Thay vì phải phụ thuộc vào USB Token, giải pháp chữ ký số từ xa có thể sử dụng trên nhiều loại thiết bị như smartphone, laptop.
Chữ ký số từ xa là gì?
Chữ ký số từ xa (remote signature) là một loại chữ ký số kiểu mới sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.
Chữ ký số từ xa còn được gọi với nhiều tên khác như: chữ ký số online, chữ ký số không dùng USB token, chữ ký số di động,…
Sự khác biệt nhất của ký số từ xa là sử dụng công nghệ đám mây để ký số mà không cần dùng USB Token hay SIM với tốc độ ký nhanh hơn, ký được nhiều hơn mà vẫn đảm bảo an toàn và tính pháp lý.
Các doanh nghiệp/cá nhân có thể ký trực tiếp trên máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng thay vì chỉ thực hiện trên máy tính như hiện nay.
So sánh chữ ký số từ xa và chữ ký số truyền thống:
| So sánh | Signature of remote | Chữ ký số truyền thống |
| Need hardware devices | No | Have |
| Thông tin khoá bí mật | Ủy thác nhà cung cấp | Người dùng bảo vệ |
| Register number online | Have | No |
| Cost of use | Phí thuê bao | Phí thuê bao + phí USB token |
| Tính phổ biến | Chưa phổ biến | Popular |
Cơ chế hoạt động
Chữ ký số từ xa thông qua nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác (TSP – Trust Service Provider) để tạo và quản lý từ xa các khóa bí mật dưới sự ủy quyền của người sử dụng.
Theo đó, người ký sẽ phải chứng minh danh tính chính xác cho các đơn vị TSP để có thể tạo được chữ ký số ngay trên thiết bị di động:
- Mỗi đơn vị/cá nhân sử dụng chữ ký số sẽ được cấp một ID số dựa theo chứng thư số được xác thực bởi nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số ủy thác TSP.
- Một khi nền tảng tạo chữ ký số và lưu khóa bảo mật sử dụng phần cứng của TSP đạt tiêu chuẩn của eIDAS thì chữ ký số sẽ được đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và chống chối bỏ.
- Người dùng sử dụng ID và mã PIN cá nhân để xác minh danh tính thông qua thiết bị.
- Khi thực hiện giao dịch cần ký số, ứng dụng chữ ký số sẽ tạo một thông báo xác minh quyền truy cập chữ ký số được liên kết mật mã với tài liệu được ký, ID của người ký và mã PIN.
- Thông báo này sẽ được ký bằng khóa bí mật lưu trữ trong một con chip chống giả mạo của nhà cung cấp dịch vụ TSP.
Giá trị của chữ ký số từ xa
- Không phụ thuộc vào nhà mạng
- Không phụ thuộc vào thiết bị
- Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng ký số
Là 3 ưu điểm lớn nhất của chữ ký số từ xa.
Thúc đẩy chuyển đổi số, phát triển kinh tế số
Trong thế giới siêu kết nối, nhu cầu giao dịch, truyền tải thông tin trên môi trường điện tử ngày càng tăng. Chữ ký số là công cụ cơ bản nhất để doanh nghiệp chuyển đổi số.
Chữ ký từ xa giúp doanh nghiệp tiết kiêm chi phí cho tổ chức. Bởi chỉ cần sử dụng một hình thức xác thực giao dịch duy nhất với mức an toàn tối đa, giúp thúc đẩy thương mại điện tử, các giao dịch điện tử.
Phát triển chữ ký số từ xa còn có ý nghĩa rất lớn đến số hóa, định danh điện tử cho người dân, thực hiện các thủ tục hành chính công và góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế số.
Gia tăng người dùng cá nhân ký số
Trước đây, chữ ký số cũng mang đến nhiều lợi ích như:
- Giảm thời gian lưu trữ hồ sơ, di chuyển, chờ đợi, tiết kiệm chi phí hành chính
- Ký kết từ xa các văn bản: Hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị,….
- Phục vụ khai thuế điện tử, thực hiện các giao dịch điện tử Hải quan, Ngân hàng, Chứng khoán, bảo hiểm xã hội,…
- Giá trị không thể phủ nhận: Khi đã ký chữ ký số thì không thể xóa bỏ cũng không thể thay thế
Thế nhưng chữ ký số chưa được áp dụng nhiều, một phần vì bài toán chi phí, một phần vì quy trình cài đặt khá phức tạp, mỗi lần ký phải cắm USB lấy token,… nên chủ yếu chữ ký số được doanh nghiệp sử dụng nhiều để giao dịch khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội điện tử… Việc sử dụng cho các mục đích ký hợp đồng, văn bản, tài liệu vẫn còn hạn chế.
Với ký số từ xa, càng ngày sẽ có càng nhiều người dùng cá nhân sử dụng, bởi 2 khía cạnh:
- Thuận lợi: bởi giời đây người dùng chỉ cần duy nhất 1 thiết bị di động và không cần phải mang theo bên mình các USB Token, cũng không bị bó buộc bởi các nhà mạng khi sử dụng SIM.
- Tiết kiệm tối đa chi phí người dùng: Thực hiện được nhiều giao dịch điện tử từ xa với các cấp độ an toàn cao nhất với chỉ một chữ ký số từ xa.
Ngoài ra, theo các chuyên gia, khi dịch vụ công trực tuyến phát triển đến mức 3,4, chứng thực bản sao điện tử, định danh điện tử và căn cước công dân điện tử,… đều sẽ yêu cầu chữ ký số. Đây sẽ là hình thức đảm bảo danh tính mức độ cao và là một trong những yếu tố hình thành công dân số.
Sự ra đời của chữ ký số từ xa đem lại sự tiện lợi và đổi mới trong phương thức ký số hiện nay.
Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn ký số qua các thiết bị như USB token, … chưa xây dựng được một quy trình ký văn bản điện tử rõ ràng liên thông qua các phòng ban dẫn đến các hoạt động dễ bị trì hoãn do sự không thống nhất giữa các phòng ban.
Để thực hiện ký số văn bản theo một quy trình chuẩn thống nhất cho nhiều bộ phận trong doanh nghiệp cần tích hợp thêm hệ thống quy trình số, giải pháp này sẽ giúp thiết lập quy trình ký duyệt với phân quyền chặt chẽ cho tất cả các phòng ban, theo dõi tiến độ trong quy trình ký, tiết kiệm chi phí in ấn, tối ưu quy trình ký nhanh chóng, không còn chờ đợi “sếp” đến trực tiếp công ty.
Can refer to phần mềm quy trình số Workflow từ Lạc Việt – Với hơn 40 năm cung cấp giải pháp trong ngành phát triển phần mềm quản trị. LV-DX Dynamic Workflow còn tích hợp thêm chatbot AI giúp lãnh đạo đối soát dữ liệu trong file trình ký nhanh chóng, chính xác.
