Chuyên mục
Nhận tin hữu ích
Đăng ký nhận tin
Chủ đề bạn quan tâm:

Bài viết mới

Bài viết thú vị? Chia sẻ ngay:

Số hóa quy trình làm việc và giải pháp chuẩn hóa hệ thống quy trình công việc

Mục lục bài viết

Khi doanh nghiệp ngày càng phát triển và xã hội ngày càng số hóa. Thì một quy trình làm việc chuẩn sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hiệu quả. Việc Số hóa quy trình sẽ giúp đáp ứng được các yêu cầu cải tiến và phát triển hơn, mà mô hình truyền thống không đáp ứng được. Bài viết sau, Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu kỹ hơn về số hóa quy trình là gì? và việc xây dựng hiệu quả số hóa quy trình cho doanh nghiệp.

1. Số hoá quy trình là gì?

Quy trình làm việc được hiểu là các bước, các quy định được đặt ra để thực hiện công việc nhằm đạt đến mục đích cuối cùng.

Còn số hóa hay tên tiếng anh là Digitization là việc chuyển đổi cách làm việc thủ công trên giấy tờ sang dạng kỹ thuật số. Các thông tin sẽ được chuyển đổi và lưu trữ dưới các dạng bit và byte. Giống như việc bạn scan tài liệu file giấy thành file PDF vậy đó. Nội dung vẫn không thay đổi nó chỉ đơn giản là được mã hóa và định dạng kỹ thuật số thôi.

Số hóa nghiêng về con người và công nghệ nên cơ bản sẽ khác với chuyển đổi số. Số hóa là sự kết hợp giữa phần mềm và thế giới vật lý. Cho phép doanh nghiệp tạo ra những giá trị riêng biệt dựa trên nhu cầu sử dụng dữ liệu.

2. Vì sao cần xây dựng số hóa quy trình làm việc tại doanh nghiệp

Số hóa quy trình là gì? Và vì sao cần xây dựng số hóa quy trình? Đây chắc hẳn là những vấn đề mà nhà quản trị đang đặt câu hỏi cho mình và chính doanh nghiệp của mình.

Số hóa quy trình

Với sự phát triển của công nghệ, số hóa doanh nghiệp đang là xu hướng tương lai. Là mô hình mà mọi tổ chức, doanh nghiệp hướng tới. Nó giúp doanh nghiệp giảm bớt các gánh nặng về nguồn lực, chi phí….Và:

  • Gia tăng năng suất: không phải tốn cả ngày hay hàng giờ trong việc tìm kiếm chứng từ. Chỉ với 1 cú click chuột và vài thao tác vấn đề trên sẽ được giải quyết. Giúp nhân viên nâng cao hiệu suất mà giảm thiểu tiêu tốn thời gian và sức lực.
  • Không bị giới hạn, tiếp cận dễ dàng: Được lưu trữ dưới dạng dữ liệu đám mây, nên người dùng có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Không bị giới hạn về thời gian, không gian, địa lý.
  • An toàn, Bảo mật: giới hạn hoặc phân quyền theo chức năng, vai trò cho các cá nhân, bộ phận, phòng ban. Nên việc đảm bảo an toàn thông và bảo mật dữ liệu được hiệu quả.
  • Số hóa dữ liệu giúp tiết kiệm diện tích và chi phí lưu trữ
  • Là bước đệm cho công cuộc chuyển đổi số

3. Xây dựng hiệu quả số hóa quy trình cho doanh nghiệp

Để xây dựng số hóa quy trình tại doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Do đó, doanh nghiệp cần có những bước chuẩn bị kỹ càng để xây dựng hiệu quả số hóa quy trình.

Số hóa quy trình

Sau đây là một vài bước bạn có thể tham khảo:

3.1. Mục tiêu và nhu cầu

Để có một quy trình được xây dựng thành công và đáp ứng mong muốn. Trước tiên người quản lý hay các cấp lãnh đạo cần xác định nhu cầu và mục tiêu mà đơn vị mình muốn hướng tới. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát, xác định đúng phạm vi và khoanh vùng đúng đối tượng để việc thực hiện và đạt hiệu quả.

3.2 Các bước quy trình làm việc tại doanh nghiệp là gì?

Số bước quy trình làm việc ở mỗi doanh nghiệp sẽ còn phụ thuộc vào loại hình, tính chất công việc của đơn vị đó. Do đó, chẳn có một chuẩn mực nào về các bước làm việc. Nếu nhiều bước quá sẽ dễ dẫn đến rắc rồi trong việc kiểm soát. Nếu ít bước qua sẽ dễ dẫn đến sai sót.

Doanh nghiệp có thể áp dụng công thức 5W-1H-5M để phân tích.

  • What: xác định nội dung công việc là gì?
  • Why: Vì sao cần phải xác định mục tiêu, yêu cầu công việc?
  • When: thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc là khi nào?
  • Where: địa điểm, nơi thực hiện là ở đâu?
  • Who: ai sẽ là người thực hiện công việc, hỗ trợ hoặc giám sát
  • How: phương pháp thực hiện công việc như thế nào?

Và 5M thường để xác định nguồn lực gồm:

  • Man:Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất của nhân sự có đáp ứng hay không?
  • Money: Ngân sách có đảm bảo?
  • Material: các đối tác, nhà cung cấp cần tiêu chuẩn gì, và chất lượng sản phẩm như thế nào?
  • Machine: tiêu chuẩn công nghệ và trang thiết bị ra sao?
  • Method: phương pháp làm việc như thế nào?

3.3 Nội dung chính của quy trình

Đây được xem là bước quan trọng trước khi tiến hành xây dựng quy trình số hóa. Việc xác định được nội dung chính của quy trình sẽ giúp doanh nghiệp có thể đi đúng trọng tâm, không đi lệch khỏi định hướng ban đầu.

Số hóa quy trình

Quy trình sẽ thực hiện ra sau:

  • Thử nghiệm (Pre–test): là giai đoạn làm thử, thử nghiệm sản phẩm
  • Kiếm tra (Test): thực thiện kiểm tra trong quá trình thực hiện.
  • Đo lường tính khả thi của quy trình

3.4 Kiểm tra và kiểm soát

Lý thuyết bao giờ cũng hoàn hảo nhưng thực tế thì không. Để đảm bảo chắc chắn quy trình làm việc có thể vận hành trơn tru, hiệu quả. Các nhà quản lý cần có những phương pháp kiểm tra, kiểm soát quy trình. Nhằm đảm bảo đánh giá đúng và có những giải pháp điều chỉnh kịp thời cho bộ máy vận hành.

3.5 Xác định các bước trong quy trình cần tối ưu hoa công nghệ

Nhà quản trị hay cấp quản lý cần quán chiếu quy trình làm việc. Để liệt kê những điểm hạn chế trong quy trình. Giúp việc thay đổi và cải tiến được thực hiện nhanh và tăng hiệu quả rõ rệt hơn.

3.6 Công cụ hỗ trợ phù hợp

Để số hóa quy trình được hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng những công cụ hỗ trợ đi kèm. Không phải mô hình nào cũng có thể xây dựng phần mềm để số hóa. Do đó, việc lựa chọn bên thứ 3 cung cấp giải pháp là một sự lựa chọn tốt cho doanh nghiệp.

3.7 Hoàn thiện tài liệu kèm theo

Sự chuyển đổi số hóa quy trình thành công hay không còn phụ thuộc một phần vào sự tiếp nhận của nhân sự. Việc toàn bộ nhân sự hiểu và làm theo sự đổi mới thì mới được gọi là thành công.

Và để nhân sự có thể hiểu và thực hiện đúng, cần có những tài liệu hướng dẫn, tham khảo kèm theo như:

  • Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
  • Biểu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo,…

4. Giải pháp chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp

LV-DX Dynamic Workflow là giải pháp chuẩn hóa hệ thống quy trình doanh nghiệp giúp tự động hóa các quy trình giải quyết công việc trong hoạt động vận hành, từ đó giúp gia tăng hiệu suất, kiểm soát chặt chẽ quy trình, các nút thắc gây tắc nghẽn để giảm thiểu sai sót. Các tính năng nổi bật:

  • Chuẩn hóa và số hóa quy trình: Tự động hóa luồng công việc, định nghĩa form nhập liệu, phân quyền chặt chẽ, liên kết quy trình, quản lý tập trung.
  • Tự động hóa luồng công việc và giao việc: Tạo bộ công việc chuẩn, giao việc tự động, báo cáo tiến độ real-time, nhắc việc thông minh.
  • Phê duyệt và ký số ngay trong quy trình: Phê duyệt nội bộ trực tuyến, ký số mọi lúc, tùy biến luồng ký, ký số hàng loạt.
  • Kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai: Giám sát trực quan, đo lường hiệu suất, báo cáo phân tích chi tiết.

Với những chia sẻ trên Lạc Việt Computing hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được số hóa quy trình là gì. Và có thêm những thông tin hữu ích cho việc quản trị doanh nghiệp của mình.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Bài viết liên quan
Nhận tin hữu ích
Đăng ký nhận tin
Chủ đề bạn quan tâm:

Liên hệ tư vấn CDS