[Tải dùng ngay] Mẫu xác nhận lương công ty chuẩn pháp lý mới nhất

Trong các doanh nghiệp hiện nay, việc xác nhận thông tin lương cho nhân viên không chỉ là thủ tục hành chính mà còn có ý nghĩa quan trọng trong quản lý nhân sự và tài chính. Mẫu xác nhận lương giúp doanh nghiệp chứng minh thu nhập nhân viên trong các tình huống như vay vốn ngân hàng, làm thủ tục bảo hiểm, hay phục vụ các báo cáo nội bộ.

Đối tượng sử dụng mẫu này thường là phòng nhân sự, kế toán, bộ phận HR, hoặc các doanh nghiệp cần xác nhận thu nhập nhân viên một cách chính xác minh bạch. Cùng Lạc Việt tìm hiểu về các nội dung cần có trong mẫu xác nhận bảng lương kèm mẫu tải cuối bài viết.

1. Mẫu xác nhận lương là gì?

1.1 Khái niệm mẫu xác nhận lương

Mẫu xác nhận lương là một văn bản do doanh nghiệp phát hành nhằm xác nhận mức thu nhập hiện tại hoặc trong một khoảng thời gian nhất định của nhân viên. Mục đích chính là cung cấp bằng chứng về thu nhập cho các bên thứ ba, chẳng hạn ngân hàng, cơ quan bảo hiểm hoặc các tổ chức đối tác.

Ví dụ: Khi một nhân viên muốn vay tiền tại ngân hàng, ngân hàng sẽ yêu cầu mẫu xác nhận bảng lương để chứng minh khả năng chi trả. Đây cũng là tài liệu quan trọng khi nhân viên làm thủ tục bảo hiểm hoặc khi nội bộ công ty cần rà soát thông tin lương.

Sử dụng mẫu giấy xác nhận lương hay mẫu xác nhận lương file Word giúp chuẩn hóa thông tin, tránh sai sót và tăng tính pháp lý của văn bản.

1.2 Ai là người có quyền, trách nhiệm lập mẫu giấy xác nhận lương

• Phòng nhân sự (HR): Chịu trách nhiệm lập kiểm tra thông tin lương, đảm bảo tính chính xác đầy đủ.
• Phòng kế toán: Xác thực dữ liệu về mức lương, phụ cấp, các khoản thưởng.
• Quản lý trực tiếp: Xác nhận sự thật về thông tin nhân viên và ký duyệt.

Sự phối hợp giữa các bộ phận này giúp đảm bảo rằng mẫu xác nhận lương vừa đầy đủ, chính xác vừa hợp pháp dễ sử dụng cho mục đích nội bộ lẫn bên ngoài.

2. Mẫu xác nhận bảng lương của công ty cần có những nội dung bắt buộc nào?

Một mẫu xác nhận lương đầy đủ chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tăng tính minh bạch, giảm sai sót trong quản lý nhân sự. Dưới đây là những nội dung bắt buộc mà mọi mẫu giấy xác nhận lương của công ty hoặc mẫu xác nhận bảng lương nên bao gồm:

2.1 Thông tin cơ bản của nhân viên

Đây là phần quan trọng để định danh chính xác người nhận xác nhận lương. Thông tin cơ bản thường bao gồm:

• Họ và tên: Đảm bảo đúng với giấy tờ tùy thân của nhân viên.
• Mã nhân viên: Giúp đối chiếu với hệ thống quản lý nhân sự, tránh nhầm lẫn.
• Chức vụ bộ phận: Giúp xác định vai trò trong công ty, phục vụ cho các hồ sơ vay vốn, bảo hiểm hoặc báo cáo nội bộ.

Ví dụ minh họa:

Họ tên: Nguyễn Văn A
Mã nhân viên: NV12345
Chức vụ: Chuyên viên Kinh doanh
Bộ phận: Phòng Kinh doanh

2.2 Thông tin về mức lương

Thông tin về mức lương là phần trọng yếu, thể hiện chính xác thu nhập của nhân viên. Nội dung cần có:

• Lương cơ bản: Số tiền mà nhân viên nhận theo hợp đồng lao động.
• Các khoản phụ cấp: Ví dụ: phụ cấp ăn trưa, phụ cấp đi lại, phụ cấp công tác.
• Các khoản thưởng (nếu có): Thưởng hiệu quả công việc, thưởng lễ Tết, thưởng KPI.

Ví dụ minh họa:

Lương cơ bản: 12.000.000 VNĐ/tháng
Phụ cấp: 2.000.000 VNĐ/tháng
Thưởng: 1.500.000 VNĐ/tháng

Việc liệt kê chi tiết giúp ngân hàng hoặc cơ quan bảo hiểm dễ dàng xác minh thu nhập, đồng thời giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản lý chi phí nhân sự.

2.3 Thời gian và mục đích xác nhận

Mỗi mẫu xác nhận lương cần nêu rõ:

• Thời điểm lập: Ngày, tháng xác nhận, giúp xác định giá trị pháp lý của văn bản.
• Mục đích sử dụng: Ví dụ: để vay vốn ngân hàng, làm thủ tục bảo hiểm, bổ sung hồ sơ nội bộ.

Việc này giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn khi nhân viên yêu cầu xác nhận lương cho nhiều mục đích khác nhau, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định bảo mật thông tin nhân sự.

2.3 Chữ ký xác nhận

Phần chữ ký là phần cuối cùng nhưng cực kỳ quan trọng, chứng minh tính xác thực của mẫu:

• Người lập mẫu: Thường là nhân viên phòng nhân sự hoặc kế toán, chịu trách nhiệm đảm bảo thông tin chính xác.
• Người xác nhận: Quản lý trực tiếp hoặc giám đốc bộ phận, xác nhận rằng thông tin lương là đúng thực tế.

Ví dụ minh họa bố cục chữ ký:

Người lập: [Tên, Chức vụ]
Người xác nhận: [Tên, Chức vụ]
Ngày xác nhận: [Ngày/Tháng/Năm]

Đây là yếu tố đảm bảo mẫu giấy xác nhận lương của công ty có giá trị pháp lý khi sử dụng cho ngân hàng, bảo hiểm hoặc cơ quan nhà nước.

3. Doanh nghiệp cấp giấy xác nhận lương khi nào?

Khi tư vấn cho khách hàng là doanh nghiệp về quy trình cấp “mẫu xác nhận lương” cho người lao động, một trong những vấn đề HR – C&B (chấm công – tính lương) thường gặp nhất là xác định rõ mục đích sử dụng tài liệu này. Việc hiểu đúng từng tình huống giúp doanh nghiệp chuẩn bị nội dung xác nhận phù hợp, giảm rủi ro chỉnh sửa lại nhiều lần đảm bảo đáp ứng yêu cầu từ các tổ chức bên ngoài.

3.1. Xác nhận lương để vay vốn ngân hàng hoặc mở thẻ tín dụng

Một trong những nhu cầu phổ biến nhất mà người lao động yêu cầu doanh nghiệp cấp mẫu xác nhận lương là khi họ làm hồ sơ vay vốn tại ngân hàng, mua trả góp hoặc mở thẻ tín dụng. Tại các tổ chức tín dụng, thông tin về thu nhập, tính ổn định của nguồn thu là một trong các yếu tố quan trọng nhất để xét hạn mức vay và khả năng trả nợ. Vì vậy, ngân hàng thường yêu cầu xác nhận lương trực tiếp từ người sử dụng lao động để đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.

Ví dụ thực tế: Khi một nhân viên muốn vay vốn mua nhà hoặc xe, ngân hàng thường yêu cầu doanh nghiệp xác nhận mức lương gross/net, số tháng làm việc, hình thức trả lương để đánh giá thu nhập chịu thuế hoặc thu nhập thực tế. Điều này giúp ngân hàng đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng thay vì chỉ dựa vào sổ lương hoặc sao kê ngân hàng.

3.2. Xác nhận lương phục vụ hồ sơ xin visa, du học, định cư

Một tình huống khác mà doanh nghiệp thường phải cấp mẫu xác nhận lương là khi người lao động sử dụng tài liệu này trong hồ sơ xin visa, đặc biệt là visa du lịch dài hạn, du học hoặc định cư. Các đại sứ quán, lãnh sự quán yêu cầu chứng minh nhân viên có thu nhập ổn định để đảm bảo họ có khả năng chi trả chi phí lưu trú, sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài. Điều này thường áp dụng với visa du học, visa lao động, hoặc visa thăm thân.

Ví dụ: Khi một nhân viên xin visa du học, lãnh sự quán có thể yêu cầu doanh nghiệp xác nhận lương để chứng minh nguồn thu nhập ổn định, mối liên hệ công việc với Việt Nam. Mẫu này thường đi kèm với các bằng chứng khác như hợp đồng lao động, sao kê tài khoản, và bảng lương 3 – 6 tháng gần nhất.

Cấp mẫu xác nhận lương đúng chuẩn không chỉ giúp nhân viên hoàn thiện hồ sơ nhanh hơn mà còn phản ánh tính chuyên nghiệp trong quản trị nhân sự. Điều này có thể tạo lợi thế cạnh tranh khi tuyển dụng nhân tài trẻ có nhu cầu học tập, làm việc quốc tế.

3.3. Xác nhận lương để giải trình thu nhập cho mục đích hành chính, pháp lý hoặc nội bộ

Ngoài các trường hợp bên ngoài, người lao động, các đơn vị đối tác có thể cần mẫu xác nhận lương để phục vụ các thủ tục hành chính hoặc pháp lý khác. Ví dụ:

• Giải trình thu nhập khi quyết toán thuế hoặc làm hồ sơ bảo hiểm. Một số cơ quan nhà nước yêu cầu doanh nghiệp xác nhận mức thu nhập để thuận tiện trong việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc giải quyết quyền lợi bảo hiểm.
• Giải trình với đối tác thuê nhà, chủ đầu tư, đơn vị xét duyệt hồ sơ vay tài sản định cư khác. Xác nhận lương là bằng chứng chứng minh nguồn thu nhập chính thức, giúp nhân viên đạt yêu cầu nhanh chóng.

Việc cấp mẫu xác nhận lương cho nhân viên không chỉ là một thủ tục hành chính thông thường. Đó là tài liệu xác thực thu nhập có tính pháp lý, dùng cho nhiều mục đích quan trọng như vay vốn ngân hàng, xin visa, hoặc các thủ tục hành chính khác.

4. Các loại mẫu xác nhận lương phổ biến doanh nghiệp cần có

Trong thực tế, tùy theo mục đích sử dụng mà các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về mẫu xác nhận lương sẽ cần áp dụng các loại mẫu khác nhau. Việc phân loại rõ ràng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tránh sai sót tiết kiệm thời gian. Dưới đây là các loại phổ biến:

4.1 Mẫu xác nhận lương hàng tháng

Mẫu xác nhận lương hàng tháng là văn bản doanh nghiệp sử dụng để xác nhận mức thu nhập của người lao động trong một tháng cụ thể. Mẫu này thường được cấp khi nhân viên cần chứng minh thu nhập ngắn hạn hoặc phục vụ các thủ tục đơn giản.

Khi nào nên sử dụng:

• Nhân viên cần xác nhận lương để bổ sung hồ sơ cá nhân.
• Đối soát thu nhập trong một kỳ lương cụ thể.
• Làm căn cứ chứng minh thu nhập tạm thời với bên thứ ba như vay vốn, mở thẻ tín dụng, …

Nội dung thường có:

• Thông tin doanh nghiệp, người lao động.
• Tháng lương được xác nhận.
• Mức lương cơ bản, phụ cấp, thu nhập thực nhận trong tháng.

4.2 Mẫu xác nhận bảng lương 3 tháng

Mẫu xác nhận lương 3 tháng là lựa chọn trung gian, được sử dụng khi bên tiếp nhận hồ sơ không yêu cầu dữ liệu dài như 6 tháng nhưng vẫn cần đánh giá mức thu nhập gần nhất của người lao động.

Khi nào nên sử dụng:

• Hồ sơ mở thẻ tín dụng.
• Hồ sơ vay tiêu dùng ngắn hạn.
• Một số thủ tục hành chính yêu cầu xác nhận thu nhập gần nhất.

Nội dung thường có:

• Thu nhập của 3 tháng liền kề trước thời điểm xác nhận.
• Lương cơ bản, các khoản thu nhập thường xuyên.
• Thông tin xác nhận của doanh nghiệp.

4.3 Mẫu xác nhận bảng lương 6 tháng

Mẫu giấy xác nhận lương 6 tháng được sử dụng phổ biến trong các hồ sơ có yêu cầu đánh giá tính ổn định của thu nhập. Đây là mẫu thường được ngân hàng, tổ chức tài chính hoặc cơ quan nước ngoài yêu cầu.

Khi nào nên sử dụng:

• Hồ sơ vay vốn ngân hàng, mua nhà, mua xe.
• Hồ sơ xin visa dài hạn, du học, định cư.
• Chứng minh thu nhập ổn định trong trung hạn.

Nội dung thường có:

• Tổng hợp mức lương 6 tháng gần nhất.
• Hình thức trả lương, tính ổn định của công việc.
• Xác nhận người lao động đang làm việc tại doanh nghiệp

4.5 Mẫu giấy xác nhận lương cơ bản

Khác với các mẫu xác nhận thu nhập tổng thể, mẫu đơn xin xác nhận lương cơ bản tập trung vào mức lương theo hợp đồng lao động, chưa hoặc không bao gồm các khoản phụ cấp, thưởng, hoặc thu nhập biến động.

Khi nào nên sử dụng:

• Nhân viên cần chứng minh mức lương ghi trong hợp đồng.
• Hồ sơ liên quan đến bảo hiểm, phụ cấp, hoặc đối chiếu hợp đồng.
• Các thủ tục hành chính chỉ yêu cầu mức lương cơ bản.

Nội dung thường có:

• Mức lương cơ bản theo hợp đồng lao động.
• Thời điểm áp dụng mức lương.
• Chức danh, vị trí công việc của người lao động.

4.6 Mẫu xác nhận bảng lương quyết toán thuế

Mẫu đơn xin xác nhận tiền lương quyết toán thuế được sử dụng khi người lao động cần doanh nghiệp xác nhận tổng thu nhập chịu thuế trong năm, phục vụ cho việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Khi nào nên sử dụng:

• Nhân viên tự quyết toán thuế với cơ quan thuế.
• Chuyển nơi làm việc và cần xác nhận thu nhập tại đơn vị cũ.
• Đối chiếu thông tin thu nhập trong năm tính thuế.

Nội dung thường có:

• Tổng thu nhập chịu thuế trong năm.
• Các khoản đã khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp.

Chuẩn hóa mẫu xác nhận lương quyết toán thuế giúp HR giảm áp lực vào mùa quyết toán, hạn chế sai sót số liệu góp phần nâng cao tính minh bạch trong quản lý thu nhập/thuế.

TẢI MẪU GIẤY XÁC NHẬN LƯƠNG FILE WORD CÁC TRƯỜNG HỢP

Tóm lại, việc phân loại rõ ràng các mẫu xác nhận lương giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thời gian xử lý tăng độ chính xác của thông tin lương. Sử dụng các mẫu chuẩn, có thể là mẫu giấy xác nhận lương của công ty hoặc mẫu xác nhận lương file Word là bước quan trọng để quản lý nhân sự hiệu quả.

4. Giải pháp quản lý công lương toàn diện với Lạc Việt SureHCS HRM

Trong bối cảnh quản trị nhân sự hiện đại, việc quản lý thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, các thủ tục liên quan đến nhân sự trở nên phức tạp tốn thời gian nếu thực hiện thủ công. Lạc Việt SureHCS HRM là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự từ A đến Z.

Điểm nổi bật phần mềm quản lý tính lương & nhân sự của Lạc Việt SureHCS HRM:

• Quản lý hồ sơ nhân sự tập trung: Lưu trữ thông tin nhân viên đầy đủ, từ dữ liệu cá nhân, hợp đồng lao động, lương thưởng, đến các bằng cấp, chứng chỉ. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tra cứu, cập nhật đối chiếu thông tin mọi lúc mọi nơi, giảm sai sót tránh thất lạc dữ liệu.
• Chấm công tính lương tự động: Tích hợp nhiều hình thức chấm công: vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt hoặc chấm công online. Tự động tính lương, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm theo chính sách công ty và quy định pháp luật.
• Quản lý phúc lợi, đánh giá nhân viên: Hỗ trợ theo dõi các loại phúc lợi, khen thưởng, đánh giá hiệu suất nhân viên. Giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm nhân viên, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả công việc.
• Báo cáo phân tích thông minh: Cung cấp các báo cáo trực quan về lương, chi phí nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc, hiệu suất công việc. Hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế, minh bạch kịp thời.

CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS

LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.

Tính năng nổi bật:

• Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể 
• Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên 
• Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
• Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá 
• Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI 
• Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.

TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ

Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự

• LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
• LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
• LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS

• Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
• Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
• Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY

Đăng ký PM nhân sự

Chức vụChủ doanh nghiệpGiám đốc/Phó giám đốcTrưởng phòng Kế toánTrưởng phòng Mua hàngTrưởng phòng ITTrưởng phòng Nhân sựTrưởng phòng MarketingTrưởng phòng Kinh doanhQuản lý dự ánNhân viênKhác

Quy mô nhân sựSiêu Nhỏ (<20)Nhỏ (<=100)Vừa (<=500)Lớn (<=3000)Rất Lớn (>3000)

Ngành nghềDịch vụ côngTài chính/ngân hàng/bảo hiểmXây dựng/bất động sảnDầu khí/nướcGiáo dục/đào tạoBán lẻThực phẩm/hàng tiêu dùngDược phẩm/Y tế/CN sinh họcDệt/maySản xuất công nghiệp nặng (cơ khí, xi măng, thẹ́p, điện…)Sản xuất giấy/bao bìSản xuất khácCông nghệ cao (CNTT, điện tử)Dịch vụ Tư vấn/HR/kế toánLàm đẹp/spa/thẩm mỹVận tải/kho bãiÔ tô/xe máy/thiết bịDịch vụ lưu trúDịch vụ ăn uống/giải tríDịch vụ thương mại khácKhác

Bằng cách nhấn vào nút Gửi yêu cầu, bạn đã đồng ý với Chính sách bảo mật thông tin của Lạc Việt.

Gửi yêu cầu

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?

• Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
• Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
• Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc

Xem chi tiết tính năng & nhận Demo MIỄN PHÍ

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 0901 555 063
• Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
• Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM

Khi kết hợp với các phần mềm nhân sự chuyên nghiệp như Lạc Việt SureHCS HRM, việc lập và lưu trữ mẫu xác nhận bảng lương trở nên tự động, chính xác dễ tra cứu giúp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự, bảo vệ quyền lợi cho nhân viên tạo nền tảng dữ liệu đáng tin cậy cho doanh nghiệp.