Tăng hiệu suất làm việc là quá trình tối ưu cách thức tổ chức, phối hợp thực hiện công việc nhằm đạt được kết quả tốt hơn với cùng nguồn lực. Doanh nghiệp có thể cải thiện hiệu suất bằng cách xây dựng quy trình rõ ràng, ứng dụng công nghệ quản lý công việc, đào tạo theo nhu cầu thực tiễn và tạo môi trường làm việc linh hoạt. Việc tăng hiệu suất không chỉ giúp rút ngắn thời gian xử lý công việc mà còn nâng cao năng suất, giảm chi phí vận hành, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Hiệu suất làm việc không chỉ phản ánh năng suất của cá nhân mà còn là chỉ số thể hiện sức khỏe vận hành tổng thể của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Lạc Việt sẽ phân tích sâu khái niệm “tăng hiệu suất làm việc”, các yếu tố ảnh hưởng và giải pháp thực tiễn giúp tổ chức tối ưu nguồn lực, nâng cao kết quả kinh doanh.
1. Tăng hiệu suất làm việc là gì? Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm?
1.1 Hiệu suất làm việc là gì?
Hiệu suất làm việc (Work Performance Efficiency) là mức độ sử dụng thời gian, nguồn lực, năng lực nhân sự để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Nói cách khác, hiệu suất không chỉ đo lường số lượng công việc được hoàn thành mà còn phản ánh chất lượng, tốc độ và sự tối ưu trong quá trình thực hiện.
Ví dụ thực tế: Nếu một nhân viên hoàn thành 10 báo cáo mỗi tuần nhưng tốn gấp đôi thời gian do quy trình thủ công, trong khi đồng nghiệp sử dụng công cụ hỗ trợ nên chỉ mất một nửa thời gian thì người thứ hai đang làm việc hiệu suất hơn, dù khối lượng công việc bằng nhau.
Hiệu suất cá nhân và hiệu suất tổ chức có giống nhau?
Hiệu suất cá nhân là năng lực, cách thức làm việc của từng nhân viên. Trong khi đó, hiệu suất tổ chức là tổng hòa của cả hệ thống bao gồm quy trình, công nghệ, văn hóa làm việc và cách quản lý.
Một cá nhân làm việc hiệu quả không thể bù đắp cho hệ thống thiếu rõ ràng, chồng chéo quy trình hoặc thiếu công cụ hỗ trợ. Do đó, tăng hiệu suất làm việc phải được nhìn nhận ở cấp độ tổ chức chứ không đơn thuần là câu chuyện cá nhân.
Doanh nghiệp cần thiết kế lại quy trình làm việc kết hợp áp dụng công nghệ để đồng bộ hóa hiệu suất toàn hệ thống, thay vì chỉ tập trung huấn luyện kỹ năng cá nhân.
1.2 Vì sao hiệu suất làm việc là yếu tố sống còn trong thời đại số?
Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của công nghệ, việc tối ưu hiệu suất không còn là lợi thế mà đã trở thành điều kiện tồn tại.
Theo báo cáo McKinsey (2023), các doanh nghiệp có hiệu suất làm việc cao tăng trưởng doanh thu nhanh hơn 40% so với những doanh nghiệp không tối ưu được quy trình và công nghệ.
Ngoài ra, nghiên cứu của PwC cũng chỉ ra rằng 86% lãnh đạo doanh nghiệp cho rằng cải thiện hiệu suất là ưu tiên chiến lược trong ba năm tới, đặc biệt trong bối cảnh nguồn lực hạn chế, chi phí vận hành ngày càng tăng.
Hiệu suất cao giúp doanh nghiệp:
- Rút ngắn thời gian xử lý công việc, đẩy nhanh tiến độ dự án
- Giảm chi phí nhân sự, quản lý nhờ tự động hóa quy trình
- Tăng mức độ hài lòng gắn kết nhân viên
- Nâng cao khả năng thích ứng với thay đổi thị trường
Tóm lại, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên không chỉ là một mục tiêu quản trị mà còn là nền tảng phát triển bền vững trong bối cảnh chuyển đổi số. Doanh nghiệp nào hiểu rõ điều này hành động sớm, sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt so với phần còn lại của thị trường.
2. Vì sao Doanh nghiệp không thể tăng hiệu suất làm việc toàn diện?
Tăng hiệu suất làm việc không thể đạt được nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào một khía cạnh riêng lẻ. Hiệu suất là kết quả của sự phối hợp đồng bộ giữa con người, quy trình vận hành, công nghệ hỗ trợ và văn hóa doanh nghiệp. Việc xác định đúng những yếu tố đang cản trở hoặc thúc đẩy hiệu suất là nền tảng để doanh nghiệp xây dựng chiến lược tối ưu hiệu quả làm việc một cách bền vững.
2.1. Nhân sự: Động lực – Năng lực – Môi trường làm việc
Con người là trung tâm của mọi hoạt động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp đang đối mặt với tình trạng nhân viên thiếu động lực, chưa được ghi nhận đúng mức hoặc chưa có đủ kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.
Theo khảo sát của Gallup (2023), chỉ khoảng 20% nhân viên tại châu Á cảm thấy “gắn bó thực sự” với công việc, phần lớn còn lại làm việc theo hướng “có cũng được, không cũng không sao”. Tình trạng này dẫn đến năng suất thấp, hiệu suất không ổn định.
Ngoài ra, sự thiếu hụt kỹ năng đặc biệt là các kỹ năng số, tư duy giải quyết vấn đề hoặc làm việc nhóm cũng là rào cản lớn. Dù có sẵn công cụ và quy trình nhưng nếu nhân viên không đủ năng lực khai thác hoặc không hiểu mục tiêu công việc, hiệu suất vẫn sẽ bị kéo xuống.
2.2. Quy trình quản trị công việc thiếu rõ ràng
Hiệu suất bị giảm đáng kể khi doanh nghiệp không có một hệ thống quản lý công việc rõ ràng. Tình trạng phổ biến bao gồm:
- Công việc bị giao trùng lặp, chồng chéo
- Không xác định được rõ trách nhiệm, thời hạn
- Không có công cụ giám sát đo lường hiệu quả công việc
Ví dụ, nếu một nhân viên nhận nhiệm vụ từ ba cấp quản lý khác nhau mà không có sự phân định cụ thể, họ sẽ rơi vào tình trạng quá tải, mâu thuẫn ưu tiên và cuối cùng là… giảm hiệu suất.
Theo nghiên cứu từ Wrike (2024), doanh nghiệp có quy trình làm việc rõ ràng, có phần mềm hỗ trợ quản trị công việc tăng năng suất nhóm lên đến 35% so với các doanh nghiệp vận hành thủ công.
2.3. Ứng dụng công nghệ chưa phù hợp hoặc chưa được tận dụng đúng mức
Nhiều doanh nghiệp đầu tư công nghệ nhưng không đạt được kết quả mong muốn vì lựa chọn sai giải pháp, triển khai không đồng bộ, hoặc không đào tạo người dùng hiệu quả.
Báo cáo từ Deloitte Việt Nam (2024) cho thấy 67% doanh nghiệp khảo sát thừa nhận chưa khai thác tối đa lợi ích từ các công cụ công nghệ đã đầu tư, trong đó phần lớn là các hệ thống quản trị công việc, CRM, phần mềm quản lý quy trình.
Trong khi đó, các công nghệ như tự động hóa quy trình (workflow automation), trợ lý AI, hệ thống quản lý hiệu suất theo thời gian thực đang chứng minh hiệu quả rõ rệt nếu được triển khai đúng cách.
2.4. Văn hóa doanh nghiệp chưa khuyến khích đổi mới và cộng tác
Văn hóa nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến cách làm việc, sự chủ động của nhân viên. Nếu tổ chức duy trì mô hình quản lý cứng nhắc, không khuyến khích sáng kiến hoặc không cởi mở trong giao tiếp nội bộ, hiệu suất làm việc sẽ bị kìm hãm nghiêm trọng.
Để tăng hiệu suất làm việc một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần tiếp cận vấn đề theo hướng hệ thống, đồng bộ giữa con người – quy trình – công nghệ – văn hóa. Việc đầu tư vào từng yếu tố riêng lẻ có thể mang lại hiệu quả ngắn hạn nhưng chỉ khi các yếu tố này được tích hợp hỗ trợ lẫn nhau thì mới có thể tạo ra sự chuyển biến rõ rệt và bền vững về hiệu suất.
3. 6 Cách giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên bền vững
Tăng hiệu suất làm việc không phải là kết quả của một giải pháp tức thời mà là thành quả của một quá trình cải tiến liên tục trên nhiều khía cạnh từ quản lý mục tiêu, tổ chức công việc đến ứng dụng công nghệ và phát triển con người. Dưới đây là 6 cách tiếp cận thực tiễn, đã được chứng minh hiệu quả qua nhiều mô hình tổ chức giúp doanh nghiệp tối ưu năng lực vận hành gia tăng giá trị bền vững.
3.1. Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất rõ ràng, minh bạch
Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hiệu suất làm việc không đạt kỳ vọng là do doanh nghiệp thiếu hệ thống đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng, có thể đo lường. Nhân viên không biết đâu là ưu tiên, mục tiêu cụ thể cần đạt là gì và tiêu chí đánh giá ra sao.
Để khắc phục, doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình đánh giá hiệu suất khoa học như:
- SMART: Mục tiêu cụ thể, đo lường được, khả thi, thực tế, có thời hạn.
- OKR (Objectives & Key Results): Đặt mục tiêu định hướng kết quả thay vì chỉ tập trung vào nhiệm vụ.
- 360 độ feedback: Đánh giá đa chiều từ đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới để phản ánh khách quan hơn.
Ví dụ minh họa: Thay vì yêu cầu “Tăng doanh thu”, một mục tiêu SMART có thể là: “Tăng doanh thu sản phẩm A thêm 15% trong quý 3/2025, thông qua kênh thương mại điện tử và chiến dịch quảng bá mới.”
Hệ thống đánh giá minh bạch không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ kỳ vọng, mà còn thúc đẩy tinh thần trách nhiệm, sự chủ động.
3.2. Sử dụng phần mềm quản trị công việc tự động hóa
Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý công việc thông qua email, bảng tính thủ công hoặc trao đổi qua các nền tảng rời rạc, dẫn đến việc mất kiểm soát tiến độ, chồng chéo nhiệm vụ thiếu minh bạch thông tin.
Việc sử dụng phần mềm quản trị công việc và các giải pháp workflow tự động hóa quy trình sẽ giúp:
- Phân công công việc rõ ràng, đo lường tiến độ theo thời gian thực
- Tự động nhắc việc, chuyển giao trạng thái nhiệm vụ
- Rút ngắn thời gian xử lý công việc lặp lại, hạn chế sai sót
Theo khảo sát của Wrike (2024), doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản trị công việc ghi nhận hiệu suất nhóm tăng 30%, thời gian hoàn thành dự án giảm 25%.
3.3. Tăng cường đào tạo nội bộ theo nhu cầu công việc thực tế
Hiệu suất làm việc sẽ bị cản trở nếu nhân sự không được cập nhật kỹ năng cần thiết, đặc biệt trong môi trường thay đổi nhanh. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn triển khai đào tạo mang tính hình thức, không sát với nhu cầu thực tiễn.
Các phương pháp đào tạo hiệu quả hiện nay gồm:
- Microlearning: Nội dung ngắn, dễ tiếp cận, học theo tình huống cụ thể
- E-learning kết hợp mentoring: Học trực tuyến kết hợp huấn luyện 1-1 theo dự án thật
Theo LinkedIn Workplace Learning Report 2024, 75% nhân viên cho biết họ làm việc hiệu quả hơn nếu được đào tạo đúng nhu cầu công việc.
Giải pháp đề xuất: Doanh nghiệp nên khảo sát nhu cầu năng lực theo từng vị trí, xây dựng lộ trình đào tạo theo vai trò và đánh giá hiệu quả sau đào tạo bằng kết quả công việc cụ thể.
3.4. Tạo môi trường làm việc linh hoạt, hỗ trợ nhân viên phát huy tối đa tiềm năng
Một môi trường cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt về giờ giấc, không gian và quyền chủ động trong công việc có thể làm giảm động lực nội tại từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất.
Mô hình làm việc hiện đại hướng đến:
- Linh hoạt về không gian (làm việc hybrid, làm từ xa)
- Linh hoạt về thời gian (giờ giấc không cố định, làm theo mục tiêu)
- Tối ưu không gian làm việc vật lý: văn phòng mở, khu vực sáng tạo
Sự linh hoạt tạo cảm giác tin tưởng, thúc đẩy tinh thần tự chủ, sáng tạo là những yếu tố nền tảng để nhân viên phát huy tối đa năng lực cá nhân.
3.5. Khuyến khích ghi nhận, tuyên dương, khen thưởng kịp thời
Một hệ thống khen thưởng đúng lúc và công bằng có thể tạo ra động lực mạnh mẽ hơn cả chính sách lương thưởng. Nhân viên muốn thấy nỗ lực của họ được công nhận dù là bằng lời cảm ơn, lời khen công khai hay phần thưởng cụ thể.
Theo nghiên cứu của Gallup (2023), nhân viên được ghi nhận đúng lúc có khả năng làm việc hiệu quả hơn 21%, và mức độ gắn bó cao hơn 30%.
Khuyến nghị: Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình ghi nhận rõ ràng, từ tuyên dương nội bộ hàng tuần, chương trình “nhân viên xuất sắc theo quý”, đến công cụ “ví thưởng” hoặc điểm tích lũy cho thành tích cá nhân.
3.6. Ứng dụng công nghệ AI phân tích dữ liệu trong theo dõi hiệu suất
Công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đang tạo ra bước ngoặt trong việc đo lường, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Thay vì đánh giá định kỳ bằng cảm tính, các công cụ AI giúp thu thập phân tích dữ liệu làm việc theo thời gian thực, từ đó đưa ra gợi ý cải thiện cụ thể: tăng khả năng ra quyết định chính xác, phản ứng nhanh với vấn đề từ đó giúp hệ thống vận hành hiệu quả hơn mà không cần tăng thêm nhân sự.
Ví dụ:
- Hệ thống AI phân tích khối lượng công việc quá tải ở một phòng ban → đề xuất phân bổ lại nguồn lực
- Trợ lý AI tự động nhắc nhở hạn công việc, theo dõi thời gian xử lý tác vụ để xác định điểm nghẽn
Theo báo cáo của McKinsey (2024), doanh nghiệp ứng dụng AI vào quản lý hiệu suất có thể tăng năng suất nhân sự từ 15–25%, đồng thời giảm tới 20% chi phí quản lý trung gian.
4. Lạc Việt đồng hành cùng doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc bằng giải pháp Văn phòng số LV-DX Collaboration
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đối mặt với áp lực về tốc độ, chi phí và khả năng thích ứng, việc số hóa văn phòng không còn là một lựa chọn mang tính chiến lược dài hạn mà đã trở thành nhu cầu vận hành cấp thiết. Văn phòng số LV-DX Collaboration của Lạc Việt ra đời với mục tiêu giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để các vấn đề tồn tại trong phối hợp công việc, xử lý tác vụ quản lý hiệu suất làm việc theo thời gian thực.
Giải quyết tận gốc vấn đề chồng chéo mất kiểm soát công việc
Nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý công việc qua email, bảng tính hoặc các nền tảng rời rạc, dẫn đến việc thông tin bị đứt gãy, nhiệm vụ trùng lặp và thiếu công cụ kiểm soát tiến độ. Với LV-DX Collaboration, toàn bộ quy trình phối hợp công việc được số hóa đồng bộ trên một nền tảng duy nhất:
- Giao việc – phê duyệt – theo dõi tiến độ theo dòng chảy công việc đã được số hóa
- Phân quyền rõ ràng theo vai trò, trách nhiệm minh bạch
- Tự động thông báo nhắc hạn giúp quản lý và nhân viên không bỏ sót công việc
Tăng hiệu suất bằng quy trình động, thay thế tác vụ thủ công
LV-DX Collaboration không chỉ số hóa biểu mẫu mà còn tích hợp workflow tự động nghĩa là mọi quy trình xử lý lặp lại như: phê duyệt đề xuất, xin nghỉ phép, đề xuất thanh toán… đều được thiết lập sẵn, vận hành theo kịch bản logic mà không cần người điều phối thủ công.
Nhờ đó, doanh nghiệp có thể:
- Giảm thời gian xử lý các tác vụ hành chính
- Hạn chế tối đa sai sót do quên việc hoặc thao tác thủ công
- Tăng tốc độ luân chuyển hồ sơ, giúp các bộ phận tập trung vào công việc chuyên môn thay vì xử lý giấy tờ
Đo lường hiệu suất theo thời gian thực theo cá nhân, phòng ban hoặc quy trình
Một điểm nổi bật của LV-DX Collaboration là khả năng theo dõi tiến độ, đo lường hiệu suất trực quan, theo thời gian thực. Doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm được:
- Ai đang thực hiện nhiệm vụ nào, tiến độ đến đâu, đang gặp vướng mắc gì
- Bộ phận nào đang xử lý nhanh/chậm từ đó tối ưu điều phối nguồn lực
- Báo cáo hiệu suất được tự động tổng hợp theo KPI đã thiết lập
Việc đo lường minh bạch không chỉ phục vụ công tác quản trị mà còn tạo ra môi trường công bằng, nơi mọi cá nhân đều thấy rõ đóng góp và vai trò của mình trong tổng thể tổ chức.
Cộng tác hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian họp và xử lý email
Một trong những lãng phí lớn trong doanh nghiệp là thời gian dành cho các cuộc họp không hiệu quả và hàng trăm email nội bộ thiếu trọng tâm. LV-DX Collaboration giúp doanh nghiệp:
- Cộng tác trên cùng một không gian làm việc, mọi người cùng theo dõi cùng một tiến độ
- Bình luận trực tiếp trên từng tác vụ, thay thế việc gửi email qua lại
- Tự động lưu trữ tài liệu liên quan đến từng quy trình, không bị thất lạc thông tin
Kết quả là doanh nghiệp có thể giảm 25–40% thời gian họp nội bộ, tăng tốc độ phối hợp giữa các bộ phận mà vẫn đảm bảo kiểm soát minh bạch.
Không chỉ là một công cụ quản lý, LV-DX Collaboration là hệ sinh thái văn phòng số hóa toàn diện giúp doanh nghiệp:
- Tăng hiệu suất làm việc theo chiều sâu: Cải thiện tốc độ xử lý công việc và giảm sai sót hệ thống
- Tăng hiệu suất theo chiều rộng: Kết nối cộng tác giữa các bộ phận, từ đó tối ưu luồng công việc tổng thể
- Giảm chi phí vận hành gián tiếp: Ít giấy tờ, ít nhân lực vận hành hành chính, ít thời gian chờ phê duyệt
- Gia tăng tính minh bạch và gắn kết nội bộ: Cấp quản lý theo dõi được hiệu quả, nhân viên thấy rõ vai trò
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một nền tảng có thể đồng hành trong quá trình số hóa nội bộ, cải thiện hiệu suất làm việc, xây dựng nền tảng vận hành linh hoạt thì LV-DX Collaboration là lựa chọn đáng cân nhắc.
Đăng ký nhận tư vấn demo triển khai theo nhu cầu doanh nghiệp để bắt đầu hành trình tăng hiệu suất làm việc bằng giải pháp văn phòng số toàn diện.
