Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến chuyển đổi số, việc số hóa tài liệu không chỉ là “chuyển giấy thành file ảnh” mà còn là quá trình biến thông tin trong tài liệu thành dữ liệu có thể xử lý tự động. Để làm được điều đó, công nghệ OCR chính là công cụ cốt lõi.
Công nghệ này giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, mở ra khả năng kết nối dữ liệu nội bộ, nâng cao năng suất vận hành và tăng tính chính xác trong quản trị thông tin. Cùng Lạc Việt tìm hiểu chi tiết về OCR trong bài viết này.
1. OCR là gì?
OCR viết tắt của từ Optical Character Recognition hay nhận dạng ký tự quang học là công nghệ cho phép trích xuất văn bản từ hình ảnh, tài liệu scan, file PDF hoặc thậm chí ảnh chụp từ điện thoại để chuyển thành dạng văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và tích hợp vào hệ thống số.
Nói cách khác, OCR giúp máy tính “đọc được chữ” trong các tài liệu mà mắt người có thể nhìn thấy nhưng máy không thể hiểu nếu chỉ ở dạng hình ảnh.
Phân biệt giữa OCR và scan thông thường
Một trong những hiểu nhầm phổ biến là nghĩ rằng scan tài liệu đồng nghĩa với số hóa. Thực tế, scan chỉ tạo ra hình ảnh số của tài liệu bạn vẫn không thể thao tác trên nội dung bên trong. Trong khi đó, OCR giúp bạn biến dữ liệu tĩnh thành thông tin có thể sử dụng ngay, có thể tìm kiếm, trích xuất, sửa chữa hoặc nhập vào hệ thống như phần mềm kế toán, CRM, ERP.
Ví dụ: Giả sử bạn đang lưu trữ 500 hóa đơn của khách hàng dưới dạng file ảnh. Nếu cần nhập lại dữ liệu như tên công ty, số tiền, ngày phát hành… để đối chiếu hoặc làm báo cáo, bạn sẽ mất hàng ngày làm việc nếu nhập tay. Nhưng nếu sử dụng phần mềm có tích hợp OCR, hệ thống có thể tự động trích xuất thông tin cần thiết, sắp xếp theo bảng dữ liệu đưa vào hệ thống kế toán chỉ trong vài phút.
2. Cách thức hoạt động của công nghệ OCR: Từ ảnh sang dữ liệu số có thể sử dụng
Công nghệ OCR nhận dạng ký tự quang học giúp máy tính hiểu được văn bản trong hình ảnh. Cụ thể hơn, khi bạn quét một tài liệu giấy (chẳng hạn như hóa đơn, hợp đồng hoặc phiếu khảo sát), hệ thống OCR sẽ biến nội dung từ một “bức ảnh” thành văn bản số mà máy tính có thể xử lý, tìm kiếm hoặc lưu trữ trong hệ thống.
Quy trình này thường diễn ra theo 4 bước chính như sau:
Bước 1. Tiền xử lý hình ảnh (Image Preprocessing)
Mỗi hình ảnh đầu vào sẽ khác nhau về chất lượng: có thể bị mờ, nghiêng, nhiều nhiễu hoặc có ánh sáng không đều. Do đó, bước đầu tiên là xử lý hình ảnh để làm rõ chuẩn hóa đầu vào nhằm đảm bảo OCR nhận dạng ký tự chính xác nhất.
Các kỹ thuật thường dùng bao gồm:
- Cân bằng độ sáng, tăng độ tương phản giữa nền và chữ
- Loại bỏ nhiễu nền (vết bẩn, chấm mực, bóng đổ)
- Căn chỉnh lại góc quét nếu hình ảnh bị nghiêng
- Cắt lề, loại bỏ vùng không chứa văn bản
Bước 2. Nhận dạng ký tự (Character Recognition)
Đây là bước trọng tâm của toàn bộ quy trình OCR. Hệ thống sẽ “quét” từng dòng, từng vùng văn bản trong ảnh để nhận diện từng ký tự, bao gồm:
- Chữ cái (A-Z, a-z)
- Chữ số (0-9)
- Dấu câu, ký hiệu đặc biệt
- Biểu tượng (nếu có hỗ trợ)
Tùy theo loại OCR, quá trình nhận dạng có thể dùng:
- Mô hình mẫu (template matching): So sánh hình dạng từng ký tự với thư viện có sẵn
- Mô hình học máy (machine learning): Hệ thống “học” từ nhiều ví dụ để nhận ra đặc điểm của chữ, kể cả khi bị biến dạng nhẹ
- Nhận dạng ký tự viết tay (ICR – Intelligent Character Recognition): Xử lý chữ viết tay với độ chính xác cao hơn
Bước 3. Xử lý ngôn ngữ và định dạng (Post-recognition Structuring)
Sau khi nhận diện xong từng ký tự, hệ thống cần ghép lại thành từ, dòng, đoạn văn có cấu trúc hoàn chỉnh giống như một văn bản thực thụ. Bước này rất quan trọng để đảm bảo thông tin có thể hiểu được đưa vào hệ thống đúng định dạng.
Những gì diễn ra trong bước này:
- Phân tích từ – câu – đoạn (dựa trên khoảng cách, dấu câu…)
- Sửa lỗi phổ biến do nhận dạng sai (ví dụ “I” thành “1”, “rn” thành “m”)
- Xác định cấu trúc logic như bảng biểu, hàng cột, danh mục
- Gắn nhãn nội dung: ngày tháng, số tiền, tên công ty…
Bước 4. Xuất dữ liệu tích hợp hệ thống
Cuối cùng, toàn bộ văn bản đã được số hóa sẽ được chuyển thành tệp tin có thể sử dụng hoặc đưa trực tiếp vào các phần mềm nội bộ như:
- File Word, Excel, PDF có thể tìm kiếm
- Hệ thống quản lý tài liệu (DMS)
- Phần mềm kế toán, ERP, CRM…
Ngoài ra, hệ thống còn có thể lưu metadata (siêu dữ liệu) như thời gian quét, người quét, loại tài liệu… để phục vụ mục đích truy xuất kiểm tra sau này.
3. Ứng dụng OCR trong doanh nghiệp hiện nay
Dưới đây là 4 ứng dụng nổi bật của OCR đang được nhiều doanh nghiệp triển khai hiệu quả:
3.1. Số hóa hợp đồng, hóa đơn, chứng từ kế toán
Đây là ứng dụng phổ biến nhất của OCR, đặc biệt trong các phòng ban tài chính – kế toán hoặc pháp lý. Khi tiếp nhận hợp đồng, hóa đơn hay phiếu thu chi thay vì nhập tay thông tin vào hệ thống, OCR có thể quét tài liệu trích xuất nhanh các trường quan trọng như: tên khách hàng, số hợp đồng, số tiền, ngày phát hành, mã số thuế…
Ví dụ: Thay vì kế toán viên phải mất 5 phút để gõ lại dữ liệu từ một hóa đơn giấy, hệ thống tích hợp OCR chỉ cần vài giây để nhận diện toàn bộ thông tin đẩy lên phần mềm kế toán với độ chính xác cao hơn giảm thiểu sai sót.
Lợi ích cho doanh nghiệp: Tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công, giảm rủi ro sai sót, tăng tốc xử lý giao dịch. Đồng thời, dữ liệu cũng được chuẩn hóa dễ đối chiếu khi cần.
3.2. Tự động nhập dữ liệu vào phần mềm quản trị (ERP, CRM)
OCR không chỉ dừng lại ở việc đọc tài liệu mà còn đóng vai trò như một “cầu nối” giữa tài liệu vật lý và các hệ thống quản trị số mà doanh nghiệp đang sử dụng. Khi tích hợp với các phần mềm như ERP (quản trị doanh nghiệp) hoặc CRM (quản lý quan hệ khách hàng), OCR cho phép tự động nhập dữ liệu mà không cần thao tác trung gian.
Ví dụ: Một phiếu yêu cầu mua hàng được scan xử lý qua OCR, sau đó tự động cập nhật vào hệ thống ERP dưới dạng lệnh mua nội bộ, sẵn sàng để duyệt triển khai.
Lợi ích cho doanh nghiệp: Tăng tính liên kết giữa các phòng ban, hạn chế việc “sai lệch dữ liệu đầu vào” giảm thao tác lặp đi lặp lại đảm bảo tính nhất quán thông tin trên toàn hệ thống.
3.3. Tìm kiếm trích xuất thông tin từ kho lưu trữ tài liệu scan
Rất nhiều doanh nghiệp đã scan toàn bộ hợp đồng, biên bản, hồ sơ nhân sự… thành các file ảnh hoặc PDF. Tuy nhiên, nếu không có OCR, những tài liệu này gần như không thể tìm kiếm nội dung bên trong, trừ khi mở từng file để đọc thủ công.
OCR giúp giải quyết bài toán này bằng cách chuyển các file ảnh hoặc PDF tĩnh thành tài liệu có thể tìm kiếm theo nội dung, từ khóa, hoặc thông tin cụ thể.
Ví dụ: Bạn cần tìm tất cả hợp đồng trong năm 2023 có điều khoản “phạt vi phạm 10% giá trị hợp đồng”. Thay vì đọc từng file, bạn chỉ cần gõ từ khóa vào hệ thống và OCR sẽ quét toàn bộ dữ liệu để lọc ra đúng những hợp đồng có chứa thông tin đó.
Lợi ích cho doanh nghiệp: Tiết kiệm hàng giờ tìm kiếm, tăng tốc độ phản hồi yêu cầu nội bộ hoặc thanh tra, kiểm toán, đồng thời giảm phụ thuộc vào trí nhớ hoặc “kinh nghiệm lưu trữ” của từng nhân viên.
3.4. Lưu trữ truy xuất thông tin trong hệ thống tài liệu số
Khi tài liệu được số hóa bằng OCR, doanh nghiệp có thể lưu trữ trên các hệ thống quản lý tài liệu (DMS – Document Management System) theo cấu trúc logic dễ truy xuất: theo tên khách hàng, thời gian, loại tài liệu, người tạo, mã dự án…
OCR đóng vai trò như công cụ “gắn nhãn thông minh” cho mỗi tài liệu từ đó giúp hệ thống phân loại, lọc tìm kiếm theo nhiều tiêu chí.
Lợi ích cho doanh nghiệp: Tạo môi trường làm việc không giấy tờ, chuyên nghiệp hiện đại. Nhân sự có thể làm việc từ xa mà vẫn truy cập xử lý tài liệu nhanh chóng, minh bạch có kiểm soát.
Theo báo cáo của ResearchAndMarkets (2024), thị trường OCR toàn cầu được dự báo sẽ đạt giá trị 26 tỷ USD vào năm 2030, với tốc độ tăng trưởng trung bình 13.7% mỗi năm. Con số này không chỉ phản ánh tiềm năng của công nghệ, mà còn cho thấy mức độ phổ biến và tính thiết yếu của OCR trong hoạt động số hóa của doanh nghiệp hiện đại.
4. Lợi ích mà công nghệ OCR mang lại cho doanh nghiệp
Việc ứng dụng OCR không chỉ là một bước cải tiến về mặt công nghệ, mà là sự chuyển đổi rõ rệt trong cách doanh nghiệp xử lý quản lý thông tin. Nếu trước đây, tài liệu giấy và các công việc nhập liệu thủ công thường tốn nhiều thời gian dễ sai sót, thì nay, OCR đã mở ra một hướng đi hiệu quả tiết kiệm chính xác hơn. Dưới đây là 5 lợi ích thực tế mà công nghệ này mang lại:
4.1. Tiết kiệm thời gian chi phí nhập liệu thủ công
Một trong những công việc tốn kém nhất trong quản trị tài liệu là nhập lại thông tin từ hồ sơ giấy vào hệ thống. Với OCR, công đoạn này gần như được loại bỏ. Hệ thống có thể tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, hợp đồng, hồ sơ nhân sự, phiếu khảo sát… nhập trực tiếp vào phần mềm nội bộ chỉ trong vài giây.
Ví dụ thực tế: Thay vì cần 3 nhân viên kế toán làm việc liên tục trong 2 ngày để nhập 1.000 hóa đơn, OCR có thể xử lý trong chưa đầy 1 giờ với độ chính xác vượt trội và chi phí thấp hơn nhiều.
Lợi ích cụ thể:
- Giảm chi phí nhân sự hành chính
- Tăng tốc độ xử lý công việc
- Rút ngắn thời gian phản hồi thông tin khi cần
4.2. Tăng độ chính xác giảm lỗi nhập sai thông tin
Con người dù cẩn thận đến đâu vẫn có nguy cơ nhập sai dữ liệu đặc biệt khi phải xử lý số lượng lớn giấy tờ lặp đi lặp lại. OCR giúp giảm rủi ro này đáng kể nhờ quy trình trích xuất xử lý dữ liệu dựa trên thuật toán và logic ngôn ngữ thay vì cảm tính cá nhân.
Ví dụ: Một ký tự “0” dễ bị gõ nhầm thành “O” trong trường mã số khách hàng. OCR có thể phát hiện lỗi này nhờ kiểm tra ngữ cảnh cấu trúc dữ liệu đầu vào.
Lợi ích cụ thể:
- Đảm bảo tính chính xác của thông tin đầu vào
- Hạn chế lỗi hệ thống kéo theo trong quá trình xử lý tiếp theo (kế toán, báo cáo, lưu trữ)
- Nâng cao độ tin cậy trong nội bộ và khi làm việc với đối tác
4.3. Tối ưu hóa lưu trữ truy xuất thông tin nhanh chóng
OCR không chỉ “đọc” văn bản, mà còn giúp gắn thông tin vào từng tài liệu, từ đó dễ dàng phân loại, tìm kiếm khai thác dữ liệu khi cần. Doanh nghiệp không còn phải “lục tung” hàng trăm tệp tin PDF hay ngồi dò từng bản scan để tìm thông tin.
Ví dụ: Bạn cần tìm lại hợp đồng với đối tác A ký trong quý 2/2022 có điều khoản về “bồi thường hợp đồng”. Nếu tài liệu đã được xử lý bằng OCR, chỉ cần vài giây để tìm đúng văn bản cần thiết.
Lợi ích cụ thể:
- Tăng tốc độ phản hồi nội bộ và khách hàng
- Giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm lưu trữ của cá nhân
- Giảm thời gian chi phí quản lý tài liệu giấy
4.4. Tạo nền tảng cho các quy trình tự động hóa (RPA)
OCR là bước đầu tiên để đưa dữ liệu vào hệ thống. Khi dữ liệu được số hóa xử lý tự động, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiếp tục kết nối với RPA quy trình tự động hóa bằng robot phần mềm để thực hiện các tác vụ lặp lại như tạo báo cáo đối chiếu đơn hàng, gửi email thông báo, cập nhật hồ sơ khách hàng…
Ví dụ: OCR trích xuất nội dung hóa đơn → gửi vào phần mềm RPA → hệ thống tự tạo chứng từ thanh toán gửi sang bộ phận duyệt chi hoàn toàn không cần thao tác thủ công.
Lợi ích cụ thể:
- Tăng năng suất mà không cần tăng nhân sự
- Tự động hóa các quy trình lặp lại, tốn công
- Giải phóng nguồn lực để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn
4.5. Hỗ trợ tuân thủ quy định lưu trữ bảo mật dữ liệu
Nhiều lĩnh vực như tài chính, y tế, bảo hiểm hoặc hành chính công yêu cầu doanh nghiệp phải lưu trữ tài liệu đúng chuẩn, dễ truy xuất, có khả năng phục hồi khi cần kiểm tra, đối chiếu. OCR giúp tạo hồ sơ tài liệu số hóa có cấu trúc dễ tìm kiếm đồng thời gắn liền với hệ thống phân quyền truy cập, mã hóa và sao lưu.
Ví dụ: Tài liệu được xử lý bằng OCR sẽ có thể lưu trữ trên hệ thống DMS (Document Management System) với chế độ phân quyền: chỉ nhân sự kế toán được xem hóa đơn, nhân sự pháp lý xem hợp đồng…
Lợi ích cụ thể:
- Giảm rủi ro mất dữ liệu quan trọng
- Dễ dàng đối phó với thanh tra, kiểm toán
- Tăng mức độ chuyên nghiệp, bảo mật trong lưu trữ tài liệu
Với các doanh nghiệp đang trong quá trình tối ưu vận hành số hóa dữ liệu, OCR không chỉ là công nghệ hỗ trợ mà là một phần không thể thiếu trong hệ sinh thái chuyển đổi số. Từ tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ xử lý đến tạo nền tảng cho tự động hóa OCR đang giúp doanh nghiệp tiến nhanh hơn, chính xác hơn bền vững hơn trong kỷ nguyên số.
Bạn đang cần tối ưu quy trình xử lý tài liệu tại doanh nghiệp? Hãy bắt đầu bằng bước đơn giản nhất: Tìm hiểu trải nghiệm dịch vụ OCR, đăng ký nhận tư vấn triển khai số hóa tài liệu với OCR từ Lạc Việt ngay hôm nay.
5. Quy trình áp dụng công nghệ OCR để số hóa tài liệu trong doanh nghiệp
Để áp dụng thành công OCR trong số hóa tài liệu, doanh nghiệp cần tuân theo một quy trình hợp lý nhằm đảm bảo hiệu quả và tính chính xác trong việc chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số.
Quy trình áp dụng công nghệ OCR để số hóa tài liệu trong doanh nghiệp:
Bước 1: Xác định loại tài liệu cần số hóa
Trước khi triển khai OCR, doanh nghiệp cần xác định rõ loại tài liệu nào sẽ được số hóa. Các tài liệu phổ biến thường bao gồm: hóa đơn, hồ sơ nhân sự, hợp đồng, biên bản họp, tài liệu kỹ thuật hoặc các chứng từ tài chính. Việc xác định đúng loại tài liệu giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của mình.
Bước 2: Lựa chọn phần mềm OCR phù hợp
Tùy vào nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp, việc chọn phần mềm OCR đóng vai trò quan trọng trong hiệu quả số hóa. Doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như khả năng nhận diện nhiều ngôn ngữ, hỗ trợ định dạng tài liệu phức tạp, độ chính xác, tốc độ xử lý và tính năng tích hợp với các hệ thống quản lý khác.
Theo khảo sát năm 2023 của IDC, hơn 95% doanh nghiệp trên thế giới đã bắt đầu chuyển đổi số với các bước khác nhau từ tìm hiểu, nghiên cứu, cho tới bắt đầu triển khai, thực hiện. Là bước tiền đề của hành trình chuyển đổi số, số hóa tài liệu – cơ hội chuyển mình của doanh nghiệp Việt Nam khi nhà nước đưa ra các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp trong công cuộc số hóa. Lạc Việt – Đơn vị tiên phong triển khai thành công dịch vụ số hóa tài liệu OCR tích hợp AI cho doanh nghiệp XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP SỐ HÓA TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Bước 3: Thiết lập quy trình số hóa tài liệu
Sau khi chọn phần mềm, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình rõ ràng cho việc số hóa tài liệu. Quy trình này bao gồm các bước như quét tài liệu gốc, xử lý OCR để nhận diện văn bản, sau đó lưu trữ dữ liệu dưới dạng kỹ thuật số. Mỗi bước cần được thiết lập một cách chi tiết, chuẩn hóa để đảm bảo tính nhất quán, hiệu quả trong toàn bộ quy trình.
Bước 4: Tích hợp OCR vào hệ thống quản lý tài liệu (EDMS)
Để tối ưu hóa quy trình số hóa, doanh nghiệp nên tích hợp OCR với hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS). Việc kết hợp này giúp quản lý và lưu trữ tài liệu sau khi số hóa khoa học, có tổ chức, cho phép tìm kiếm, truy xuất, chia sẻ thông tin nhanh chóng. EDMS không chỉ giúp quản lý tập trung mà còn tăng tính bảo mật cho dữ liệu doanh nghiệp.
Việc tích hợp OCR với EDMS giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí quản lý tài liệu. Nhờ khả năng tự động nhận diện, xử lý tài liệu, doanh nghiệp có thể nhanh chóng hoàn thành các công việc mà trước đây phải mất nhiều giờ đồng hồ. Đồng thời, việc số hóa cũng giúp giảm thiểu chi phí giấy tờ, in ấn, lưu trữ vật lý.
Lạc Việt cung cấp giải pháp số hóa toàn diện với LV-DX Documen, LV Sure DMS, tích hợp cả công nghệ OCR, hệ thống quản lý tài liệu thông minh. Doanh nghiệp có thể dễ dàng quét, nhận diện văn bản, lưu trữ tài liệu theo chuẩn quy trình, giúp tối ưu hóa thời gian tiết kiệm nguồn lực.
6. Ưu và nhược điểm của OCR là gì?
Công nghệ OCR mang đến nhiều lợi ích quan trọng, đặc biệt là trong việc số hóa tài liệu và tự động hóa quy trình nhập liệu. Tuy nhiên, như bất kỳ công nghệ nào khác, OCR cũng có những hạn chế riêng. Vậy ưu, nhược điểm của OCR là gì?
6.1 Ưu điểm
- Tự động hóa quy trình nhập liệu: OCR giúp chuyển đổi hàng loạt tài liệu giấy thành văn bản số một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian so với việc nhập liệu thủ công. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa năng suất làm việc và giảm khối lượng công việc lặp đi lặp lại.
- Giảm thiểu sai sót: Việc nhập liệu thủ công dễ gây ra lỗi do yếu tố con người, nhưng với OCR, các tài liệu được xử lý tự động, giúp giảm thiểu đáng kể các sai sót này. Kết quả nhận dạng càng chính xác khi tài liệu có chất lượng cao.
- Tăng cường khả năng tìm kiếm và quản lý dữ liệu: Sau khi tài liệu được số hóa bằng OCR, các thông tin có thể dễ dàng được tìm kiếm bằng từ khóa thay vì phải dò tìm thủ công qua từng trang tài liệu giấy.
- Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ: Việc chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng số giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời giúp tiết kiệm không gian văn phòng khi không còn cần lưu trữ nhiều giấy tờ vật lý.
6.2 Nhược điểm
- Độ chính xác phụ thuộc vào chất lượng tài liệu gốc: Mặc dù OCR hoạt động hiệu quả với tài liệu rõ ràng, nhưng nếu tài liệu gốc bị mờ, lem, hoặc bị hỏng, độ chính xác của kết quả nhận dạng sẽ giảm sút. Các tài liệu có định dạng phức tạp hoặc chữ viết tay cũng có thể gây khó khăn cho quá trình nhận diện.
- Chi phí triển khai ban đầu: Để triển khai OCR hiệu quả, doanh nghiệp cần đầu tư vào phần mềm và phần cứng (như máy quét chất lượng cao).
- Khả năng xử lý văn bản phức tạp hạn chế: Với các tài liệu chứa nhiều biểu đồ, đồ thị hoặc cấu trúc phức tạp, OCR có thể gặp khó khăn trong việc phân tích, nhận dạng chính xác.
Công nghệ OCR không chỉ mang lại nhiều lợi ích về số hóa dữ liệu mà còn mở ra một kỷ nguyên mới cho quản lý thông tin trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã hiểu rõ OCR là gì cũng như biết thêm thông tin về cách thức áp dụng công nghệ OCR vào số hóa tài liệu.
