Hàng loạt các tài liệu giấy tờ từ hợp đồng, báo cáo tài chính đến các tài liệu quan trọng đều cần phải được chuyển đổi thành dữ liệu số để dễ dàng truy cập, chia sẻ và bảo vệ an toàn. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực để đầu tư vào những hệ thống scan đắt đỏ. Vậy làm thế nào để doanh nghiệp có thể số hóa tài liệu một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí? Một trong những giải pháp khả thi chính là dịch vụ scan giá rẻ.
Vậy, có nên sử dụng dịch vụ quét tài liệu giá rẻ hay không? Liệu rằng dịch vụ này có đảm bảo chất lượng, an toàn, đáp ứng được các yêu cầu khắt khe của doanh nghiệp không? Bài viết của Lạc Viêt sẽ cung cấp 6 tiêu chí quan trọng để lựa chọn dịch vụ scan giá hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng vượt trội, từ công nghệ áp dụng đến khả năng bảo mật dữ liệu, tốc độ thực hiện công việc.
1. Vì sao doanh nghiệp cần scan tài liệu?
Các doanh nghiệp thường xuyên phải xử lý một lượng lớn tài liệu, từ hợp đồng, chứng từ cho đến các báo cáo tài chính và những tài liệu này thường chiếm dụng không gian lưu trữ, thời gian tìm kiếm, xử lý. Chính vì vậy, việc chuyển đổi tài liệu giấy thành tài liệu số hóa thông qua dịch vụ scan không chỉ giải quyết những vấn đề này mà còn mang lại nhiều lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.
Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về những lý do tại sao mỗi doanh nghiệp hiện nay đều cần phải scan tài liệu trong phần dưới đây.
1.1 Tăng cường hiệu quả quản lý tài liệu
Khi tài liệu được chuyển đổi sang dạng số, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và chia sẻ thông tin chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quy trình làm việc được tối ưu hóa. Việc scan tài liệu cho phép các phòng ban trong doanh nghiệp truy cập nhanh chóng vào tài liệu cần thiết mà không cần mất thời gian tìm kiếm trong kho lưu trữ vật lý.
1.2 Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ
Một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp phải đối mặt là không gian lưu trữ tài liệu vật lý. Các phòng lưu trữ tài liệu có thể chiếm một diện tích lớn và việc duy trì những tài liệu này đòi hỏi chi phí lớn về bảo quản, bảo vệ khỏi hư hỏng hay mất mát. Scan giá rẻ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí liên quan đến việc lưu trữ tài liệu vật lý, đồng thời tạo ra không gian làm việc hiệu quả hơn.
1.3 Tuân thủ quy định pháp luật và bảo mật thông tin
Ngày nay, các quy định về bảo mật – bảo vệ dữ liệu ngày càng nghiêm ngặt hơn. Tài liệu lưu trữ trên giấy không thể đảm bảo an toàn như tài liệu số. Sử dụng công nghệ scan và số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về bảo mật, lưu trữ, quản lý tài liệu một cách an toàn, hiệu quả hơn.
1.4 Nâng cao tính chuyên nghiệp và minh bạch
Một hệ thống tài liệu số hóa cho phép doanh nghiệp tạo ra các báo cáo minh bạch, dễ dàng kiểm tra và đối chiếu. Điều này không chỉ giúp tăng cường tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn tạo sự tin tưởng từ đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước. Với hệ thống quản lý tài liệu số, việc duy trì hồ sơ, hợp đồng và các tài liệu quan trọng trở nên nhanh chóng, chính xác, dễ dàng theo dõi.
2. Có nên sử dụng dịch vụ Scan giá rẻ?
Hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ scan giá rẻ. Tuy nhiên doanh nghiệp cần tìm hiểu về uy tín, chất lượng dịch vụ đi kèm.
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, hiện nay có rất nhiều dịch vụ scan tài liệu với mức giá khác nhau. Đặc biệt, dịch vụ quét giá rẻ ngày càng phổ biến, trở thành lựa chọn của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có ngân sách hạn chế. Tuy nhiên, “giá rẻ” không có nghĩa là “kém chất lượng”. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm thấy các dịch vụ scan giá rẻ nhưng vẫn đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc.
Lý do nên chọn dịch vụ scan giá rẻ:
- Tiết kiệm chi phí: Dịch vụ scan giá rẻ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào máy móc và phần mềm chuyên dụng, đồng thời giảm thiểu chi phí vận hành, bảo trì hệ thống scan nội bộ.
- Tính linh hoạt: Các nhà cung cấp dịch vụ quét tài liệu giá rẻ thường cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp với nhu cầu, ngân sách của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ scan theo từng dự án hoặc theo khối lượng tài liệu.
- Chất lượng dịch vụ không thua kém các dịch vụ cao cấp: Công nghệ scan hiện nay đã rất tiên tiến, đặc biệt là công nghệ OCR (Optical Character Recognition), giúp nhận diện ký tự từ tài liệu hình ảnh với độ chính xác cao. Hơn nữa, các dịch vụ scan giá rẻ thường sử dụng các thiết bị scan hiện đại, bảo đảm chất lượng hình ảnh rõ nét.
3. Tiêu chí chọn dịch vụ scan giá rẻ, chất lượng tốt
Khi lựa chọn dịch vụ scan giá rẻ, doanh nghiệp cần phải xem xét một số yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng dịch vụ mà họ nhận được. Sau đây là các tiêu chí cần thiết để đánh giá dịch vụ quét tài liệu giá rẻ, giúp doanh nghiệp có lựa chọn phù hợp:
3.1 Đội ngũ và công nghệ sử dụng
Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn dịch vụ scan giá rẻ là công nghệ mà nhà cung cấp sử dụng. Để đảm bảo hiệu quả công việc, nhà cung cấp cần sử dụng công nghệ AI và OCR tiên tiến.
- Công nghệ OCR (Optical Character Recognition): OCR giúp chuyển đổi tài liệu hình ảnh (scan, chụp ảnh) thành văn bản số hóa có thể tìm kiếm, chỉnh sửa. Công nghệ OCR hiện đại hỗ trợ nhận diện tiếng Việt và các ngôn ngữ khác với độ chính xác rất cao, lên đến 98%.
- AI (Artificial Intelligence): AI giúp cải thiện hiệu suất của OCR, nâng cao khả năng nhận diện ký tự trong các tài liệu có định dạng phức tạp, không chỉ là chữ viết tay mà còn bao gồm các tài liệu chứa nhiều biểu đồ, hình ảnh.
Nhờ công nghệ này, các tài liệu sẽ được chuyển đổi nhanh chóng, chính xác, giảm thiểu sai sót và giúp tiết kiệm thời gian.
3.2 Kiểm tra uy tín của nhà cung cấp dịch vụ
Một trong những yếu tố then chốt để chọn lựa dịch vụ scan giá rẻ chất lượng là uy tín của nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần kiểm tra các yếu tố sau để đảm bảo rằng dịch vụ họ chọn không chỉ đáng tin cậy mà còn đảm bảo chất lượng lâu dài:
- Đánh giá từ khách hàng cũ: Kiểm tra các đánh giá, phản hồi từ các khách hàng trước đó sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan về chất lượng dịch vụ, độ tin cậy và khả năng giải quyết vấn đề của nhà cung cấp. Những phản hồi tích cực từ khách hàng cũ sẽ là minh chứng cho sự hài lòng, chất lượng dịch vụ.
- Thời gian hoạt động trên thị trường: Một nhà cung cấp dịch vụ có kinh nghiệm lâu năm trên thị trường thường có quy trình và đội ngũ được tối ưu hóa, hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, có thể giải quyết các yêu cầu phức tạp trong việc scan tài liệu.
Uy tín và kinh nghiệm của nhà cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm về chất lượng mà còn đảm bảo họ nhận được sự hỗ trợ lâu dài, chuyên nghiệp.
3.3 Đảm bảo an toàn dữ liệu
Tài liệu số hóa thường chứa các thông tin nhạy cảm như hợp đồng, tài liệu tài chính hoặc dữ liệu khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn những dịch vụ cam kết bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu.
- Cam kết bảo mật thông tin khách hàng: Nhà cung cấp dịch vụ scan phải có các biện pháp bảo mật rõ ràng, chẳng hạn như mã hóa dữ liệu khi truyền tải, lưu trữ tài liệu. Bên cạnh đó, cần đảm bảo rằng chỉ có những người được phép mới có thể truy cập vào các tài liệu đã scan.
- Quy trình xử lý dữ liệu tuân thủ quy định pháp luật: Dịch vụ scan cần tuân thủ các quy định pháp lý về bảo vệ dữ liệu, như GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu) hoặc các quy định địa phương liên quan đến việc xử lý thông tin cá nhân. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ hợp pháp, an toàn.
3.4 Khả năng tích hợp với hệ thống quản lý nội bộ
Khi chọn dịch vụ scan giá rẻ, các doanh nghiệp cũng cần cân nhắc khả năng tích hợp dữ liệu đã scan vào hệ thống quản lý tài liệu hiện có. Việc này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giúp nhân viên dễ dàng truy cập, quản lý tài liệu.
- Dịch vụ cung cấp định dạng tệp linh hoạt: Nhà cung cấp dịch vụ scan cần hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác nhau như PDF, JPG, TIFF hoặc định dạng văn bản (TXT, DOCX) để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ tích hợp trực tiếp với phần mềm quản lý tài liệu: Dịch vụ scan tốt sẽ cung cấp khả năng tích hợp trực tiếp với các phần mềm quản lý tài liệu hiện tại của doanh nghiệp. Điều này giúp tự động hoá quá trình nhập tài liệu vào hệ thống, giảm thiểu các công việc thủ công.
3.5 Giá thành minh bạch
Một yếu tố quan trọng khi chọn dịch vụ scan giá rẻ là giá cả. Tuy nhiên, giá rẻ không có nghĩa là chất lượng kém. Doanh nghiệp cần lựa chọn những dịch vụ có bảng giá minh bạch và chính sách hợp lý.
- Bảng giá dịch vụ rõ ràng: Nhà cung cấp dịch vụ scan cần cung cấp bảng giá chi tiết cho các dịch vụ scan tài liệu, bao gồm cả giá dịch vụ scan theo trang, theo số lượng tài liệu, các chi phí phát sinh khác nếu có. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán và đưa ra quyết định.
- Chính sách giảm giá khi scan số lượng lớn: Các nhà cung cấp uy tín như Lạc Việt thường có chính sách giảm giá khi doanh nghiệp scan số lượng lớn tài liệu. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí trong quá trình số hóa tài liệu.
3.6 Tốc độ và hiệu quả trong thực hiện
Cuối cùng, tốc độ và hiệu quả của dịch vụ scan cũng là yếu tố quan trọng cần được xem xét. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng nhà cung cấp cam kết hoàn thành công việc trong thời gian hợp lý, đáp ứng yêu cầu công việc mà không làm giảm chất lượng.
Các nhà cung cấp dịch vụ scan chất lượng cao sẽ có khả năng hoàn thành công việc trong một khoảng thời gian ngắn, đảm bảo rằng tài liệu của bạn được số hóa nhanh chóng. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể đưa ra yêu cầu scan 1.000 trang tài liệu và chỉ trong 48 giờ, công việc sẽ được hoàn thành.
4. Lạc Việt – Dịch vụ scan giá rẻ, ứng dụng công nghệ AI – OCR
Lạc Việt tự hào là một trong những nhà cung cấp dịch vụ scan giá rẻ hàng đầu tại Việt Nam, ứng dụng công nghệ tiên tiến như AI (Trí tuệ nhân tạo) và OCR (Nhận diện ký tự quang học). Dịch vụ của Lạc Việt không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu, số hóa tài liệu nhanh chóng, chính xác, bảo mật tuyệt đối.
Chúng tôi luôn đi đầu trong việc ứng dụng công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả scan và số hóa tài liệu. Công nghệ OCR của Lạc Việt giúp nhận diện ký tự từ các tài liệu hình ảnh, kể cả tài liệu scan chất lượng thấp, chuyển đổi chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa hoặc tìm kiếm dễ dàng.
- Tăng độ chính xác: Công nghệ OCR của Lạc Việt đạt độ chính xác cực cao trong việc nhận diện chữ viết tay, các ký tự phức tạp, giảm thiểu lỗi, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa tài liệu sau khi scan.
- Tự động hóa quy trình: Nhờ vào công nghệ AI, Lạc Việt có thể tự động phân loại, trích xuất dữ liệu từ các tài liệu không có cấu trúc, giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu thập thông tin và áp dụng vào các quy trình nghiệp vụ mà không cần phải làm việc thủ công.
- Tiết kiệm thời gian: Với khả năng nhận diện văn bản, trích xuất dữ liệu nhanh chóng, Lạc Việt giúp doanh nghiệp giảm bớt công sức và thời gian xử lý tài liệu, từ đó tối ưu hóa quy trình công việc, tăng năng suất.
Lạc Việt luôn cam kết chất lượng vượt trội và giá cả hợp lý, mang lại giá trị cao cho các doanh nghiệp. Lạc Việt hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có nhu cầu khác nhau về số lượng tài liệu cần scan cùng mức chi phí dự toán, vì vậy chúng tôi cung cấp các gói dịch vụ linh hoạt phù hợp với yêu cầu riêng biệt của từng khách hàng.
Việc lựa chọn dịch vụ scan giá rẻ không chỉ đơn giản là tiết kiệm chi phí mà còn là một chiến lược dài hạn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu. Tuy nhiên, điều quan trọng là dịch vụ đó phải đảm bảo chất lượng, bảo mật, khả năng tích hợp với hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Với các tiêu chí như đội ngũ chuyên nghiệp, công nghệ tiên tiến như AI – OCR, cam kết bảo mật dữ liệu và khả năng cung cấp dịch vụ nhanh chóng, Lạc Việt là một lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn số hóa tài liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm.
HÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
