Dịch vụ IT Helpdesk Support cho doanh nghiệp TRỌN GÓI GIÁ RẺ

Dịch vụ IT helpdesk hay còn được gọi với nhiều thuật ngữ khác như dịch vụ IT support; dịch vụ IT văn phòng; dịch vụ IT cho doanh nghiệp trọn gói; Located on the site; … là hình thức thuê ngoài các chuyên gia IT từ bên thứ ba có KIẾN THỨC – KINH NGHIỆM – KỸ NĂNG xử lý tốt các sự cố kỹ thuật công nghệ cho tổ chức, doanh nghiệp.

Dịch vụ này sẽ đảm bảo sự sẵn sàng, nhanh chóng hỗ trợ các sự cố về phần mềm, phần cứng, hệ thống mạng máy tính mà không đòi hỏi doanh nghiệp phải duy trì đội ngũ IT in-house. Đặc biệt, các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sở hữu các công cụ, quy trình tối ưu giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu công nghệ mà không cần đầu tư lớn.

Với sự gia tăng của chuyển đổi số, hệ thống IT của doanh nghiệp phải hoạt động 24/7, đảm bảo các phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ dữ liệu, các thiết bị văn phòng luôn sẵn sàng. Việc gián đoạn dù chỉ một vài giờ có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất doanh thu. Dịch vụ IT Helpdesk không chỉ giúp khắc phục sự cố nhanh chóng mà còn giảm thiểu rủi ro gián đoạn, giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính thay vì giải quyết các vấn đề kỹ thuật.

Dịch vụ IT Helpdesk thường bao gồm nhiều hạng mục để đáp ứng đầy đủ các nhu cầu hỗ trợ IT của doanh nghiệp, từ hỗ trợ phần cứng, phần mềm đến các dịch vụ quản lý bảo mật. Dưới đây là những hạng mục chính:

2.1. Hỗ trợ người dùng cuối (end-user support)

• Hỗ trợ trực tiếp (onsite support): Cung cấp kỹ thuật viên IT trực tiếp hỗ trợ tại văn phòng doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề liên quan đến thiết bị phần cứng, các sự cố không thể xử lý từ xa.
• Hỗ trợ từ xa (remote support): Cung cấp hỗ trợ qua điện thoại, email, hoặc qua các công cụ điều khiển từ xa để xử lý nhanh chóng các vấn đề phần mềm, kết nối mạng.
• Hỗ trợ bàn giao công nghệ (onboarding/offboarding): Hỗ trợ cấu hình thiết bị, phần mềm cho nhân viên mới hoặc xóa bỏ các quyền truy cập, thông tin của nhân viên nghỉ việc, đảm bảo an toàn thông tin.

2.2. Quản lý thiết bị

• Quản lý máy tính và thiết bị di động: đảm bảo tất cả các thiết bị của doanh nghiệp được cài đặt, cấu hình bảo trì đúng cách.
• Quản lý máy chủ: theo dõi, bảo trì cập nhật các máy chủ của doanh nghiệp để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.
• Quản lý thiết bị mạng: cài đặt, bảo trì, giám sát các thiết bị mạng như bộ định tuyến (router), bộ chuyển mạch (switch), tường lửa (firewall) để đảm bảo hiệu suất và bảo mật của hệ thống mạng.

2.3. Giám sát, bảo trì hệ thống

• Giám sát hiệu suất hệ thống: theo dõi hiệu suất của máy chủ, máy tính, mạng nhằm phát hiện xử lý các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành sự cố nghiêm trọng.
• Bảo trì định kỳ: thực hiện bảo trì phần cứng, cập nhật phần mềm định kỳ nhằm giảm thiểu rủi ro hỏng hóc, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ở trạng thái tốt nhất.
• Cập nhật phần mềm (patch management): đảm bảo các phần mềm được cập nhật mới nhất để khắc phục các lỗi, bảo vệ khỏi các lỗ hổng bảo mật.

2.4. Hỗ trợ quản lý tài khoản, quyền truy cập

• Quản lý tài khoản người dùng: thiết lập, thay đổi, xóa bỏ các tài khoản người dùng trong hệ thống IT của doanh nghiệp.
• Phân quyền truy cập: đảm bảo mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập vào những thông tin và hệ thống cần thiết để hoàn thành công việc, hạn chế rủi ro an ninh từ việc truy cập trái phép.

2.5. Bảo mật phục hồi dữ liệu

• Quản lý bảo mật: thiết lập, giám sát các công cụ bảo mật như phần mềm chống virus, tường lửa, các hệ thống phát hiện xâm nhập (ids).
• Sao lưu phục hồi dữ liệu: đảm bảo dữ liệu quan trọng được sao lưu thường xuyên, có thể phục hồi nhanh chóng trong trường hợp xảy ra sự cố mất dữ liệu.

2.6. Hỗ trợ ứng dụng – phần mềm

• Cài đặt cấu hình phần mềm: hỗ trợ cài đặt, cập nhật cấu hình các phần mềm chuyên dụng của doanh nghiệp.
• Khắc phục sự cố phần mềm: giải quyết các vấn đề phần mềm phát sinh, bao gồm lỗi hệ điều hành, ứng dụng chuyên ngành.

2.7. Quản lý tối ưu hóa hiệu suất hệ thống

• Phân tích hiệu suất: đánh giá và tối ưu hóa các tài nguyên hệ thống như cpu, ram, lưu trữ để đảm bảo hoạt động trơn tru.
• Tư vấn cải thiện hiệu suất: đề xuất các giải pháp, công cụ mới giúp tối ưu hóa hệ thống it cho doanh nghiệp.

2.8. Hỗ trợ  khắc phục khẩn cấp sự cố nghiêm trọng

• Hỗ trợ sự cố nghiêm trọng: xử lý nhanh chóng các sự cố nghiêm trọng như lỗi mạng diện rộng hoặc các sự cố không thể khắc phục trong hoạt động thường ngày.
• Lên kế hoạch, triển khai phục hồi sau thảm họa (disaster recovery planning): thiết lập kế hoạch, thực hiện các biện pháp khôi phục dữ liệu và hệ thống sau các sự cố lớn để đảm bảo doanh nghiệp sớm trở lại hoạt động bình thường.

2.9. Đào tạo hướng dẫn người dùng

• Đào tạo người dùng cuối: cung cấp các buổi đào tạo cơ bản về an toàn thông tin, cách sử dụng phần mềm, các quy trình it nội bộ cho nhân viên.

Hướng dẫn sử dụng: đưa ra các hướng dẫn, hỗ trợ sử dụng cụ thể khi doanh nghiệp triển khai các phần mềm hoặc công nghệ mới.

3.1 Tiết kiệm chi phí nhân sự IT

Việc duy trì một bộ phận IT nội bộ thường đi kèm với chi phí cao, bao gồm lương, đào tạo và các chi phí bảo trì hệ thống. Với IT Helpdesk, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể ngân sách, chỉ trả phí theo mức độ sử dụng dịch vụ, không phải chi trả cố định như khi thuê nhân viên IT nội bộ. Theo các báo cáo từ Deloitte, việc chuyển sang dịch vụ IT thuê ngoài có thể giúp doanh nghiệp giảm từ 20% – 40% chi phí nhân sự IT hàng năm.

3.2 Đảm bảo chất lượng, tính sẵn sàng của hệ thống IT

Dịch vụ IT Helpdesk giúp đảm bảo hệ thống IT luôn hoạt động liên tục nhờ vào đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, có khả năng ứng phó với các sự cố bất ngờ. Bên cạnh đó, các nhà cung cấp dịch vụ IT thường thiết lập các thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA) chặt chẽ, đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng và các biện pháp khắc phục sự cố hiệu quả.

3.3 Khả năng mở rộng linh hoạt

Các dịch vụ IT Support cung cấp giải pháp linh hoạt, cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu gọn quy mô hỗ trợ tùy theo nhu cầu thực tế. Ví dụ, nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc triển khai các dự án mới, có thể nhanh chóng bổ sung nhân sự IT để đáp ứng nhu cầu tăng cao mà không yêu cầu doanh nghiệp phải tuyển dụng hay đào tạo nhân viên mới.

3.4 Đảm bảo tính chuyên nghiệp từ đội ngũ IT

Các nhà cung cấp IT Helpdesk thường sở hữu đội ngũ chuyên gia có kiến thức sâu rộng, được đào tạo liên tục về các công nghệ mới. Họ có khả năng xử lý nhanh chóng hiệu quả các sự cố kỹ thuật, giảm thiểu tối đa thời gian gián đoạn giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng vận hành, độ an toàn của hệ thống IT.

Một quy trình triển khai dịch vụ IT Helpdesk chuyên nghiệp giúp đảm bảo sự mượt mà trong chuyển giao và duy trì chất lượng hỗ trợ cao.

Bước 1: Đánh giá nhu cầu của doanh nghiệp

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nhu cầu IT nội bộ, xác định các yêu cầu cụ thể mà dịch vụ Helpdesk cần đáp ứng. Các yếu tố cần cân nhắc bao gồm quy mô doanh nghiệp, loại hình sự cố thường gặp, khung thời gian cần hỗ trợ. Bước đánh giá này là cơ sở để xác định loại dịch vụ IT Support phù hợp nhất.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ IT Helpdesk

Lựa chọn đúng nhà cung cấp là yếu tố quyết định đến thành công của dịch vụ IT cho doanh nghiệp. Cần xem xét uy tín, kinh nghiệm, phạm vi hỗ trợ của các nhà cung cấp dịch vụ. Việc tham khảo đánh giá từ các khách hàng trước đó và yêu cầu xem qua hợp đồng dịch vụ mẫu có thể giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn.

Bước 3: Thỏa thuận cấp độ dịch vụ (Service Level Agreement – SLA)

SLA là một yếu tố cốt lõi trong triển khai dịch vụ IT Helpdesk. Các điều khoản trong SLA bao gồm thời gian phản hồi, thời gian xử lý sự cố, các cam kết liên quan đến chất lượng hỗ trợ. SLA càng chi tiết, rủi ro cho doanh nghiệp càng được giảm thiểu và chất lượng dịch vụ càng được đảm bảo.

Bước 4: Đào tạo và kết nối hệ thống

Trước khi bắt đầu triển khai, nhà cung cấp dịch vụ cần tiến hành đào tạo nhân sự và kết nối hệ thống với cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm việc cung cấp các hướng dẫn sử dụng phần mềm, quyền truy cập hệ thống, thực hiện các thao tác chuẩn bị để đảm bảo dịch vụ có thể hoạt động ngay lập tức khi doanh nghiệp cần đến.

Bước 5: Theo dõi đánh giá điều chỉnh

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi đánh giá hiệu suất của dịch vụ. Các chỉ số đánh giá bao gồm thời gian phản hồi, thời gian giải quyết sự cố, mức độ hài lòng của người dùng. Dựa trên các dữ liệu này, doanh nghiệp có thể đề xuất các cải tiến hoặc điều chỉnh SLA để đảm bảo dịch vụ đáp ứng tốt nhu cầu thực tế.

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ IT Helpdesk phù hợp có thể mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định sáng suốt, doanh nghiệp nên xem xét các tiêu chí sau đây:

Độ uy tín, kinh nghiệm trên thị trường

Nhà cung cấp có kinh nghiệm lâu năm được đánh giá cao trong ngành thường mang lại độ tin cậy cao hơn cho doanh nghiệp. Thực tế cho thấy các nhà cung cấp có hơn 10 năm kinh nghiệm thường có khả năng xử lý linh hoạt với các vấn đề kỹ thuật phức tạp, giảm thiểu rủi ro, hạn chế gián đoạn cho doanh nghiệp. Theo khảo sát từ HDI, 85% doanh nghiệp cho rằng các nhà cung cấp dịch vụ lâu năm mang lại mức độ hài lòng cao hơn trong việc hỗ trợ quản lý sự cố.

Đội ngũ IT chuyên môn cao

Nhà cung cấp dịch vụ cần có đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, thành thạo trong nhiều lĩnh vực kỹ thuật khác nhau như phần cứng, phần mềm, mạng và bảo mật thông tin. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về khả năng hỗ trợ đa nền tảng, các công cụ, quy trình mà nhà cung cấp sử dụng để đảm bảo rằng họ có thể xử lý mọi tình huống mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

Hỗ trợ 24/7, có SLA rõ ràng

Việc hỗ trợ liên tục 24/7 là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp có hoạt động liên tục yêu cầu tính ổn định cao. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ cần có SLA (Service Level Agreement) rõ ràng, quy định chi tiết về thời gian phản hồi, thời gian giải quyết sự cố và các điều khoản bồi thường nếu không đạt yêu cầu. SLA rõ ràng giúp doanh nghiệp có sự đảm bảo về chất lượng dịch vụ, tránh các tranh chấp phát sinh trong quá trình hợp tác.

Khả năng mở rộng linh hoạt

Nhà cung cấp cần linh hoạt trong việc điều chỉnh dịch vụ theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp đang trong quá trình mở rộng quy mô hoặc có các yêu cầu đặc biệt cần điều chỉnh dịch vụ. Các nhà cung cấp có khả năng tùy biến dịch vụ nhanh chóng thích ứng với thay đổi sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đảm bảo hiệu suất hoạt động.

Chính sách bảo mật thông tin

Bảo mật dữ liệu là yếu tố không thể thiếu khi lựa chọn nhà cung cấp IT Support. Nhà cung cấp cần có các chính sách, quy trình bảo mật chặt chẽ bao gồm mã hóa dữ liệu, xác thực đa yếu tố, kiểm tra định kỳ hệ thống. Với sự phát triển của các hình thức tấn công mạng hiện đại, việc đảm bảo bảo mật thông tin doanh nghiệp càng trở nên cấp thiết.

Để tối ưu hóa hiệu quả của dịch vụ IT Helpdesk, tránh các rủi ro có thể xảy ra doanh nghiệp nên cân nhắc một số lưu ý quan trọng sau đây:

Xác định rõ ràng các kỳ vọng, yêu cầu

Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các kỳ vọng yêu cầu cụ thể đối với dịch vụ, bao gồm thời gian phản hồi, phạm vi hỗ trợ và các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI). Điều này giúp hạn chế các hiểu lầm, đảm bảo rằng dịch vụ được cung cấp đúng theo mong đợi của doanh nghiệp.

Theo dõi đánh giá hiệu quả dịch vụ

Doanh nghiệp nên thực hiện việc theo dõi hiệu quả dịch vụ thông qua các báo cáo định kỳ, các chỉ số KPI như thời gian phản hồi, thời gian giải quyết sự cố và mức độ hài lòng của người dùng cuối. Thông qua việc đánh giá liên tục, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện ra các vấn đề để yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh kịp thời.

Xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài

Một mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung cấp dịch vụ không chỉ giúp duy trì sự ổn định trong hỗ trợ IT mà còn giúp tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, doanh nghiệp nên coi nhà cung cấp dịch vụ như một đối tác chiến lược, luôn sẵn sàng trao đổi, chia sẻ và điều chỉnh để đạt được hiệu quả tối ưu.

Duy trì liên lạc và cập nhật công nghệ thường xuyên

Việc duy trì liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp dịch vụ giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời các thay đổi hoặc công nghệ mới. Điều này không chỉ giúp tăng cường khả năng bảo mật, hiệu suất của hệ thống mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí tận dụng các công nghệ mới nhất.

Quý khách hàng đăng ký tư vấn hoặc thuê dịch vụ IT cho doanh nghiệp sẽ được chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng trong 1 ngày làm việc. Cung cấp đa dạng hình thức hỗ trợ như trực tiếp tại đơn vị hoặc từ xa.

Dịch vụ IT cho doanh nghiệp của Lạc Việt có điều khoản cam kết bảo mật tuyệt đối toàn bộ dữ liệu khách hàng trong hợp đồng ký kết dịch vụ.

Khi hoàn tất triển khai, chúng tôi sẽ gửi nghiệm thu kết quả thực hiện cho khách hàng; Sau thời gian này, Lạc Việt sẽ hỗ trợ bảo hành nếu gặp lỗi. Chúng tôi thường xuyên liên hệ để đánh giá chất lượng sau triển khai và hỗ trợ khách hàng tốt nhất.