Tổ chức lưu trữ công văn (đi – đến và nội bộ) linh hoạt, số hóa quy trình xử lý công văn giúp tiết kiệm 80% thời gian – công sức, tìm kiếm và sử dụng văn bản dễ dàng.
✓ Làm việc linh hoạt ✓ Bảo mật và riêng tư
✓ Xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn về công tác Văn thư Lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ quốc Gia
Dịch vụ khách hàng 24/7 | Tùy chỉnh theo yêu cầu
“Mỗi ngày trong tổ chức của bạn văn thư xử lý rất nhiều thông tin từ công văn đến, văn bản đi,.. Nếu không có một hệ thống quản lý văn bản và điều hành khoa học, thông minh thì sẽ rất khó quản lý, tìm kiếm nội dung, thông tin văn bản sau này.”
Lợi ích triển khai giải pháp
Chuẩn hóa & số hóa 100%
Thống nhất quy trình chuẩn cho công tác tiếp nhận và xử lý công văn đi/đến. Có cơ chế bảo mật đa lớp, phân quyền chi tiết cho từng người dùng, phòng ban trên từng văn bản hạn chế thất thoát văn thư.
Tiết kiệm tài nguyên lưu trữ
Tiếp nhận thông tin nhanh tức thời về văn bản cần xử lý. Dễ dàng tổ chức phân loại văn bản theo các nhóm. Tiết kiệm chi phí giấy tờ, không gian lưu trữ, chi phí bảo quản & tối ưu thời gian xử lý công văn.
Sử dụng mọi lúc, mọi nơi
Phần mềm tra cứu nhanh kết hợp với bộ lọc thông minh, cho kết quả truy xuất gần như tức thời. Từ đó phê duyệt, ban hành, chia sẻ công văn/văn bản mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị.
✓ Không có phí thiết lập ✓ Dịch vụ khách hàng 24/7
✓ Không cần thẻ tín dụng ✓ Hủy bỏ bất cứ lúc nào
✓ Dịch vụ khách hàng 24/7
✓ Không cần thẻ tín dụng
✓ Hủy bỏ bất cứ lúc nào
Chức năng nổi bật của LV-DX Dispatch
Tổ chức lưu trữ công văn linh hoạt
Giải quyết khó khăn trong việc lưu trữ, tìm kiếm, xử lý đồng bộ công văn và văn bản trong doanh nghiệp
Cho phép tải nhiều loại văn bản từ máy tính lên hệ thống như văn bản đến, văn bản đi, văn bản dự thảo, văn bản pháp lý,...
Sắp xếp, phân loại theo nhóm (cá nhân, nhóm, phòng ban,...) và dánh dấu (bookmark) các công văn quan trọng để tiện cho việc theo dõi.
Phân quyền chi tiết tại từng văn bản cho từng người dùng: chỉ đọc và không download, phê duyệt,...
Số hóa quy trình xử lý công văn đi/đến
Tự động hóa quy trình xử lý và phê duyệt tùy biến theo quy định của tổ chức, không giới hạn số bước xét duyệt
Quy trình xử lý công văn đến
- Thiết lập cảnh báo & yêu cầu báo cáo.
- Tiếp nhận, chuyển tiếp giải quyết, phân loại văn bản, đánh giá mức độ “khẩn”.
- Giao việc và theo dõi tiến độ xử lý công việc từ công văn.
- Thiết lập các thông số hệ thống và danh mục.
- Thiết lập quy trình xét duyệt theo từng loại công văn.
Quy trình xử lý công văn đi
- Soạn thảo, lấy số, phân loại văn bản, thiết lập nơi lưu lại trong nội bộ để dùng cho lần sau.
- Kiểm tra & xét duyệt trước khi ban hành (tích hợp với workflow).
- Trình ký điện tử công văn (tích hợp với trình ký điện tử).
Tìm kiếm và sử dụng văn bản dễ dàng
Tìm kiếm & truy xuất theo chuẩn OCR
Tra cứu nhanh tất cả văn bản có trong kho lưu trữ, không phân biệt chữ viết hoa viết thường, tiếng Việt không dấu và có dấu.
Có thể tìm được cả nội dung chữ viết trên các file PDF/file scan, tìm kiếm lại lịch sử thay đổi của văn bản.
Tùy biến phân quyền chặt chẽ theo quy trình nghiệp vụ, người dùng được cấp quyền để thao tác: Xem nhanh văn bản, cho phép download/không download, phê duyệt,...
Lãnh đạo truy cập dễ dàng mọi lúc, mọi nơi và duyệt văn bản bằng chữ ký điện tử hoặc giao việc cho nhân viên cấp dưới xử lý công văn.
Điều phối công văn linh hoạt, an toàn
Giúp doanh nghiệp thống nhất quy trình tiếp nhận và xử lý công văn đi/đến trong toàn tổ chức nhanh chóng – nhịp nhàng
Giao việc hoặc chuyển tiếp xử lý đến 1 hoặc nhiều cá nhân/bộ phận liên quan và theo dõi real-time tiến độ xử lý công văn.
Giới hạn thời gian chia sẻ; cho phép hoặc không chia sẻ tệp lại với người khác, tải hoặc in tài liệu,…
Cho phép tạo liên kết giữa các công văn liên quan. Truy vết lịch sử tương tác của người dùng với văn bản.
Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí (phòng ban, nguồn/đơn vị, tình trạng xử lý,...), xem nhanh báo cáo công việc ở nhiều dạng trực quan.
Quy trình triển khai sản phẩm dành cho khách hàng mua trọn gói
Quy trình dịch vụ tư vấn – triển khai 24/7 được xây dựng dựa trên các thực hành tốt nhất và cải tiến liên tục.
Tiết kiệm hơn với dịch vụ THUÊ PHẦN MỀM ngân sách chỉ từ vài triệu đồng/năm nhưng vẫn đáp ứng các nghiệp vụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp.
Giá trị khác biệt của các hệ thống phần mềm quản trị Lạc Việt
- Liên thông dữ liệu và dịch vụ
- Giảm chi phí đầu tư
- Hữu ích & giản dị
- Vận hành mọi lúc, mọi nơi
- An toàn, bảo mật
- Xử lý dữ liệu lớn
Liên thông dữ liệu và dịch vụ
Giảm chi phí đầu tư
Hữu ích & giản dị
Vận hành mọi lúc, mọi nơi
An toàn, bảo mật
Xử lý dữ liệu lớn
Một số khách hàng tiêu biểu
Hệ sinh thái công nghệ Lạc Việt
Phần mềm quản trị
Hạ tầng nền tảng
Dịch vụ công nghệ
Thiết bị CNTT
Kết hợp cùng hơn 100 đối tác để ứng dụng CNTT
