Quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn hóa hành chính

1. Khái niệm văn bản đi, văn bản đến

• Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật). Do cơ quan, tổ chức phát hành.
• Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản được gửi từ cơ quan, đơn vị ngoài. Bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chuyên ngành, văn bản hành chính (bao gồm cả bản Fax, văn bản mật, văn bản được chuyển qua mạng); văn bản báo cáo và đơn, thư từ được gửi dến cơ quan, tổ chức.

Tất cả các tài liệu thư từ mà cơ quan nhận được từ bên ngoài bằng các nguồn khác nhau đều được gọi là văn bản đến (hay còn gọi là công văn đến).

2. Nguyên tắc quản lý văn bản đi và đến theo quy trình

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những loại hình văn bản đến không được đăng ký tại phòng văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày; chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Một số tài liệu, văn bản, công văn đến được đóng dấu chỉ các mức độ khẩn cấp như: ‘‘Hỏa tốc” , “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

3. Các bước xử lý trong quy trình quản lý văn bản đến

3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ); Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm. trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

Đối với văn bản đến trong quy trình quản lý văn bản đi và đến tổng, sẽ được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

3.2 Đăng ký văn bản đến theo quy trình quản lý văn bản

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính. Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản. Không viết bằng bút chì, bút mực đỏ. Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.

Trình, chuyển giao văn bản đến: Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu (người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.

Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).

Đối với văn bản đến trong quy trình quản lý văn bản đi và đến tổng, có liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ: đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần). Chuyển giao văn bản đến: Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Quy trình thực hiện công việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

4. Các bước trong quy trình quản lý văn bản đi

• Kiểm tra thể thức
• Kiểm tra kỹ thuật trình bày
• Ghi số văn bản (theo hệ thống số chung của doanh nghiệp do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác)
• Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

5. Quản lý văn bản tài liệu điện tử với LV SureDMS

Quy trình quản lý văn bản đi và đến đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì sự liền mạch của hoạt động hành chính. Một quy trình quản lý văn bản hiệu quả sẽ góp phần tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của tổ chức.