Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là bước đệm không thể thiếu để quá trình số hóa đạt hiệu quả tốt nhất. Việc phân loại kỹ càng, loại bỏ thông tin trùng lặp và sắp xếp tài liệu theo một hệ thống khoa học sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một kho dữ liệu số chính xác, dễ dàng truy xuất và tận dụng tối đa giá trị của thông tin.
Vậy chỉnh lý là gì và quy trình thực hiện ra sao? Cùng Lạc Việt tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Chỉnh lý tài liệu là gì?
Chỉnh lý tài liệu là quá trình sàng lọc, tổ chức và sắp xếp tài liệu một cách có hệ thống dựa trên giá trị sử dụng, yêu cầu lưu trữ. Quá trình này được thực hiện để đảm bảo rằng tài liệu quan trọng được bảo quản và dễ dàng truy xuất, trong khi các tài liệu không còn giá trị sẽ được loại bỏ một cách khoa học.
Chỉnh lý hồ sơ lưu trữ đóng vai trò loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm tải lượng tài liệu tồn đọng, qua đó tối ưu hóa việc sử dụng không gian lưu trữ. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp sắp xếp tài liệu theo hệ thống, đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng.
2. 23 Bước quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp
Chỉnh lý là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự chính xác, hệ thống và tuân thủ các bước thực hiện chặt chẽ. Dưới đây là 23 bước chỉnh lý tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp, được triển khai từ việc khảo sát ban đầu cho đến hoàn thiện việc bàn giao:
Bước 1: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận
Quy trình chỉnh lý tài liệu bắt đầu bằng việc giao nhận tài liệu từ các đơn vị hoặc phòng ban có liên quan. Tài liệu được kiểm tra số lượng, tình trạng và lập biên bản giao nhận để đảm bảo tính minh bạch.
Bước 2: Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý
Tài liệu được di chuyển từ kho bảo quản đến nơi chỉnh lý, đảm bảo không hư hỏng, thất thoát trong quá trình vận chuyển.
Bước 3: Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Tài liệu được kiểm tra và làm sạch bằng cách loại bỏ bụi bẩn, ghim, kẹp giấy để đảm bảo điều kiện chỉnh lý thuận lợi.
Bước 4: Khảo sát và biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý
Trong bước này, các tài liệu khảo sát và kế hoạch chỉnh lý được lập để hướng dẫn toàn bộ quy trình, bao gồm:
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu.
- Lịch sử phông lưu trữ hoặc đơn vị hình thành tài liệu.
- Hướng dẫn phân loại và lập hồ sơ.
Bước 5: Phân loại tài liệu
Tài liệu được sắp xếp theo chủ đề, thời gian, hoặc chức năng, đảm bảo sự đồng nhất theo hướng dẫn phân loại.
Bước 6: Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
Tùy theo tình trạng tài liệu, có hai hoạt động chính:
- Lập hồ sơ cho tài liệu rời lẻ: Tài liệu được tập hợp, đặt tiêu đề, sắp xếp theo hệ thống, xác định thời hạn bảo quản.
- Chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đã lập: Kiểm tra nội dung, bổ sung tài liệu còn thiếu, chỉnh sửa tiêu đề và thời hạn bảo quản nếu cần.
Bước 7: Viết các trường thông tin vào phiếu tin
Mỗi hồ sơ được ghi thông tin chi tiết vào phiếu tin như số hồ sơ, tiêu đề, thời hạn bảo quản, tình trạng tài liệu, mức độ mật và ghi chú.
Bước 8: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin
Bước này nhằm đảm bảo tính chính xác đầy đủ của các phiếu tin và hồ sơ trước khi tiếp tục quy trình.
Bước 9: Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại
Các phiếu tin được sắp xếp lại theo trình tự khoa học, đảm bảo việc tra cứu và quản lý dễ dàng hơn.
Bước 10: Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin
Dựa trên phiếu tin, tài liệu được tổ chức lại thành các hồ sơ hoàn chỉnh, đồng nhất.
Bước 11: Biên mục hồ sơ
Tài liệu được đánh số tờ, biên soạn mục lục, viết bìa hồ sơ và các chứng từ kết thúc.
Bước 12: Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ
Quy trình biên mục được kiểm tra chặt chẽ, đảm bảo không có lỗi sót trong hồ sơ.
Bước 13: Ghi số hồ sơ chính thức và lên bìa hồ sơ
Các hồ sơ chính thức được đánh số và ghi thông tin lên bìa.
Bước 14: Vệ sinh tài liệu và đưa vào bìa hồ sơ
Tài liệu được làm sạch một lần nữa, tháo ghim và xếp vào bìa hồ sơ.
Bước 15: Đưa hồ sơ vào hộp
Hồ sơ được đóng gói cẩn thận vào hộp lưu trữ.
Bước 16: Viết/in và dán nhãn hộp
Mỗi hộp được dán nhãn với thông tin chi tiết để dễ dàng tra cứu.
Bước 17: Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá
Tài liệu sau khi chỉnh lý được đưa trở lại kho bảo quản và sắp xếp vào vị trí đã định.
Bước 18: Giao nhận tài liệu sau chỉnh lý
Biên bản giao nhận tài liệu sau chỉnh lý được lập để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.
Bước 19: Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu
Thông tin từ phiếu tin được số hóa và nhập vào hệ thống quản lý dữ liệu lưu trữ.
Bước 20: Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin
Quá trình nhập dữ liệu được kiểm tra để đảm bảo tính chính xác.
Bước 21: Lập mục lục hồ sơ
Một mục lục đầy đủ được biên soạn, in và đóng thành quyển.
Bước 22: Thống kê, bỏ gói, lập danh mục tài liệu loại
Tài liệu loại được phân loại, đóng gói và thống kê để báo cáo.
Bước 23: Kết thúc chỉnh lý
Quy trình chỉnh lý kết thúc bằng việc bàn giao toàn bộ hồ sơ, cùng báo cáo tổng kết.
3. Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu trong doanh nghiệp
Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ không chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và tổ chức tài liệu mà còn phải tuân thủ các nguyên tắc quan trọng để đảm bảo tính hệ thống. Dưới đây là hai nguyên tắc cốt lõi cần được thực hiện nghiêm túc trong mọi doanh nghiệp:
3.1 Không phân tán tài liệu trong phông lưu trữ
Hiểu đơn giản, phông lưu trữ là tổng hợp toàn bộ tài liệu có liên quan đến một chủ đề, đơn vị, hoặc dự án cụ thể. Việc chỉnh lý phải đảm bảo không làm phân tán các tài liệu thuộc cùng một phông lưu trữ, bởi điều này sẽ gây ra những bất cập như:
- Giảm khả năng tra cứu nhanh chóng: Tài liệu phân tán khiến việc tìm kiếm trở nên khó khăn, gây mất thời gian và nguồn lực.
- Mất tính liên kết của dữ liệu: Tài liệu liên quan đến một dự án hoặc hoạt động bị tách rời sẽ làm giảm giá trị của tài liệu khi sử dụng.
Do đó, một nguyên tắc quan trọng là phải lưu trữ tài liệu tập trung, tránh tách rời các nhóm dữ liệu có liên quan.
3.2 Nguyên tắc xuất sinh
Nguyên tắc xuất sinh nhấn mạnh việc sắp xếp tài liệu theo đúng trật tự phát sinh trong quá trình hoạt động. Các tài liệu cần được tổ chức dựa trên:
- Thứ tự thời gian: Tài liệu phát sinh sớm được lưu trước, tài liệu phát sinh sau được sắp xếp tiếp theo.
- Đúng trình tự nghiệp vụ: Ví dụ, tài liệu liên quan đến các bước trong quy trình sản xuất, kinh doanh cần được bố trí theo thứ tự từ đầu đến cuối.
Việc áp dụng nguyên tắc xuất sinh không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy xuất mà còn giúp đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong công tác lưu trữ.
4. Chỉnh lý hồ sơ lưu trữ mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp
Việc thực hiện chỉnh lý hồ sơ lưu trữ không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn mà còn tạo ra giá trị lâu dài cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm: Tài liệu được phân loại rõ ràng giúp nhân viên tra cứu nhanh chóng chỉ trong vài phút.
- Tăng năng suất lao động: Nhờ quy trình lưu trữ thông minh, các phòng ban không còn mất thời gian xử lý những vấn đề liên quan đến tài liệu thất lạc.
- Giảm tải khối lượng tài liệu lưu trữ: Loại bỏ những tài liệu không cần thiết, lưu trữ tập trung các tài liệu quan trọng.
- Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Không gian được tối ưu, giảm nhu cầu sử dụng kho lưu trữ lớn.
- Giảm thiểu rủi ro thất thoát thông tin: Tài liệu được quản lý chặt chẽ và phân quyền sử dụng rõ ràng.
- Dễ dàng số hóa: Khi tài liệu đã được sắp xếp khoa học, việc số hóa sẽ trở nên đơn giản hơn.
- Tăng tính linh hoạt: Tài liệu số hóa có thể được truy cập mọi lúc, mọi nơi, hỗ trợ doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
- Đồng bộ quy trình quản lý thông tin: Mọi phòng ban áp dụng chung một tiêu chuẩn, tạo sự nhất quán trong hoạt động nội bộ.
5. Lưu ý khi thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu
5.1. Lựa chọn đúng phương pháp và công cụ
Lựa chọn phương pháp chỉnh lý tài liệu là yếu tố then chốt đảm bảo hiệu quả và tính bền vững trong quá trình quản lý tài liệu. Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng hai phương pháp chính: truyền thống – hiện đại, tùy thuộc vào nhu cầu và nguồn lực của tổ chức.
So sánh giữa phương pháp truyền thống và hiện đại:
| Tiêu chí | Phương pháp truyền thống | Phương pháp hiện đại (ứng dụng công nghệ) |
| Quy trình chỉnh lý | Thực hiện thủ công qua các bước phân loại, sắp xếp. | Sử dụng phần mềm và công nghệ tự động hóa, giảm thao tác tay. |
| Thời gian thực hiện | Mất nhiều thời gian, dễ bị lỗi khi xử lý số lượng lớn. | Tiết kiệm đến 50% thời gian, đảm bảo độ chính xác cao. |
| Chi phí | Chi phí nhân sự thấp nhưng khó tối ưu dài hạn. | Đầu tư ban đầu cao nhưng tiết kiệm chi phí vận hành lâu dài. |
| Hiệu quả lưu trữ | Khó tích hợp với các hệ thống tìm kiếm thông minh. | Hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất tức thì với công nghệ OCR. |
Doanh nghiệp nên đánh giá kỹ nhu cầu và khối lượng tài liệu hiện có để chọn phương pháp phù hợp. Với các tổ chức có lượng tài liệu lớn và yêu cầu truy xuất nhanh, áp dụng công nghệ số hóa sẽ là giải pháp tối ưu.
5.2. Đào tạo nhân viên và xây dựng quy trình chỉnh lý tài liệu bài bản
Một quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiệu quả không thể thiếu sự tham gia của đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và có nhận thức rõ ràng về vai trò của công tác này.
Doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình rõ ràng, bao gồm:
- Lập kế hoạch: Xác định phạm vi, mục tiêu chỉnh lý.
- Phân công trách nhiệm: Quy định rõ vai trò từng cá nhân và bộ phận.
- Thiết lập tiêu chuẩn: Định nghĩa các tiêu chí chỉnh lý như tiêu chuẩn phân loại, thời gian lưu trữ hoặc tiêu chuẩn số hóa.
- Kiểm soát chất lượng: Kiểm tra, đánh giá định kỳ hiệu quả chỉnh lý và kịp thời cải thiện quy trình.
Việc xây dựng một quy trình thống nhất không chỉ giúp tăng hiệu quả chỉnh lýmà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp dễ dàng tích hợp công nghệ và duy trì sự ổn định trong quản lý thông tin.
5.3. Đầu tư vào công nghệ số hóa
OCR là một trong những công nghệ quan trọng trong quá trình số hóa tài liệu, giúp chuyển đổi hình ảnh của tài liệu giấy thành văn bản kỹ thuật số có thể chỉnh sửa và tìm kiếm.
Ứng dụng của OCR trong chỉnh lý tài liệu:
- Tự động nhận diện và trích xuất thông tin từ tài liệu giấy như hóa đơn, hợp đồng, biểu mẫu.
- Hỗ trợ xử lý đa ngôn ngữ, phù hợp cho các doanh nghiệp quốc tế.
- Tăng tốc độ xử lý và giảm thời gian nhập liệu thủ công.
6. Cách bảo quản tài liệu sau chỉnh lý an toàn, tập trung
Chỉnh lý tài liệu không chỉ dừng lại ở quá trình sắp xếp và tổ chức tài liệu mà còn phải đảm bảo tài liệu được bảo quản an toàn, tập trung trong suốt vòng đời sử dụng.
Phần mềm quản lý tài liệu LV SureDMS là giải pháp hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ và quản lý tài liệu một cách tập trung, an toàn, hiệu quả. Tích hợp công nghệ Barcode/QRCode/ RFID, phần mềm cho phép tìm kiếm và truy xuất hồ sơ trở nên dễ dàng hơn, mọi lúc mọi nơi chỉ với vài cú nhấp chuột hay vài từ khoá.
Bạn có biết rằng hơn 90% tài liệu văn phòng vẫn đang được lưu trữ thủ công dưới dạng giấy. Điều này đang khiến doanh nghiệp lãng phí không gian, thời gian và chi phí mỗi ngày? LV SureDMS – Tinh gọn kho dữ liệu: Quản lý, lưu trữ, truy xuất không giới hạn XEM CHI TIẾT TÍNH NĂNG GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TẠI ĐÂY THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một nhiệm vụ không thể bỏ qua đối với bất kỳ tổ chức nào muốn xây dựng hệ thống quản lý thông tin hiệu quả và tối ưu hóa không gian lưu trữ. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn nâng cao năng suất và tính chuyên nghiệp trong quản trị dữ liệu.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
