Chuyên mục
Nhận tin hữu ích
Đăng ký nhận tin
Chủ đề bạn quan tâm:

Bài viết mới

Bài viết thú vị? Chia sẻ ngay:

14 Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu số 09/2011/TT-BNV

Mục lục bài viết

Tài liệu xây dựng cơ bản

Trong quá trình hoạt động tại doanh nghiệp luôn phát sinh nhiều văn bản, giấy tờ hồ sơ để hỗ trợ thực hiện công việc. Các văn bản này cần được phân loại bảo quản vào kho lưu trữ tài liệu theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây, Lạc Việt sẽ giúp bạn biết được các phân loại nhóm tài liệu, quy định thời gian lưu trữ hồ sơ tối đa đúng quy định và đầy đủ nhất.

1. Phân loại hồ sơ, tài liệu theo quy định lưu trữ

1.1. Các loại hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp

Thông thường các loại hồ sơ tại doanh nghiệp sẽ được phân thành 3 nhóm chính:

–      Nhóm 1: các giấy tờ nội bộ như: quy định chính sách, sổ tay, hướng dẫn công việc, bản sẽ, biểu mẫu….

–      Nhóm 2: các hồ sơ, tài liệu phát sinh từ bên ngoài được á dụng vào hoạt động vận hành của công ty như: tài liệu kỹ thuật, kế hoạch, tiêu chuẩn….

–      Nhóm 3: Các tài liệu tham khảo khác chỉ mang tính hướng dẫn, không bắt buộc.

1.2. Các loại hồ sơ, tài liệu theo quy định của pháp luật

Theo quy định về lưu trữ hồ sơ tại điều 3, thông tư 09/2011/TT-BNV thì các đơn vị là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị hoặc cơ swor sản xuất – kinh doanh cần phân chia các tài liệu, hồ sơ thành các nhóm như sau để lưu trữ:

– Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp chung

– Nhóm 2: Tài liệu về báo cáo, thống kê, kế hoạch hoạt động

– Nhóm 3: Tài liệu về cơ cấu tổ chức

– Nhóm 4: Tài liệu về quản trị, hành chính – nhân sự

– Nhóm 5: Tài liệu về kế toán, kiểm toán, tài chính

– Nhóm 6: Hồ sơ về hạng mục xây dựng cơ bản

– Nhóm 7: Hồ sơ, sáng chế khoa học, công nghệ

– Nhóm 8: Hồ sợ đấu thầu, dự thầu, biên bản hợp tác

– Nhóm 9: Hồ sơ thanh tra, giải quyết tranh chấp, khiếu nại

– Nhóm 10: Hồ sơ về thi đua, khen thưởng

– Nhóm 11: Tài liệu về pháp chế

– Nhóm 12: Tài liệu về quản trị công sở

– Nhóm 13: Tài liệu, hồ sơ liên quan đến các nghiệp vụ chuyên môn

– Nhóm 14: Tài liệu về Đảng, Đoàn thể trong cơ quan doanh nghiệp

quy định thời gian lưu trữ hồ sơ

 

2. Quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Cũng theo thông tư số 09/2011/TT-BNV kèm theo 14 nhóm tài liệu chính sẽ có thời hạn bảo quản nhất định. Thông tư này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức).

2.1. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 1: Tài liệu tổng hợp

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan

– Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước (hồ sơ nguyên tắc)

– Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)

Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành

05 năm

2Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quanVĩnh viễn
3Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chứcVĩnh viễn
4Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của ngành, cơ quan – Tổng kết năm – Sơ kết tháng, quý, 6 thángVĩnh viễn

5 năm

5Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm

– Của cơ quan cấp trên

– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Của đơn vị chức năng

10 năm

Vĩnh viễn

10 năm

6Kế hoạch, báo cáo công tác quý, 6 tháng, 9 tháng

– Của cơ quan cấp trên

– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Của đơn vị chức năng

5 năm

20 năm

5 năm

7Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần

– Của cơ quan cấp trên

– Của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Của đơn vị chức năng

5 năm

10 năm

5 năm

8Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất10 năm
9Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nướcVĩnh viễn
10Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn những vấn đề chung của ngành, cơ quanVĩnh viễn
11Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ ứng dụng ISO của ngành, cơ quanVĩnh viễn
12Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan

– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

13Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…)Vĩnh viễn
14Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp10 năm
15Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo

– Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương

– UBND tỉnh và tương đương

– Cơ quan, tổ chức khác

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

16Tập công văn trao đổi về những vấn đề chung10 năm

2.2. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 2: Tài liệu quy hoạch

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

Tài liệu quy hoạch
2Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
3Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quanVĩnh viễn

 

4Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan được phê duyệt
5Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan
6Hồ sơ thẩm định, phê duyệt đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đố
7Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án, quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước

– Tổng kết

– Sơ kết

Vĩnh viễn

10 năm

8Công văn trao đổi về công tác quy hoạch10 năm
Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho tài liệu kế hoạch
9Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
10Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội hàng năm

– Cơ quan ban hành

– Cơ quan thực hiện

– Cơ quan để biế

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

5 năm

11Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

12Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

13Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch20 năm
14Kế hoạch báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch

– Hàng năm

– Quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

5 năm

15Công văn trao đổi về công tác kế hoạch10 năm
Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho tài liệu thống kê
16Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
17Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về thống kê của ngànhVĩnh viễn
18Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề – Dài hạn, hàng năm – Quý, 6 tháng, 9 thángVĩnh viễn

20 năm

19Báo cáo điều tra cơ bản – Báo cáo tổng hợp – Báo cáo cơ sở, phiếu điều traVĩnh viễn

10 năm

20Báo cáo phân tích và dự báoVĩnh viễn
21Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra10 năm

2.3. Nhóm 3: Tài liệu tổ chức cán bộ

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộVĩnh viễn
3Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quanVĩnh viễn

 

5Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
6Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc
7Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chứ
8Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế
9Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ
10Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ về quy hoạch cán bộ20 năm
11Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ70 năm
12Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm

– Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển

– Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi

20 năm

5 năm

13Hồ sơ kỷ luật cán bộ70 năm
14Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội …
15Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chứcVĩnh viễn
16Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ70 năm
17Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quanVĩnh viễn
18Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc

– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu, tham khảo

Vĩnh viễn

10 năm

19Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ10 năm
20Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ20 năm
21Hồ sơ hoạt động của Ban Vì sự tiến bộ phụ nữ10 năm
22Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ

quy định thời gian lưu trữ hồ sơ

 

2.4. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiệnVĩnh viễn
3Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện
4Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức20 năm
5Công văn trao đổi về tiền lương10 năm

2.5. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toánVĩnh viễn

 

3Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán – Dài hạn, hàng năm – 6 tháng, 9 tháng – Quý, thángVĩnh viễn

20 năm

5 năm

4Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộcVĩnh viễn
5Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán

– Hàng năm

– Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

6Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về giáVĩnh viễn
7Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, thanh toán công nợ20 năm

 

8Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định

– Nhà đất

– Tài sản khác

Vĩnh viễn

20 năm

9Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Vụ việc nghiêm trọng

– Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

10Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Vụ việc nghiêm trọng

– Vụ việc khác

Vĩnh viễn

10 năm

11Sổ sách kế toán

– Sổ tổng hợp

– Sổ chi tiết

20 năm

10 năm

12Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính10 năm
13Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính5 năm
14Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán10 năm

2.6. Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quanVĩnh viễn
3Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

4Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ công trình xây dựng cơ bản

– Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;

– Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn

Vĩnh viễn

Theo tuổi thọ công trình

 

5Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình15 năm
6Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản10 năm

Tài liệu xây dựng cơ bản

 

2.7. Nhóm 7: Tài liệu khoa học công nghệ

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quanVĩnh viễn
3Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chứcVĩnh viễn

 

4Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học – Cấp nhà nước – Cấp bộ, ngành – Cấp cơ sởVĩnh viễn

20 năm

5 năm

5Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quanVĩnh viễn
6Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học

– Cấp nhà nước

– Cấp bộ, ngành

– Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

7Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận

– Cấp nhà nước

– Cấp bộ, ngành

– Cấp cơ sở

Vĩnh viễn

Vĩnh viễn

10 năm

8Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngànhVĩnh viễn
9Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quanVĩnh viễn
10Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học20 năm
11Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quanVĩnh viễn
12Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ10 năm

2.8. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 8: Tài liệu hợp tác quốc tế

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trìVĩnh viễn
3Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

4Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quanVĩnh viễn
5Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài
6Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế
7Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)
8Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế
9Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ hồ sơ đoàn ra

– Ký kết hợp tác

– Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

Vĩnh viễn

20 năm

10Hồ sơ đoàn vào

– Ký kết hợp tác

– Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …

11Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài

– Quan trọng

– Thông thường

12Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế10 năm

2.9. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáoVĩnh viễn
3Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

4Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng

– Hàng năm

– Tháng, quý, sáu tháng

20 năm

5 năm

 

5Hồ sơ thanh tra các vụ việc

– Vụ việc nghiêm trọng

– Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

 

6Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo

– Vụ việc nghiêm trọng

– Vụ việc khác

Vĩnh viễn

15 năm

 

7Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân

– Báo cáo năm

– Tài liệu khác

Vĩnh viễn

5 năm

8Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo10 năm

2.10. Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởngVĩnh viễn
3Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chứcVĩnh viễn
4Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng

– Dài hạn, hàng năm

– 6 tháng, 9 tháng

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

5Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân

– Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ

– Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương

– Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Vĩnh viễn

20 năm

10 năm

 

6Hồ sơ khen thưởng đối với người nước ngoàiVĩnh viễn
7Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng10 năm

Tài liệu thi đua, khen thưởng

 

2.11. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 11: Tài liệu pháp chế

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trìVĩnh viễn
3Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn bản quy phạm pháp luật10 năm

 

4Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế

– Dài hạn, hàng năm

– Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5 năm

 

5Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luậtVĩnh viễn
6Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì05 năm
7Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật10 năm
8Công văn trao đổi về công tác pháp chế10 năm

2.12. Nhóm 12: Tài liệu hành chính, quản trị công sở

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho tài liệu hành chính, văn thư lưu trữ
1Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữVĩnh viễn
3Hồ sơ hội nghị công tác hành chính văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức10 năm

 

4Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

– Năm, nhiều năm

– Quý, tháng

Vĩnh viễn

10 năm

5Hồ sơ thực hiện cải cách hành chính20 năm
6Hồ sơ về lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước của ngành, cơ quanVĩnh viễn
7Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ20 năm
8Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ20 năm
9Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)20 năm
10Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu20 năm
11Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan – Văn bản quy phạm pháp luật – Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn – Văn bản khácVĩnh viễn

20 năm

50 năm

12Sổ đăng ký văn bản đến20 năm
13Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ10 năm
Tài liệu quản trị công sở
14Tập văn bản về công tác quản trị công sở gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
15Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị công sởVĩnh viễn
16Hồ sơ hội nghị công chức, viên chức20 năm
17Hồ sơ tổ chức thực hiện nếp sống văn hóa công sở10 năm
18Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan10 năm
19Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai… của cơ quan10 năm
20Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan10 năm
21Hồ sơ về sử dụng, vận hành ôtô, máy móc, thiết bị của cơ quanTheo tuổi thọ thiết bị
22Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phòng phẩm05 năm
23Hồ sơ về công tác y tế của cơ quan10 năm
24Công văn trao đổi về công tác quản trị công sở10 năm

2.13. Nhóm 13: Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
1Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụVĩnh viễn
3Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức10 năm

 

4Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

– Hàng năm

– Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

20 năm

5Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý

– Hàng năm

– Tháng, quý, sáu tháng

Vĩnh viễn

10 năm

6Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ

– Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm

– Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi

Vĩnh viễn

10 năm

7Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên mônVĩnh viễn

 

8Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ
9Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ
10Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ

– Vụ việc quan trọng

– Vụ việc khác

Vĩnh viễn

20 năm

11Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đềVĩnh viễn
12Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ20 năm
13Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ10 năm

2.14. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho nhóm 14: Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

STTTên nhóm hồ sơ tài liệu lưu trữThời gian bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tài liệu của tổ chức Đảng
1Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2Hồ sơ Đại hộiVĩnh viễn
3Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

– Tổng kết năm, nhiệm kỳ

– Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

 

4Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy ĐảngVĩnh viễn
5Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức ĐảngVĩnh viễn
6Hồ sơ về tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng10 năm
7Hồ sơ về hoạt động kiểm tra, giám sát20 năm
8Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên70 năm
9Hồ sơ đảng viên70 năm
10Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)20 năm
11Công văn trao đổi về công tác Đảng10 năm
Tài liệu tổ chức Công đoàn
12Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
13Hồ sơ Đại hộiVĩnh viễn
14Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

– Tổng kết năm, nhiệm kỳ

– Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

 

15Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của tổ chức Công đoànVĩnh viễn
16Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của tổ chức Công đoànVĩnh viễn
17Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan20 năm
18Sổ sách20 năm
19Công văn trao đổi về công tác Công đoàn10 năm
Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên
20Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
21Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ cho hồ sơ Đại hộiVĩnh viễn
22Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác

– Tổng kết năm, nhiệm kỳ

– Tháng, quý, 6 tháng

Vĩnh viễn

10 năm

 

23Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niênVĩnh viễn
24Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan20 năm
25Sổ sách20 năm
26Công văn trao đổi về công tác Đoàn10 năm

Giải pháp quản lý hồ sơ – tài liệu LV SureDMS chuyên nghiệp

Hỗ trợ tổ chức số hóa 100% hồ sơ lưu trữ

  • Cho phép tạo mới hồ sơ lưu trữ với đầy đủ thông tin theo chuẩn Dublin core.
  • Cho phép lưu trữ nhiều loại định dạng (văn bản, hình ảnh, video, tệp âm thanh,…) theo nhu cầu công việc.
  • Hỗ trợ quản lý cả hồ sơ giấy và hồ sơ số hóa, quản lý thông tin vị trí lưu trữ, tình trạng hiện có của hồ sơ.
  • Tích hợp với thiết bị số hóa hồ sơ giúp số hóa hồ sơ trong 1 click chuột.

Bảo quản hồ sơ an toàn, chỉnh lý dễ dàng

  • Tổ chức dữ liệu đa cấp: Kho, các kệ và hộp hồ sơ theo cấu trúc riêng từng mô hình tổ chức.
  • Hỗ trợ tổ chức lưu trữ đa kho ở nhiều vị trí khác nhau và phân quyền quản lý độc lập trên từng kho lưu trữ.
  • Tích hợp công nghệ Barcode/ QRCode/ RFID để quản lý hồ sơ và thành phần hồ sơ.
  • Hỗ trợ in danh mục hồ sơ nộp lưu, mẫu tờ mục lục của hồ sơ theo đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ.

Khai thác tiện lợi, sử dụng mọi lúc mọi nơi

  • Xem nhanh tài liệu trực tuyến không cần tải về máy.
  •  Có công cụ hỗ trợ: chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, tải tài liệu, đánh dấu yêu thích,…
  • Cho phép tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ và tìm kiếm theo nội dung trong tài liệu.
  • Cho phép mượn/trả hồ sơ trực tuyến thông qua phần mềm hoặc ứng dụng di động.
  • Tích hợp quy trình phê duyệt yêu cầu mượn online và tự động thu hồi quyền truy cập hồ sơ khi hết hạn mượn.

Quản trị linh hoạt bằng công cụ trực quan

  • Quản lý tình trạng khai thác kho tài liệu, quản lý mượn – trả và chính sách mượn trả.
  • Cho phép phân quyền nhiều cấp độ và giới hạn quyền của người dùng được cấp quyền truy cập nhằm kiểm soát việc tiếp cận các tài liệu theo độ mật khác nhau.
  • Cho phép chuyển dữ liệu từ file excel biên mục hồ sơ lưu trữ vào hệ thống.
  • Tích hợp với các hệ thống khác để thống nhất lưu trữ hồ sơ tập trung 1 nơi.

Hy vọng bài viết trên đây sẽ giúp bạn chi tiết nhất về quy định thời gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp của bạn. Chúc các bạn áp dụng thành công!

THÔNG TIN LIÊN HỆ 

  • CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
  • 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
  • ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
  • 📧 Email: info@lacviet.com.vn
  • 🌐 Website: https://lacviet.vn/
Picture of Hồ Hiếu
Hồ Hiếu
Hơn 12 năm kinh nghiệm kinh doanh và quản trị doanh nghiệp và là chuyên gia tư vấn về quản lý doanh nghiệp tiếp xúc hơn 300 CEO, CIO, CFO,…Xem thêm >>>
Bài viết liên quan
Nhận tin hữu ích
Đăng ký nhận tin
Chủ đề bạn quan tâm:

Liên hệ tư vấn CDS