Registration/use of digital signatures help in information security, increase legal for electronic documents, contribute to improving the management efficiency, save time. This article Lac Viet Computing sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về thủ tục đăng ký chữ ký số, giúp bạn dễ dàng thực hiện, áp dụng công cụ này trong các hoạt động kinh doanh hàng ngày.
1. Tại sao doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số?
Digital signature is information accompanying data (text, word, excel, pdf...; pictures; videos...) aims to identify the owner of that data. Today's digital signature is considered as the seal of electronic business. So, the digital signature is not the only user in the tax declaration, which users can use in all electronic transactions, with every organization and individual to another.
The settlement procedure tax declaration for individuals, businesses at the end of each month usually cause overload to the tax authorities, causing inconvenience for taxpayers. So, to make electronic transactions, such as tax filing, use of electronic invoices in a simple and convenient than businesses all want to have a digital signature (electronic signature).
2. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số và các thông tin liên quan
2.1 Chuẩn bị hồ sơ đăng ký chữ ký số
Để đăng ký chữ ký số bạn cần chuẩn bị những hồ sơ gồm:
- Bản sao có công chứng giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Bản sao có công chứng giấy phép hoạt động;
- Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp;
- Bản sao có công chứng chứng minh thư nhân dân của người đại diện pháp lý (hoặc hộ chiếu).
After you have prepared enough the papers on to register digital signature, then you pay at the agency is licensed to provide digital signature service such as Viettel, VNPT... The fee will also depend on the agency put out, as well as depending on the service package of business of your choice.
2.2 Nộp Hồ sơ đăng ký
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cơ bản như đã nêu ở mục 1.1 thì doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký.
2.3 Hướng dẫn sử dụng chữ ký số
3. Hướng dẫn cách kiểm tra thời hạn và thủ tục gia hạn chữ ký số
Trên thị trường hiện nay có khá nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số như: VNPT, Viettle, FPT, CA2…. Tùy vào mục đích sử dụng, quy mô mà doanh nghiệp lựa chọn đơn vị ciung cấp cho phù hợp. Bên cạnh việc đăng ký mới thì các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến thời hạn sử dụng của chữ ký số.
Để kiểm tra thời hạn của chữ ký số doanh nghiệp có thể thực hiện theo 2 cách sau:
Cách 1: Dùng tài khoản thuế của doanh nghiệp để kiểm tra như sau:
Đầu tiên truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/
Thực hiện đăng ký tài khoản sau đó đăng nhập và thao tác theo hướng dẫn của hệ thống.
Sử dụng các tính năng tích hợp theo từng mục trên hệ thống, nếu như chữ ký số hết hạn trên màn hình sẽ xuất hiện thông báo trình trạng hết hạn của chữ ký số.
Cách 2: Cài đặt và sử dụng phần mềm chữ ký số của đơn vị cung cấp mà doanh nghiệp đã chọn
Đầu tiên cắm USB TOKEN (Chữ ký số) vào máy tính. Sau đó thực hiện chế độ “ cài tự động”. sau khi cài đặt ở góc màn hình sẽ xuất hiện thông tin về thời hạn của chữ ký số.
Nếu chữ ký số hết thời hạn thì tiến hành thủ tục gia hạn. Vfa hồ sơ gia hạn sẽ gồm:
Với những hướng dẫn đăng ký chữ ký số và các thông liên quan sẽ là những kiến thức hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.
3. Businesses are mandatory user digital signature not?
There are currently no regulations required businesses to use digital signature in business activity.
According to clause 3, Article 26, Law Business 2020, organizations, and individuals may choose to use digital signature according to the provisions of the law on electronic trading or using the account register business to business registration through the electronic communications network.
However, in some special cases, a business must use a digital signature, namely:
| The case | Legal grounds |
| Electronic signature in accordance with the laws of the seller; day, month, year, make and send invoices. Electronic signature in accordance of the laws of the buyer in case the buyer is an accounting unit. | Point e, clause 1, Article 6 circular 32/2011/TT-BTC. |
| Electronic invoice when buying and selling goods, providing services, when using electronic invoices must have the digital signature. | Clause 2, Article 3 of Decree 119/2018/ND-CP. |
| Taxpayers who carry out business activities in local infrastructure in information technology to make the declaration, tax payment, transactions with tax authorities through electronic means as prescribed by the law. | Paragraph 10 of Article 17 of the Law on tax administration 2019. |
Việc nắm rõ và thực hiện đúng các thủ tục đăng ký chữ ký số sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn tất quá trình đăng ký. Chữ ký số là một yêu cầu pháp lý, một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa quy trình làm việc. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn thành công trong việc đăng ký chữ ký số thông qua những hướng dẫn trên.
