Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm thuế GTGT theo chuẩn TT 99/2025/TT-BTC

Từ 01/07/2026, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót tiếp tục được cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Với nghiệp vụ kế toán, Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu thông tin trên sổ kế toán phải được ghi nhận kịp thời, chính xác theo chứng từ; trường hợp sai sót trọng yếu của BCTC kỳ trước phải xử lý theo nguyên tắc điều chỉnh hồi tố.

The same Vietnam learn in detail about the steps recorded, principles of account, how to handle each situation adjusted revenue, price, capital tax, VAT as well as the important note help businesses implement business recorded adjustment invoice correctly efficiently.

1. Adjustment invoice what is?

Adjustment invoice is the invoice type is set to reduce the value of the original invoice has to accurately reflect the change in revenue, price, capital, taxes, VAT, or the number of goods. When a business detects errors in price, quantity, tax, VAT or apply the discount, promotional, after invoicing, the invoice tune up will help to update accounting data as well as tax reporting factual.

The important role of the adjustment invoice:

• Ensure financial data is accurate: accounting adjustment invoice revenue and VAT helps balance sheet, reports business results reflect the true fact.
• Legal compliance: According to the VAT Law & circular no. 200/2014/TT-BTC, to invoice adjustment when there are errors.
• Debt management & inventory: When accounting for reduced merchandise sales, business updates right value inventory, avoid deviations in the management of materials, raw materials and products, and adjust the debt with customers true fact.

2. Cách hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Bút toán hạch toán 8 trường hợp hóa đơn điều chỉnh giảm đã được rà soát theo quy định áp dụng năm 2026, đặc biệt là Circular 99/2025/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp và Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử từ 01/07/2026. Thông tư 99 có hiệu lực từ 01/01/2026; Thông tư 91 có hiệu lực từ 01/07/2026.

2.1. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm do sai đơn giá

Trường hợp hóa đơn gốc đã ghi nhận đơn giá cao hơn thực tế, sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chênh lệch. Từ 01/07/2026, sai đơn giá thuộc nhóm nội dung có thể xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế; nếu lựa chọn hóa đơn điều chỉnh thì phần giá trị giảm được ghi âm.

Đối với bên mua

TK 1331 phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ; Thông tư 99 quy định thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào nhưng được giảm giá hoặc trả lại được phản ánh bên Có TK 133.

Đối với bên bán

For example: Hóa đơn gốc 100 triệu đồng, sau đó phát hiện đơn giá cao hơn thực tế 10 triệu đồng, VAT 10%. Hóa đơn điều chỉnh giảm là 10 triệu + 1 triệu VAT.

Bên mua:

Nợ 331: 11 triệu
Có 156/chi phí: 10 triệu
Có 1331: 1 triệu

2.2. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng hàng hóa

Đây là trường hợp thường gặp khi hóa đơn ghi thừa số lượng, giao hàng thực tế thấp hơn hóa đơn hoặc có phần hàng bị trả lại. Theo quy định hiện hành, số lượng là một trong những nội dung của hóa đơn; nếu sai số lượng, người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế.

Đối với bên mua

Đối với bên bán

Note: Không nên mặc định “giảm số lượng” luôn đồng nghĩa với “giảm giá vốn”. Nếu chỉ là sai số lượng trên hóa đơn nhưng hàng thực tế không thay đổi, cần xem bản chất nghiệp vụ và chứng từ thực tế trước khi hạch toán.

2.3. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ

Trường hợp này thường phát sinh khi giá trị giao dịch thực tế thấp hơn giá trị đã xuất hóa đơn, nhưng không nhất thiết chỉ do sai số lượng.

For example:

• Điều chỉnh đơn giá.
• Điều chỉnh thành tiền.
• Điều chỉnh giá trị dịch vụ.
• Điều chỉnh giá trị hợp đồng.

Đối với bên mua

Đối với bên bán

Points need to distinguish: nếu việc giảm giá trị phát sinh do quyết toán hoặc thay đổi giá trị/khối lượng sau giao dịch, không nên mặc định coi đó là “hóa đơn gốc bị sai”. Thông tư 91/2026/TT-BTC có quy định riêng đối với trường hợp giá trị, khối lượng thay đổi khi thanh toán/quyết toán.

2.4. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm chi phí

Ví dụ: Doanh nghiệp nhận hóa đơn dịch vụ 100 triệu đồng, đã ghi nhận vào TK 642. Sau đó nhà cung cấp giảm 20 triệu đồng và xuất hóa đơn điều chỉnh.

Đối với bên mua

Thông tư 99/2025/TT-BTC liệt kê các tài khoản chi phí như 621, 623, 627, 641, 642 trong hệ thống tài khoản và yêu cầu doanh nghiệp phản ánh giao dịch theo bản chất.

Điểm cần lưu ý: Nếu chi phí đã được phân bổ vào giá thành sản phẩm hoặc đã kết chuyển sang giá vốn, không nên đơn giản ghi Có 641/642. Cần truy ngược khoản chi phí đã đi vào đâu để điều chỉnh đúng.

2.5. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm giá vốn, hàng tồn kho

Đây là phần dễ nhầm nhất khi hóa đơn điều chỉnh giảm giá mua hàng hóa/nguyên vật liệu.

Theo Thông tư 99, TK 632 phản ánh giá vốn hàng bán; bên Có TK 632 có thể phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ và giá vốn của hàng bán bị trả lại.

Trường hợp hàng còn tồn kho

Trường hợp hàng đã bán

For example: Nhà cung cấp giảm 30 triệu đồng giá mua. Tại thời điểm điều chỉnh, 40% hàng vẫn tồn kho, 60% đã bán.

• Giảm TK 156: 12 triệu.
• Giảm TK 632: 18 triệu.
• VAT đầu vào giảm: theo số thuế trên hóa đơn điều chỉnh.

2.6. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm do chiết khấu, giảm giá, trả lại hàng

Đây nên là một H3 quan trọng vì chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại đều thuộc nhóm giảm trừ doanh thu theo TK 521.

2.6.1. Chiết khấu thương mại

The buyer

Thông tư 99 quy định TK 632 bên Có phản ánh khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua nhận được sau khi hàng mua đã tiêu thụ.

The seller

Từ 01/07/2026, chiết khấu thương mại phát sinh sau khi lập hóa đơn có quy định riêng về cách lập hóa đơn điều chỉnh, bao gồm trường hợp điều chỉnh trên hóa đơn lần mua cuối cùng/kỳ tiếp sau hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê.

2.6.2. Giảm giá hàng bán

2.6.3. Hàng bán bị trả lại

The seller

The buyer

Nếu trả lại hàng và người bán lập hóa đơn điều chỉnh:

Từ 01/07/2026, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, nguyên tắc là người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả lại hàng.

2.7. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm do quyết toán, nghiệm thu

Trường hợp này đặc biệt phổ biến trong xây dựng, lắp đặt, tư vấn, gia công, các hợp đồng có quyết toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp đã xuất hóa đơn theo giá trị nghiệm thu 10 tỷ đồng. Sau quyết toán, cơ quan có thẩm quyền xác định giá trị được chấp nhận chỉ 9,5 tỷ đồng → điều chỉnh giảm 500 triệu đồng.

Cổng Thông tin điện tử Chính phủ đã nêu trường hợp giảm giá trị nghiệm thu công trình sau kiểm toán và hướng dẫn lập hóa đơn cho phần chênh lệch tăng/giảm theo nghiệp vụ kinh tế thực tế.

The seller

The buyer

Trường hợp quyết toán làm thay đổi giá trị/khối lượng khác với trường hợp hóa đơn ban đầu lập sai. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định riêng trường hợp này.

2.8. Hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm khác năm

Đây là trường hợp cần thận trọng nhất. Không nên đưa ra một bút toán duy nhất cho tất cả hóa đơn điều chỉnh khác năm.

Cần chia thành 2 nhóm:

Trường hợp 1: Hóa đơn năm trước bị sai

For example:

• Hóa đơn gốc: tháng 12/2025.
• Hóa đơn điều chỉnh giảm: tháng 01/2026.
• Nguyên nhân: hóa đơn năm 2025 ghi sai đơn giá.

Nếu BCTC năm trước chưa phát hành

Trường hợp 2: BCTC năm trước đã phát hành

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định khi phát hiện sai sót trọng yếu của BCTC các kỳ trước, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh hồi tố.

Thời điểm hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm khác năm phải căn cứ vào bản chất của việc điều chỉnh, thời điểm phát sinh nghiệp vụ, trạng thái khóa sổ/BCTC và mức độ trọng yếu của sai sót.

Đặc biệt, quy định về kê khai thuế không nên đồng nhất với thời điểm ghi nhận kế toán. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định riêng kỳ kê khai đối với các nhóm hóa đơn điều chỉnh thuộc phạm vi của Điều 10.

3. The general process for setting adjustment invoice standard for accountants

Invoice adjusted to reduce not only is the complete information on the software but also is an important step to ensure data accounting and tax properly reflect reality. Below are the steps accounting adjustment invoice to avoid errors, reduce tax risks, as well as debt management, inventory efficiency.

Step 1: make a memorandum of agreement/memorandum of adjustment (legal basis)

Confirm the agreement between the seller – the buyer on the adjustment of the original invoice.

The content should be on the minutes:

• Name, tax code, address of the seller and the buyer.
• Information original invoice is adjustable: symbol, invoice number, date setting.
• Reason for adjustment: clearly (for example, overproduction row, need to adjust reduce the number in the correct actual delivery or the reduced price of goods under the contract...).
• Content adjustment: specifies the target would be adjusted (Name of goods, quantity, unit price, tax rate, cash tax, VAT amount).
• Value adjusted discount: Must specify the total amount of reduced (before taxes – after-tax).

Requirements: records must be both the seller – buyer sign, seal (if applicable) to make the base storage as well as for reference.

Step 2: perform accounting (Recorded on the books)

Sau khi có biên bản, kế toán cần thực hiện hạch toán hóa đơn điều chỉnh giảm trên phần mềm kế toán quản trị.

Principles: recognition of number or pen recorder math backwards compared to pen initial payment to reduce turnover, reduce public debt and reduce taxes payable.

• Adjustable reduction of revenue & VAT:
  • Debt TK 131 (customer receivables) or 111, 112 (Cash/Bank) (Recording)
  • Have TK 511 (sales revenue) (Recording)
  • Have TK 3331 (VAT payable) (Recording)
• (Or you can record accounting entries reversed not recording: Debt 511, Debt 3331/ There are 131...)

Note: entry must be based on the correction value decrease was recorded on the minutes.

Step 3: On the invoice and invoice adjustments.

Access to the software released electronic invoice

• Look to the “manage bills” or “electronic invoice”.
• Select the function “invoice adjustment” or “create new invoice adjustment”.

Step 4: Select the original invoice to adjust.

• The software will ask the user to search and select the original invoice was set up wrong/need to adjust.
• Users need to enter the information like signs, invoice number, date original invoice to the affiliate system.
• Ensure the adjustment is closely linked with the original invoice under the provisions of the general department of taxation.

Step 5: Enter the information specific tuning (new invoicing)

The system will create a screen to set up new bills, but with purpose is adjusted up.

Type of bill: Select “adjustment invoice”.

Required information:

• Section notes/interpretation: required to specify: “tuning up for the invoice number [invoice Number original], symbols [symbol root], date [Date original invoice] according to adjust the date [Date of record]”.
• The details of goods:
  • Just enter the flow of goods, services, needs tune up.
  • How to record: Record the name of goods/services, as properly as on the original invoice, but enter the number or price (or both) is negative number to show the adjustment reduced.

Check total money: Make sure the total amount before taxes, VAT amount and the total payment on the invoice adjustment is a negative number matches the adjusted value decrease on record.

Step 6: release the adjustment (Register number & Send the tax agency)

• Last checked: Ensure the information on the original invoice, reason adjusted and adjusted value reduction is correct.
• Register number: Made up of (electronic signatures) to issue an invoice adjustment.
• Send the tax authorities: The software will automatically send the bill this adjustment to the tax office to be issued a code (for bill has the code) or notification (for invoice no code).
• Send for our customers: Send the adjustment invoice has been successfully released to the buyer for them to store and declaration adjusted.

4. Risks commonly encountered when accounting adjustment invoice & how to avoid them

In the process of doing accounting, invoice processing adjust up always requires caution because directly related to revenues, expenses, VAT, and inventory. These are all risks that can be avoided if done the right process.

The risks commonly encountered:

• Do not adjust the VAT when invoicing adjust up: Occurs when only reduce revenues or costs that forget to update the corresponding VAT. This mistake makes tax figures do not match the bill was adjusted, potential risks violation of the tax law.
• The omission of the debtor, customer or supplier: when adjusting bills occur when a business only adjust revenues or goods that forget to reduce the public debt customer or supplier. Flaws, this financial report is not accurate cause difficulties in cash flow management.
• Accounting the wrong account accounting: Occurs when businesses do not properly distinguish quality service, especially with adjustment invoice revenue, cost, or goods. This makes figures reported do not reflect reality, affect analysis and decision making management.

How to prevent risk:

• Use inspection checklist before accounting: Checklist helps accountants reviewing the entire process, including translation adjustments, revenue, cost, tax, VAT, inventory, public debt.
• Carefully check the data before issuing the invoice adjustment: revise the criteria as price, number of goods, VAT, sales policy, help reduce errors.

5. Build process accounting standard with accounting software Accnet ERP

To optimize the process of accounting adjustment invoice, businesses can apply accounting software Accnet ERP to help automate, ensuring compliance with standard VAS:

• Automatic recognition accounting adjustment invoice: The software automatically recorded the pen payments arising from the adjustment invoice according to the standard VAS, reducing the risk of errors crafts save time for accounting.
• Update data connection: linking closely with the sales department, warehouse and accounting, assurance data, revenue, public debt, as well as cost to be synced, avoid discrepancies due to input manually.
• Track bill status: Businesses can monitor all the adjustment invoice in real time, receive alerts when there are bills not yet accounted or not properly vouchers and ensure compliance with legal provisions.
• Automatically set up accounting allocation & adjustable: The software automatically sets the adjustments and revenue, liabilities or related expenses to help accountants make the right standards, minimize errors.
• Detailed reports & multi-dimensional: provide reports adjustment invoice according to many criteria (customer, time, type of bill), support, analysis, control revenue as well as to take timely decisions.

ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS

AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:

• Automation of accounting and classified documents.
• Improving the accuracy in data control.
• Shorten processing time business accounting – financial.

Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.

Feature highlights:

✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP

• Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
• ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
• Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.

ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?

Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.

• Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
• Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
• Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
• Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
• Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
• Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
• Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
• Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM accounting

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING

AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:

• Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
• Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
• Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
• Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.

BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?

• Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
• Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
• Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
• Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
• Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

The application software Accnet ERP helps business process optimization, accounting adjustment invoice, improving the efficiency of financial management, control public debt and ensure compliance with standards VAS correctly, transparent.

>>>> Doanh nghiệp nhỏ có thể tham khảo phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ để áp dụng tối ưu quy trình kế toán.

Accounting adjustment invoice is an important step to ensure accounting data, financial reports accurately reflect the business activities. The proper implementation process not only helps businesses control over revenues, expenses, VAT and inventory efficiency, but also reduce legal risks, as well as avoid errors in accounting. Besides, transparent processes also enhance the working performance of the accounting department, form the basis of reliable data for leadership decisions.