Hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử giúp Doanh Nghiệp thực hiện số hóa toàn bộ Quy trình trực tuyến được cung cấp tại các bộ phận như Phòng Hành Chính-Nhân sự, Phòng Công Nghệ Thông tin, Phòng Kế toán … từ đó tiết kiệm thời gian thưc hiện so với quy trình bằng tay, gia tăng mức độ hài lòng nhân viên, giảm chi phí hành chính và khai thác các tài sản dùng chung một cách hiệu quả.
Hệ thống cung cấp công cụ không giới hạn bằng việc thiết lập các Quy trình xét duyệt tại các bộ phận nhằm cung cấp các Dịch vụ dành cho Nội bộ nhanh nhất, xét duyệt mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị. Điển hình một số Dịch vụ Nội bộ từ Văn phòng Điện tử được Lạc Việt triển khai tại hơn 200 Doanh Nghiệp-Tổ chức như sau:
1. Các dịch vụ phòng hành chính-nhân sự
1.Quản lý Cấp phát Văn phòng Phẩm: Chức năng này của phần mềm văn phòng điện tử miễn phí cung cấp Dịch vụ Đề xuất Văn phòng Phẩm theo định kỳ hoặc phát sinh tuỳ theo nhu cầu sản xuất-kinh doanh cần có. Hệ thống thiết lập quy trình xét duyệt tuỳ biến và giúp cho việc tiếp nhận, theo dõi tình trạng xử lý, ký duyệt, thống kê nhu cầu sử dụng và cấp phát mọi lúc, mọi nơi. Hệ thống cũng cung cấp tiện ích thiết lập định mức sử dụng của từng Bộ phận với từng loại Văn phòng phẩm và thiết lập hệ thống cảnh báo khi Lập yêu cầu/Xét duyệt nhằm giúp theo dõi và kiểm soát chi phí văn phòng phẩm hiệu quả.
2.Quản lý Phòng họp: Hệ thống cung cấp tiện ích Quản lý toàn bộ Tình trạng Đăng ký và Sử dụng, Chi phí tổ chức, Thời gian sử dụng …của Hệ thống các phòng họp tại Tổ chức-Doanh Nghiệp nhằm giúp cho nhân viên toàn công ty sử dụng và khai thác hiệu suất của các tài sản dùng chung một cách hiệu quả, tránh trùng lắp giữa các bộ phận và chủ động sắp xếp kế hoạch làm việc nhóm, làm việc khách hàng, đối tác hợp lý.
Hệ thống cung cấp công cụ tự động cảnh báo qua email, tin nhắn điện thoại người tham gia cuộc họp đã được đặt lịch,thay ̣đổi lịch, huỷ họp, tích hợp lịch họp hoàn toàn với MS Outlook. cũng như cho phép thiết lập tuỳ chọn đặt lịch họp đa phương thức như: họp một lần, họp định kỳ theo chu kỳ … chỉ bằng một thao tác đơn giản, tiết kiệm thời gian đặt lịch họp
3.Quản lý Quản lý Fax: Quản lý toàn bộ thông tin Danh sách Fax đến từ bên ngoài cũng như Danh sách Fax ̣đi từ nội bộ của Doanh nghiệp-Tổ chức đến các đối tác trong và ngoài nước. Hệ thống tự động tạo thư mục khi có Fax đến, theo dõi tình trạng của Fax (Chưa phân phối, Đã phân phối, Phân phối đến ai …). Khi phân phối Fax, hệ thống hỗ trợ việc phân phối đa cấp đến Người dùng nhận Fax nếu muốn, đảm bảo thông tin được liền lạc qua các cấp và tiết giảm thời gian trao đổi
4.Quản lý Xe công tác: Quy trình này giúp Phòng Hành Chính cung cấp đến nhân viên Dịch vụ Đăng ký Xe công tác khi cần và xét duyệt, điều phố và khai thác tài sản dùng chung hiệu quả. Hệ thống truyền thông đến từng thành viên sử dụng công tác
5.Quản lý Nghỉ phép: được sử dụng để đăng ký và phê duyệt các đơn đăng ký nghỉ phép trên mọi thiết bị truy cập nhằm phục vụ công tác chấm công, quản lý thời giờ làm việc trong nhóm. Hệ thống tích hợp hoàn toàn với Giải pháp Quản trị Nguồn Nhân Lực để tính số ngày phép tiêu chuẩn, quy định ràng buộc về đăng ký phép/nghỉ chế độ/nghỉ việc riêng… và tự động cập nhật tiêu chuẩn ngày phép còn lại trong năm sau khi xét duyệt.
6.Quản lý Công tác: Quy trình này Phòng Hành chính cung cấp đến mọi nhân viên để sử dụng đăng ký và phê duyệt đơn đăng ký công tác trong toàn công ty cho cá nhân hoặc đoàn công tác, hệ thống cũng cung cấp việc tích hợp chữ ký điện tử để lãnh đạo phê duyệt. Bên cạnh đó tuỳ theo tính chất từng đợt công tác, hệ thống cũng cho phép người dùng lập chi tiết lịch trình đi lại và dự toán chi phí khi trình duyệt trong quá trình công tác, thống kê chi phí và thời gian công tác của từng nhân viên, bộ phận khi cần để xem xét, đánh giá chi phí và thời gian phục vụ công việc trong toàn công ty. Sau khi kế hoạch được phê duyệt, một Quy trình Mua vé máy bay cũng được triển khai tại Doanh nghiệp tuỳ theo cấu hình thiết lập tuỳ biến để giúp Phòng Hành Chính cung cấp mọi dịch vụ sẵn sàng cho nhân viên theo nhu cầu công tác.
2. Các dịch vụ phòng công nghệ thông tin 
Cấp phát tài sản-thiết bị công nghệ thông tin cho nhân viên toàn công ty
Quản lý toàn bộ tình trạng sử dụng của thiết bị, quá trình cấp phát sử dụng cho nhân viên liên quan
Cung cấp các Dịch vụ IT Help-Desk trực tuyến, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất-kinh doanh không bị gián đoạn
3. Các dịch vụ phòng kế toán
Với hệ thống Văn phòng điện tử, nhân viên toàn công ty được cung cấp các Dịch vụ nội bộ trực tuyến từ Phòng Kế Toán-Tài chính, góp phần cung cấp Hệ thống các Dịch vụ nội bộ toàn diện nhất, đảm bảo các hoạt động từ mọi yêu cầu đến các khối gián tiếp được thực hiện mọi lúc-mọi nơi-liên tục tùy theo yêu cầu phát sinh thực tế cần có.
4. Các dịch vụ khác tùy biến theo yêu cầu
Là hệ thống phần mềm văn phòng điện tử miễn phí thiết kế không giới hạn các quy trình tại Doanh nghiệp khi áp dụng số hóa, thực tế với hệ thống Văn phòng Điện tử có đơn vị đã triển khai giải pháp Lạc Việt với 200 quy trình vận hành tại Doanh nghiệp với hơn 5000 nhân viên.
Thực tế, tùy theo định hướng cải tiến quy trình tại Doanh Nghiệp, Hệ thống Văn phòng điện tử surePortal của Lạc Việt cung cấp công cụ tuỳ biến để Doanh nghịêp hoàn toàn chủ động cấu hình ứng dụng các Quy trình số hóa sau khi xây dựng quy trình. Các bộ phận như Kinh doanh, Tiếp Thị, Mua Hàng, Sản xuất… cải tiến liên tục và áp dụng quy trình để nâng cao năng suất lao động, giảm thiểu thời gian gián đoạn thông tin xét duyệt kịp thời, mọi lúc mọi nơi và đảm bảo tuân thủ đúng luật giao dịch điện tử bằng việc ứng dụng Chữ ký điện tử tùy theo cấu hình của từng quy trình nếu có.
Quý doanh nghiệp cần thêm thông tin về giải pháp văn phòng điện tử SurePortal của Lạc Việt thì vui lòng liên hệ theo các thông tin dưới đây:
Liên hệ ngay với văn phòng trực tuyến Lạc Việt
Điện thoại: 0901.555.063
Email: sureportal@lacviet.com.vn
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, F.8, Q. Phú Nhuận, TP.HCM
