Để đạt hiệu quả tối ưu, việc số hóa không chỉ dừng ở việc chuyển đổi dữ liệu giấy thành dữ liệu số mà còn cần đến các công nghệ hỗ trợ xử lý và tự động hóa thông minh. Bộ 3 công nghệ OCR RPA IDP không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành, mà còn còn mở ra cơ hội cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao lợi thế cạnh tranh.
Hãy cùng Lạc Việt khám phá chi tiết về OCR, RPA và IDP, đồng thời so sánh sự khác biệt giữa ba công nghệ này
1. Xu hướng số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
Số hóa tài liệu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số, mở ra cơ hội để doanh nghiệp khai thác các công nghệ như phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa. Điều này không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn xây dựng nền tảng để doanh nghiệp tham gia hiệu quả vào kỷ nguyên số. Theo báo cáo của McKinsey, các doanh nghiệp số hóa thành công có khả năng tăng trưởng doanh thu nhanh hơn 20%-25% so với các doanh nghiệp không triển khai số hóa.
Tuy nhiên, sự phức tạp của việc chuyển đổi tài liệu từ dạng giấy truyền thống sang dạng số hóa đòi hỏi các công cụ công nghệ tiên tiến. Đây là lúc các giải pháp như OCR, RPA và IDP trở thành tâm điểm. Những công nghệ này không chỉ đơn thuần hỗ trợ chuyển đổi tài liệu mà còn tái định hình toàn bộ quy trình xử lý dữ liệu, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả và độ chính xác tối ưu.
Sự kết hợp của bộ 3 OCR RPA IDP không chỉ thúc đẩy quá trình số hóa mà còn tạo ra một hệ sinh thái quản lý tài liệu toàn diện, nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0.
2. Tổng quan về OCR
2.1 OCR là gì?
OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận diện ký tự quang học, được sử dụng để chuyển đổi nội dung từ tài liệu giấy, hình ảnh hoặc file PDF sang dữ liệu số hóa có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ.
Công nghệ OCR hoạt động dựa trên việc nhận dạng mẫu ký tự và các đường nét đặc trưng trong văn bản, từ đó phân tích, tái tạo lại dưới dạng dữ liệu số. Đây là bước khởi đầu quan trọng trong quá trình tự động hóa xử lý tài liệu.
Theo một báo cáo từ Grand View Research, thị trường OCR dự kiến đạt mức tăng trưởng trung bình hàng năm (CAGR) là 13,7% từ năm 2021 đến 2030, nhờ nhu cầu tăng cao từ các doanh nghiệp trong việc giảm thiểu quy trình thủ công
2.2 Cách thức hoạt động của OCR
Công nghệ OCR hoạt động theo quy trình 3 bước chính:
Bưới 1: Quét tài liệu
OCR quét tài liệu đầu vào (giấy, ảnh, hoặc PDF), sau đó chuyển đổi chúng thành hình ảnh kỹ thuật số.
Bước 2: Xử lý trước hình ảnh
Giai đoạn này cải thiện chất lượng hình ảnh để tăng độ chính xác khi nhận diện ký tự. Các bước xử lý thường bao gồm loại bỏ nhiễu, làm mịn đường nét và căn chỉnh văn bản.
Bước 3: Nhận diện ký tự
Dựa trên thuật toán AI, OCR nhận diện ký tự qua hai phương pháp chính:
- Matching Pattern (Khớp mẫu): So sánh hình ảnh ký tự với bộ mẫu đã được định sẵn.
- Feature Extraction (Trích xuất đặc điểm): Phân tích các nét cơ bản (đường ngang, dọc, cong) để nhận dạng ký tự chính xác hơn.
Bước 4: Chuyển đổi và lưu trữ
Sau khi nhận diện, dữ liệu được chuyển đổi thành văn bản có thể chỉnh sửa (như Word, Excel) và lưu trữ trên hệ thống số hóa.
2.3 Vai trò của OCR trong công tác số hóa tài liệu
Công nghệ OCR đã trở thành “cánh tay đắc lực” trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu cho doanh nghiệp nhờ các lợi ích sau:
- Tăng tốc độ xử lý: OCR có thể quét và xử lý hàng nghìn trang tài liệu trong vài phút, so với nhập liệu thủ công cần nhiều giờ. Theo nghiên cứu của AIIM (Association for Intelligent Information Management), các doanh nghiệp áp dụng OCR giảm được 50%-70% thời gian nhập liệu
- Giảm sai sót: Việc tự động nhận diện và trích xuất dữ liệu giảm thiểu rủi ro sai sót thường gặp ở các quy trình nhập liệu thủ công, đặc biệt trong các ngành tài chính, pháp lý hoặc y tế.
- Cải thiện quản lý tài liệu: Dữ liệu sau khi số hóa có thể tìm kiếm nhanh chóng, chỉnh sửa dễ dàng và tích hợp với các hệ thống quản trị thông tin khác. Giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý dữ liệu và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tra cứu thông tin từ khách hàng.
3. Tổng quan về RPA
3.1 RPA là gì?
RPA (Robotic Process Automation) là một công nghệ tự động hóa quy trình quản lý tài liệu bằng cách sử dụng phần mềm hoặc “robot ảo” để thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại trong hệ thống. Đây là công cụ giúp thay thế công việc thủ công trong các nhiệm vụ như xử lý dữ liệu, quản lý tài liệu và tích hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
Theo Deloitte, RPA đã trở thành một phần không thể thiếu trong hành trình số hóa doanh nghiệp, với hơn 53% doanh nghiệp toàn cầu ứng dụng công nghệ này vào năm 2023 để tăng hiệu suất và giảm chi phí vận hành.
3.2 Cách thức hoạt động của RPA
Công nghệ RPA hoạt động thông qua 3 bước chính sau:
Bước 1: Thu thập dữ liệu từ tài liệu đầu vào
Robot phần mềm tự động thu thập và phân tích dữ liệu từ tài liệu, chẳng hạn như hóa đơn, hợp đồng hoặc email. Kết hợp với công nghệ OCR, có thể chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu kỹ thuật số.
Bước 2: Thực hiện quy trình tự động
Sau khi dữ liệu được thu thập, RPA thực hiện các thao tác như nhập dữ liệu vào hệ thống, đối chiếu thông tin và tạo báo cáo tự động. Hạn chế tối đa sai sót do con người và cải thiện tốc độ xử lý.
Bước 3: Kết nối và tích hợp giữa các hệ thống
RPA không yêu cầu thay đổi cơ sở hạ tầng công nghệ hiện có. Phần mềm có thể hoạt động như một lớp liên kết, tự động hóa các quy trình mà không cần viết lại mã hoặc tái cấu trúc hệ thống.
3.3 Vài trò của RPA trong công tác số hóa tài liệu
- Tự động hóa xử lý tài liệu đầu vào: RPA giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc xử lý khối lượng lớn tài liệu hàng ngày. Chẳng hạn, quy trình nhập liệu từ các mẫu đơn có thể được thực hiện hoàn toàn tự động, từ đó giải phóng nhân viên cho các công việc sáng tạo hơn.
- Cải thiện độ chính xác: Công nghệ RPA loại bỏ sai sót thủ công trong các quy trình như xử lý hóa đơn hoặc theo dõi hợp đồng, đảm bảo dữ liệu chính xác 100%.
- Tăng tốc độ xử lý và giảm chi phí: Ứng dụng RPA có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm từ 20-30% chi phí vận hành trong vòng một năm nhờ giảm thiểu nhân lực và thời gian xử lý
- Kết nối thông tin nhanh chóng giữa các hệ thống:
Một trong những điểm mạnh của RPA là khả năng tích hợp liền mạch giữa các phần mềm hiện có. Ví dụ, nó có thể tự động hóa quy trình truyền dữ liệu giữa các hệ thống CRM, ERP và quản lý tài liệu, giúp tối ưu hóa luồng thông tin.
4. Tổng quan IDP
4.1 IDP là gì?
IDP (Intelligent Document Processing) là công nghệ xử lý tài liệu thông minh, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning) và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để trích xuất, phân loại, quản lý dữ liệu không cấu trúc.
So với OCR và RPA truyền thống, IDP không chỉ trích xuất dữ liệu mà còn có khả năng hiểu ngữ cảnh và phân tích thông tin phức tạp, giúp doanh nghiệp xử lý các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn và email một cách hiệu quả. Theo báo cáo từ Everest Group, việc triển khai IDP có thể tăng hiệu quả xử lý tài liệu lên 30-50% so với phương pháp thủ công
4.2 Cách thức hoạt động của IDP
Công nghệ IDP hoạt động qua ba giai đoạn chính:
Bước 1: Thu thập và nhập tài liệu
Các tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau như giấy tờ vật lý, email hoặc file PDF, được nhập vào hệ thống. Tiếp theo, IDP sử dụng OCR để chuyển đổi tài liệu vật lý thành định dạng kỹ thuật số.
Bước 2: Phân loại và trích xuất dữ liệu thông minh
Với sự hỗ trợ của AI và NLP, IDP tự động nhận diện loại tài liệu (như hóa đơn, hợp đồng, biểu mẫu) và trích xuất thông tin cụ thể như tên khách hàng, số tiền, ngày tháng, kể cả điều khoản hợp đồng.
Ví dụ: Một hệ thống IDP có thể tự động phân loại hàng nghìn hóa đơn theo nhà cung cấp và trích xuất số tiền cần thanh toán từ mỗi hóa đơn, giảm thiểu sự can thiệp thủ công.
Bước 3: Phân tích và tích hợp:
Sau khi xử lý, dữ liệu được tích hợp vào các hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoặc hệ thống ERP để phục vụ các bước tiếp theo trong quy trình kinh doanh.
4.3 Vai trò của IDP trong công tác số hóa tài liệu
- Xử lý dữ liệu không cấu trúc: Giải quyết bài toán xử lý các tài liệu không cấu trúc hoặc bán cấu trúc như email, hợp đồng hoặc văn bản tự do.
- Tự động hóa và giảm sai sót: So với quy trình nhập liệu thủ công, IDP giúp giảm đến 85% lỗi nhập dữ liệu, từ đó tăng độ chính xác trong các báo cáo và quy trình kinh doanh.
- Tăng năng suất làm việc: Xử lý tài liệu nhanh chóng và tiết kiệm đến 60% thời gian so với phương pháp truyền thống.
- Tăng cường tuân thủ và bảo mật: Đáp ứng các quy định về bảo mật dữ liệu như GDPR, ISO 27001 thông qua việc tự động lưu trữ và quản lý tài liệu một cách minh bạch.
5. So sánh sự khác biệt giữa OCR RPA IDP
Để so sánh chi tiết và hiểu rõ hơn về cách các công nghệ OCR, RPA và IDP tác động đến quy trình số hóa tài liệu, thì cần xem xét các tiêu chí như loại dữ liệu, khả năng xử lý, công nghệ lõi, yêu cầu hạ tầng và mức độ chính xác. Những điểm khác biệt này không chỉ phản ánh sự phát triển về mặt công nghệ mà còn giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Dưới đây là bảng phân tích chi tiết để làm nổi bật sự khác biệt giữa ba công nghệ OCR RPA IDP.
| Tiêu chí | OCR | RPA | IDP |
| Loại dữ liệu | Dữ liệu có cấu trúc, đơn giản và theo biểu mẫu cố định. | Dữ liệu theo quy trình và các tác vụ có thể lặp lại. | Dữ liệu phức tạp, bao gồm phi cấu trúc và bán cấu trúc, dữ liệu không cần theo biểu mẫu. |
| Khả năng | Trích xuất dữ liệu. | Tự động hóa quy trình xử lý dữ liệu. | Phân tích, phân loại, trích xuất và đánh giá dữ liệu. |
| Công nghệ lõi | Kết hợp phần mềm và phần cứng. | Tích hợp quy trình tự động với các công cụ phần mềm. | Công nghệ AI, học máy kết hợp với thị giác máy tính, NLP, học sâu. |
| Yêu cầu hạ tầng triển khai | Cơ sở hạ tầng phức tạp, đòi hỏi phần cứng và phần mềm riêng biệt. | Dễ triển khai, yêu cầu ít tài nguyên cơ sở hạ tầng hơn. | Cơ sở hạ tầng đám mây, yêu cầu nền tảng AI và dữ liệu lớn. |
| Độ chính xác | Ít chính xác hơn IDP. OCR có thể mắc sai sót trong quá trình nhận diện văn bản. | Phụ thuộc vào quy trình và mức độ tự động hóa, không xử lý được dữ liệu phức tạp. | Phụ thuộc vào quy trình và mức độ tự động hóa, không xử lý được dữ liệu phức tạp. |
| Nhiệm vụ chính | Thực hiện việc nhận diện và trích xuất dữ liệu. | RPA thực hiện các tác vụ tự động nhưng không đủ khả năng xử lý thông tin phức tạp. | IDP có khả năng hiểu dữ liệu, ngữ cảnh, và các thông tin chi tiết từ các dữ liệu phức tạp, tạo ra giải pháp hoàn chỉnh cho doanh nghiệp. |
6. Kết hợp OCR RPA IDP mang đến lợi ích gì?
Khi được tích hợp các công nghệ OCR RPA IDP vào quy trình số hóa tài liệu, sẽ mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết những lợi ích này:
6.1 Tăng tốc toàn bộ quy trình số hóa
Khi OCR, RPA và IDP làm việc cùng nhau có thể làm tăng tốc đáng kể quy trình số hóa tài liệu của doanh nghiệp.
Cụ thể, OCR giúp chuyển đổi các tài liệu giấy thành văn bản số hóa, RPA tự động hóa các tác vụ xử lý dữ liệu, trong khi IDP phân tích và phân loại thông tin phức tạp. Khi kết hợp các công nghệ này, doanh nghiệp có thể đạt được tốc độ xử lý tài liệu nhanh hơn, từ việc quét, trích xuất cho đến phân tích, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
Ví dụ: Một công ty tài chính sử dụng OCR để quét hóa đơn và chứng từ, sau đó sử dụng RPA để tự động nhập thông tin vào hệ thống kế toán. Tiếp theo, IDP phân tích các tài liệu và phân loại thông tin cho các mục đích tài chính hoặc báo cáo. Quá trình này nhanh chóng và chính xác hơn so với việc làm thủ công, giúp công ty tiết kiệm hàng giờ mỗi ngày.
6.2 Giảm thiểu sai sót nhờ tự động hóa hoàn toàn
Mặc dù OCR có thể nhận diện văn bản từ tài liệu, nhưng khả năng nhận diện có thể bị ảnh hưởng bởi chất lượng tài liệu hoặc các phông chữ không rõ ràng. Tuy nhiên, khi kết hợp với IDP, hệ thống có thể tự động học hỏi và cải thiện khả năng nhận diện theo thời gian. IDP sử dụng học máy (machine learning) và các thuật toán AI để phân tích tài liệu phức tạp, giúp giảm thiểu các sai sót khi xử lý dữ liệu.
Ví dụ: Trong ngành y tế, việc số hóa các bệnh án có thể gặp nhiều khó khăn nếu chỉ sử dụng OCR, vì các dữ liệu này có thể có nhiều định dạng và phông chữ khác nhau. Tuy nhiên, khi áp dụng IDP, hệ thống không chỉ nhận diện văn bản mà còn hiểu được ngữ cảnh và nội dung tài liệu, giúp tăng độ chính xác, giảm sai sót đáng kể.
6.3 Xử lý thông tin nhanh và chính xác hơn
Với sự kết hợp của ba công nghệ OCR RPA IDP, doanh nghiệp có thể xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều so với việc làm thủ công.
OCR giúp nhận diện và chuyển đổi dữ liệu từ giấy tờ sang dạng số, trong khi IDP có thể phân tích và trích xuất thông tin từ các tài liệu phức tạp, chẳng hạn như hợp đồng, hóa đơn, phiếu yêu cầu, giúp mang lại kết quả chính xác cao. RPA sẽ tự động hóa các quy trình dựa trên dữ liệu này, từ đó giảm bớt gánh nặng cho nhân viên và gia tăng hiệu quả công việc.
Ví dụ: Trong ngành ngân hàng, việc xử lý các đơn xin vay vốn có thể mất rất nhiều thời gian nếu làm thủ công. Tuy nhiên, khi sử dụng OCR để quét thông tin từ các mẫu đơn, IDP để phân tích các điều kiện vay và RPA để tự động hóa quy trình xét duyệt và nhập dữ liệu vào hệ thống, toàn bộ quy trình sẽ trở nên nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
7. Lạc Việt – Giải pháp Số hóa tài liệu toàn diện cho doanh nghiệp
Lạc Việt tự hào mang đến dịch vụ số hóa tài liệu tối ưu cho doanh nghiệp thông qua công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) hiện đại, giúp chuyển đổi tài liệu giấy hoặc scan thành dữ liệu số dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Không chỉ dừng lại ở việc nhận dạng văn bản, công nghệ OCR của Lạc Việt còn có khả năng nhận diện các thông tin từ các tài liệu không có cấu trúc, như hóa đơn, hợp đồng và báo cáo. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong việc quản lý tài liệu, đồng thời nâng cao khả năng tra cứu và sử dụng thông tin khi cần.
Dịch vụ số hóa tài liệu của Lạc Việt còn được tích hợp tính năng dịch thuật tự động cho hơn 87 ngôn ngữ, cho phép các doanh nghiệp toàn cầu dễ dàng quản lý và xử lý các tài liệu quốc tế mà không lo bị sai sót trong quá trình dịch. Đặc biệt, với sự hỗ trợ của các mô hình học máy tiên tiến (LLM), dịch thuật sẽ đảm bảo giữ nguyên ngữ cảnh và ý nghĩa của văn bản gốc.
Một trong những điểm nổi bật trong dịch vụ số hóa của Lạc Việt là khả năng tích hợp chatbot AI thông minh vào hệ thống. Với chatbot, doanh nghiệp có thể nhanh chóng truy vấn và tìm kiếm thông tin từ kho tài liệu nội bộ, cải thiện hiệu suất làm việc và tiết kiệm thời gian. Hệ thống hỏi-đáp tự động thông minh này giúp tối ưu hóa việc tiếp cận và sử dụng dữ liệu, mang lại trải nghiệm người dùng mượt mà và hiệu quả.
Việc áp dụng OCR RPA IDP sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, tối ưu hóa chi phí, và cải thiện trải nghiệm khách hàng, mở ra những cơ hội mới trong việc quản lý và xử lý dữ liệu. Lạc Việt với 30+ năm kinh nghiệm và chuyên môn trong lĩnh vực công nghệ số, cung cấp giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, từ nhận dạng văn bản, dịch thuật tự động, đến các hệ thống hỗ trợ AI thông minh đồng hành cùng doanh nghiệp trong hành trình số hóa.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
