Tải mẫu bảng/File quản lý công nợ bằng Excel miễn phí chuyên nghiệp

Solution use the file manager of public debt in Excel is many small businesses choose as a method, just simple easy to use back at no cost initial investment. With an Excel file pre-designed in the correct logic business, the business can quickly track status of public debt according to each customer or supplier easily filter search for reference when need.

This article Lac Viet will help you:

• Understand the Excel file to manage public debt free is what used to do.
• Understand how to use effective, the limitations of this tool.
• Now download sample Excel file for free and access the advanced solutions if you need to expand the scale.

1. Tải mẫu file Excel quản lý công nợ miễn phí

1.1. Mẫu công nợ phải thu khách hàng

Mẫu công nợ phải thu khách hàng giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết các khoản tiền khách hàng còn nợ, phát sinh tăng giảm công nợ trong kỳ, số dư cuối kỳ theo từng đối tượng khách hàng. Đây là báo cáo quan trọng hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm soát dòng tiền, đôn đốc thu hồi công nợ và đánh giá hiệu quả bán hàng.

Thông tin quản lý chính:

• Mã khách hàng, tên khách hàng
• Tài khoản công nợ (TK 131)
• Số dư đầu kỳ
• Phát sinh tăng công nợ
• Phát sinh giảm công nợ
• Số dư công nợ cuối kỳ
• Tổng hợp công nợ phải thu toàn doanh nghiệp

Benefits:

• Kiểm soát công nợ khách hàng theo thời gian thực.
• Hạn chế nợ quá hạn và nợ khó đòi.
• Hỗ trợ đối chiếu công nợ nhanh chóng.
• Cung cấp dữ liệu phục vụ dự báo dòng tiền.

1.2. Mẫu công nợ phải trả theo mặt hàng

Mẫu công nợ phải trả theo mặt hàng giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết các khoản phải thanh toán cho nhà cung cấp gắn với từng loại hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ đã mua. Báo cáo cho phép truy xuất đầy đủ lịch sử giao dịch, số lượng, giá trị công nợ phát sinh theo từng mặt hàng.

Thông tin quản lý chính:

• Ngày hạch toán, ngày chứng từ
• Số chứng từ
• Diễn giải nghiệp vụ
• Suppliers
• Mã hàng hóa, vật tư
• Number
• Unit price
• Thành tiền
• Công nợ phát sinh theo từng mặt hàng

Benefits:

• Theo dõi chính xác công nợ theo từng loại hàng hóa.
• Kiểm soát chi phí mua hàng hiệu quả.
• Hỗ trợ đối chiếu hóa đơn với nhà cung cấp.
• Phân tích giá trị tồn đọng công nợ theo nhóm vật tư.

1.3. Mẫu sổ tổng hợp công nợ

Sổ tổng hợp công nợ là biểu mẫu tổng hợp toàn bộ tình hình công nợ phải thu, phải trả của doanh nghiệp theo từng đối tượng, tài khoản kế toán. Báo cáo cung cấp bức tranh tổng thể về nghĩa vụ thanh toán và các khoản cần thu trong kỳ.

Thông tin quản lý chính:

• Mã đối tượng
• The name of the customer/supplier
• Tài khoản công nợ
• Số dư đầu kỳ
• Phát sinh Nợ/Có trong kỳ
• Số dư cuối kỳ
• Loại tiền theo dõi
• Tổng hợp theo từng tài khoản

Benefits:

• Đối chiếu số liệu công nợ nhanh chóng.
• Hỗ trợ lập báo cáo tài chính định kỳ.
• Kiểm soát công nợ tổng thể trên toàn doanh nghiệp.
• Giảm sai sót khi tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.

1.4. Mẫu công nợ phải trả theo tuổi nợ

Mẫu công nợ phải trả theo tuổi nợ giúp doanh nghiệp phân loại các khoản phải trả nhà cung cấp theo thời gian tồn đọng. Đây là công cụ quan trọng trong quản trị dòng tiền, giúp doanh nghiệp ưu tiên kế hoạch thanh toán, duy trì uy tín với đối tác.

Thông tin quản lý chính:

• Tên nhà cung cấp
• Ngày chứng từ
• Ngày hóa đơn
• Invoice number
• Giá trị công nợ
• Nợ chưa đến hạn
• Nợ quá hạn 0–30 ngày
• Nợ quá hạn 31–60 ngày
• Nợ quá hạn 61–90 ngày
• Nợ quá hạn trên 90 ngày

Benefits:

• Theo dõi các khoản nợ sắp đến hạn thanh toán.
• Hạn chế phát sinh chi phí phạt trả chậm.
• Chủ động lập kế hoạch dòng tiền.
• Đánh giá tình trạng công nợ với từng nhà cung cấp.

1.5. Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả

Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả cung cấp thông tin tổng quan về các khoản nợ phải thanh toán cho nhà cung cấp trong kỳ. Doanh nghiệp có thể theo dõi biến động công nợ theo từng đối tượng, từ đó xây dựng kế hoạch chi trả hợp lý.

Thông tin quản lý chính:

• Mã nhà cung cấp
• Tên nhà cung cấp
• Loại đối tượng
• Phải trả đầu kỳ
• Phát sinh tăng
• Phát sinh giảm
• Phải trả cuối kỳ
• Notes

Benefits:

• Quản lý tập trung công nợ nhà cung cấp.
• Hỗ trợ lập kế hoạch thanh toán chính xác.
• Nâng cao khả năng kiểm soát chi phí mua hàng.
• Cung cấp dữ liệu phục vụ kiểm toán và báo cáo tài chính.

1.6. Mẫu danh mục khách hàng/nhà cung cấp

Mẫu danh mục khách hàng/nhà cung cấp là cơ sở dữ liệu lưu trữ toàn bộ thông tin đối tác giao dịch của doanh nghiệp. Biểu mẫu giúp chuẩn hóa dữ liệu, hỗ trợ quản lý công nợ, mua hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Thông tin quản lý chính:

• Mã khách hàng/nhà cung cấp
• Tên đơn vị
• Loại đối tượng (KH/NCC)
• Address
• Mã số thuế
• Số điện thoại
• Email
• Người liên hệ
• Số dư công nợ đầu kỳ
• Notes

Benefits:

• Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng và nhà cung cấp tập trung.
• Hỗ trợ tra cứu thông tin nhanh chóng.
• Kết nối dữ liệu với hệ thống kế toán, bán hàng.
• Nâng cao hiệu quả quản lý công nợ và giao dịch đối tác

[Tải mẫu bảng Excel quản lý công nợ miễn phí tại: [Link Google Drive]

2. File quản lý công nợ là gì?

File management public debt by free Excel is a spreadsheet designed to help business record, monitor management, the funds receivable from customers and pay to the supplier. Instead of having to set up the table follow the new debt from the start or tracking paper, discrete, this file helps to aggregate financial information in an intuitive way, with a clear structure, easy to use.

Typically, an Excel file manage debt effectively will include the data columns as:

• The name of the customer/supplier
• The date of the transaction
• Amount receivable or payable
• Payment due date
• Amount paid
• Remaining balance
• State public debt (valid/expired/'ve collected enough)
• Related notes

Distinguish between the following customer debt and public debt provider

• Table aggregate public debt customers: Record the revenue that has arisen but has not collected the money. The Excel File will help you to track each customer owes how much, from day paid how much owed how much.
• Panel track debts and suppliers: Reflects the amounts of goods and services that the business had bought but not yet paid. Keeping track of the debt providers help businesses proactively plan payment due date to avoid penalty or loss of reputation.

Who should use Excel file public debt?

• Small and medium enterprises: Not enough budget to invest ERP accounting software depth or number of transactions is not too big.
• Accounting office new establishment: Need to set up system, the debt quickly and without learning complex software.
• Personal or business owner: Want to control the account credit transactions with customers, a neat way to save.

3. Vì sao các doanh nghiệp vẫn dùng file Excel để quản lý công nợ?

In the business environment competitive today, many businesses are gradually moving to use the specialized software to manage finance and accounting. However, in fact, the Excel file is still the popular choice with the small and medium enterprises especially in keeping track of the debt. So what makes Excel still be trusted?

Free easy to access: is Not that well enterprises conditions, investment accounting software, in-depth right from the start. For the small business startup company or big business, the use of the Excel file, free to manage public debt help save significant costs. Excel tool is available on most office computer no need to install additional software, do not require complex training.

High flexibility: With Excel, business can easily design panel track public debt according to the own characteristics. From the add/remove columns, adjust the format, to apply the formula calculated in accordance with each type of transaction – everything is custom made.

Meet the basic requirements of managing public debt: With the basic functions such as SUM, IF, VLOOKUP, CONDITIONAL FORMATTING, Excel entirely afford support, business management, accounts receivable, payable in the range just right. In addition, the feature filter, sort, conditional formatting to help users easily identify the liabilities coming due, overdue or already collected/paid.

Statistics: According to the survey of SME Vietnam 2024, more than 60% of small businesses and small still use Excel for financial services such as reporting on income and expenditure, track bills, debts and...

In accordance with the business on a small scale transactions less public debt: If business arises only a few dozen transactions per month and not have a team of accounting experts blame an Excel file is designed standards is completely sufficient to meet management needs, the short-term debt.

Case match:

• Businesses with fewer than 50 regular customers.
• There is no demand for financial statements in more depth.
• Management wants to hold public debt directly, without passing through the complex system.

4. Cấu trúc nội dung của một file Excel quản lý công nợ hiệu quả

An Excel file manage public debt only really be effective when designed, systematic, logical, clear, easy updates. Here are the core components required in a table aggregate public debt Excel along with how to effectively use for each purpose management.

4.1. Các cột dữ liệu cơ bản cần có

• STT: order transaction to be easy to track.
• Date of birth: Date recorded business buy – sell.
• Object name: Customer or supplier related to liabilities.
• Interpretation transactions: brief description (example: sales, advance, collect money).
• Amount receivable/payable: specifies the amount of each transaction.
• Payment due date: bases determines The overdue debts.
• Amount paid: Update when there arises income – expenses.
• Remaining balance: auto calculated by the formula = Number of receivable – paid.
• Status: “in arrears”, “'ve collected enough”, “overdue”,... depending on the happenings.
• Notes: The additional information as to payment methods, contact us.

4.2. Hướng dẫn cách phân loại theo nhóm: Phải thu – Phải trả

To easily control the flow of money should be split Excel file into 2 separate table, or use the filter (filter) for the “Type of public debt”:

• The debt to income: From customers, dealers, buyers.
• Public debt to pay: With suppliers, who sell, service, hire, outdoor,...

How this helps accounting easily plan debt collection and reasonable payment.

4.3. Mẹo dùng công thức định dạng để tăng hiệu quả

• Use the function IF statement to determine the status of public debt:
  =IF(H2=0, The “paid”, IF(TODAY()>F2, “overdue”, “Longer-term”))
• Use Conditional Formatting to color red the overdue debts.
• Using SUMIF to calculate the total public debt of each customer.
• Use VLOOKUP to auto call customer name or code bill.

5. Ưu điểm và hạn chế của file quản lý công nợ bằng Excel

Using Excel file to manage public debt is popular choice of many small and medium enterprises, especially in the early stages, when investment costs for the software are limited. However, like any tool other Excel file has both strengths and weaknesses. Understanding these things will help business decision making should continue to use or switch to solution more professional.

5.1. Ưu điểm của file quản lý công nợ bằng Excel

• Free, easy to approach: Excel is familiar tools available in most of the office suite that businesses are using. The use of Excel file almost no additional costs are in accordance with the unit has a limited budget or just getting started organizations accounting system.
• Custom flexible according to the characteristics each enterprise: Not the same as accounting software have fixed structure, Excel allows users to create tables according to own needs. You can add the column data, apply color alerts, create formulas calculated in accordance with the pattern of their activities.
• No Internet connection required: Excel File works completely offline, does not depend on the system, network or server connection. This is a plus point for the business to operate in areas where network infrastructure is not stable, or the accounting needs data handling flexibility when moving.
• User-friendly common: No need to learn new software, no need to convert complex data, Excel is the tool that most office workers all know to use. The data entry, lookup, filter the information in the spreadsheet relatively intuitive easy to access.

5.2. Hạn chế của file quản lý công nợ bằng Excel

• Easy to confuse, edit the wrong recipe: Just once entered the wrong data or mistakenly deleted the formula, the entire board public debt can be amiss that the user is not discovered immediately. Especially with the file complex, the check out the entire recipe is laborious easy to miss errors.
• No automatic alerts when a payment is due: Excel is calculation tools, static, there is no function to remind term or overdue alerts automatically. This makes business easy to miss the receivables or payables lead to bad debt or penalty for delayed payment.
• Difficult to expand as business grows: When the number of customers, suppliers and transactions increased significantly, the Excel file will become heavy, difficult to handle and no longer effective. The collate, aggregate data takes lot of time while there is no report function to support leadership decisions quickly.
• Lack of security access control: Excel is file singly, often shared via email or stored in the general folder. If not set security technical file can be edited or accessed by someone not authorized. Added to that, the lack of features that power make it difficult to control who is viewing, edit or delete data.

6. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển sang phần mềm chuyên nghiệp?

The use of Excel in the management of public debt is consistent with the small business, less the transaction and accounting process simple. However, when expanding business scale, the amount of data arising increasingly, Excel begins to reveal serious limitations. Here are the warning signs that you should consider switching to a software debt management professional.

• Data public debt incurred large continuous: When a business has hundreds of customers or suppliers, arising thousands of transactions per month, Excel will no longer enough to meet. The spreadsheet becomes cumbersome, prone to slow, error formula difficult to control.
• Accounting personnel difficulty with coordination working group: Excel is not designed to work simultaneously on multiple computers, or for multiple users to access. This makes the assignment of coordination between the personnel meet many obstacles, easy-to-happen overwrite data or conflict file.
• Collate public debt craft, time consuming, easy to deviations: Excel accounting requirements filter, calculate, categorize, collate liabilities. When is an error or duplicate data, the process for screening becomes complex potential risks if not detected in time.
• Take control bad debt and cash flow: When the enterprise does not have tracking tool, payment term, liabilities are prone to overlook or slow processing. This directly affects the cash flow and liquidity. Many businesses fall into the status of “sales have interest but lack of cash” just because the debt is not recovered on time.

7. Quản lý công nợ dễ dàng với phần mềm kế toán AccNet ERP

Công nợ phải thu và phải trả là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, khả năng thanh toán và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý công nợ bằng Excel thường gặp nhiều hạn chế như dữ liệu phân tán, khó đối chiếu, dễ phát sinh sai sót và mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

• AccNet ERP cung cấp giải pháp quản lý công nợ toàn diện, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết công nợ khách hàng, nhà cung cấp theo từng đối tượng, hợp đồng, hóa đơn hoặc mặt hàng. Hệ thống tự động cập nhật số dư công nợ theo thời gian thực, hỗ trợ đối chiếu nhanh chóng và cảnh báo các khoản nợ đến hạn hoặc quá hạn thanh toán.
• Bên cạnh đó, AccNet ERP cung cấp đa dạng báo cáo quản trị như sổ tổng hợp công nợ, báo cáo công nợ theo tuổi nợ, báo cáo công nợ phải thu, phải trả và nhiều biểu mẫu phân tích chuyên sâu khác. Nhờ đó, nhà quản lý có thể kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, giảm thiểu rủi ro nợ xấu và đưa ra quyết định tài chính chính xác hơn.
• Từ doanh nghiệp thương mại, sản xuất đến dịch vụ, AccNet ERP giúp chuẩn hóa quy trình quản lý công nợ, nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu nguồn lực kế toán tài chính.

ACCOUNTING SOLUTIONS ACCNET ERP INTEGRATED AI AUTOMATE ALL BUSINESS

AccNet ERP is a software solution financial accounting integrated in the management system, comprehensive enterprise, which is developed by Lac Viet corporation. Difference highlights of AccNet ERP is the app artificial intelligence (AI) in many accounting process to help businesses:

• Automation of accounting and classified documents.
• Improving the accuracy in data control.
• Shorten processing time business accounting – financial.

Thanks to that, AccNet ERP not only is support tool but also a “smart assistant” with the business in financial management transparent effect.

Feature highlights:

✔️ Automatic accounting vouchers, collate public debt thanks to AI.
✔️ Manage your finance – accounting multi-branch, multi-subsidiary.
✔️ Financial statements consolidated standards of Vietnam & international (VAS, IFRS).
✔️ Cash flow management, budgeting, forecasting the exact cost.
✔️ Connect with the manure management system, hr, production, sales to sync data.
✔️ Integration of AI in data analysis, risk warning and proposed optimal scheme.

TYPICAL CUSTOMERS ARE DEPLOYING ACCNET ERP

• Nitto Denko – control production costs thanks to the application of accounting costing: Nitto Denko has chosen solution AccNet ERP to deploy the system accounting calculating cost ofhelp business control costs more effectively in the production process. After a period of use, company, highly effective, practical system that brings, as well as the degree of stability superior to other software in the market.
• ANTESCO – restructuring process works with management accounting operation: At ANTESCO, our team of consultants and deployment of AccNetERP has collaborated closely with the business in the first phase, reset the standard process and construction work-flow related departments throughout. The solution has helped ANTESCO significantly improve management capabilities, operating in a synchronized way and versatile
• Khatoco – expansion pack solution AccNetC after the successful implementation of original: Lac Viet has successfully deployed package solution AccNetC cho Công ty TNHH Thương mại Khatoco tại Nha Trang theo thoả thuận ký kết ngày 29/07/2014. Sau khi ba phân hệ đầu tiên được đưa vào vận hành hiệu quả, Khatoco dự định sẽ tiếp tục hợp tác và mở rộng thêm các phân hệ tài chính – kế toán và quản lý bán lẻ với AccNetC, thể hiện sự tin tưởng sâu sắc vào năng lực triển khai và chất lượng dịch vụ từ Lạc Việt.

 

ACCNET ERP LÀM ĐƯỢC GÌ MÀ CÁC PM KẾ TOÁN PHỔ BIẾN GIÁ RẺ KHÔNG LÀM ĐƯỢC?

Các phần mềm kế toán giá rẻ thường chỉ giải quyết ghi nhận kế toán + báo cáo cơ bản, trong khi một hệ thống AccNet ERP (on-premise, customizable) giải quyết quản trị tài chính toàn doanh nghiệp.

• Hợp nhất báo cáo tài chính đa công ty: Hợp nhất nhiều công ty con; Loại trừ giao dịch nội bộ; Tự động tạo báo cáo hợp nhất
• Tùy chỉnh quy trình kế toán theo doanh nghiệp, có thể custom workflow theo đặc thù doanh nghiệp
• Tính giá thành sản xuất phức tạp: Có thể tính giá thành theo nhiều công đoạn, nhiều phân xưởng, nhiều định mức.
• Quản trị ngân sách toàn doanh nghiệp: lập ngân sách theo phòng ban, kiểm soát ngân sách theo dự án, cảnh báo vượt ngân sách.
• Tích hợp hệ thống nội bộ doanh nghiệp: AccNet ERP có thể tích hợp HRM, CRM, DMS, MES, POS, Core banking, hệ thống nội bộ.
• Dữ liệu bảo mật: Triển khai On-premise trên server doanh nghiệp, dữ liệu được bảo mật do DN kiểm soát hoàn toàn.
• Ability to handle big data với hàng triệu chứng từ, quy trình kế toán phức tạp
• Báo cáo quản trị tài chính nâng cao: báo cáo dòng tiền, phân tích lợi nhuận, phân tích chi phí, dashboard tài chính.

SIGN UP TO RECEIVE DEMO NOW

Sign up PM accounting

PositionBusiness ownerDirector/Deputy directorChief accountantPurchasing managerHead of ITHrHead of MarketingHead of businessProject managementStaffOther

Scale hrSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Very Large (>3000)

IndustryPublic servicesFinance/banking/insuranceConstruction/real estateOil and gas/waterEducation/trainingRetailFood/consumer goodsPharmaceutical/Medical/biotechnologyTextiles/garmentsProduction of heavy industry (mechanical engineering, cement, thẹp, mobile phone...)Paper manufacture/packagingOther manufacturingHigh-tech (IT, electronics)Consulting services/HR/accountingBeauty/spa/aestheticTransportation/warehousingCar/motorcycle/equipmentService residenceFood service/entertainmentOther commercial servicesOther

By clicking the button Send requestyou agreed with Privacy policy information of Vietnam.

Send request

INTEGRATED AI ACCELERATION CONVERTER OF ACCOUNTING

AI in AccNet ERP't just stop at automate data entry, but also:

• Identification & classification certificate from smart: AI scan, read & sort invoice, voucher, receipt, limit errors due to input manually.
• Financial forecasting & budget: the system uses algorithms machine learning to forecast cost, revenue, business support decision fast.
• Warning risk accounting: AI to detect abnormalities in the book, from which timely warning of false or fraud risks.
• Reports assistant smart: AI suggested report template, automatic data aggregation support, leadership, financial analysis instant.

BUSINESS IS WHAT WHEN IMPLEMENTING ACCOUNTING SOFTWARE LAC VIET?

• Experience more than 30 years develop software solutions business management in Vietnam.
• Ecosystem of comprehensive: AccNet ERP easily connect with other solutions of Lac Viet (HRM, Workflow, Portal...).
• Advanced technology: Integrated AI support, cloud & on-premise flexible.
• Services dedicated support: A team of knowledgeable professionals with accounting – finance in Vietnam, companion throughout the deployment.
• Trust from thousands of customers in many areas: finance, banking, manufacturing, trade, services.

See details, feature & get FREE Demo

CONTACT INFORMATION

• Hotline/Zalo: 0901 555 063
• Email: accnet@lacviet.com.vn | Website: lacviet.vn | accnet.vn
• Office address: 23 Nguyen Thi Huynh, Phu Nhuan, ho chi minh CITY.CITY

File debt management in Excel free is a useful tool, accessible, especially suitable for the small and medium enterprises are in the initialization phase the accounting system. When was reasonable design use the right way, the Excel file can fully support the business track debts and clear, save time, control the flow of money at a basic level.

Tuy nhiên, cũng cần nhìn nhận rằng Excel không phải là giải pháp lâu dài nếu doanh nghiệp có định hướng mở rộng quy mô, tăng trưởng doanh thu và cần sự minh bạch chính xác trong vận hành tài chính. Việc chuyển sang các giải pháp quản lý công nợ chuyên sâu như AccNet ERP của Lạc Việt sẽ mang lại những lợi thế rõ rệt về tự động hóa, cảnh báo rủi ro hỗ trợ ra quyết định tài chính chiến lược.