7+ Mẫu báo cáo tồn kho hàng hóa file excel tải dùng NHANH

In any business there are operations on purchase and sale, manufacture or storage of goods, inventory management is always an important challenge. Excess inventory wasting area, increase in the cost of inventory affect cash flow. On the contrary, shortage of inventory may cause the production operation is interrupted, the order is late, even losing customers to competitors.

Inventory report is precisely the tool to help businesses capture the entire situation of goods in warehouses in each moment. Don't just stop at the tracking number, the inventory report also reflects the value of inventory goods from that help businesses control costs better and take informed decisions with timely business more efficient.

The same Lac Viet learn about inventory report in detail in this article.

1. Overview of inventory report

1.1 inventory report what is?

Inventory report is a summary table of information about the situation of import – export and inventory of goods in a given time interval (day, week, month). This is a tool that helps businesses know the number of orders are in stock, have entered, how much more, was how much, how many are left at the time of reporting.

Illustrative example: A business enterprise of building materials has an item is cement. In year 3:

• The longer 500, including
• Enter more than 1,000 cover
• Selling 700 cover
  => Survive-end = 500 + 1.000 – 700 = 800 cover

In addition to the number of businesses also need to track the value of goods for inventory to calculate the cost of inventory, plan purchases, prevention, shrinkage, or the price of capital. Inventory value is calculated based on price of goods can according to the method of the average, first-out first (FIFO), or enter the following export ago (LIFO) purchase accounting regulations of the business.

In the accounting system, inventory report is an important part of helping accurately reflect the assets of the business. In operations, inventory report support department purchase department, business department and leader board decisions:

• May need to add more air?
• Any items that are in the backlog for too long?
• Need to promote sale items how to free up storage?

1.2 report warehouse often include what information?

An inventory report standard has high value to use should reflect the overall picture of the situation of goods in warehouses of the enterprise at a particular time or in a certain accounting. Here are the basic components that a inventory report should have:

• Code commodity name of goods

Each type of goods in warehouse, need a unique identifier to avoid confusion when tracking. Code should be standardized to sort search. Accompanied by code is the name goods in full, helping readers to report quickly get to know the content of each data stream.

For example: item Code: SP001; item Name: plastic packaging 500ml

• Unit

Unit (like “the”, “kg”, “meters”, “barrel”) is a mandatory element in the report to understand the number of recorded what is. Businesses need to ensure units are used, the consistency between the actual operations and accounting reports in order to avoid deviations.

• Number of states

This is the number of goods remaining in inventory at the time of the beginning of the reporting period (e.g. month). This figure is the foundation to calculate the fluctuations in the states, so it must be precisely controlled, is often the result from the reporting period before or actual inventory.

• The number entered in the states

Notes the whole of the goods are warehoused in the states (due to purchases, production, transfer, inventory...). To note recorded right time arises to the reported data accurately reflect the actual status.

• Number of states

Reflects the total number of items was out of stock during the reporting period, including selling, use internal or cancel. This is important information to help assess the level of consumption and freight movement.

• The number of inventory end of period

Is calculated according to the formula: Survive the end of the period = the first viable states + Enter in the states – in states

This is the only center number in the inventory report, expressing the amount of goods remaining at the end of the reporting period.

• Inventory value

The report is not only interested in quantity but also must reflect the financial value of the amount of inventory, often based on the price of capital or the average income. This helps businesses know how much funds are being misappropriated in the warehouse, from which weigh embodiment, storage, distribution, or processing of inventory long day.

2. The sample inventory report popular for businesses today

Việc lựa chọn mẫu báo cáo tồn kho phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tình hình kho bãi mà còn hỗ trợ tối ưu dòng tiền, cải thiện khả năng ra quyết định hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình vận hành.

Dưới đây là một số mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng excel được sử dụng phổ biến, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang vận hành thủ công hoặc bằng Excel.

2.1 Mẫu quản lý – báo cáo xuất nhập tồn tổng hợp

Mẫu quản lý – báo cáo xuất nhập tồn tổng hợp giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ tình hình biến động hàng hóa, vật tư trong kho theo từng kỳ kế toán. File được thiết kế với đầy đủ thông tin như tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ, hỗ trợ kế toán nhanh chóng đối chiếu số liệu, kiểm soát lượng hàng tồn thực tế.

Biểu mẫu phù hợp cho doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc đơn vị có nhiều mã hàng cần theo dõi thường xuyên. Nhờ khả năng tổng hợp dữ liệu trực quan, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá hiệu quả quản lý kho, hạn chế thất thoát và tối ưu kế hoạch nhập hàng.

2.2 Mẫu nhật ký nhập xuất hàng hóa có mã vạch

Nhật ký nhập xuất hàng hóa có mã vạch là mẫu file Excel hỗ trợ quản lý luân chuyển hàng hóa theo từng mã sản phẩm, mã kho, mã vạch cụ thể. Mẫu cho phép ghi nhận chi tiết các giao dịch nhập – xuất phát sinh hằng ngày, đồng thời hỗ trợ tra cứu nhanh thông tin hàng hóa để kiểm soát tồn kho chính xác hơn.

Biểu mẫu đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp bán lẻ, siêu thị, cửa hàng hoặc kho vận có số lượng sản phẩm lớn và thường xuyên phát sinh giao dịch. Việc tích hợp quản lý bằng mã vạch giúp giảm sai sót nhập liệu, tăng tốc độ kiểm kê, nâng cao hiệu quả vận hành kho hàng.

2.3 Mẫu nhật ký nhập xuất hàng hư

Nhật ký nhập xuất hàng hư được sử dụng để theo dõi riêng các mặt hàng lỗi, hỏng, hết hạn hoặc cần xử lý trong kho. File giúp kế toán và bộ phận kho ghi nhận đầy đủ thời gian phát sinh, nguyên nhân hư hỏng, số lượng hàng bị ảnh hưởng, hướng xử lý tương ứng.

Thông qua biểu mẫu này, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tỷ lệ hao hụt hàng hóa, hạn chế thất thoát và có cơ sở đánh giá chất lượng lưu kho hoặc quy trình sản xuất. Đây là mẫu quản lý cần thiết đối với doanh nghiệp sản xuất, thực phẩm, bán lẻ hoặc các đơn vị có yêu cầu quản lý hàng hư nghiêm ngặt.

2.4 Bảng tổng hợp vật tư xuất nhập tồn

Bảng tổng hợp vật tư xuất nhập tồn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi toàn bộ biến động nguyên vật liệu theo từng mã vật tư, đơn vị tính, giá trị tồn kho. Mẫu cho phép tổng hợp số lượng nhập – xuất – tồn theo từng kỳ, giúp bộ phận kế toán và quản lý kho dễ dàng kiểm tra tình trạng sử dụng vật tư trong doanh nghiệp.

Biểu mẫu đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp sản xuất, xây dựng hoặc đơn vị có nhu cầu quản lý nhiều loại nguyên vật liệu. Việc theo dõi tập trung giúp doanh nghiệp tối ưu định mức sử dụng vật tư, hạn chế lãng phí và hỗ trợ lập kế hoạch mua hàng hiệu quả hơn.

2.5 Mẫu bảng kê xuất nhập tồn file excel

Bảng kê xuất nhập tồn file Excel là mẫu quản lý chi tiết các chứng từ nhập kho, xuất kho, số liệu tồn hàng hóa theo từng ngày hoặc từng kỳ kế toán. File được bố trí khoa học với các cột thông tin như số chứng từ, đối tượng giao dịch, mã hàng, số lượng và thành tiền nhằm hỗ trợ kế toán tổng hợp dữ liệu nhanh chóng.

Mẫu phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ cần quản lý kho bằng Excel trước khi triển khai phần mềm chuyên sâu. Nhờ khả năng thống kê trực quan dễ tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể linh hoạt áp dụng theo từng mô hình kinh doanh khác nhau.

2.6 Mẫu phiếu nhập – xuất kho excel

Phiếu nhập – xuất kho Excel là biểu mẫu dùng để ghi nhận các giao dịch nhập hàng – xuất hàng phát sinh trong quá trình vận hành kho. Mẫu bao gồm đầy đủ thông tin về người giao nhận, mã hàng, số lượng, đơn giá, giá trị hàng hóa, giúp doanh nghiệp quản lý chứng từ kho minh bạch đồng bộ hơn.

Việc sử dụng phiếu nhập xuất kho giúp kế toán và thủ kho dễ dàng kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống sổ sách. Đây là biểu mẫu cơ bản nhưng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp có hoạt động lưu trữ và luân chuyển hàng hóa thường xuyên.

2.7 Mẫu sổ chi tiết nguyên vật liệu file excel

Sổ chi tiết nguyên vật liệu file Excel hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi biến động từng loại nguyên vật liệu theo thời gian thực. Mẫu thể hiện đầy đủ số lượng tồn đầu kỳ, phát sinh nhập – xuất và tồn cuối kỳ của từng mã vật tư, giúp kế toán dễ dàng kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất.

Biểu mẫu phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, gia công hoặc xây dựng cần quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào. Nhờ khả năng theo dõi chi tiết theo từng mã hàng, doanh nghiệp có thể chủ động cân đối tồn kho, tránh thiếu hụt hoặc tồn đọng vật tư không cần thiết.

DOWNLOAD REPORT TEMPLATE INVENTORY EXCEL FILE/GGSHEET FULL

3. Instructions for setting up inventory reports professional details

Inventory report not only is a table of data reflects the amount of inventory that also is the basis for business management, cost planning, import – export and trading decisions in a timely manner. If not using the warehouse management software, specialized reporting inventory on Excel is a popular solution saving the cost easy to deploy with most businesses.

Here are detailed instructions to help businesses set up inventory report standard can be applied immediately.

3.1. The steps for reporting inventory on Excel

Step 1: Prepare initial data

• List of goods: item code, item name, unit
• The number of early states: the number of remaining from the previous period (i.e., months)
• The arising during the period: the number of input/output in the states

Step 2: set up Your spreadsheet, Create a table including the following columns:

• Item code
• Name of goods
• Unit
• Number of states
• The number entered in the states
• Number of states
• The number of inventory end of period

Step 3: Apply formula to calculate

Survive the end of the period = the Number of the first states + Enter in the states – in states
=> Formula in Excel (for example car, G2): =D2 + E2 – F2

Step 4: to Check the accuracy

• Compare the results with data warehouse fact
• Check out recipe for the entire table

Business can add the column “value preservation” by multiplying the number of survival end of the period with the average unit price, for convenient tracking of the goods value is under misappropriation of funds.

3.2. Note when recorded the number and value of goods

• To unify unit: If some items can be calculated by the “barrel” or “that” businesses need conversion on a unit of general in the report.
• Ensure data precision: This is the foundation to calculate survive the end of the period. If the wrong, the entire sequence of numbers will be skewed.
• Clearly define the method of calculating inventory value: If calculated value should choose clear method (weighted average, FIFO...) applied consistently.

For example, If you enter 100 products with a price of 10,000, and then enter 100 more products with price 12.000, then the average unit price will be 11.000 copper.

3.3. Comparing the data with the books/real storehouse

Reporting inventory on Excel only reflects the accounting data or recorded books, also the fact may difference due to:

• Goods damaged or loss have not yet recorded
• Import – export process
• Not fully updated and coupons import/export

To ensure accuracy:

• Businesses need to organize inventory periodically (usually end of January)
• Collate each data line with stock and real
• Record the difference (if any) processing in accordance with internal control

3.4. Errors frequently encountered when reporting inventory

By identifying and overcoming these errors, the business can improve the reliability of the inventory report reducing risks in the management process.

4. Businesses need to note something when deploying inventory report?

Despite reports inventory using Excel or software, enterprises still need building control process clearly to ensure data is properly reflect reality. Here are some important note when deploying report effective inventory:

• Ensure consistency between the data system and the actual goods

The data in the report is valuable only when it is collated joints with inventory in stock. If there are any discrepancies between the reported relative to reality, businesses need to revise the process recorded import – export, error-checking, manipulation, or false documents.

• Training personnel recorded accurate data consistency

Warehouse worker, accounting, warehouse and related parts should be instructed about the process of recording merchandise: from import and export to inventory. How to name goods, encrypted product, the unit also need to sync between the parts to avoid errors when synthetic data.

• Scheduling inventory periodically

The inventory should be done periodically, monthly or quarterly. Inventory not only help detect deviations but also the basis to assess the accuracy of process data entry, reliability of reporting.

• Analysis periodically to optimize inventory

Inventory report should not just stop at the “recorded”. Business should be held analyze monthly data to: identify items survive the long, hard sell; Detect every rotation quickly need to strengthen reserves; Scales against the survival optimized to avoid wasting area, the cost of storage

The variable reports of decision-making tools strategy will help the business optimize operational efficiency, reduce costs, improve the ability to serve customers.

5. Software solution that helps automate inventory report

The establishment inventory report in Excel, however popular, but will quickly reveal the limitations when expanding business scale, diversified goods or need precise control over real-time. Therefore, The application software, dedicated to automation inventory report not only saves resources but also improve operational efficiency and decision making.

Why businesses should move from Excel to software?

When using Excel, entrepreneurs are often faced with a number of common problems such as:

• Update easy to errors
• Data scattered, difficult to access
• Difficult to control simultaneously multiple warehouses or more items
• Can't access rights by users

Meanwhile, warehouse management software has the ability to automatically aggregate data inventory for each time point, each item and each warehouse. The information is synchronized with the related department such as accounting, sales, purchases help minimize the risk of false productivity enhancement processing.

5.1 application software warehouse management AccNet

AccNet is the solution for storage intensive for medium and large business developed by company shares Information, Lac Viet. With the ability to work closely with the accounting and management system, AccNet help business:

• Track inventory in detail according to each warehouse, each item, each lot – term use
• Automatic updates of data entry – from the votes transactions
• Reporting inventory instant request: month, day, group, and each group stock...
• Warning inventory long top almost to the optimal decision buy – sell

Business no longer depends on the handling, minimize errors when reporting. At the same time, data inventory always be controlled in sync with bookkeeping help to increase reliability when reporting financial service audit.

5.2 Dashboard LV Financial AI Agent

For the senior managers, the need not only the data inventory that is strategic insight from that data. Dashboard financial analysis of LV Financial AI Agent enables enterprises to visualize the inventory through the composite index:

• Analysis of fluctuations in inventory over time
• Calculate the rate of inventory compared to revenues or total assets
• Warning inventory abnormalities or the rate of inventory control in excess
• Hints decided to adjust inventory for the index operation

LV Financial AI Agent to help businesses not only see the report repository, but also analysis and forecast impact of inventory to financial performance. This is the strategy tool that helps managers make decisions timely adjustment of inventory, from which optimize cash flow, effective use of working capital.

Inventory report not only as a form of accounting that mere is a strategic tool to help businesses closely manage flow of goods, the optimal costs of storage and enhance the efficient use of capital. Setting up a sample inventory report clear, updated periodically to accurately reflect the status inventory will help the business be more active in the decisions to buy – sell – production.