Ứng dụng AI trong xử lý văn bản giải pháp vận hành tài liệu số cho doanh nghiệp

Hồ Hiếu
10/07/2025

34 phút đọc

Theo dõi Lạc Việt trên

Ứng dụng AI trong xử lý văn bản

Trí tuệ nhân tạo AI trong giáo dục

ứng dụng AI trong ngân hàng

Trí tuệ nhân tạo trong y tế

AI Assistant

Chatbot ngân hàng

ứng dụng AI trong công việc

Ứng dụng AI trong tuyển dụng

ứng dụng của AI trong ngành bán lẻ

Ứng dụng AI trong chăm sóc khách hàng

Ứng dụng AI trong xử lý văn bản đang nổi lên như một giải pháp đột phá giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý văn bản từ trích xuất thông tin, tóm tắt nội dung đến hỗ trợ ra quyết định.

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang đối mặt với khối lượng tài liệu ngày càng lớn từ hợp đồng, hóa đơn, báo cáo nội bộ cho đến hồ sơ nhân sự thì việc xử lý văn bản theo cách truyền thống không còn phù hợp. Không chỉ tốn kém thời gian, nhập liệu thủ công còn tiềm ẩn rủi ro sai sót, thiếu nhất quán khó kiểm soát khi mở rộng quy mô vận hành.

Bài viết này Lạc Việt sẽ phân tích chi tiết cách AI được ứng dụng trong xử lý văn bản, những công nghệ lõi đằng sau và các lợi ích thực tiễn mà doanh nghiệp có thể nhận được nếu triển khai đúng cách.

1. Ứng dụng AI trong xử lý văn bản là gì?

1.1. AI trong xử lý văn bản được hiểu như thế nào?

AI trong xử lý văn bản là việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để “đọc hiểu”, phân tích và tự động hóa các thao tác liên quan đến tài liệu, văn bản từ việc nhận diện nội dung, phân loại thông tin cho đến trích xuất dữ liệu cần thiết để phục vụ các hoạt động nghiệp vụ.

Về bản chất, công nghệ này kết hợp các phương pháp tiên tiến như:

OCR (Optical Character Recognition): Nhận diện và chuyển đổi chữ viết tay hoặc chữ in trong hình ảnh (scan, ảnh chụp) thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm.
NLP (Natural Language Processing): Giúp máy tính hiểu được ngôn ngữ con người dưới dạng văn bản bao gồm phân tích ý nghĩa câu chữ, xác định từ khóa, tóm tắt nội dung.
Machine Learning (Học máy): Cho phép hệ thống “học” từ dữ liệu mẫu để cải thiện khả năng xử lý văn bản trong tương lai, ví dụ nhận diện tên khách hàng, địa chỉ, điều khoản hợp đồng lặp đi lặp lại.

Ví dụ minh họa dễ hiểu:

Một doanh nghiệp nhận hàng trăm hóa đơn mỗi tuần từ nhà cung cấp. Trước đây, kế toán phải nhập tay từng dòng: tên nhà cung cấp, số tiền, ngày lập hóa đơn. Giờ đây, AI có thể quét toàn bộ file PDF, tự động trích xuất các trường thông tin đó và đẩy vào hệ thống kế toán gần như không cần con người can thiệp.

1.2. Các dạng văn bản mà AI có thể xử lý

AI không chỉ xử lý văn bản “đẹp” dưới dạng Word hoặc Excel mà còn có thể nhận diện được:

Văn bản số: File Word, Excel, PDF – đặc biệt hữu ích khi cần trích xuất bảng biểu, nội dung hợp đồng hoặc biểu mẫu đã điền.
Văn bản scan hoặc ảnh chụp: Phiếu thu, chứng từ, hóa đơn giấy được chụp bằng điện thoại.
Văn bản phi cấu trúc: Email, tin nhắn nội bộ, ghi chú, báo cáo tóm tắt, … các dữ liệu không theo khuôn mẫu rõ ràng.
Biểu mẫu hành chính: Đơn xin nghỉ phép, đơn thanh toán, biểu mẫu khảo sát nhân sự.

Khả năng nhận diện đa dạng định dạng văn bản giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai quy trình không giấy tờ, số hóa toàn bộ quy trình vận hành mà không cần thay đổi thói quen nộp giấy tờ từ nhân viên hay đối tác.

2. Các công nghệ AI cốt lõi được sử dụng trong xử lý văn bản

Việc AI có thể “hiểu” và “làm việc” với văn bản không xảy ra một cách ngẫu nhiên. Đằng sau đó là sự kết hợp của nhiều công nghệ lõi giúp mô phỏng cách con người đọc hiểu, phân tích phản hồi lại nội dung tài liệu. Đối với doanh nghiệp, hiểu rõ các công nghệ này không chỉ giúp chọn đúng giải pháp mà còn mở ra cơ hội cải tiến các quy trình nội bộ một cách có chiến lược.

2.1. OCR nhận dạng ký tự quang học

OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ giúp chuyển đổi hình ảnh chứa văn bản như hóa đơn scan, hợp đồng chụp bằng điện thoại thành văn bản có thể chỉnh sửa, tìm kiếm nâng cao khả năng lưu trữ và tra cứu tài liệu. Có thể tiết kiệm thời gian nhập liệu 70–90%, hạn chế sai sót nhập tay gây chậm trễ hoặc sai lệch dữ liệu

Ứng dụng thực tế:

Doanh nghiệp nhận hàng trăm hóa đơn giấy mỗi tháng. Nhân sự kế toán không cần nhập liệu thủ công mà có thể dùng AI để quét trích xuất tên nhà cung cấp, số tiền, ngày tháng và mã số thuế chỉ trong vài giây.
Phòng nhân sự có thể số hóa đơn xin nghỉ phép viết tay, đơn đăng ký bảo hiểm để lưu trữ hoặc đồng bộ lên hệ thống nhân sự.

2.2. NLP xử lý ngôn ngữ tự nhiên

NLP (Natural Language Processing) giúp máy tính hiểu và phân tích nội dung văn bản theo cách mà con người sử dụng ngôn ngữ hàng ngày từ việc xác định chủ thể, hành động cho đến phân tích ý nghĩa hoặc cảm xúc.

Ứng dụng thực tế:

Trích xuất thông tin như “thời hạn hợp đồng”, “điều khoản thanh toán” từ các văn bản pháp lý.
Phân tích nội dung email, phản hồi khách hàng hoặc yêu cầu nội bộ để tự động phân loại và điều phối xử lý.

Lợi ích thực tế:

Tự động hóa việc đọc hiểu nội dung phức tạp
Giảm thời gian rà soát hợp đồng hoặc báo cáo dài hàng chục trang
Gợi ý phản hồi tự động, tăng hiệu quả giao tiếp nội bộ và với khách hàng

Theo IBM, hơn 70% doanh nghiệp ứng dụng NLP để nâng cao trải nghiệm khách hàng, tối ưu quy trình nội bộ trong năm 2023. Nguồn: IBM Global AI Adoption Index 2023

2.3. Machine Learning (ML) – Học máy

Machine Learning cho phép hệ thống “học” từ dữ liệu lịch sử để đưa ra dự đoán hoặc tự cải tiến theo thời gian. Trong xử lý văn bản, ML giúp nhận diện mẫu lặp đi lặp lại để tự động trích xuất, cảnh báo lỗi hoặc phân loại tài liệu.

Ứng dụng thực tế:

Một công ty bảo hiểm dùng ML để tự động nhận diện các loại đơn yêu cầu bồi thường và phân loại theo mức độ ưu tiên.
Phòng nhân sự huấn luyện hệ thống để trích xuất chính xác thông tin từ CV ứng viên dù định dạng, cách trình bày mỗi CV khác nhau.

Lợi ích thực tế:

Tăng độ chính xác theo thời gian mà không cần lập trình lại
Tự phát hiện sai lệch dữ liệu (ví dụ: hợp đồng thiếu chữ ký, sai định dạng mã số thuế)
Tùy biến theo quy trình, văn bản đặc thù của từng doanh nghiệp

2.4. GenAI tự động soạn thảo, tóm tắt phản hồi văn bản

Generative AI (AI sinh ngữ) có thể tạo ra nội dung mới dựa trên yêu cầu đầu vào, như viết email, tóm tắt văn bản dài, hoặc soạn biên bản họp.

Ứng dụng thực tế:

Nhân viên hành chính có thể yêu cầu AI viết biên bản cuộc họp chỉ bằng cách cung cấp bản ghi âm hoặc một vài dòng ghi chú.
Trưởng nhóm gửi file tài liệu dài yêu cầu hệ thống tóm tắt ý chính để dễ ra quyết định.

Lợi ích thực tế:

Tiết kiệm thời gian làm tài liệu từ đầu
Nâng cao hiệu suất giao tiếp, ra quyết định
Chuẩn hóa nội dung, giảm chênh lệch giữa các cá nhân

Tóm lại, các công nghệ AI cốt lõi như OCR, NLP, ML và GenAI không chỉ là những “tính năng” công nghệ mà là giải pháp thiết thực giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thủ công, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao năng suất vận hành toàn diện.

3. Những lợi ích thực tế khi ứng dụng AI trong xử lý văn bản

Ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào xử lý văn bản mang đến những giá trị thiết thực, có thể đo lường rõ ràng bằng hiệu suất và chi phí vận hành.

Tiết kiệm 30–70% thời gian xử lý thủ công: Thay vì nhập liệu từng dòng từ hóa đơn, rà soát từng trang hợp đồng hoặc phân loại hàng trăm email mỗi ngày, hệ thống AI có thể tự động hoá gần như toàn bộ quy trình đó. Các công nghệ như OCR (nhận diện ký tự) và NLP (xử lý ngôn ngữ tự nhiên) giúp AI “đọc” văn bản thực hiện các thao tác thay cho con người.
Giảm sai sót đến 90% so với thao tác thủ công: Dữ liệu sai một con số có thể dẫn đến hậu quả lớn: hóa đơn thanh toán nhầm, thông tin hợp đồng bị thiếu hoặc báo cáo tài chính không khớp. Khi xử lý bằng tay, khả năng xảy ra lỗi là không thể tránh khỏi đặc biệt với những tác vụ lặp đi lặp lại. AI giúp giảm đáng kể những sai sót này thông qua cơ chế kiểm tra chéo, tự động phát hiện lỗi và học từ dữ liệu trước đó để cải thiện độ chính xác theo thời gian.
Một trong những lợi ích lớn nhất của AI không phải là thay thế con người mà là giúp con người tập trung vào những việc mà công nghệ không thể làm tốt bằng như ra quyết định, chăm sóc khách hàng, chiến lược kinh doanh. Thay vì dành thời gian mỗi ngày để xử lý đơn từ, biên bản, hoặc rà soát hồ sơ ứng viên, nhân viên có thể: Phân tích xu hướng dữ liệu để hỗ trợ ra quyết định; Tăng thời gian tương tác với khách hàng; Tham gia vào các sáng kiến đổi mới nội bộ
Tăng khả năng truy xuất, tra cứu và bảo mật văn bản: Một văn bản giấy có thể bị mất, hỏng hoặc khó tìm sau một thời gian lưu trữ. Ngược lại, AI giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ tài liệu, xây dựng hệ thống tìm kiếm theo từ khóa, nội dung hoặc định danh riêng như mã hồ sơ, tên khách hàng, ngày ban hành.

Ngoài ra, AI còn giúp:

Phân loại tài liệu theo nội dung hoặc ngữ cảnh sử dụng
Gắn thẻ tự động giúp tìm kiếm nhanh gọn
Kiểm soát quyền truy cập – đảm bảo tài liệu chỉ hiển thị đúng người, đúng thời điểm

4. Ứng dụng thực tiễn của AI xử lý tài liệu trong các phòng ban doanh nghiệp

Dù cùng hướng đến mục tiêu tối ưu vận hành, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp lại có quy trình làm việc cùng thách thức khác nhau. Việc ứng dụng AI vào xử lý văn bản vì thế cần bám sát ngữ cảnh sử dụng thực tế của từng đơn vị nhằm mang lại hiệu quả cụ thể, đo lường được.

4.1. Phòng Nhân sự (HR)

Vấn đề thường gặp: HR phải xử lý hàng trăm hồ sơ ứng viên, hợp đồng lao động, đơn từ nội bộ – phần lớn dưới dạng PDF hoặc scan, không theo mẫu thống nhất. Quá trình nhập liệu, rà soát, lưu trữ khiến bộ phận này mất nhiều thời gian, dễ sai sót.

AI giải quyết như thế nào:

Trích xuất tự động thông tin từ CV, hồ sơ ứng viên như họ tên, số năm kinh nghiệm, kỹ năng nổi bật. Dù ứng viên dùng nhiều định dạng, hệ thống vẫn có thể nhận diện thông tin chính xác.
Tự động sinh hợp đồng lao động dựa trên mẫu sẵn có và dữ liệu đã thu thập được từ hệ thống tuyển dụng, giúp rút ngắn quy trình onboard nhân viên mới từ vài ngày xuống còn vài giờ.
Phân loại lưu trữ đơn từ nội bộ như đơn nghỉ phép, đơn điều chỉnh thông tin BHXH… giúp quản lý hồ sơ minh bạch dễ tra cứu.

Giá trị nhận được:

Giảm thời gian sàng lọc hồ sơ xuống còn 20–30% so với thao tác thủ công.
Hạn chế tối đa lỗi dữ liệu trong hợp đồng, hồ sơ.
Tăng trải nghiệm nhân viên nhờ quy trình phản hồi nhanh, chính xác.

4.2. Phòng Tài chính – Kế toán

Vấn đề thường gặp: Hóa đơn, biên lai, bảng kê tài chính từ nhiều nguồn khác nhau (nhà cung cấp, khách hàng, nội bộ) cần được kiểm tra, nhập liệu đối soát liên tục. Sai sót dù nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như thanh toán nhầm, sai sổ sách, ảnh hưởng báo cáo tài chính.

AI giải quyết như thế nào:

Tự động quét trích xuất dữ liệu từ hóa đơn đầu vào, bao gồm số hóa đơn, số tiền, ngày phát hành, mã số thuế.
Đối soát thông tin giữa chứng từ thực tế và dữ liệu trong hệ thống kế toán hoặc ERP, cảnh báo nếu phát hiện chênh lệch.
Phân loại chứng từ kế toán theo nhóm chi phí, loại hình giao dịch, thời gian để phục vụ kiểm toán hoặc báo cáo định kỳ.

Giá trị nhận được:

Giảm 80–90% thời gian nhập liệu thủ công.
Tăng độ chính xác của dữ liệu đầu vào, hạn chế rủi ro về pháp lý và thuế.
Giải phóng thời gian cho đội ngũ kế toán, tập trung vào phân tích tài chính và kiểm soát chi phí.

4.3. Phòng Pháp chế – Hành chính

Vấn đề thường gặp: Hợp đồng, văn bản pháp lý, công văn đến – đi cần được rà soát kỹ nội dung, đối chiếu điều khoản, kiểm tra tính nhất quán. Quá trình này nếu làm thủ công dễ bỏ sót rủi ro, đặc biệt khi số lượng tài liệu ngày càng lớn.

AI giải quyết như thế nào:

So sánh tự động nội dung các phiên bản hợp đồng để phát hiện điểm thay đổi giữa bản dự thảo và bản chính thức giúp tránh nhầm lẫn về điều khoản thanh toán, quyền và nghĩa vụ.
Kiểm tra tính nhất quán giữa các điều khoản pháp lý, xác định các điểm chưa rõ ràng hoặc mâu thuẫn trong ngôn ngữ.
Phân loại văn bản pháp lý theo nội dung, lĩnh vực, như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, văn bản nội bộ… để hỗ trợ tra cứu, kiểm soát rủi ro tốt hơn.

Giá trị nhận được:

Tăng tốc độ rà soát tài liệu lên gấp 3–5 lần.
Giảm nguy cơ sai sót pháp lý do bỏ sót chi tiết quan trọng.
Nâng cao năng lực kiểm soát rủi ro và tuân thủ quy định.

Theo Legaltech News (2023), gần 55% công ty có bộ phận pháp chế nội bộ đã triển khai AI để hỗ trợ soát xét hợp đồng, phân tích rủi ro pháp lý. Nguồn: Legaltech News AI for Contract Review

Việc ứng dụng AI trong từng phòng ban không chỉ giúp giảm tải công việc thủ công mà còn gia tăng giá trị chiến lược từ năng suất vận hành, độ chính xác dữ liệu cho đến quản lý rủi ro. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định đúng nhu cầu, chọn giải pháp AI phù hợp với từng bối cảnh sử dụng cụ thể.

5. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm AI xử lý văn bản phù hợp

Trong bối cảnh có hàng chục giải pháp AI trên thị trường, việc lựa chọn một nền tảng phù hợp không đơn thuần là tìm phần mềm có nhiều tính năng nhất mà là tìm công cụ thực sự giải quyết vấn đề vận hành của doanh nghiệp bạn. Dưới đây là những tiêu chí cốt lõi giúp doanh nghiệp đánh giá lựa chọn giải pháp AI xử lý văn bản một cách bài bản hiệu quả.

5.1. Dễ dàng tích hợp với hệ thống đang sử dụng

Một phần mềm AI dù thông minh đến đâu nhưng nếu không thể “kết nối” với các hệ thống hiện có như phần mềm kế toán, nhân sự, ERP hay CRM thì sẽ làm gián đoạn quy trình thay vì hỗ trợ.

Ví dụ thực tế: Một doanh nghiệp đang dùng phần mềm kế toán A và quản lý nhân sự B. Nếu phần mềm AI xử lý văn bản không tích hợp được với A và B, mọi dữ liệu phải xuất – nhập thủ công dẫn đến phát sinh lỗi, tốn nhân lực.