Dự án triển khai giải pháp văn phòng số SurePortal đã tiến đến nghiệm thu ngày 15/09/2014 vừa qua đánh dấu sự hợp tác thành công giữa Lạc Việt cùng Petrolimex Sài Gòn. Tại buổi lễ, lãnh đạo hai bên đã có buổi làm việc thân tình trong bầu không khí cởi mở, ấm cúng, đồng thời mở ra nhiều cơ hội hợp tác giữa một công ty công nghệ nhiệt huyết, giàu kinh nghiệm và một công ty kinh doanh xăng dầu có quy mô lớn thuộc tập đoàn xăng dầu lớn mạnh hàng đầu Việt Nam.
Công ty xăng dầu khu vực II – TNHH MTV, tên giao dịch Petrolimex Sài Gòn là đơn vị thành viên trực thuộc Tập đoàn xăng dầu Việt Nam – Bộ Công Thương. Bên cạnh một hệ thống kho cảng xăng dầu 196 ha trải dài hơn 03 km dọc sông Sài Gòn, công ty còn có hệ thống 66 cửa hàng bán lẻ xăng dầu trên khắp địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Petrolimex Sài Gòn là đầu mối duy nhất có hệ thống phân phối kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu trên tất cả các kênh từ bán buôn (tổng đại lý, đại lý, hộ công nghiệp), bán tái xuất, bán lẻ đến tận tay người tiêu dùng… Mạng lưới phân phối của công ty bao phủ rộng khắp thị trường khu vực.Cũng như bao doanh nghiệp quy mô lớn với nhiều đơn vị thành viên, Petrolimex Sài Gòn luôn mong muốn có một hệ thống xuyên suốt trong việc quản lý toàn bộ và tập trung từ văn phòng công ty đến các xí nghiệp, tổng kho xăng dầu, cửa hàng bán lẻ cũng như kết nối đồng bộ và luân chuyển dữ liệu một cách nhanh chóng khi phải đối mặt với lượng thông tin và văn bản khổng lồ gia tăng từng ngày, từng giờ.
Năm 2004, Petrolimex Sài Gòn đã triển khai một giải pháp quản trị văn phòng điện tử với mong muốn giải quyết các vấn đề trên. Tuy nhiên, trong suốt một thời gian dài vận hành hệ thống đó, khả năng ứng dụng của giải pháp đã không còn thích hợp với quy trình hoạt động. Hệ thống chậm dần, không thể đưa vào sử dụng vì không giải quyết chính xác bài toán doanh nghiệp đang gặp phải. Trong khi nhu cầu doanh nghiệp ngày một nhiều, mức độ khẩn cấp và áp lực của Petrolimex Sài Gòn khi phải tìm ra giải pháp thay thế ngày một tăng lên. Có thể nói Petrolimex Sài Gòn cần phải có một sự thay đổi toàn diện với một giải pháp mới để đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo cũng như phải có một hệ thống quản trị văn phòng điện tử xuyên suốt từ văn phòng công ty đến các đơn vị trực thuộc
Tìm đến Lạc Việt vào thời điểm hệ thống cũ gần như không còn hoạt động được vì quá chậm, áp lực về việc tìm ra một giải pháp để thay thế là vô cùng nặng nề. Lạc Việt đã xóa tan lo lắng của khách hàng khi chứng minh được năng lực triển khai và Giải pháp Văn phòng số không biên giới SurePortal hoàn toàn đáp ứng việc quản lý, lưu trữ thông tin và văn bản toàn diện, tập trung, tăng cường sự giao tiếp nội bộ – giải quyết tốt các vấn đề của doanh nghiệp, giải pháp của Lạc Việt đã được tin chọn và dự án gấp rút đưa vào thực hiện.
Quá trình từ lúc bắt đầu triển khai đến khi nghiệm thu và đưa vào sử dụng diễn ra trong vỏn vẹn ba tháng: kick-off ngày 19/05/2014, cài đặt và kết thúc quá trình phát triển ngày 28/07/2014. Áp lực đến với cả hai phía ban dự án khi đến ngày 01/08/2014 giải pháp cũ sẽ bị hủy bỏ hoàn toàn và hệ thống mới phải sẵn sàng để thay thế, chính thức đưa vào vận hành. Ban lãnh đạo Petrolimex Sài Gòn cũng rất lo lắng khi hiểu được việc triển khai một hệ thống quản lý trong thời gian ngắn là vô cùng khó khăn, chưa kể đến việc hệ thống không chỉ được triển khai hoàn tất mà còn phải đưa vào vận hành mượt mà trong thời gian vừa triển khai, chỉnh sửa, chuyển giao tính năng mới, làm quen trong vòng vỏn vẹn ba tháng. Nhưng chính sự chuyên nghiệp của đội ngũ triển khai cùng sự quyết tâm từ phía khách hàng (thay thế mới hoàn toàn, không chạy song song hai phần mềm) đã là điều kiện tiên quyết mang đến sự thành công và đúng tiến độ cho dự án. Ngày 15/09/2014 hệ thống chính thức được đưa vào sử dụng.
Thành công đến từ sự phối hợp của cả hai phía luôn nắm chặt tay, nhắc nhở, động viên thôi thúc lẫn nhau, hoàn tất từng công việc trong toàn đội dự án. Bên cạnh nỗ lực triển khai của đội ngũ Lạc Việt, một trong những yếu tố quyết định sự thành công của dự án là sự cam kết cao độ, sự quan tâm, hỗ trợ rất nhiệt tình từ phía Ban lãnh đạo Petrolimex Sài Gòn. Hiểu rõ quy trình hoạt động của doanh nghiệp mình, Petrolimex Sài Gòn tiếp nhận và sàng lọc chính xác yêu cầu của người dùng theo đúng phạm vi của dự án trước khi chuyển sang cho Lạc Việt. Những vấn đề nằm ngoài phạm vi được loại bỏ ngay từ đầu để đảm bảo tiến độ dự án đúng với kế hoạch đã đặt ra. Bên cạnh đó, Petrolimex Sài Gòn tự tổ chức nhiều buổi đào tạo người dùng cuối thật chu đáo và nghiêm túc, giúp người dùng tự tin trước khi đưa phần mềm vào sử dụng chính thức. Cũng chính những nỗ lực trên đã giúp dự án quản lý rất tốt những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình triển khai.
Hiện giải pháp văn phòng điện tử SurePortal đang được ứng dụng thành công tại Petrolimex Sài Gòn theo đúng kế hoạch ban đầu với hai phân hệ Quản lý tài liệu và Quản lý công văn. Tiếp nối thành công ban đầu này, ban lãnh đạo Petrolimex Sài Gòn mong muốn sẽ tiếp tục phát triển những tính năng khác của giải pháp theo nhu cầu sử dụng và định hướng trong tương lai nhằm tối ưu hóa các hoạt động tại văn phòng như: Số hóa tài liệu, bóc tách dữ liệu, lưu trữ, hỗ trợ quản lý công văn, giao việc, đánh giá công việc, đánh giá KPIs… với các hướng quản lý mọi lúc mọi nơi trên các thiết bị di động. Đây là một tín hiệu tốt cho thấy được tầm nhìn tiên phong của ban lãnh đạo Petrolimex Sài Gòn, khi đón đầu xu hướng quản trị chuyên nghiệp trong kỷ nguyên tin học hóa sắp tới. Các thủ tục hành chính, thông quan điện tử truyền thống trong tương lai sẽ được thay thế bằng chữ ký điện tử, hóa đơn điện tử sẽ là một xu hướng tất yếu.
Đánh giá cao cơ hội hợp tác đầy tiềm năng phát triển này, cùng sự hài lòng về Ban lãnh đạo Petrolimex Sài Gòn đưa ra những nhận xét tích cực:
Ông Phạm Thế Phú – Phó Phòng Tổ Chức Cán Bộ Petrolimex Sài Gòn đã phát biểu: “Là thành viên của ban dự án, sử dụng phần mềm nhiều nhất. Có dịp so sánh giữa phần mềm cũ và phần mềm hiện nay. Tôi nhận xét Lạc Việt là nhà cung cấp dịch vụ rất chuyên nghiệp. Sau thời gian sử dụng thấy kết quả rất tốt. Phần mềm có rất nhiều tính năng.Tốc độ sử dụng rất nhanh. Mong vẫn sẽ duy trì được tốc độ xử lý công việc và tốc độ phần mềm vẫn nhanh chóng như hiện nay. Chúc mừng dự án đã thành công tốt đẹp”.
Ông Đào Văn Hùng – Trưởng ban ISO Petrolimex Sài Gòn với những nhận xét chân thành: “Tôi đánh giá rất cao sự hợp tác rất nhiệt tình của ban dự án hai bên. Petrolimex Sài Gòn sau một thời gian dài tìm kiếm đối tác, chọn lựa giải pháp, triển khai phần mềm phục vụ quản lý công văn giấy tờ, nay chúng tôi đã sở hữu một “văn phòng điện tử” đúng nghĩa”.
Ông Sử Trí Thức – Phó phòng Công Nghệ Thông Tin Petrolimex Sài Gòn : “Dự án triển khai thành công ngoài sự mong đợi. Chúng tôi không nghĩ dự án có thể theo kịp tiến độ vì ngay từ đầu Ban lãnh đạo đã đưa ra yêu cầu rất khó khăn, phải triển khai nhanh chóng để có thể thay thế ngay phần mềm cũ, không làm ngưng trệ quy trình hoạt động. Nhưng Lạc Việt đã rất nỗ lực, xử lý nhanh chóng các vấn đề, sẵn sàng tư vấn hỗ trợ kỹ thuật 24/7, khi có yêu cầu chỉ cần sáng đưa là chiều có thể chuyển giao ngay tính năng mới. Cám ơn ban dự án Petrolimex Sài Gòn đã tích cực đồng hành cùng chúng tôi suốt thời gian triển khai dự án, đóng góp hoàn thiện giải pháp tốt hơn. Cảm ơn Lạc Việt đã đáp ứng, hỗ trợ nhanh chóng, nhiệt tình yêu cầu của Petrolimex Sài Gòn”.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
