Từ ngày 05/3/2020, cách ký tên, đóng dấu trên văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Nghị định 30. Theo đó, ngoài một số thay đổi khi ký tên, đóng dấu trên văn bản giấy, Nghị định này còn bổ sung hướng dẫn ký tên, đóng dấu trên văn bản điện tử. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu về những quy định về đóng dấu văn bản, ký tên văn bản dưới bài viết sau!
1. Quy định về đóng dấu văn bản hành chính
1.1. Quy định về đóng dấu văn bản đối với văn bản giấy
Dù là dấu chữ ký, dấu treo hay dấu giáp lai thì khi đóng dấu cũng phải đáp ứng yêu cầu sau:
– Đóng phải rõ ràng, ngay ngắn;
– Đóng đúng chiều;
– Dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Dấu chữ ký | Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. |
Quy định về đóng dấu treo văn bản | Dấu treo thường được đóng trên các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục. Được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. |
Quy định về đóng dấu giáp lai văn bản | Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. |
Quy định về đóng dấu correct hay dấu hiệu chỉnh trên văn bản hành chính | Đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh |
Ngoài ra, việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
1.2. Quy định về đóng dấu văn bản đối với văn bản điện tử
– Dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản điện tử (chữ ký số của cơ quan, tổ chức) là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
– Quy định về đóng dấu văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau:
+ Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo;
+ Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, phải ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo (nhưng không hiển thị hình ảnh) tại góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Ngoài ra, thể thức và cách trình bày văn bản cũng được áp dụng theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP từ 05/3/2020 với nhiều điểm mới.
2. Quy định về ký tên trong văn bản hành chính
Ký tên trên văn bản hành chính cũng có những quy định riêng tương tự như quy định về đóng dấu văn bản. Các quy định, nguyên tắc được phổ biến cụ thể dưới đây:
2.1. Quy định về ký tên văn bản về thẩm quyền ký ban hành
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
– Có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu.
- Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể
– Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức.
– Cấp phó của người đứng đầu được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách…
2.2. Quy định về cách ghi quyền hạn của người ký
– Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
– Tương tự, trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước; ký thay người đứng đầu ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
– Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước; ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
2.3. Cách ghi chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
– Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định;
– Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn;
– Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác;
– Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
2.4. Quy định ký tên văn bản về hình thức ký
- Chữ ký trên văn bản giấy: Khi ký tên trên văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
- Chữ ký trên văn bản điện tử Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
– Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Việc ký ở cuối dòng/đoạn/trang văn bản nhằm mục đích chốt và xác nhận các nội dung ở dòng/đoạn/trang văn bản. Ký nháy ở cuối văn bản khi trình lên cấp có thẩm quyền ký cuối cùng là thể hiện người có trách nhiệm soạn thảo/kiểm tra văn bản đã thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực hiện trước cấp trên. Khi đó người ta thường ký một chữ ký tắt nhỏ ở dòng cuối cùng của văn bản.
– Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hơp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh (nếu có), dấu đơn vị (nếu có hoặc cần thiết).
3. Giải pháp thiết lập quy trình ký số phê duyệt nhanh chóng
Để hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra – đóng dấu phê duyệt tài liệu, văn bản và theo dõi tiến độ trình ký, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống ký số để thiết lập quy trình ký theo tuần tự trên phần mềm. LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt là hệ thống quy trình động giúp ký duyệt nhanh chóng. Tích hợp chatbot AI giúp nhân viên, lãnh đạo tra soát nhanh – số liệu chính xác trước khi thực hiện ký duyệt hợp đồng, tài liệu.
LV-DX Dynamic Workflow làm được gì để đơn giản hóa quy trình chuyển đổi số?
Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện
- Miễn phí xây dựng quy trình chuẩn hóa cho từng doanh nghiệp dựa trên yêu cầu đưa ra và cấu trúc phòng ban, cách hoạt động vận hành của doanh nghiệp khi MUA gói phần mềm quy trình của Lạc Việt.
- Hệ thống cho phép lưu trữ toàn bộ quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, số liệu được đồng bộ, thống nhất, dễ dàng tổng hợp và phân tích.
- Cung cấp kho quy trình tiêu chuẩn mẫu tham khảo để doanh nghiệp xây dựng.
Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện
Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình
- LV-DX Dynamic Workflow tích hợp phần mềm quản lý công việc LV-DX Task giúp giao việc trực tiếp trên quy trình.
- Tự động chuyển giao nhiệm vụ đến nhân viên, bộ phận tiếp theo khi kết thúc 1 giai đoạn trong quy trình.
- Theo dõi tiến độ thực hiện của quy trình, hiệu suất công việc của từng nhân viên theo thời gian thực.
- Hệ thống cảnh báo công việc thông minh, tự động gửi thông báo đến nhân viên liên quan khi một quy trình được thiết lập, chuyển giao nhiệm vụ, cảnh báo trễ hạn thực hiện, …
Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình
Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp
- Tích hợp LV-DX eSign giúp phê duyệt công việc, ký số nhanh chóng mọi, mọi nơi trên quy trình số. Lãnh đạo không cần đến công ty để thực hiện ký duyệt tài liệu, giờ đây mọi hoạt động có thể thực hiện từ xa mọi lúc với LV-DX Dynamic Workflow.
- Tích hợp chatbot AI Lạc Việt giúp lãnh đạo ra soát, đối chứng số liệu chính xác trên file trình duyệt giúp việc ký số nhanh chóng, tránh báo cáo rườm ra, tối ưu được thời gian công việc, lãnh đạo có nhiều thời gian để xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, cải tiến hiệu suất cho tổ chức.
Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp 
THÔNG TIN LIÊN HỆ
- CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
- 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
- ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- 📧 Email: info@lacviet.com.vn
- 🌐 Website: https://lacviet.vn/
