hàng cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên

Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp phân tích hiệu suất làm việc của từng nhân viên, bộ phận kinh doanh, hiệu quả của các kênh bán hàng.

• Giúp xác định nhân viên bán hàng giỏi để khen thưởng.
• Nhận diện những khu vực hoặc kênh bán hàng kém hiệu quả để cải thiện.
• Hỗ trợ xây dựng chính sách hoa hồng, tạo động lực làm việc cho nhân viên bằng chính sách thưởng minh bạch
• Thiết lập KPI bán hàng dựa trên dữ liệu thực tế.
• Định hướng đào tạo nhân viên kém hiệu quả.

2.3 Dự báo xu hướng kinh doanh trong tương lai

Việc phân tích dữ liệu từ báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng tiêu dùng, dự báo doanh thu để lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.

• Dự báo nhu cầu thị trường để tối ưu sản xuất, quản lý hàng tồn kho.
• Nhận diện hành vi mua sắm của khách hàng để cá nhân hóa chiến lược marketing.
• Đưa ra chiến lược giá phù hợp theo từng giai đoạn.

Ví dụ: Một thương hiệu thời trang có thể sử dụng báo cáo bán hàng theo mùa để dự đoán mẫu quần áo nào sẽ bán chạy vào năm tới và điều chỉnh kế hoạch nhập hàng.

2.4 Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho giúp kiểm soát tài chính, tối ưu lợi nhuận

Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt sản phẩm.

• Xác định sản phẩm nào bán chạy để tăng nhập hàng.
• Giảm thiểu hàng tồn kho, tránh thất thoát chi phí lưu kho.
• Điều chỉnh chiến lược khuyến mãi cho sản phẩm tồn đọng.

Báo cáo bán hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tính toán chi phí tối ưu lợi nhuận bằng cách:

• Đánh giá biên lợi nhuận trên từng sản phẩm/dịch vụ.
• Kiểm soát chi phí vận hành dựa trên hiệu quả bán hàng.
• Điều chỉnh chiến lược giá để tối ưu doanh thu lợi nhuận.

3. Các loại mẫu báo cáo bán hàng phổ biến trong doanh nghiệp

Depending on management needs, businesses can set up many types of sales reports different to analyze every aspect of business activity. Here are a number of important reports:

3.1 Báo cáo doanh thu bán hàng hàng ngày, theo tháng, cuối năm

Mục đích:

• Track total sales in a specific period of time.
• Analysis of revenue by each product, region, store or distribution channel.
• Support business measuring growth rate, determine the cause of change in sales.

For example: A manufacturing enterprise can use this report to evaluate revenue by each product segment and adjust the production strategy.

Nội dung cần có trong báo cáo:

• Tổng doanh thu trong kỳ (ngày, tháng, năm).
• Doanh thu theo sản phẩm/dịch vụ.
• Doanh thu theo khu vực hoặc chi nhánh/cửa hàng.
• Doanh thu theo từng kênh bán hàng (offline, online, đại lý…).
• Biểu đồ thể hiện xu hướng doanh thu theo thời gian.
• So sánh doanh thu với cùng kỳ trước đó.
• Phân tích nguyên nhân tăng/giảm doanh số.

3.2 Báo cáo hiệu suất bán hàng theo nhân viên

Mục đích:

• Evaluate work performance of each employee business based on the sales they bring.
• Helps business identify outstanding employees need to reward and the staff need more training.
• Support policy development commission, bonus, sales, strategy development, sales team.

For example, An insurance company can use this report to identify employees whose rate pegs the highest contract, employees who need to improve skills in consulting.

Nội dung cần có trong báo cáo:

• Doanh số bán hàng của từng nhân viên.
• Số lượng đơn hàng hoặc hợp đồng ký kết.
• Tỷ lệ chốt đơn/tư vấn thành công.
• Doanh thu trung bình trên mỗi giao dịch.
• Phân tích hiệu suất theo từng kỳ (ngày, tuần, tháng, năm).
• So sánh hiệu suất giữa các nhân viên.
• Đề xuất các biện pháp cải thiện hiệu suất.

3.3 Báo cáo bán hàng theo khách hàng

Mục đích:

• Track purchase behavior of customers including the frequency of purchases, average value orders, favorite products.
• Helps business identify potential customers, build program customer care personalization.
• Business support grouping of customers to deploy marketing strategy more effective.

For example, A supermarket chain can use this report to determine which customers buy most often, and send deals personalization to retain them.

Nội dung cần có trong báo cáo:

• Danh sách khách hàng, thông tin cá nhân.
• Lịch sử mua hàng: số đơn hàng, giá trị trung bình mỗi đơn.
• Sản phẩm ưa thích của từng nhóm khách hàng.
• Tần suất mua hàng và xu hướng mua sắm.
• Phân nhóm khách hàng theo doanh thu đóng góp.
• Đề xuất chiến lược chăm sóc giữ chân khách hàng.

3.4 Báo cáo bán hàng theo sản phẩm/dịch vụ

Mục đích:

• Product analysis how hot selling products, which have low sales.
• Help businesses make decisions about the add, modify, or remove the product.
• Support pricing strategy , optimize product portfolio.

For example, A fashion brand can use this report to see sample any clothes best selling and enhance the production or import of goods.

Nội dung cần có trong báo cáo:

• Doanh số từng sản phẩm/dịch vụ trong kỳ.
• Tỷ lệ tăng trưởng doanh số theo từng sản phẩm.
• Sản phẩm bán chạy nhất và sản phẩm tồn kho cao.
• Biểu đồ xu hướng doanh số theo từng dòng sản phẩm.
• So sánh doanh thu theo từng giai đoạn hoặc chương trình khuyến mãi.
• Đề xuất chiến lược điều chỉnh danh mục sản phẩm.

3.5 Báo cáo bán hàng theo kênh phân phối

Mục đích:

• Evaluate the effectiveness of each sales channel as traditional outlets, e-commerce, dealers, floor, e-COMMERCE (Shopee, Lazada, Amazon,...).
• To help businesses determine which channels bring the most profitable to focus development resources.
• Support decisions about expanding or narrowing of the distribution channels less effective.

For example, A cosmetic company can use this report to compare sales performance between own website, flooring, ecommerce, from which the optimal budget marketing for each channel.

Nội dung cần có trong báo cáo:

• Doanh số bán hàng theo từng kênh phân phối.
• Tỷ suất lợi nhuận trên từng kênh.
• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng theo từng kênh.
• Chi phí đầu tư vào từng kênh và ROI (Return on Investment).
• Xu hướng thay đổi doanh thu theo thời gian.
• Đề xuất mở rộng hoặc thu hẹp kênh phân phối.

Các báo cáo bán hàng không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả kinh doanh mà còn là công cụ quan trọng để ra quyết định chiến lược. Mỗi loại báo cáo cung cấp góc nhìn chuyên sâu về một khía cạnh cụ thể như doanh thu, nhân viên, khách hàng, sản phẩm, kênh phân phối. Việc xây dựng báo cáo đầy đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất bán hàng, tối ưu danh mục sản phẩm và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

TẢI MẪU LẬP BÁO CÁO BÁN HÀNG CHO DOANH NGHIỆP

4. Hướng dẫn lập báo cáo bán hàng CHUẨN chuyên nghiệp

Sales reports are important tools to help businesses control revenue, optimize sales performance, financial forecast. To set up a revenue report accurate sales, businesses need to follow specific steps to ensure data is complete, accurate, valuable in decision-making.

Step 1: Define the objective of the report

Before reporting, businesses need to identify the main purpose to choose the type of report accordingly. Here are some common goals:

• Track overall revenue to Help businesses capture the total time revenue, by product or by business area.
• Reviews employee performance business: analysis of the productivity of the sales team, to give policy, reward/punishment fit.
• Optimized product portfolio/service: Determine which products hot selling products, which have low demand to adjust business strategy.
• Forecast consumer trends: Based on sales data history to build strategic long-term growth.
• Optimized sales channels: performance analysis sales according to each channel such as direct, online, agents, distribution partners.

Identifying clear objectives to help businesses collect the right data, focusing on the key metrics and optimize business strategy.

Step 2: collect data sales

A report accurate sales must be based on sufficient data updated in real time. Businesses need to collect the type of data following important:

• Data sales: Total sales according to each product, service, region, customer.
• The number of products sold: Each item is consumed, how many in a specific time period.
• Customer information: shopping behavior, frequency of purchases, average value per order (AOV – Average Order Value).
• Sales channel: sales performance across different channels (store directly, e-commerce, dealers, wholesale).
• Value gross profit: profit margin analysis on each product to evaluate business efficiency.
• Reimbursement rate goods: track the number of orders is refunded to determine the cause, improve the quality of service.

Businesses can collect data through the POS system (Point of Sale), software management sales, CRM (Customer Relationship Management) or ERP (Enterprise Resource Planning) to ensure the accuracy and updates in real time.

Step 3: data analysis, reporting

After collecting data, businesses need to conduct analysis to transform raw data into valuable information to help optimize business strategy.

• Compare sales over time, by region, by product: Determine what stage strong sales growth region that has the highest demand.
• Speed analysis revenue growth: revenue comparison between the states to evaluate the effectiveness of sales strategies.
• Product reviews hot selling products have low sales: Support business decision to extend or remove the category the product ineffective.
• Determine the net profit/ gross profit margin to Help businesses optimize cost, enhance pricing strategy.
• Conversion rate customers (Conversion Rate): rate the effectiveness of each sales channel in attracting retaining customers.
• Forecast sales future: Based on historical data to make forecasts about buying trends to shop, from which optimization plan import production.

For example, A retail business may have noticed that product A has A sales rose sharply in the summer, while product B selling more than on the occasion of the new year, from which it plans to enter every reasonable to avoid excess inventory or shortage of goods.

5. Những sai lầm phổ biến khi lập báo cáo doanh thu bán hàng

Many businesses still encounter these common mistakes in the reporting process, leading to business decisions, lack of precision affects financial performance. Here are some common errors and how to fix it.

5.1. Sai sót trong nhập liệu gây sai lệch số liệu doanh thu

• The clerk entered the wrong figures in revenue due to the fault operation or recorded incomplete data.
• Teen, update order, the transaction has not been recorded promptly in the system.
• Management system sales't sync with accounting software, leading to the difference data between the parts.

Consequences:

• Businesses do not have accurate view of the situation, sales, leading to financial forecast deviations.
• Financial statements may be faulty, causing difficulties in the process of settlement, tax report.

Solution:

• Automate the process of data entry: Use the software manage sales or integrated ERP system to update data in real time.
• Use technology to scan barcode or QR code: restrict data input by applying recognition technology, the product automatically.
• Control cross between the parts: the set up process for control between sales, accounting to ensure accurate data before reporting.

5.2. Không phân tích dữ liệu theo chiều sâu

• Just track the total revenue that is not analyzed in detail according to each product, customer, or region.
• Do not apply the analysis tools in-depth data to detect consumer trends.
• Report focus only on current data, without analysis, comparison with historical data.

Consequences:

• Business can not clearly identify the cause of changes in sales, is difficult given business strategy accordingly.
• Undetectable selling products or groups of potential customers to optimize product portfolio.

Solution:

• Apply tools to analyze data in-depth: Using BI (Business Intelligence) to mining sales data, detect trends, customer behavior.
• Create detailed reports according the category: analysis of revenue by product, region, business personnel to identify factors that impact sales.
• Use pattern trend forecast: combined analysis of historical data to identify consumer trends, tuning business plan.

5.3. Không theo dõi hiệu suất bán hàng theo từng kênh

• Business doesn't separate sales data in each channel as shop direct, ecommerce, distribution partners.
• No tools, performance measurement, sales channel, leading to the allocation of budget marketing is not effective.

Consequences:

• Business is not able to accurately assess the sales channels are most efficient.
• Leads to the wrong investment into the channel inefficient, wasting resources budget.

Solution:

• Use the report sales by distribution channel: track sales according to each channel to determine which channels are contributing the most to the revenue.
• Analysis of ROI (Return on Investment) of each channel: compare the cost of investing in each channel profits to optimize strategic resource allocation.
• Integrated multi-channel in a management system: combined data from the website, flooring, ecommerce, offline stores in a single platform in order to have a comprehensive view.

5.4. Không dự báo xu hướng bán hàng

• Just focus on the current data without the use of tools for analysis and forecasting sales.
• Do not track consumer trends, changes in customer behavior, the impact of market.
• There is no strategic long-term forecasts to adjust plans to enter orders, manage inventory.

Consequences:

• Business difficulties in the planning of business due to lack of forecast data.
• Leads to a situation of excess inventory or shortage of goods, affecting cash flow and profit.

Solution:

• Apps, AI, and big data (Big Data) to forecast sales more accurately: data analysis, history, consumer trends, seasonal factors to forecast demand for purchase.
• Use model forecast analysis (Predictive Analytics) to Help businesses look before about the trend of sales in the future to optimize business plan.
• Combining market data to make predictions more accurate: track industry reports, customer behavior, technology trends in order to adjust the strategy accordingly.

6. Finance AI Agent của Lạc Việt – Ứng dụng AI trong phân tích doanh số bán hàng

Finance AI Agent of Vietnam is a solution app artificial intelligence (AI) in financial analysis, sales, helps businesses automate processes, sales reports, trend forecasting, business optimization, strategic selling price. This tool not only helps businesses track sales in real time, but also provides accurate data for quick decision making more effective.

Compared with the traditional methods, Finance AI Agent brings the breakthrough thanks to the ability to handle big data (Big Data), machine learning (Machine Learning) and automation of financial analysis.

6.1 Các tính năng chính của Finance AI Agent trong báo cáo bán hàng

Automatic analysis of revenue by real-time

• Finance AI Agent continually updated, analyze sales by day, week, month, or according to each sales campaign, to help businesses to have an overview of business performance.
• Businesses can track sales performance according to each product, each employee or each region, from which adjust sales strategy in a timely manner.
• The system allows for comparing sales between the different time intervals, detect the change and causes the impact to revenue.

Forecast sales trends based on historical data

• Finance AI Agent has the ability to analyze sales data in the past to forecast consumer trends in the future.
• WHO uses predictive models to determine which products tend to sell running into each season, thus helping the business plan import more accurate.
• The system can also analyze the purchase behavior of customers and help businesses take out marketing campaigns to suit each group of potential customers.

The proposed optimization strategy, selling price, and distribution channels

• Finance AI Agent can analyze the effectiveness of each sales channel, help businesses determine which channels bring the most revenue to focus resources.
• The system can propose the optimal price based on customer behavior, status, inventory, market prices, to help businesses increase profitability without compromising competitiveness.
• ONE can assess the impact of these promotions, discounts and give recommendations about how to allocate budget marketing most affordable.

6.2 Lợi ích của Finance AI Agent đối với doanh nghiệp

• Save time, human resources, Finance AI Agent automatically collects data analysis, reporting, help businesses minimize time and handling optimized human resources.
• Quick decisions more accurate: Thanks to data analysis in real-time, businesses can capture sales trends timely, to avoid loss of business opportunity.
• Reduce errors in the sales report: AI helps automate the process of collecting, data processing, minimize errors due to input manually.
• Optimized trading strategy: Finance AI Agent to help businesses make decisions based on data, instead of relying on sentiment, thereby improving business performance.
• Forecast accuracy improves business plan: With the ability to analyze historical data, make forecasts, businesses can plan, finance, marketing, the more accurate help optimize cash flow, control costs effectively.

Trong thời đại số, doanh nghiệp nào biết tận dụng sức mạnh của dữ liệu, công nghệ trong báo cáo bán hàng sẽ có lợi thế cạnh tranh vượt trội giúp tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh, cải thiện dòng tiền và hướng đến sự tăng trưởng bền vững. Hãy bắt đầu ứng dụng báo cáo doanh thu bán hàng một cách thông minh ngay hôm nay để doanh nghiệp của bạn luôn dẫn đầu trên thị trường!