Hạch toán khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là ghi nhận sự phân bổ giá trị TSCĐ vào chi phí (Nợ TK chi phí: 154, 627, 641, 642…) và ghi Có vào TK 214 (Hao mòn TSCĐ) theo định kỳ (thường là tháng) cho đến khi giá trị hao mòn lũy kế bằng nguyên giá. Kế toán viên cần xác định nguyên giá, phương pháp khấu hao (đường thẳng, số dư giảm dần, số lượng sản phẩm), thời gian trích khấu hao và hạch toán chi tiết theo từng bộ phận sử dụng, tài khoản có liên quan.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới, thường gặp khó khăn trong việc xác định nguyên giá, phương pháp khấu hao, thời điểm trích khấu hao nhằm theo dõi chi tiết từng tài sản cũng như bộ phận sử dụng. Việc hạch toán không chính xác có thể dẫn đến sai lệch chi phí, lợi nhuận và tăng rủi ro khi quyết toán thuế.
The same Lac Viet Computing tìm hiểu chi tiết về các bước ghi nhận, nguyên tắc, cách tính cũng như những lưu ý quan trọng trong ghi nhận khấu hao tài sản cố định, giúp doanh nghiệp thực hiện nghiệp vụ chính xác và hiệu quả.
1. Hạch toán khấu hao tài sản cố định là gì? Tại sao phải thực hiện?
Hạch toán khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) là việc ghi nhận phần giá trị của tài sản được phân bổ dần vào chi phí sản xuất – kinh doanh theo từng kỳ kế toán trong suốt thời gian sử dụng, thay vì ghi nhận toàn bộ chi phí tại thời điểm mua sắm.
Khi doanh nghiệp đầu tư vào máy móc, nhà xưởng hay phần mềm, giá trị của các tài sản này không mất đi ngay mà được “tiêu dùng” dần theo thời gian; khấu hao chính là công cụ kế toán giúp phản ánh đúng quá trình sử dụng đó trên sổ sách, bảo đảm chi phí và kết quả kinh doanh được ghi nhận phù hợp với thực tế hoạt động.
Vai trò khi thực hiện hạch toán trích khấu hao tài sản cố định:
- Phản ánh đúng chi phí, lợi nhuận từng kỳ: Nếu không khấu hao, toàn bộ chi phí mua tài sản sẽ dồn vào một kỳ, làm chi phí tăng đột biến và lợi nhuận bị sai lệch.
- Phục vụ quản trị tài sản & ra quyết định: Thông qua khấu hao, kế toán theo dõi được giá trị còn lại cũng như vòng đời của từng tài sản, làm cơ sở cho quyết định sửa chữa, thay thế hoặc đầu tư mới. Riêng tài sản phục vụ sản xuất, việc trích khấu hao giúp tính đúng chi phí và giá thành sản phẩm.
- Đáp ứng yêu cầu báo cáo tài chính & tuân thủ thuế: Khấu hao là chỉ tiêu bắt buộc trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến chi phí được trừ, lợi nhuận kế toán và nghĩa vụ thuế. Hạch toán không đúng khấu hao hoặc giảm khấu hao khi thanh lý, nhượng bán có thể gây rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế.
- Tạo nền tảng cho phân tích hiệu quả đầu tư: Khấu hao giúp ban lãnh đạo đánh giá xem khoản đầu tư vào tài sản có mang lại hiệu quả tương xứng hay không. Đây là cơ sở để so sánh chi phí sử dụng tài sản với doanh thu tạo ra, từ đó tối ưu chiến lược đầu tư trong tương lai.
Khấu hao TSCĐ không chỉ là một yêu cầu kế toán bắt buộc mà còn là công cụ quản trị tài chính quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tài sản và hiệu quả kinh doanh một cách bền vững.
2. Các phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
Mỗi phương pháp không chỉ ảnh hưởng tới chi phí và lợi nhuận kế toán, mà còn phản ánh đúng hiệu quả sử dụng tài sản, hỗ trợ ra quyết định quản trị. Dưới đây là một số phương pháp hạch toán khấu hao tài sản cố định:
- Phương pháp đường thẳng: Giá trị tài sản được phân bổ đều vào chi phí trong suốt thời gian sử dụng. Đây là phương pháp phổ biến dễ áp dụng trên sổ sách.
- Công thức tính: [Khấu hao = (Nguyên giá – Giá trị thu hồi) / Thời gian sử dụng]
- Phương pháp số dư giảm dần: Khấu hao nhanh hơn trong những năm đầu, giảm dần theo thời gian. Phương pháp này phản ánh đúng đặc điểm hao mòn nhanh của một số loại tài sản.
- Công thức tính: (Khấu hao năm = Giá trị còn lại x Tỷ lệ khấu hao)
Trong đó, giá trị còn lại = nguyên giá – khấu hao lũy kế.
- Phương pháp theo sản lượng/khối lượng: Khấu hao dựa trên mức độ sử dụng thực tế của tài sản, ví dụ số giờ máy vận hành, số sản phẩm chế tạo.
- Công thức tính: [Khấu hao = (Nguyên giá – Giá trị thu hồi) x Sản lượng kỳ/ Tổng sản lượng ước tính]
Lưu ý: Doanh nghiệp cần chọn phương pháp khấu hao phù hợp để hạch toán trích khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 200/133 chính xác, đồng thời hỗ trợ lập kế hoạch đầu tư cũng như quản trị chi phí hiệu quả.
3. Nguyên tắc khấu hao tài sản cố định cơ bản
Trong vai trò chuyên viên kế toán, khi thực hiện hạch toán khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 200 hoặc Thông tư 133, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản để đảm bảo chi phí và lợi nhuận phản ánh chính xác, đồng thời hỗ trợ quản trị tài sản hiệu quả.
- Tài khoản sử dụng: Khấu hao được ghi nhận bằng cách Nợ vào các tài khoản chi phí liên quan đến bộ phận sử dụng, ví dụ chi phí sản xuất dở dang (TK 154), chi phí sản xuất chung (TK 627), chi phí bán hàng (TK 641) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642). Đồng thời, Có vào TK 214 – hao mòn TSCĐ hữu hình, vô hình hoặc thuê tài chính tùy loại tài sản.
- Thời điểm trích khấu hao: Khấu hao bắt đầu từ tháng tài sản đưa vào sử dụng và dừng khi giá trị hao mòn lũy kế đạt nguyên giá hoặc khi tài sản thanh lý. Xác định đúng thời điểm giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí chính xác và báo cáo tài chính phản ánh đúng kết quả kinh doanh.
- Đối tượng áp dụng: Tất cả tài sản cố định hữu hình và vô hình phục vụ sản xuất kinh doanh, kể cả tài sản chờ thanh lý, đều phải trích khấu hao. Tuân thủ nguyên tắc này giúp doanh nghiệp nắm giá trị còn lại, ra quyết định đầu tư hoặc thay thế hợp lý giảm rủi ro quyết toán thuế.
Áp dụng đúng nguyên tắc không chỉ đáp ứng yêu cầu kế toán và thuế mà còn tạo cơ sở để quản trị chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản tối ưu hóa chiến lược đầu tư dài hạn.
4. Cách hạch toán khấu hao tài sản cố định trong doanh nghiệp
4.1. Hạch toán trích khấu hao tài sản cố định định kỳ
Mỗi tháng cần ghi nhận chi phí khấu hao để phản ánh đúng chi phí sản xuất, quản lý hoặc bán hàng. Cụ thể:
Nợ các tài khoản chi phí:
- TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang: đối với máy móc, thiết bị đang phục vụ sản xuất và chưa hoàn tất sản phẩm.
- TK 627 – Chi phí sản xuất chung: dành cho chi phí vận hành máy móc, hao mòn thiết bị chung của nhà xưởng.
- TK 641 – Chi phí bán hàng: khi TSCĐ phục vụ trực tiếp bộ phận bán hàng.
- TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: khi TSCĐ dùng cho quản lý hành chính, văn phòng.
Có các tài khoản hao mòn TSCĐ:
- TK 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình.
- TK 2142 – Hao mòn TSCĐ thuê tài chính.
- TK 2143 – Hao mòn TSCĐ vô hình.
Lưu ý: Chỉ trích khấu hao từ tháng tài sản đưa vào sử dụng, theo dõi riêng biệt TSCĐ hữu hình, vô hình và tài sản thuê tài chính, đồng thời đảm bảo số liệu phản ánh đúng thực tế để tránh sai lệch báo cáo tài chính cũng như chi phí thuế.
4.2. Hạch toán giảm khấu hao tài sản cố định, thanh lý, nhượng bán
Khi hạch toán giảm khấu hao được thanh lý hoặc nhượng bán, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kép để ghi giảm nguyên giá cũng như hao mòn lũy kế của tài sản đó, đồng thời ghi nhận thu nhập và chi phí phát sinh từ hoạt động này.
Ghi giảm nguyên giá & giá trị hao mòn lũy kế: Bút toán này là xóa sổ toàn bộ giá trị TSCĐ khỏi bảng cân đối kế toán (TK 211, 213) và xóa sổ phần hao mòn đã trích (TK 214).
- Ghi Nợ TK 214 (Tổng giá trị hao mòn lũy kế đã trích đến thời điểm giảm).
- Ghi Có TK 211/213 (Nguyên giá TSCĐ).
- Ghi Nợ TK 811 (Phần giá trị còn lại chưa thu hồi được, là Nguyên giá trừ hao mòn lũy kế) để chuyển giá trị còn lại này vào chi phí khác.
Lưu ý: Giá trị còn lại là Nguyên giá (TK 211/213) trừ đi Hao mòn lũy kế (TK 214).
Ghi nhận thu nhập & chi phí liên quan đến thanh lý/nhượng bán: Các bút toán ghi nhận dòng tiền cũng như chi phí thực tế phát sinh từ giao dịch nhượng bán hoặc thanh lý tài sản:
| Profession | The account | Notes |
| Ghi nhận thu nhập từ nhượng bán |
|
Ghi nhận tổng số tiền thu được từ việc nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ. Đồng thời, phản ánh nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra nếu giao dịch chịu thuế. |
| Ghi nhận chi phí thanh lý |
|
Ghi nhận các chi phí thực tế cho quá trình thanh lý (ví dụ: chi phí tháo dỡ, vận chuyển). |
Lãi từ thanh lý hoặc nhượng bán phát sinh khi thu nhập (TK 711) lớn hơn tổng chi phí, bao gồm TK 811 và giá trị còn lại của tài sản, trong khi lỗ phát sinh khi thu nhập nhỏ hơn tổng chi phí này.
4.3. Hạch toán mua tài sản cố định sử dụng ngay không qua lắp đặt, chạy thử
Đối với các tài sản như xe ô tô, thiết bị văn phòng… có thể đưa vào vận hành ngay, kế toán thực hiện ghi tăng trực tiếp nguyên giá.
Ghi nhận nguyên giá và thuế:
- Nợ TK 211: Nguyên giá (Giá mua + Chi phí vận chuyển, lệ phí trước bạ… – chiết khấu nếu có).
- Nợ TK 1332: Thuế GTGT đầu vào của tài sản cố định.
- Có TK 112, 331: Tổng giá trị thanh toán cho nhà cung cấp.
Nếu có chiết khấu thương mại/giảm giá sau khi mua:
- Nợ TK 331, 112: Số tiền được giảm.
- Có TK 211: Ghi giảm nguyên giá tài sản.
- Có TK 1332: Ghi giảm thuế GTGT tương ứng.
4.4. Hạch toán khấu hao khi mua tài sản cố định phải lắp đặt, chạy thử
Khi tài sản cần thời gian lắp đặt hoặc vận hành thử nghiệm, mọi chi phí phát sinh phải được tập hợp để xác định chính xác nguyên giá trước khi chuyển sổ.
Giai đoạn tập hợp chi phí:
- Nợ TK 2411: Chi phí mua sắm và chi phí lắp đặt, chạy thử (giá chưa thuế).
- Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ.
- Có TK 112, 331, 152…: Các nguồn chi trả chi phí.
Giai đoạn hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng:
- Nợ TK 211: Tổng nguyên giá sau khi đã cộng dồn toàn bộ chi phí tại 2411.
- Có TK 2411: Quyết toán chi phí đầu tư xây dựng/mua sắm.
4.5. Hạch toán nhận vốn góp hoặc vốn cấp bằng tài sản cố định
Đây là hình thức tăng tài sản không thông qua mua bán trực tiếp mà dựa trên sự chuyển giao quyền sở hữu từ các cổ đông hoặc đơn vị cấp trên.
Xác định giá trị tài sản:
- Nợ TK 211: Giá trị theo biên bản định giá của Hội đồng quản trị hoặc tổ chức định giá độc lập.
- Có TK 411: Ghi tăng nguồn vốn kinh doanh.
Chi phí liên quan đến việc tiếp nhận tài sản (Vận chuyển, lệ phí…):
- Nợ TK 211: Ghi tăng trực tiếp vào nguyên giá.
- Có TK 111, 112…: Số tiền thực chi.
4.6. Hạch toán khi mang tài sản đi góp vốn đầu tư
Khi doanh nghiệp dùng TSCĐ hiện có để góp vốn vào đơn vị khác (liên doanh, liên kết…).
Ghi giảm TSCĐ và ghi nhận khoản đầu tư
- Nợ TK 222 – Đầu tư vào công ty liên doanh, liên kết (hoặc TK 228 – Đầu tư khác, tùy hình thức góp vốn)
- Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ: Hao mòn lũy kế đã trích
- Có TK 211 – TSCĐ hữu hình: Nguyên giá TSCĐ đem góp vốn
Ghi nhận chênh lệch đánh giá lại (nếu có)
- Nếu giá trị góp vốn > giá trị còn lại: Có TK 711 – Thu nhập khác
- Nếu giá trị góp vốn < giá trị còn lại: Nợ TK 811 – Chi phí khác
4.7. Tài sản cố định chưa dùng, không cần dùng hoặc chờ thanh lý
TSCĐ chưa dùng: là TSCĐ đã ghi nhận tăng nhưng chưa đưa vào sử dụng
- Vẫn theo dõi trên TK 211
- Chưa trích khấu hao cho đến khi đưa vào sử dụng
TSCĐ không cần dùng hoặc chờ thanh lý: là TSCĐ không còn tham gia hoạt động sản xuất – kinh doanh:
- Ngừng trích khấu hao vào chi phí SXKD
- Theo dõi riêng để lập phương án xử lý (bán, thanh lý, điều chuyển)
Khi phát sinh chi phí bảo quản, tháo dỡ:
- Debt TK 811 – other Expenses
- Có TK 111, 112, 331
Khi quyết định thanh lý, thực hiện hạch toán theo quy trình thanh lý TSCĐ (ghi giảm TK 211, 214; ghi nhận TK 711, 811).
6. Những lưu ý khi thực hiện ghi nhận nghiệp vụ khấu hao tài sản cố định
Khi ghi nhận nghiệp vụ khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng để đảm bảo chi phí được phản ánh chính xác và quản lý tài sản hiệu quả.
- Xác định nguyên giá & thời gian sử dụng: Nguyên giá là giá trị mua sắm ban đầu của tài sản cộng với chi phí phát sinh hợp lý để đưa tài sản vào sử dụng. Thời gian sử dụng phản ánh kỳ hạn mà doanh nghiệp dự kiến khai thác tài sản để sản xuất hoặc kinh doanh.
- Chọn phương pháp khấu hao phù hợp: Doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp khấu hao phù hợp với đặc điểm sử dụng của tài sản để đảm bảo hạch toán khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 200 & Thông tư 133 chính xác, đồng thời quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu giá thành sản phẩm.
- Theo dõi chi tiết khấu hao theo từng TSCĐ & bộ phận sử dụng: Doanh nghiệp nên theo dõi chi tiết khấu hao theo từng tài sản cố định cũng như bộ phận sử dụng để đánh giá hiệu quả sử dụng, xác định thời điểm sửa chữa hoặc thay thế, đồng thời hỗ trợ quản lý chi phí và tính giá thành sản phẩm chính xác.
Tuân thủ các lưu ý trên sẽ giúp các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về trích khấu hao tài sản cố định ghi nhận chi phí đúng thực tế, giảm rủi ro sai sót trong báo cáo tài chính và quyết toán thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị tài sản trong dài hạn.
7. Giải pháp quản lý kế toán TSCĐ với phần mềm Accnet ERP
Để tối ưu quy trình hạch toán trích khấu hao tài sản cố định, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm kế toán Accnet ERP, giúp tự động hóa, minh bạch và chuẩn hóa toàn bộ quá trình:
- Tự động tạo & phân loại bút toán khấu hao: Phần mềm tự động nhận diện loại tài sản phân bổ chi phí khấu hao vào các tài khoản phù hợp (TK 154, 627, 641, 642), đồng thời ghi Có vào TK 214, giúp hạch toán khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 200/133 chính xác, giảm sai sót thủ công tiết kiệm thời gian cho kế toán.
- Theo dõi chi tiết khấu hao theo từng tài sản & bộ phận: lưu trữ đầy đủ thông tin từng tài sản cố định, bao gồm nguyên giá, thời gian sử dụng, phương pháp khấu hao và bộ phận sử dụng, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả TSCĐ, xác định thời điểm sửa chữa, thay thế hoặc nâng cấp cũng như tính giá thành sản phẩm chính xác.
- Quản lý chứng từ & công nợ liên quan đến TSCĐ: Toàn bộ chứng từ mua sắm, thanh lý cũng như nhượng bán tài sản được lưu trữ điện tử, kết hợp theo dõi công nợ, nhắc nhở thời hạn thanh toán hoặc nộp thuế liên quan. Điều này giảm thiểu rủi ro sai sót, đảm bảo tuân thủ quy định thuế và chuẩn mực kế toán.
- Báo cáo tổng hợp chi phí & giá trị tài sản: Phần mềm cung cấp báo cáo chi tiết về chi phí khấu hao, giá trị còn lại của tài sản, chi phí vận hành theo từng bộ phận, giúp lãnh đạo dễ dàng đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản và ra quyết định đầu tư, nâng cấp hoặc thanh lý hợp lý.
ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS
AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:
- Automation of accounting and classified documents.
- Improving the accuracy in data control.
- Shorten processing time business accounting – financial.
Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.
Feature highlights:
✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.
TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP
- Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
- ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
- Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC for trade co., LTD Khatoco in Nha Trang, according to the agreement signed on 29/07/2014. After the system is first put into operation efficiency, Khatoco intends to continue cooperation and expand the distribution finance – accounting and retail management with AccNetC, expressing the deep trust in implementation capacity and quality of service from Lac Viet.
SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW
INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING
AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:
- Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
- Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
- Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
- Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.
BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?
- Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
- Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
- Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
- Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
- Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.
See details, feature & get FREE Demo
CONTACT INFORMATION:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: https://accnet.vn/
- Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY
Áp dụng Accnet ERP, doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quy trình ghi nhận khấu hao tài sản cố định mà còn nâng cao hiệu quả quản trị tài chính tổng thể, kiểm soát chi phí, giá trị tài sản cũng như dòng tiền một cách minh bạch, chính xác và hiệu quả.
Hạch toán khấu hao tài sản cố định giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí hợp lý, phản ánh đúng lợi nhuận để kiểm soát hiệu quả sử dụng tài sản. Thực hiện theo Thông tư 200 & 133, kết hợp theo dõi chi tiết từng bộ phận và loại tài sản, đảm bảo tuân thủ kế toán, thuế và hỗ trợ ra quyết định đầu tư, sửa chữa hay thay thế kịp thời. Quản lý số liệu minh bạch giúp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất – kinh doanh đảm bảo báo cáo tài chính chính xác, đồng thời tạo nền tảng cho hoạch định tài chính dài hạn.
