Phần mềm ký số là phần mềm chữ ký số? Phần mềm trình ký đóng vai trò như thế nào trong quy trình số? Yêu cầu của 1 phần mềm số là gì? Trong bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ những câu hỏi trên.
Quy trình là nền móng của doanh nghiệp. Còn quy trình số là nền móng vững chắc của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nào cũng cần có quy trình số
Quy trình là tập hợp các công việc con cần phải thực hiện để hoàn thành một công việc chính. Thời gian và chất lượng hoàn thành công việc chính này như thế nào phụ thuộc vào quy trình có đúng, có hiệu quả hay không.
Những quy trình cũ có thể đáp ứng điều kiện đúng, nhưng chắc chắn không đáp ứng điều kiện nhanh. Trong thời đại cạnh tranh tính từng giây, muốn công việc được thực hiện nhanh chóng doanh nghiệp phải chuyển sang quy trình số.
Tức là mang những quy trình truyền thống chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số, gán các bước vào phần mềm. Có công cụ hỗ trợ thực hiện, có công cụ theo dõi, kiểm tra và đánh giá độ đúng – chuẩn – hiệu quả khi thực hiện quy trình.
Các bước thực hiện chuyển đổi sang quy trình số:
- Bước 1: Định nghĩa thông tin quy trình
- Bước 2: Định nghĩa các bước trong quy trình
- Bước 3: Định nghĩa các thao tác trong mỗi bước
- Bước 4: Gắn quy trình vào các đối tượng liên quan
Muốn số hóa quy trình, ngoài chữ ký số, sử dụng phần mềm ký số là yêu cầu cơ bản bắt buộc.
Phân biệt phần mềm ký số và chữ ký số
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng (Nghị định 130/2018/NĐ-CP)
Còn theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 41/2017/TT-BTTTT (có hiệu lực từ 05/02/2018), phần mềm ký số là chương trình phần mềm có chức năng ký số vào văn bản điện tử.
Hiểu đơn giản, trong quy trình số nếu có một bước nào đó cần ký duyệt/ký kết một loại giấy tờ gì đó, thì phần mềm này sẽ là công cụ cho phép người thực hiện tải giấy tờ (các loại văn bản điện tử) lên trên đó và gửi chúng đến những người liên quan để họ ký bằng chữ ký số.
Không phải phần mềm ký số nào cũng có chức năng phát hành chữ ký số. Đa số chỉ cho phép thêm chữ ký số hoặc phát hành chữ ký số trong nội bộ.
Chức năng cơ bản cần có ở 1 phần mềm ký số
Đầu tiên, đã là số hóa thì trước hết phải đảm bảo 3 KHÔNG:
- KHÔNG giấy tờ: Mọi hồ sơ, sổ sách, tài liệu liên quan đến công việc đều được mã hóa vào phần mềm.
- KHÔNG giới hạn: Cả về thời gian và không gian chỉ cần có thiết bị thông minh (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) và mạng internet là có thể thực hiện công việc.
- KHÔNG tiếp xúc: Các tương tác sẽ được thực hiện trên không gian mạng làm việc chung một cách nhanh chóng.
Tiếp theo, phần mềm ký số giúp quản lý quy trình ký văn bản nội bộ, quy trình ký kết hợp đồng giữa doanh nghiệp và đối tác. Thế nên, phần mềm phải có đủ chức năng:
- Tích hợp chữ ký số
- Trình ký online (trình ký và xét duyệt)
- Phần quyền người dùng
- Kiểm soát tài liệu và quy trình
Đồng thời, cho phép ký trên nhiều loại văn bản điện tử và ký nhiều tập tin cùng lúc.
Sau 2 năm đại dịch, chúng ta đã quá quen với hình thức làm việc từ xa và xử lý các quy trình, các công việc gián tiếp với sự hỗ trợ của mạng internet và các tiện ích/phần mềm. Nhưng thực sự đó chưa phải là quy trình số. Đã có bao nhiêu doanh nghiệp thực sự đang sử dụng phần mềm ký số để giải quyết 100% quy trình tại doanh nghiệp?
Thậm chí đến thời điểm hiện tại, nhiều doanh nghiệp còn chưa có phần mềm này. Đừng lo lắng, đã có giải pháp cho doanh nghiệp của bạn:
Phần mềm ký số Lạc Việt
Phần mềm ký số Lạc Việt là tiện ích tối ưu hóa quy trình số của doanh nghiệp.
Hệ thống cung cấp chức năng xét duyệt từ xa thông qua các thiết bị truy cập Internet như: máy tính bảng, điện thoại thông minh, giúp cho quản lý, lãnh đạo xét duyệt, ra quyết định điều hành doanh nghiệp từ xa, dù kể cả đang đi công tác nước ngoài.
Về chức năng, phần mềm ký số LV-DX eSign đáp ứng:
- Tự động hóa và ký số các loại tài liệu theo quy trình
- Chữ ký số thay cho chữ ký tươi có thể sử dụng nội bộ và bên ngoài
- Phân quyền theo người dùng, chức danh, phòng ban,…
- Hỗ trợ đa nền tảng (PC, laptop, máy tính bảng, điện thoại, TV,…)
- Hỗ trợ ký tập tin hoặc thư mục (ký nhiều tập tin cùng lúc)
- Quản lý yêu cầu xét duyệt, lịch sử xét duyệt
- Có khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Về bảo mật, phần mềm có:
- An toàn với bảo mật 2 lớp
- Xác thực chữ ký số trực tuyến, chống giả mạo
- Quản lý bảo mật tài liệu cá nhân
- Gửi thông báo nhắc nhở tới đúng người nhận cho mỗi bước thực hiện
Trong thời đại công nghệ lên ngôi, phần mềm ký số trong quy trình số doanh nghiệp trở thành bước đi bắt buộc. Đó không chỉ là chuyển giao nền tảng làm việc, mà còn là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp “sống sót” trong kỷ nguyên số.
