Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ và sự thay đổi của hành lang pháp lý, đặc biệt là sự ra đời của Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc số hóa quy trình nhân sự không còn là lựa chọn mà là xu thế tất yếu. Nắm bắt nhu cầu này, Lạc Việt chính thức tích hợp tính năng Ký số hợp đồng lao động điện tử vào hệ thống quản trị nhân sự LV SureHCS, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian và đảm bảo tính pháp lý cao nhất.
1. Tuân thủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP
Chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết về việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử.
Theo Nghị định, hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ tương đương hợp đồng bằng văn bản giấy.
Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định liên quan đến an toàn thông tin mạng, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ và khả năng trích xuất dữ liệu phục vụ thanh tra, kiểm tra. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng, mở ra kỷ nguyên số hóa trong quản trị nhân sự, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người lao động và tính minh bạch trong quan hệ lao động.
Thấu hiểu yêu cầu pháp lý và nhu cầu thực tiễn của doanh nghiệp, Lạc Việt đã nhanh chóng triển khai việc tích hợp tính năng ký số hợp đồng lao động điện tử vào phần mềm quản trị nhân sự LV SureHCS. Giải pháp này không chỉ bảo đảm tuân thủ đầy đủ các quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP mà còn mang đến sự thuận tiện, minh bạch và an toàn trong toàn bộ quy trình nhân sự của doanh nghiệp.
2. LV SureHCS hỗ trợ đa dạng hình thức ký số
Hiểu rõ thực tế không phải người lao động nào cũng sở hữu chữ ký số chuyên dụng, LV SureHCS cung cấp các phương thức ký linh hoạt cho cả hai bên:
Đối với doanh nghiệp (Bên A):
- Chữ ký số nội bộ:Được hệ thống tự động phát hành, phục vụ nhanh chóng cho các quy trình lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.
- Chữ ký số doanh nghiệp SmartCA:Loại chữ ký số được phát hành, đăng ký và lưu trữ tại hệ thống quản lý chữ ký số quốc gia.
- Chữ ký số USB Token: Loại chữ ký số tương tự chữ ký số doanh nghiệp SmartCA tuy nhiên thông tin chữ ký số được lưu trữ trên thiết bị USB.
Đối với nhân viên/ứng viên (Bên B):
- Trường hợp Bên B hiện tại đang là nhân viên: Hệ thống cung cấp chức năng gửi file hợp đồng cho Người sử dụng lao động và Người lao động (Bên B) để cùng truy cập và thực hiện ký số ngay trên phần mềm nhân sự.
- Trường hợp Bên B chưa là nhân viên (đang là ứng viên): Hệ thống sẽ tự động gửi một đường link qua email cho Bên B. Đường link này giúp ứng viên truy cập để xem chi tiết nội dung hợp đồng và cung cấp sẵn chức năng ký số trực tuyến lên hợp đồng mà không cần tài khoản đăng nhập hệ thống nội bộ.
- Đặc biệt – Khi Bên B không có chữ ký số: Hệ thống hỗ trợ chức năng cấp phát chữ ký số dùng một lần cho Bên B trực tiếp từ trung tâm chứng thực số. Điều này đảm bảo mọi cá nhân dù không sở hữu chữ ký số chuyên dụng vẫn có thể ký kết hợp pháp, an toàn và nhanh chóng.
3. Quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử trên LV SureHCS
Thay vì quy trình in ấn, chuyển phát và lưu trữ hồ sơ giấy cồng kềnh, LV SureHCS cho phép doanh nghiệp và người lao động thực hiện ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi trên môi trường qua 8 bước sau:
- Soạn thảo văn bản:Nhân viên (HR) thực hiện soạn thảo Quyết định hoặc Hợp đồng lao động.
- Quy trình xét duyệt: Văn bản được chuyển vào luồng quy trình phê duyệt nội bộ để các bộ phận liên quan kiểm tra nội dung.
- Lãnh đạo phê duyệt: Lãnh đạo doanh nghiệp (Bên A) xem xét và thực hiện phê duyệt/ký số điện tử xác nhận nội dung.
- Văn thư đóng dấu: Sau khi lãnh đạo phê duyệt, bộ phận Văn thư thực hiện thao tác đóng dấu điện tử của tổ chức lên văn bản để đảm bảo tính pháp lý phía doanh nghiệp.
- Gửi yêu cầu đến Người lao động: Hệ thống tự động gửi Email chứa đường dẫn (link) truy cập hợp đồng cho Người lao động/Ứng viên (Bên B).
- Xác thực định danh (OTP): Người lao động truy cập đường link trong email, hệ thống yêu cầu xác thực danh tính đúng người nhận thông qua mã OTP gửi về số điện thoại đã đăng ký.
- Người lao động ký số: Sau khi xác thực thành công, Bên B xem nội dung và thực hiện ký số ngay trên phần mềm (sử dụng chữ ký số cá nhân hoặc chữ ký số dùng một lần).
- Hoàn tất và Thông báo: Sau khi Bên B ký thành công, hệ thống tự động gửi Email thông báo quy trình đã hoàn tất về cho phía Doanh nghiệp (Bên A) để ghi nhận và lưu trữ hồ sơ.
-
Sơ đồ tổng thể luồng xử lý ký hợp đồng điện tử trên LV SureHCS
4. Mở rộng tiện ích ký số các quyết định nhân sự
Bên cạnh tính năng cốt lõi là ký hợp đồng lao động, LV SureHCS còn mở rộng khả năng chuyển đổi số toàn diện cho phòng nhân sự thông qua việc hỗ trợ ký số các quyết định và đơn từ nội bộ.
Hệ thống cho phép áp dụng ký số đối với các loại văn bản hành chính nhân sự thường gặp như:
- Quyết định tăng lương.
- Quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác.
- Các loại đơn từ nghỉ phép, công tác…
5. Lợi ích vượt trội khi ứng dụng Ký số trên LV SureHCS
Việc tích hợp module ký số hợp đồng lao động và các quyết định nhân sự, không chỉ đơn thuần là thay đổi công cụ làm việc, mà còn mang lại hiệu quả đầu tư rõ rệt cho doanh nghiệp:
- Tối ưu hóa chi phí vận hành: Loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, giấy mực, và phí chuyển phát nhanh hồ sơ (đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc quy mô nhân sự lớn). Đồng thời, giảm thiểu diện tích kho bãi vật lý cần thiết để lưu trữ hồ sơ giấy trong nhiều năm theo quy định.
- Tăng tốc độ xử lý công việc: Rút ngắn thời gian hoàn tất một hợp đồng từ 3-5 ngày (thời gian chuyển phát) xuống chỉ còn vài phút. Quy trình tuyển dụng (Onboarding) diễn ra nhanh chóng, giúp ứng viên có ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp và hiện đại của doanh nghiệp.
- Quản lý tập trung và tra cứu tức thì: Mọi hợp đồng sau khi ký đều được lưu trữ tập trung trên cơ sở dữ liệu của SureHCS. Nhân sự có thể tìm kiếm, trích xuất thông tin hoặc báo cáo tình trạng hợp đồng (đã ký/chưa ký/sắp hết hạn) chỉ với vài cú click chuột, thay vì mất hàng giờ lục tìm trong kho hồ sơ.
- Giảm thiểu rủi ro pháp lý: Việc ký số tuân thủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP cùng quy trình xác thực đa lớp (eKYC, OTP) giúp hạn chế tối đa tình trạng giả mạo chữ ký, thất lạc hồ sơ hoặc tranh chấp pháp lý sau này.
-
LV SureHCS giúp công tác quản trị nhân sự của doanh nghiệp trở nên minh bạch và hiệu quả hơn
Phần mềm LV SureHCS là hệ thống quản lý nhân sự tổng thể do Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt phát triển, được thiết kế tối ưu cho doanh nghiệp Việt Nam. Đây không chỉ là một phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ hành chính nhân sự như quản lý hồ sơ, chấm công hay tính lương, mà là nền tảng quản trị nhân sự toàn diện kết nối các quy trình – dữ liệu – con người trong cùng một hệ sinh thái.
Với việc tích hợp tính năng ký số tuân thủ Nghị định 337/2025/NĐ-CP, LV SureHCS tiếp tục khẳng định vị thế là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện hàng đầu. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trong công cuộc chuyển đổi số, minh bạch hóa quy trình và tuân thủ tuyệt đối các quy định của pháp luật.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
