5 Phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ tìm kiếm nhanh chóng

Có phải bạn phải tốn hàng giờ để tìm kiếm, truy xuất hồ sơ khi cần đến? Hay tình trạng thất lạc tài liệu diễn ra như “cơm bữa”? Thay vì chìm ngập trong đống giấy tờ, phần mềm lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp quản lý, lưu trữ, tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ hồ sơ hoàn toàn online.

Theo dõi bài viết của Lạc Việt để xem review chi tiết 5 ứng dụng lưu trữ tài liệu miễn phí và có phí tốt nhất thị trường.

1. Lưu trữ vật lý có khiến tài liệu giấy có trở thành gánh nặng?

Trong bối cảnh doanh nghiệp hiện đại, việc lưu trữ tài liệu bằng phương pháp truyền thống dần trở thành một thách thức không nhỏ. Khi doanh nghiệp mở rộng, số lượng tài liệu giấy ngày càng tăng, dẫn đến việc cần không gian lưu trữ lớn hơn, chi phí quản lý cao hơn và quy trình truy xuất thông tin trở nên phức tạp hơn. 

Khi các doanh nghiệp vẫn còn phụ thuộc chủ yếu vào phương pháp lưu trữ tài liệu truyền thống (giấy tờ, hồ sơ), họ thường gặp phải những hạn chế sau:

• Với lượng tài liệu tăng đều theo thời gian, việc tìm kiếm không gian lưu trữ đủ lớn và an toàn không hề dễ dàng mà còn tốn kém.
• Việc tìm kiếm, tuy xuất tài liệu trong “núi” hồ sơ giấy tốn rất nhiều thời gian và công sức, đặc biệt khi tài liệu không được phân loại và sắp xếp khoa học.
• Đặc điểm của tài liệu giấy là dễ bị mất mát, hư hỏng do các tác nhân như lửa, nước, côn trùng, hoặc đơn giản chỉ là do quá trình sử dụng thường xuyên.
• Việc chia sẻ tài liệu với các đồng nghiệp hoặc đối tác ở xa đòi hỏi phải scan, photocopy hoặc chuyển phát tài liệu vật lý, gây mất thời gian và kém hiệu quả.
• Tài liệu giấy dễ bị đánh cắp hoặc rò rỉ thông tin, gây ảnh hưởng đến sự an toàn và bảo mật của doanh nghiệp.
• Việc in ấn, photocopy, lưu trữ và quản lý tài liệu giấy tốn kém nhiều chi phí hơn so với việc lưu trữ tài liệu điện tử. Các chi phí này có thể tăng cao theo thời gian, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp.

Có lẽ những “mất mát” về tài chính, không gian và nhân lực quá nhiều đã khiến các doanh nghiệp đã ngừng việc quản lý, lưu trữ tài liệu theo phương pháp vật lý truyền thống. Thay vào đó, họ dần chuyển sang sử dụng các phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử có thể giải quyết tất cả các vấn đề trong quá khứ như không gian lưu trữ, tìm kiếm thông tin, chia sẻ tài liệu, bảo mật và chi phí.

2. Vai trò của phần mềm lưu trữ tài liệu trong thời đại số hóa

Theo thống kê của IBM, các công ty triển khai phần mềm lưu trữ tài liệu, tích hợp trí tuệ nhân tạo và tự động hóa có vòng đời vi phạm ngắn hơn 74 ngày và tiết kiệm được 3 triệu đô la so với những công ty không triển khai.

Trong kỷ nguyên số hóa, các phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu trở thành giải pháp tối ưu cho việc quản lý thông tin doanh nghiệp. Không chỉ giúp tiết kiệm không gian và chi phí, phần mềm lưu trữ còn mang lại nhiều lợi ích vượt trội như:

Đối với cấp quản trị

• Quản lý tài liệu tập trung theo hệ thống giúp cấp quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm soát.
• Báo cáo tự động, phân quyền truy cập và tích hợp vào mọi hoạt động quản lý quy trình công việc đảm bảo rằng mọi tài liệu đều được quản lý một cách an toàn, minh bạch.
• Cho phép kiểm tra, đánh giá nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian “ngụp lặn” trong giấy tờ vật lý. 
• Theo dõi và phân tích dữ liệu ngay trên dashboard tổng quan, cấp quản lý có thể đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên thông tin chính xác.

Đối với nhân viên

• Thay vì mất thời gian tìm kiếm tài liệu trong các tủ hồ sơ hoặc lục lọi qua hàng chục thư mục, với phần mềm lưu trữ tài liệu nhân viên có thể truy cập và tìm kiếm nhanh
• Nhân viên có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ đâu, vào bất kỳ lúc nào, miễn là có kết nối Internet. Điều này giúp duy trì mạch làm việc liên tục, tránh tình trạng đứt quãng nguồn thông tin, ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
• Nhân viên có thể chia sẻ tài liệu, làm việc cùng nhau trên các dự án và cập nhật thông tin theo thời gian thực.

3. Top 5 phần mềm lưu trữ tài liệu, hồ sơ tốt nhất 2024

3.1 Phần mềm lưu trữ tài liệu LV SureDMS

LV SureDMS là giải pháp quản lý, lưu trữ tài liệu, hồ sơ công việc linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý dữ liệu. 

Mục tiêu cuối cùng của Lạc Việt là tạo ra một hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu, truy cập tất cả các hồ sơ, tài liệu, file, folder, thư mục công việc từ mọi thiết bị.

Khi sử dụng phần mềm lưu trữ tài liệu LV SureDMS, doanh nghiệp hoàn toàn xóa bỏ tình trạng phân tán dữ liệu, các thành viên của nhóm/phòng ban cộng tác hiệu quả hơn trong kho tài nguyên chung.

Đặc điểm nổi bật

• Quản lý tài liệu công việc tập trung trên 1 hệ thống duy nhất và tổ chức lưu trữ theo cây thư mục.
• Cho phép lưu trữ nhiều loại tài liệu dạng văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh và những định dạng khác theo nhu cầu công việc.
• Lập chỉ mục tài liệu theo cấu trúc riêng từng mô hình doanh nghiệp, có tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
• Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
• Chia sẻ tài liệu đến 1 hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua email và trang mạng xã hội nội bộ.
• Nhân viên được phép tương tác, chia sẻ, đưa ra nhận xét, bình luận đối với tài liệu dựa trên cấp độ phân quyền.
• Tích hợp với nhiều ứng dụng khác, lấy dữ liệu lưu trữ tập trung trên 1 nguồn duy nhất & có thể truy cập từ 2 hướng (hướng từ các nghiệp vụ & ngay tại kho tài liệu).

Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp

Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ

• Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
• Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
  
• Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
  
• Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.
  

Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng

• Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
• Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
  
• Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
• Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.
  

Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi

• Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
•  Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
• Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
  
• Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
  
• Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.
  

Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan

• Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
• Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
  
• Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
  
• Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.
  

Xem chi tiết tính năng LV SureDMS

3.2 Phần mềm lưu trữ hồ sơ CoDX Document

CoDX Document là một giải pháp phần mềm hiện đại được thiết kế để đáp ứng nhu cầu quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ công việc của doanh nghiệp trong thời đại số hóa. 

Phần mềm lưu trữ hồ sơ CoDX Document cho phép quản lý đa dạng hệ thống tài liệu hồ sơ từ Biểu mẫu hành chính, hồ sơ nhân sự, tài liệu kinh doanh, thông tin kỹ thuật cho đến báo cáo tài chính doanh nghiệp.

Đặc điểm nổi bật

• Lưu trữ thông tin file tài liệu, hồ sơ theo chuẩn Dublin core.
• Tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho (tương tự như quản lý thư viện): dãy, ngăn, kệ,…
• Cho phép tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu, từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc.
• Tự động trích xuất nội dung trong tài liệu (tệp, hình ảnh,…) bằng công nghệ OCR.
• Phân quyền nhiều cấp độ người dùng và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập.
• Các thành viên có thể rate sao & bình luận (Rating & comment) để đánh giá mức độ hữu ích của tài liệu.

3.3 Phần mềm lưu trữ tài liệu miễn phí C-Office

C-Office là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế. Mặc dù là phần mềm miễn phí, C-Office vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết như lưu trữ, tìm kiếm và quản lý tài liệu một cách hiệu quả.

Phần mềm có thể quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thư mục, tài liệu trong hồ sơ.

Đặc điểm nổi bật

• Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
• Có khả năng theo dõi và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ của tổ chức…
• Hỗ trợ người dùng gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong tổ chức thông qua hệ thống phần mềm.

3.4 Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí CloudOffice

Ngoài nhiệm vụ quản lý và lưu trữ, Cloud Office còn có khả năng phân loại tài liệu theo các chủ đề, nhóm lĩnh vực quản lý khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng, linh hoạt. 

Phần mềm lưu trữ tài liệu CloudOffice còn cho phép quản lý tài liệu dùng chung cho cả đơn vị hoặc nhóm người dùng với đa dạng các thể loại tài liệu như: phần mềm, biểu mẫu, ấn chỉ, tài liệu về hình ảnh, âm thanh, video…Tạo nên một không gian lưu trữ tập trung, nơi nhân viên có thể dễ dàng truy xuất, chia sẻ.

Đặc điểm nổi bật

• Phân loại những tài liệu đặc thù và theo dõi đánh dấu kết quả thực hiện.
• Cảnh báo các tài liệu sắp hết hạn áp dụng đối với một số tài liệu có hạn quản lý hoặc theo dõi như hợp đồng, dự án…
• Liên kết với các phân hệ khác trong cùng phần mềm như quản lý công việc, các chức năng văn phòng, quản lý văn bản, công văn, …
• Cho phép tìm kiếm một bộ tài liệu bất kỳ theo năm hay theo trạng thái.

3.5 Ứng dụng lưu trữ tài liệu DocEye

DocEye là giải pháp phần mềm lưu trữ tài liệu, quản lý hồ sơ ứng dụng các công nghệ lõi hiện đại như OCR, ICR, ADRT, OMR nhận dạng và bóc tách ký tự tự động với độ chính xác lên tới 98%, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian số hóa tài liệu.

Đồng thời, phần mềm còn thiết lập kho lưu trữ tài liệu số tập trung, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng với khả năng bảo mật tuyệt đối.

Đặc điểm nổi bật

• Tích hợp máy scan upload tài liệu trực tiếp lên hệ thống.
• Lưu trữ tài liệu không giới hạn và cập nhật mọi lịch sử phiên bản của tài liệu tại cùng vị trí.
• Xây dựng kho 3D giúp đối chiếu vị trí tài liệu trên kho điện tử với kho vật lý.
• Tìm kiếm nhanh theo từ khóa trong tên thư mục, tài liệu, theo thông tin các trường dữ liệu đã được bóc tách.
• Ứng dụng công nghệ lõi tiên tiến OCR cho phép tạo file PDF 2 lớp searchable giúp phủ thêm lớp text nhận dạng lên trên văn bản, người dùng có thể tìm kiếm tài liệu trực tiếp theo nội dung có trong văn bản.
• Phân quyền chi tiết xem, sửa, xóa, di chuyển,… tại từng tài liệu tới người dùng, phòng ban, nhóm người dùng

4. Tiêu chí lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu phù hợp mọi doanh nghiệp

4.1 Cân nhắc khi chọn phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí

Phần mềm miễn phí thường hấp dẫn người dùng bởi chi phí ban đầu bằng không, nhưng đi kèm với đó là những hạn chế nhất định:

• Hạn chế về mặt tính năng: Các phiên bản miễn phí thường có ít tính năng hơn so với phiên bản trả phí, đối với những doanh nghiệp lớn có những quy định lưu trữ hay quy tắc phân loại đặc biệt thì phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ miễn phí không đáp ứng đầy đủ nhu cầu.
• Dung lượng lưu trữ giới hạn: Dung lượng lưu trữ miễn phí thường có hạn, không phù hợp với doanh nghiệp có lượng tài liệu lớn.
• Bảo mật thấp: Phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí có tính bảo mật không cao, gây rủi ro mất mát dữ liệu.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng hạn chế: Vì là bản miễn phí, do đó dịch vụ chăm sóc khách đối với những đơn vị cung cấp này sẽ không được chu đáo, chuyên nghiệp như phần mềm trả phí.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu lưu trữ và quản lý tài liệu lớn, việc đầu tư vào một giải pháp phần mềm có phí với đầy đủ tính năng sẽ là lựa chọn tốt, an toàn hơn.

4.2 Đầy đủ các tính năng quan trọng

Một phần mềm quản lý tài liệu tốt cần đáp ứng đầy đủ các tính năng sau:

• Lưu trữ đa dạng các loại tài liệu: Hỗ trợ lưu trữ các định dạng file phổ biến như Word, Excel, PDF, hình ảnh, video,…
• Tìm kiếm thông minh: Truy xuất tài liệu nhanh chóng và chính xác dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.
• Chia sẻ và cộng tác: Cho phép chia sẻ tài liệu với các thành viên trong nhóm và người dùng có thể đánh giá, nhận xét trực tiếp trên tài liệu
• Chia sẻ nâng cao tính bảo mật: Tích hợp nhiều tùy chọn chia sẻ nâng cao để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
• Khả năng tích hợp: Tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, email để tạo thành một hệ thống quản lý thông tin thống nhất.
• Quản lý phiên bản: Theo dõi các phiên bản của tài liệu, giúp khôi phục lại phiên bản cũ nếu cần.

4.3 Bảo mật và an toàn dữ liệu

Bảo mật là yếu tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm lưu trữ tài liệu, bởi việc mất mát, rò rỉ thông tin có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tài chính, danh tiếng của công ty và quan hệ với khách hàng.

Phần mềm cần có các tính năng bảo mật như mã hóa dữ liệu, quản lý quyền truy cập theo vai trò và sao lưu định kỳ để đảm bảo an toàn cho thông tin. Ngoài ra, phần mềm tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế cũng là một điểm cộng lớn.

4.4 Chi phí triển khai

Chi phí triển khai phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ không chỉ bao gồm chi phí mua mà còn có các chi phí liên quan khác như phí đào tạo, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo rằng chi phí đầu tư phù hợp với ngân sách và mang lại giá trị xứng đáng.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý đến các chi phí tiềm ẩn khác như phí nâng cấp hay mở rộng dung lượng lưu trữ khi doanh nghiệp phát triển. Lựa chọn một giải pháp phần mềm với chi phí hợp lý nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ tính năng cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mà vẫn đạt được hiệu quả cao.

Lựa chọn một phần mềm lưu trữ tài liệu phù hợp có thể giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu, từ việc lưu trữ, tìm kiếm đến chia sẻ và bảo mật. Với những gợi ý về 5 phần mềm quản lý lưu trữ hồ sơ cùng các tiêu chí lựa chọn quan trọng, hy vọng rằng doanh nghiệp của bạn sẽ tìm thấy giải pháp phù hợp nhất. Đầu tư vào một phần mềm lưu trữ chất lượng không chỉ là cách để giải quyết các thách thức hiện tại mà còn là bước đi đầu tiên trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp.