Mô tả công việc kế toán thuế: Các nghiệp vụ, quy trình chuẩn

Đây là nhiệm vụ bắt buộc nhưng không đơn giản, bởi doanh nghiệp phải đảm bảo khai báo đúng loại thuế, nộp đúng thời hạn cũng như phản ánh chính xác vào sổ sách kế toán. Đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ khi phải xử lý đúng thời điểm ghi nhận, định khoản và tổng hợp các sắc thuế như GTGT, TNDN, TNCN. Sai sót không chỉ dẫn đến rủi ro bị xử phạt mà còn làm sai lệch dữ liệu tài chính phục vụ điều hành.

Hiểu rõ quy định để thực hiện đúng các nghiệp vụ thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao tính minh bạch, kiểm soát chi phí hiệu quả nhằm tạo cơ sở vững chắc cho hoạch định tài chính chiến lược. Bài viết dưới đây Lạc Việt sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp nắm vững và áp dụng chính xác nghiệp vụ thuế.

1. Tổng quan về kế toán thuế

1.1. Kế toán thuế là gì? Vai trò của thuế trong doanh nghiệp

Kế toán thuế là bộ phận trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chịu trách nhiệm ghi nhận, kiểm soát và báo cáo các khoản thuế phát sinh trong hoạt động kinh doanh. Đây không chỉ là việc “ghi sổ”: hoạt động thuế còn đảm bảo doanh nghiệp khai báo đúng, nộp thuế đúng loại đúng thời hạn, tuân thủ quy định pháp luật thuế.

Trong một doanh nghiệp, thuế đóng vai trò rất quan trọng:

• Nguồn chi cho nhà nước: Khi doanh nghiệp nộp thuế, họ đóng góp vào ngân sách quốc gia giúp chính phủ đầu tư vào hạ tầng, y tế, giáo dục…
• Quản trị dòng tiền: Thuế là khoản chi đáng kể trong chi phí hoạt động. Việc tính toán, nộp thuế đúng sẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch dòng tiền chính xác hơn, tránh thiếu hụt.
• Quản lý rủi ro pháp lý: Nếu khai sai hoặc chậm nộp thuế, doanh nghiệp có thể bị phạt, truy thu. Một công tác thuế chặt chẽ giúp giảm rủi ro này.
• Tín nhiệm với đối tác – cổ đông: Báo cáo thuế minh bạch, tuân thủ góp phần tăng uy tín khi doanh nghiệp làm việc với ngân hàng, nhà đầu tư hoặc các đối tác chiến lược.

1.2. Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi thực hiện kế toán thuế chuẩn xác

Việc thực hiện nghiệp vụ thuế một cách chính xác và tuân thủ có đem lại rất nhiều giá trị thực tế cho doanh nghiệp, không chỉ là “làm đúng luật” mà còn hỗ trợ quản trị về tối ưu chi phí:

• Giảm rủi ro bị xử phạt: Khi bộ phận thuế làm việc chính xác, doanh nghiệp giảm nguy cơ bị thanh tra, truy thu hoặc xử phạt.
• Tối ưu dòng tiền & lập kế hoạch tài chính: Khi có số liệu thuế chính xác, doanh nghiệp dễ dàng dự báo chi phí thuế trong các kỳ tới, từ đó cân nhắc chiến lược tái đầu tư, chi tiêu hoặc dự trữ vốn. Điều này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp đang phát triển hoặc đầu tư lớn.
• Minh bạch tài chính, gia tăng uy tín: Báo cáo thuế được thực hiện rõ ràng và đúng quy định xây dựng hình ảnh doanh nghiệp có trách nhiệm, minh bạch. Điều này rất quan trọng nếu doanh nghiệp cần huy động vốn, hợp tác với các đối tác lớn hoặc chuẩn bị cho IPO — đối tác & nhà đầu tư sẽ nhìn vào mức tuân thủ thuế như một phần của đánh giá quản trị rủi ro.
• Quản trị nội bộ tốt hơn: Khi công tác thuế thực hiện chính xác, bộ phận tài chính lãnh đạo có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định. Ví dụ, họ biết chi phí thuế thực tế là bao nhiêu, từ đó cân nhắc chiến lược chi phí, đầu tư hoặc tiết kiệm. Hệ thống nghiệp vụ thuế tốt cũng cho phép kiểm soát nội bộ chặt chẽ hơn, giảm sai sót.
• Tận dụng công nghệ để cải thiện hiệu quả: Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán cũng như hệ thống quản lý thuế để tự động hóa nghiệp vụ – từ thu thập chứng từ, hạch toán đến lập tờ khai. Theo một nghiên cứu từ Deloitte, công nghệ thuế (tax technology) giúp các bộ phận thuế hoạt động hiệu quả hơn, giảm lỗi tính toán và cung cấp dữ liệu theo thời gian thực để giám sát rủi ro tuân thủ. Việc đầu tư vào hệ thống như vậy không chỉ là chi phí – đó là đầu tư cho sự an toàn, hiệu quả  khả năng mở rộng quy mô.
• Tăng khả năng kiểm soát – phản ứng khi thay đổi luật thuế: Khi doanh nghiệp có hệ thống quản lý thuế chặt chẽ, nó sẽ dễ thích ứng hơn khi luật thuế thay đổi. Ví dụ, nếu có một chính sách mới hoặc quy định điều chỉnh, bộ phận thuế sẽ nhanh chóng điều chỉnh quy trình, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ mà không bị lúng túng.

2. Mô tả công việc của kế toán thuế theo giai đoạn

2.1. Công việc đầu năm

• Rà soát, tổng hợp số liệu năm trước: Đầu năm, người thực hiện kiểm tra thuế phải kiểm tra lại toàn bộ chứng từ, hóa đơn, số thuế đã nộp của năm trước để đảm bảo không có sai sót nghiêm trọng, hoặc chậm trễ nộp. Việc này giúp tránh bị truy thu hoặc phạt khi các cơ quan thuế kiểm tra sau này.
• Kê khai – nộp thuế môn bài: Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp cần nộp tờ khai và tiền thuế môn bài vào đầu năm. Đây là một nghĩa vụ bắt buộc ngay khi công ty bắt đầu hoạt động hoặc hằng năm.
• Chuẩn bị hồ sơ, lập kế hoạch thuế cho năm mới: Kế toán thuế cũng lên kế hoạch các công việc thuế trong năm mới — dự kiến doanh thu, xác định loại hình khai thuế (GTGT theo tháng/quý), ước tính tạm tính thuế TNDN, TNCN,… Việc lập kế hoạch này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền, dự phòng chi phí thuế hợp lý.
• Cập nhật quy định thuế mới: Luật thuế, thông tư hay nghị định có thể thay đổi; đầu năm là thời điểm tốt để rà soát các cập nhật mới nhất, đảm bảo hướng dẫn nghiệp vụ thuế của bộ phận kế toán phù hợp và tuân thủ.

2.2. Công việc hàng ngày/thường xuyên

• Thu thập – kiểm tra chứng từ phát sinh: Việc thu thập hóa đơn đầu vào (chi mua hàng, nguyên liệu) cũng như đầu ra (bán hàng), biên lai, phiếu chi – thu, phiếu xuất – nhập kho… Sau đó, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ này.
• Hạch toán nghiệp vụ thuế: Khi có hóa đơn phát sinh, chức năng này ghi sổ (hạch toán) các khoản liên quan vào sổ kế toán của doanh nghiệp — ví dụ: chi phí, doanh thu, công nợ, thuế GTGT phân bổ, v.v.
• Nộp thuế khi phát sinh: Nếu trong ngày có phát sinh nghĩa vụ thuế (ví dụ sau khi lập tờ khai hoặc có doanh thu), người thực hiện thuế chịu trách nhiệm tính số thuế phải nộp và thực hiện nộp đúng hạn, nhằm tránh phạt vì trễ nộp.
• Lưu trữ, sắp xếp chứng từ: Việc lưu giữ chứng từ thuế – hóa đơn, biên lai, tờ khai – là công việc liên tục, cần được tổ chức logic, khoa học để khi thanh kiểm tra hoặc kiểm toán, bộ phận thuế dễ tra cứu.
• Theo dõi quy định mới: Hàng ngày, bộ phận thuế cần cập nhật các thông báo, hướng dẫn mới từ cơ quan thuế (thông tư, nghị định) để kịp điều chỉnh nghiệp vụ và báo cáo của doanh nghiệp.

2.3. Công việc hàng tháng

• Lập tờ khai thuế GTGT: Nếu doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo tháng, thực hiện lập tờ khai GTGT hàng tháng và nộp theo quy định.
• Lập tờ khai thuế TNCN (nếu có): Nếu công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, lập tờ khai TNCN hàng tháng.
• Báo cáo sử dụng hóa đơn (nếu cần): Một số doanh nghiệp (đặc biệt mới thành lập) có nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng.
• Phân bổ khấu hao, chi phí công cụ, dụng cụ: Tham gia phân bổ chi phí, khấu hao tài sản cố định hoặc dụng cụ, công cụ vào chi phí thuế, để tính thuế TNDN hoặc chi phí hợp lý.
• Đối chiếu sổ sách: Kiểm tra số liệu sổ kế toán, hóa đơn, sao kê ngân hàng để đảm bảo không có sai lệch lớn, giúp chuẩn bị tốt cho các kỳ kê khai tiếp theo.

2.4. Công việc hàng quý

• Lập tờ khai thuế GTGT quý: Nếu doanh nghiệp khai thuế GTGT theo quý (thường doanh thu vừa hoặc nhỏ), kế toán thuế sẽ lập tờ khai GTGT hàng quý.
• Lập tạm tính thuế TNDN: Thực hiện tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho từng quý (nếu quy định), sau đó nộp số thuế tạm tính này.
• Lập tờ khai TNCN nếu theo quý: Thực hiện khai tờ khai TNCN theo quý nếu doanh nghiệp chọn làm tờ khai này.
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý: Đây là đầu việc nhằm báo cáo số lượng hóa đơn đã dùng, hóa đơn còn tồn,.. nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng báo cáo. 
• Phân tích – đánh giá rủi ro thuế: Cuối mỗi quý xem lại các số liệu, đánh giá rủi ro tiềm ẩn (ví dụ sai sót kê khai, phát sinh thuế lớn) và đề xuất các biện pháp điều chỉnh.

2.5. Công việc cuối năm và khi thanh kiểm tra

• Quyết toán thuế TNDN: Tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí, khấu hao, trích trước,… để tính thuế TNDN phải quyết toán.
• Quyết toán thuế TNCN: Nếu công ty khấu trừ thuế TNCN từ lương nhân viên, cuối năm kế toán thuế phải lập báo cáo quyết toán thuế TNCN theo quy định.
• Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cuối năm: Nếu quy định, kế toán sẽ tổng hợp báo cáo này cho cơ quan thuế.
• Chuẩn bị hồ sơ cho thanh kiểm tra: Bộ phận thuế phải tổ chức, lưu trữ tất cả chứng từ – hóa đơn, biên bản, tờ khai – một cách khoa học để khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu kiểm tra, có thể cung cấp ngay. Đây là phần hướng dẫn nghiệp vụ thuế rất quan trọng để tránh bị xử phạt hoặc truy thu vì chứng từ thiếu hoặc sắp xếp không hợp lý.
• Đánh giá lại chiến lược thuế: Dựa trên kết quả quyết toán về các thay đổi chính sách thuế trong năm, bộ phận thuế tham gia đề xuất hoặc điều chỉnh kế hoạch thuế cho năm tiếp theo — ví dụ điều chỉnh ước tính tạm tính thuế, đề xuất sử dụng lợi ích thuế (nếu có), hoặc đầu tư vào công nghệ thuế để tối ưu quy trình.
• Kiểm kê – đối chiếu chứng từ – sổ sách: Cuối năm thường là thời điểm kiểm kê kho, tài sản cố định, công nợ, quỹ nên phối hợp với kế toán tổng hợp để đối chiếu số liệu, đảm bảo tính chính xác cao cho báo cáo và quyết toán.

3. Các nghiệp vụ kế toán thuế trong doanh nghiệp

3.1. Nghiệp vụ về thuế GTGT

Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế đánh vào giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ. Nghiệp vụ kế toán thuế liên quan GTGT bao gồm:

Ví dụ: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu trị giá 100 triệu đồng, thuế GTGT 10 triệu. Khi lập sổ kế toán: Nợ TK 152 (nguyên vật liệu) 100 triệu, Nợ TK 1331 (thuế GTGT được khấu trừ) 10 triệu, Có TK 111/112 (tiền mặt/ngân hàng) 110 triệu.

3.2. Nghiệp vụ về thuế TNDN

Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) là thuế đánh trên lợi nhuận của doanh nghiệp. Nghiệp vụ kế toán thuế liên quan TNDN bao gồm:

Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp có lợi nhuận kế toán 500 triệu đồng, chi phí hợp lệ 50 triệu, tạm tính thuế TNDN 20% → nộp 90 triệu đồng cho cơ quan thuế mỗi quý theo tạm tính.

3.3. Nghiệp vụ về thuế TNCN và các loại thuế khác

Ví dụ minh họa: Công ty trả lương cho nhân viên 20 triệu đồng/tháng, TNCN theo biểu khấu trừ 10% → kế toán thuế khấu trừ 2 triệu đồng, nộp cho cơ quan thuế trước ngày 20 hàng tháng.

4. Quy trình kế toán thuế trong doanh nghiệp

Bước 1: Giải quyết các nghiệp vụ kế toán phát sinh

Kế toán thuế bắt đầu bằng việc xử lý tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thuế trong doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác, đây là nền tảng cho việc xác định nghĩa vụ thuế. Cụ thể, kế toán cần ghi nhận đầy đủ các hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào (như mua nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh) cũng như hóa đơn đầu ra (từ hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ). Đồng thời, cần xác định và hạch toán các khoản chi phí hợp lý được phép trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, tiến hành tính toán – ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo đúng quy định, cũng như theo dõi – xử lý các khoản tiền tạm ứng liên quan đến hoạt động của công ty. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này đảm bảo dữ liệu đầu vào cho các bước kê khai quyết toán thuế sau này là minh bạch và hợp pháp.

Mục tiêu thực tế: đảm bảo doanh nghiệp tính đúng – đủ các khoản thuế phải nộp, tránh thiếu hụt gây phạt hoặc truy thu.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp mua nguyên vật liệu trị giá 50 triệu đồng kèm thuế GTGT 10%, nghiệp vụ thuế phải ghi nhận đầy đủ 60 triệu vào sổ sách, đồng thời tính toán số thuế GTGT được khấu trừ.

Bước 2: Lập – kiểm tra chứng từ kế toán

Sau khi các nghiệp vụ đã được ghi nhận, kế toán thuế chuyển sang giai đoạn lập – kiểm tra tính hợp lệ của tất cả các chứng từ kế toán như hóa đơn giá trị gia tăng, biên lai thu chi, phiếu chi, hợp đồng kinh tế và các giấy tờ liên quan khác. Việc kiểm tra này phải được thực hiện một cách tỉ mỉ để xác minh tính hợp pháp (có đúng quy định pháp luật thuế không), tính hợp lệ (đầy đủ chữ ký, con dấu, nội dung kinh tế) cũng như tính đầy đủ thông tin của chứng từ, bởi lẽ đây là căn cứ duy nhất để cơ quan thuế chấp nhận chi phí/khấu trừ thuế.

Lợi ích của bước này là vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế từ chối các khoản chi phí, từ đó tránh được các khoản phạt hành chính không đáng có. Để nâng cao hiệu quả, giải pháp chuyên nghiệp hiện nay là sử dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để tự động kiểm tra, đối chiếu số liệu và đặc biệt là xác minh thông tin hóa đơn điện tử với các cơ sở dữ liệu chính thức của cơ quan thuế, đảm bảo tính xác thực tuyệt đối trước khi tiến hành kê khai.

Bước 3: Ghi chép sổ sách kế toán

Lập báo cáo nội bộ Sau khi tất cả các nghiệp vụ phát sinh đã được xử lý và chứng từ đã được kiểm tra tính hợp lệ, các nghiệp vụ này sẽ được ghi chép chi tiết vào hệ thống sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo đúng chuẩn mực kế toán hiện hành. Cụ thể, các giao dịch sẽ được cập nhật vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đó được tổng hợp vào sổ cái của các tài khoản liên quan, và đặc biệt là các sổ chi tiết theo dõi riêng biệt cho từng loại thuế (như thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN).

Mục tiêu cốt lõi của việc này là đảm bảo tính nhất quán và minh bạch tuyệt đối của dữ liệu tài chính, làm cơ sở vững chắc cho các kỳ báo cáo thuế và quyết toán sau này.

Ví dụ: Ghi nhận doanh thu bán hàng, đồng thời phân tách phần thuế GTGT phải nộp riêng trong TK 3331, để dễ dàng tổng hợp và nộp thuế hàng tháng.

Bước 4: Thực hiện công việc cuối kỳ/ bút toán cuối năm – kết chuyển sổ

Vào các thời điểm cuối kỳ (tháng, quý hoặc đặc biệt là cuối năm tài chính), kế toán thuế tiến hành các công việc tổng hợp quan trọng để đóng sổ và chuẩn bị báo cáo. Công việc này bao gồm việc kiểm tra chéo và đối chiếu số liệu một cách kỹ lưỡng giữa các sổ kế toán chi tiết, sổ cái và các báo cáo nội bộ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác của dữ liệu. Tiếp theo, kế toán phải lập các bút toán điều chỉnh cần thiết liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, ví dụ như phân bổ chi phí trả trước (công cụ dụng cụ), trích trước chi phí (lãi vay, bảo hành), tính toán và ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo quy định, cũng như lập dự phòng các khoản liên quan đến thuế (nếu có). Cuối cùng, thực hiện các bút toán kết chuyển doanh thu, chi phí, và xác định kết quả kinh doanh để đóng sổ, chuẩn bị dữ liệu tổng hợp cho việc lập báo cáo tài chính.

Lợi ích của bước này là giúp doanh nghiệp có được dữ liệu chính xác và đầy đủ để lập báo cáo tài chính và kê khai thuế đúng thời hạn, từ đó tránh được thiếu hụt, sai sót số liệu và các hình thức phạt liên quan.

Bước 5: Lập bảng cân đối sổ sách – kê khai chi phí – số liệu phát sinh

Kế toán tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết, lập bảng cân đối kế toán, tổng hợp doanh thu, chi phí cũng như các khoản thuế phát sinh.

Sau khi hoàn tất việc kết chuyển cuối kỳ, kế toán thuế tiến hành tổng hợp toàn bộ dữ liệu. Bước này yêu cầu kế toán tổng hợp số liệu một cách có hệ thống từ các sổ chi tiết và sổ cái để lập Bảng Cân đối Kế toán và các báo cáo tài chính nội bộ khác. Đồng thời, kế toán cần tổng hợp toàn bộ doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ và đặc biệt là tổng hợp các khoản thuế phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp.

Mục tiêu then chốt của việc tổng hợp này là tạo ra dữ liệu cơ sở chính xác để phục vụ cho việc kê khai các loại thuế quan trọng như thuế GTGT, thuế TNDN tạm tính, thuế TNCN và các sắc thuế khác theo định kỳ.

Ví dụ: Kế toán sẽ tổng hợp toàn bộ doanh thu và chi phí của quý để xác định thu nhập chịu thuế, từ đó tính ra số thuế TNDN tạm nộp cho quý đó, đồng thời phải xác định chính xác tổng số thuế GTGT đầu vào đủ điều kiện để được khấu trừ, đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đúng luật và tối ưu.

Bước 6: Lập báo cáo tài chính – thực hiện quyết toán thuế

Sau khi hoàn tất việc tổng hợp và cân đối số liệu, kế toán thuế chuyển sang giai đoạn cao nhất là lập Báo cáo tài chính cuối kỳ hoặc cuối năm. Bộ Báo cáo này phải đầy đủ theo quy định, bao gồm Bảng cân đối kế toán (thể hiện tình hình tài sản và nguồn vốn), Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (phản ánh doanh thu và chi phí, lợi nhuận) và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phân tích dòng tiền). Song song đó, đây là thời điểm quan trọng để thực hiện quyết toán thuế (thường là quyết toán thuế TNDN và thuế TNCN hàng năm) và báo cáo thuế GTGT theo đúng thời hạn quy định của cơ quan thuế.

Giá trị thực tế của bước này là vô cùng lớn, không chỉ giúp doanh nghiệp nắm rõ nghĩa vụ thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn, mà còn đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật thuế, tránh các rủi ro pháp lý. Hơn nữa, báo cáo tài chính đã được quyết toán thuế sẽ cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy cho các bên liên quan như cổ đông, đối tác và ngân hàng.

Số liệu minh họa cho thấy tầm quan trọng: theo Báo cáo tổng hợp của Tổng cục Thuế năm 2023, các doanh nghiệp thực hiện quyết toán thuế đúng hạn có tỷ lệ vi phạm thuế thấp hơn 18% so với các doanh nghiệp không tuân thủ. Thực hiện quyết toán thuế TNDN, TNCN, báo cáo thuế GTGT theo quy định.

Bước 7: Lưu trữ sổ sách kế toán

Sau khi đã hoàn tất việc kê khai và quyết toán thuế, bước cuối cùng và cũng là bước cực kỳ quan trọng là lưu trữ sổ sách, chứng từ và các báo cáo thuế một cách khoa học và có hệ thống. Tất cả các tài liệu kế toán, từ hóa đơn gốc, chứng từ thanh toán, sổ nhật ký, sổ cái cho đến các tờ khai và báo cáo tài chính đã nộp, cần được sắp xếp theo trình tự thời gian, loại hình nghiệp vụ, hoặc loại hình thuế để đảm bảo khả năng tra cứu dễ dàng và nhanh chóng khi có yêu cầu từ các đợt thanh tra, kiểm tra thuế hoặc kiểm toán độc lập.

Lợi ích then chốt của việc lưu trữ chuẩn mực này là giảm thiểu đáng kể rủi ro bị cơ quan thuế truy thu thuế hoặc bị phạt hành chính do không thể cung cấp kịp thời các chứng từ gốc hợp lệ, đồng thời còn tạo tiền đề vững chắc cho việc triển khai quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả. Trong thời đại công nghệ, giải pháp thực tiễn được khuyến khích là sử dụng hệ thống số hóa chứng từ và các phần mềm quản lý thuế chuyên dụng, giúp việc lưu trữ, bảo quản và tra cứu trở nên tự động, nhanh chóng, tiết kiệm đáng kể thời gian cũng như chi phí vận hành cho doanh nghiệp.

5. Trách nhiệm và quyền hạn của kế toán thuế

5.1. Trách nhiệm

Kế toán thuế là bộ phận trung tâm trong quản lý nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Các trách nhiệm chính bao gồm:

• Thu thập, kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ đầu vào – đầu ra: Mỗi chứng từ phải được kiểm tra hợp pháp, đúng quy định thuế để đảm bảo các khoản chi phí/doanh thu được ghi nhận chính xác. Đây là bước quan trọng nhằm giảm thiểu rủi ro truy thu hoặc phạt do kê khai sai.
• Đảm bảo mọi giao dịch kinh tế được ghi nhận đầy đủ: Bao gồm mua bán hàng hóa, dịch vụ, chi phí nhân sự, khấu hao tài sản cố định. Việc này giúp sổ sách doanh nghiệp luôn minh bạch, số liệu phục vụ quản trị và ra quyết định hiệu quả.
• Kê khai – nộp thuế đúng hạn: Các loại thuế GTGT, TNDN, TNCN, các loại thuế khác phải được kê khai và nộp đúng thời hạn theo quy định pháp luật.
• Lập báo cáo tài chính – quyết toán thuế cuối năm: Bao gồm tổng hợp sổ sách, lập báo cáo kết quả kinh doanh, cân đối tài chính, đồng thời quyết toán các khoản thuế đã tạm nộp trong năm.
• Theo dõi, cập nhật các thay đổi về chính sách thuế: Thường xuyên cập nhật luật thuế mới, thông tư, nghị định liên quan để điều chỉnh nghiệp vụ báo cáo kịp thời, tránh sai sót và vi phạm pháp luật.
• Lưu trữ – tổ chức chứng từ, sổ sách khoa học: Mục tiêu là có thể cung cấp chứng từ nhanh chóng khi cơ quan thuế thanh tra hoặc kiểm tra, đồng thời hỗ trợ kiểm toán nội bộ.
• Giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết: Khi cơ quan thuế thanh tra, kế toán giải trình đầy đủ các khoản chi phí – doanh thu – thuế đã kê khai, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro bị truy thu hoặc xử phạt.

5.2. Quyền hạn

Kế toán thuế được trao quyền để thực hiện công việc một cách hiệu quả, bao gồm:

• Yêu cầu các phòng ban cung cấp chứng từ, hóa đơn liên quan: Điều này đảm bảo có đầy đủ dữ liệu để thực hiện kê khai đúng hạn.
• Đề xuất xử lý hóa đơn cần thanh hủy hoặc điều chỉnh: Kế toán có quyền đề xuất các biện pháp xử lý theo quy định pháp luật, đảm bảo chứng từ hợp lệ – tuân thủ.
• Hướng dẫn bộ phận kế toán cơ sở hoặc phòng ban khác: Cung cấp hướng dẫn nghiệp vụ thuế để các bộ phận liên quan thực hiện kê khai, lập báo cáo đúng theo quy định.
• Tham gia xây dựng chính sách – quy trình quản lý thuế: Giúp doanh nghiệp thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ hiệu quả, phù hợp với đặc thù kinh doanh.
• Bảo mật thông tin: Số liệu thuế chỉ được cung cấp khi có phê duyệt của kế toán trưởng hoặc ban giám đốc, đảm bảo an toàn thông tin nhạy cảm.

6. Lưu ý quan trọng về chính sách thuế  và  rủi ro

6.1. Cảnh báo rủi ro vi phạm thuế: số liệu thanh, kiểm tra gần đây

• Tăng cường kiểm tra, thanh tra thuế: Theo bản tin của KPMG, cơ quan thuế tiếp tục đẩy mạnh hoạt động thanh tra, kiểm tra các doanh nghiệp có rủi ro cao — đặc biệt xem xét các hành vi kê khai không đúng, gian lận thuế, trốn thuế hoặc chuyển giá.
• Rủi ro từ kinh doanh thương mại điện tử (TMĐT): Hoạt động kinh doanh TMĐT tiếp tục là “điểm nóng”. Trong 6 tháng đầu năm 2024, Tổng cục Thuế đã rà soát và xử lý vi phạm với hơn 4.560 người nộp thuế (gồm doanh nghiệp – cá nhân kinh doanh online), truy thu – phạt thuế lên đến 297 tỷ đồng.
• Rủi ro thủ tục kê khai/lập hóa đơn: Có doanh nghiệp phản ánh phải kê khai thuế hai lần vì sai sót trong thủ tục hoặc hệ thống, gây tắc nguồn vốn lớn. 
• Gia hạn nộp thuế nhưng vẫn cần cẩn trọng: Mặc dù có Nghị định gia hạn nộp thuế (GTGT, TNDN, TNCN, tiền thuê đất) đến hết 31/12/2025, những việc này có thể tạo ra rủi ro nếu doanh nghiệp chủ quan trong quản lý số liệu, hoặc không chuẩn bị hồ sơ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Các doanh nghiệp hiểu rõ những rủi ro này giúp bộ phận kế toán thuế xây dựng các biện pháp ứng phó — như nâng cao quy trình kiểm soát, chuẩn hóa nghiệp vụ thuế, chủ động chuẩn bị hồ sơ khi có kiểm tra — từ đó giảm thiểu chi phí rủi ro (tiền phạt, truy thu) và bảo vệ dòng tiền.

6.2. Ba Thay Đổi Lớn Từ Luật Thuế & Kế Toán Mới Nhất (Áp dụng 2025)

Dưới đây là ba thay đổi quan trọng về chính sách thuế – kế toán thuế mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Luật Thuế GTGT mới — Luật 48/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/07/2025
• Đối tượng chịu thuế GTGT, điều kiện khấu trừ thuế GTGT được chỉnh sửa. 
• Một số nghị định hướng dẫn chi tiết đã ban hành (ví dụ Nghị định 181/2025/NĐ‑CP) để hướng dẫn kê khai, khấu trừ GTGT theo quy định mới. 
• Giá trị với doanh nghiệp: Bộ phận kế toán cần cập nhật ngày nghiệp vụ xử lý hóa đơn, kiểm soát chi phí để đảm bảo tuân thủ luật mới và tránh mất quyền khấu trừ.
• Luật Thuế TNDN mới — Luật TNDN 67/2025/QH15 (có hiệu lực từ 1/10/2025)
• Thay đổi các quy định về chi phí được trừ, cách xác định thu nhập chịu thuế và lãi/lỗ được bù trừ.
• Mức thuế suất mới: doanh nghiệp quy mô nhỏ có doanh thu dưới 3 tỷ đồng/năm được áp thuế 15%, doanh thu từ 3‑50 tỷ là 17% theo Luật mới.
• Quy định ưu đãi thuế TNDN kéo dài: dự án đầu tư mới có thể được áp dụng thuế suất ưu đãi lâu hơn (tối đa 15 năm) nếu đáp ứng các điều kiện theo luật mới.
• Giá trị với doanh nghiệp: Nếu nắm được luật mới, doanh nghiệp có thể tận dụng ưu đãi thuế tốt hơn, tối ưu chiến lược đầu tư và điều chỉnh kế hoạch thuế cho phù hợp để giảm chi phí thuế một cách hợp pháp.
• Tăng cường quản lý thuế điện tử – minh bạch chứng từ thuế
• Luật Quản lý Thuế được sửa đổi, bổ sung để khuyến khích kê khai, quản lý thuế qua nền tảng số — giảm rủi ro thủ công, sai sót giấy tờ. 
• Yêu cầu lưu trữ điện tử chứng từ, báo cáo thuế sẽ cao hơn — doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống số hóa để đáp ứng nhanh khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra.
• Giá trị với doanh nghiệp: Áp dụng số hóa trong nghiệp vụ thuế giúp tiết kiệm chi phí vận hành (giảm giấy tờ, nhân công), tăng độ chính xác và sẵn sàng hơn khi cơ quan thuế kiểm tra — giảm thiểu rủi ro bị xử phạt vì chứng từ không đầy đủ hoặc không hợp lệ.

7. Giải pháp tối ưu quy trình nghiệp vụ kế toán với LV-DX Accounting

Số hóa nghiệp vụ thuế mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp: giảm thiểu sai sót, gian lận do thao tác thủ công, tối ưu hóa vận hành, tiết kiệm thời gian cũng như chi phí nhân sự. Đồng thời hỗ trợ quản lý dòng tiền, theo dõi nghĩa vụ thuế GTGT, TNDN, TNCN và các loại thuế khác, cùng việc đối chiếu số liệu tức thời. Các báo cáo thuế được cung cấp chính xác, kịp thời nhằm tuân thủ chuẩn Việt Nam, giúp lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.

Với LV-DX Accounting, các nghiệp vụ kế toán thuế được tự động hóa hoàn toàn:

• Ghi nhận – xử lý chứng từ tự động: Hóa đơn, phiếu chi, phiếu xuất – nhập kho được nhập liệu và phân loại theo loại thuế, giảm thiểu sai sót thủ công.
• Kiểm tra hợp lệ hóa đơn: Phần mềm đối chiếu hóa đơn đầu vào/đầu ra, đảm bảo chứng từ hợp pháp trước khi kê khai.
• Nhắc nhở nộp thuế – lập báo cáo: Tự động nhắc lịch kê khai, nộp thuế cũng như tổng hợp số liệu để lập báo cáo hàng tháng, quý, quyết toán năm, giúp doanh nghiệp tránh phạt do chậm nộp.
• Minh bạch – kiểm soát nội bộ: Mọi bút toán, chứng từ và báo cáo đều được lưu trữ điện tử, dễ tra cứu khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc khi đối chiếu nội bộ.

Dùng thử miễn phí phần mềm LV-DX Accounting để tối ưu toàn bộ nghiệp vụ kế toán ngay hôm nay: https://lacviet.vn/lv-dx-accounting/

Kế toán thuế là trụ cột trong quản trị tài chính doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm soát rủi ro cũng như tối ưu chi phí. Thực hiện chính xác và hiệu quả các nghiệp vụ thuế giúp doanh nghiệp minh bạch tài chính, nâng cao uy tín với đối tác – cổ đông – cơ quan quản lý. Đồng thời, việc quản lý thuế khoa học tạo cơ sở vững chắc cho các quyết định chiến lược, dự báo dòng tiền chính xác nhằm tối ưu hóa chi phí hoạt động. Đây cũng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng với thay đổi pháp lý, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong dài hạn.