Tối ưu hóa hiệu suất công việc, Doanh nghiệp cần bắt đầu từ đâu?

Trong bối cảnh kinh tế biến động và cạnh tranh ngày càng gay gắt, tối ưu hóa hiệu suất đã trở thành ưu tiên chiến lược của nhiều doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực hoạt động. Việc không kiểm soát được hiệu suất thường dẫn đến chi phí vận hành tăng cao, quy trình chồng chéo, lãng phí nguồn lực đặc biệt là giảm khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Bài viết này Lạc Việt cung cấp góc nhìn sâu về khái niệm, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất, những sai lầm thường gặp, đồng thời giới thiệu các giải pháp công nghệ giúp tối ưu hóa hiệu suất toàn diện.

1. “Tối ưu hóa hiệu suất” là gì trong ngữ cảnh doanh nghiệp?

Hiểu một cách đơn giản, hiệu suất là tỉ lệ giữa kết quả đạt được so với nguồn lực bỏ ra. Khi tối ưu hóa hiệu suất, doanh nghiệp đang tìm cách đạt được nhiều hơn với ít nguồn lực hơn – bao gồm thời gian, nhân sự, chi phí, công nghệ hay quy trình.

Ví dụ: Một doanh nghiệp trước đây cần 5 nhân sự để xử lý 1.000 đơn hàng mỗi tháng. Sau khi áp dụng giải pháp tự động hóa, chỉ cần 3 người vẫn xử lý khối lượng công việc tương đương. Điều này có nghĩa hiệu suất đã được cải thiện rõ rệt, dù không tăng thêm nguồn lực.

Điều quan trọng cần nhấn mạnh là tối ưu hóa hiệu suất không đồng nghĩa với cắt giảm chi phí hay nhân sự. Thay vào đó, đây là quá trình:

• Tổ chức lại quy trình để tránh trùng lặp, dư thừa
• Áp dụng công nghệ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác
• Đảm bảo mỗi nguồn lực được sử dụng đúng chỗ, đúng lúc, đúng cách

Tối ưu hóa hiệu suất ở đâu trong doanh nghiệp? Hiệu suất cần được tối ưu hóa ở nhiều tầng lớp khác nhau, bao gồm:

• Hiệu suất nhân sự: Nhân viên làm việc hiệu quả hơn nhờ được hỗ trợ công cụ phù hợp, giao việc đúng năng lực, có chỉ số đánh giá rõ ràng.
• Hiệu suất vận hành: Quy trình làm việc thông suốt, giảm thao tác thủ công, thời gian xử lý rút ngắn.
• Hiệu suất công nghệ: Các phần mềm, hệ thống được tích hợp đồng bộ, vận hành ổn định, dễ dàng sử dụng và mở rộng.
• Hiệu suất tài chính: Dòng tiền được phân bổ hợp lý, chi tiêu hiệu quả, loại bỏ lãng phí trong đầu tư – vận hành.

2. Những góc nhìn về tối ưu hóa hiệu suất trong doanh nghiệp hiện nay

2.1. Các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất doanh nghiệp

Tối ưu hóa hiệu suất là một hành trình toàn diện, đòi hỏi doanh nghiệp phải nhận diện rõ những yếu tố cốt lõi đang chi phối hiệu quả hoạt động hằng ngày. Dưới đây là 5 yếu tố phổ biến nhất ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất trong doanh nghiệp:

• Con người – Nhân tố trung tâm nhưng thường bị đánh giá sai trọng số: Hiệu suất của nhân sự không chỉ phụ thuộc vào năng lực chuyên môn mà còn là kết quả của động lực làm việc, môi trường hỗ trợ và công cụ làm việc được trang bị. Ví dụ: Một nhân viên có năng lực nhưng bị giao việc ngoài chuyên môn, không có phần mềm hỗ trợ hoặc không được đào tạo kỹ, thì hiệu suất chắc chắn sẽ thấp.
• Quy trình – Càng rườm rà, hiệu suất càng tụt dốc: Nhiều doanh nghiệp vẫn duy trì quy trình xử lý công việc thủ công, đa bước không rõ ràng về trách nhiệm. Điều này dẫn đến việc chồng chéo công việc nhiệm vụ, mất thời gian xử lý sai sót và sự phụ thuộc lẫn nhau quá mức giữa các bộ phận. Một quy trình chuẩn hóa, tinh gọn có thể số hóa giúp nhân sự tập trung vào phần việc có giá trị cao thay vì xử lý công đoạn hành chính.
• Công nghệ – Công cụ đúng mới giúp tối ưu đúng: Không ít doanh nghiệp đầu tư công nghệ theo phong trào hoặc mua phần mềm không phù hợp với thực tế vận hành. Khi đó, công nghệ trở thành gánh nặng thay vì là đòn bẩy hiệu suất. Ví dụ: Nếu bộ phận nhân sự vẫn dùng bảng Excel để theo dõi KPI, trong khi khối lượng công việc tăng, thì việc phân tích hiệu suất sẽ chậm, thiếu chính xác, không có tính dự báo. Một hệ thống phần mềm tích hợp có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa xử lý dữ liệu, tạo báo cáo nhanh chóng, từ đó ra quyết định kịp thời và đúng hướng.
• Dữ liệu – Không có dữ liệu, không thể tối ưu: Một trong những rào cản lớn nhất là doanh nghiệp thiếu hệ thống thu thập phân tích dữ liệu hiệu suất theo thời gian thực. Nếu ban lãnh đạo không có cái nhìn chính xác về điểm nghẽn
• Văn hóa doanh nghiệp – “Lực cản vô hình” nếu không đồng hành với cải tiến: Một tổ chức có văn hóa khuyến khích minh bạch, dám thử – dám sai, tinh thần học hỏi cải tiến liên tục sẽ tự nhiên thúc đẩy hiệu suất ở mọi cấp độ. Ngược lại, môi trường làm việc thiên về phòng thủ, né tránh trách nhiệm hoặc thiếu sự công nhận sẽ làm giảm động lực, kìm hãm sự thay đổi.

2.2. Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp không tối ưu được hiệu suất

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp dù có ý định cải tiến hiệu suất nhưng vẫn mắc phải những sai lầm lặp đi lặp lại:

• Quản trị theo cảm tính, thiếu dữ liệu: Nhiều quyết định trong doanh nghiệp được đưa ra dựa trên kinh nghiệm hoặc “niềm tin” thay vì số liệu thực tế. Điều này dễ dẫn đến tình trạng ưu tiên sai chỗ, xử lý nhầm điểm nghẽn. Giải pháp: Doanh nghiệp cần triển khai hệ thống dashboard, báo cáo theo thời gian thực để có cái nhìn khách quan, minh bạch trong mọi quyết định.
• Mua phần mềm nhưng không thay đổi quy trình: Công nghệ không thể thay thế tư duy quản trị. Rất nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm nhưng vẫn giữ nguyên quy trình cũ, dẫn đến kết quả không thay đổi hoặc phức tạp thêm.
  Giải pháp: Khi triển khai phần mềm, cần rà soát – tinh gọn quy trình để phù hợp với cách vận hành mới, đảm bảo phần mềm phục vụ mục tiêu hiệu suất.
• Giao việc không đúng người, không có công cụ theo dõi hiệu suất: Khi không có hệ thống đo lường rõ ràng, doanh nghiệp khó xác định được ai đang làm tốt, ai đang quá tải hoặc thiếu năng lực. Hệ lụy là giao việc dàn trải, đánh giá sai lệch, gây tâm lý mất động lực trong nhân viên.
  Giải pháp: Xây dựng KPI rõ ràng cho từng vị trí, đo hiệu suất định kỳ, gắn liền với kết quả đầu ra thực tế.
• Thiếu chiến lược đồng bộ giữa các phòng ban: Tối ưu hiệu suất là nỗ lực liên phòng ban. Nếu mỗi bộ phận tự vận hành theo cách riêng, không chia sẻ dữ liệu hay hỗ trợ nhau, sẽ dẫn đến tình trạng “tối ưu cục bộ nhưng kém hiệu quả toàn cục”. Giải pháp: Xây dựng chiến lược đồng bộ, kết nối dữ liệu giữa các bộ phận, dùng hệ thống chung để quản lý tiến độ và hiệu suất.

3. Các phương pháp tối ưu hóa hiệu suất hiệu quả cho doanh nghiệp hiện nay

3.1. Tái thiết kế quy trình làm việc (Workflow Optimization)

Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn vận hành dựa trên quy trình cũ kỹ, thiếu tính linh hoạt, khiến thời gian xử lý công việc bị kéo dài dễ xảy ra lỗi. Tái thiết kế quy trình làm việc là bước quan trọng để loại bỏ những công đoạn thừa, tự động hóa các phần việc lặp lại đồng thời tạo ra luồng công việc mạch lạc, dễ kiểm soát.

Ví dụ dễ hiểu: Một công ty khi xử lý yêu cầu mua sắm nội bộ phải qua 6 bước ký duyệt giấy tờ thủ công, mất 5–7 ngày để hoàn thành. Sau khi áp dụng phần mềm quản lý quy trình, hệ thống tự động chuyển tiếp phê duyệt đúng người, đúng bước giúp rút ngắn thời gian còn chưa đến 2 ngày đồng thời giảm sai sót trễ hạn.

Lợi ích thực tế doanh nghiệp nhận được:

• Tăng tốc độ xử lý công việc, tránh tình trạng chờ phê duyệt quá lâu
• Giảm lệ thuộc vào cá nhân, giúp quy trình ổn định ngay cả khi thay đổi nhân sự
• Dễ dàng đo lường, tối ưu hiệu suất từng khâu qua hệ thống theo dõi tiến độ
• Tăng mức độ truy xuất minh bạch, đặc biệt hữu ích trong môi trường nhiều bộ phận cùng phối hợp

3.2. Đo lường cải tiến liên tục

Không thể tối ưu hiệu suất nếu không có công cụ đo lường rõ ràng. Việc xây dựng và theo dõi hệ thống KPI (chỉ số hiệu suất công việc) chính là nền tảng giúp doanh nghiệp nhận diện được những điểm mạnh – điểm yếu trong vận hành để cải tiến kịp thời.

Nguyên tắc cốt lõi: Một KPI hiệu quả phải đáp ứng tiêu chí SMART – cụ thể, đo lường được, có thể đạt được, phù hợp mục tiêu và giới hạn thời gian. Ngoài ra, cần có dữ liệu đầu vào minh bạch, có hệ thống tự động cập nhật để tránh tình trạng “báo cáo thủ công chỉnh sửa tùy ý”.

Ví dụ thực tế: Thay vì chỉ giao chỉ tiêu “nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng”, doanh nghiệp nên đặt KPI cụ thể như: “Thời gian phản hồi khách hàng dưới 2 giờ trong 95% số trường hợp”. Khi dùng phần mềm quản lý KPI có dashboard trực quan, doanh nghiệp dễ dàng thấy bộ phận nào đang đạt chuẩn, bộ phận nào cần hỗ trợ.

3.3. Tăng hiệu suất qua ứng dụng công nghệ số và AI

Công nghệ không chỉ giúp tăng tốc mà còn góp phần nâng cao độ chính xác và khả năng ra quyết định trong doanh nghiệp. Đặc biệt, các ứng dụng AI (trí tuệ nhân tạo) đang trở thành công cụ đắc lực trong việc:

• Phân tích dữ liệu lớn để nhận diện điểm nghẽn trong vận hành
• Tự động hóa xử lý các tác vụ lặp lại như nhập liệu, phê duyệt, phân loại hồ sơ
• Dự báo xu hướng, từ đó tối ưu phân bổ nguồn lực

Lợi ích thực tế:

• Giảm khối lượng công việc thủ công cho nhân sự
• Tăng tốc độ phản hồi với khách hàng/đối tác
• Giảm chi phí vận hành nhờ hạn chế sai sót và xử lý lại

3.4. Tối ưu hiệu suất đội nhóm (Workplace Efficiency)

Không thể có hiệu suất tổng thể cao nếu đội nhóm vận hành thiếu đồng bộ. Việc tạo ra một môi trường làm việc số hóa, nơi các thành viên có thể dễ dàng cộng tác, phân công, giám sát tiến độ và cập nhật thông tin là điều kiện bắt buộc trong môi trường làm việc hiện đại.

Cách tiếp cận hiệu quả:

• Ứng dụng nền tảng cộng tác như LV-DX Collaboration, Microsoft Teams, Asana, Trello để gắn kết đội nhóm
• Thiết lập hệ thống quản lý công việc từ đầu đến cuối (end-to-end task management) để không “trôi việc”, trễ deadline
• Phân quyền rõ ràng, giúp mỗi cá nhân hiểu đúng vai trò và trách nhiệm trong quy trình chung

Ví dụ minh họa: Một doanh nghiệp vận hành dự án với 3 bộ phận phối hợp (marketing, kinh doanh, sản xuất) dùng chung hệ thống quản lý công việc sẽ nắm rõ ai đang làm gì, việc gì đang chậm tiến độ. Điều này giúp tăng tính trách nhiệm, giảm họp không cần thiết và cải thiện phối hợp liên phòng ban.

Tối ưu hóa hiệu suất không phải là một hoạt động đơn lẻ, mà là một hệ sinh thái cải tiến liên tục giữa quy trình, con người và công nghệ. Doanh nghiệp càng sớm ứng dụng đúng giải pháp từ tái thiết kế quy trình, đo lường hiệu suất đến triển khai công nghệ phù hợp sẽ càng có lợi thế trong việc giảm chi phí, tăng năng suất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4. Checklist: Doanh nghiệp của bạn đã sẵn sàng để tối ưu hóa hiệu suất chưa?

Tối ưu hóa hiệu suất không thể bắt đầu bằng cảm hứng hay theo phong trào. Trước khi đầu tư nguồn lực vào cải tiến hay công nghệ, doanh nghiệp cần tự đánh giá hiện trạng nội bộ một cách khách quan. Dưới đây là danh sách kiểm tra (checklist) giúp doanh nghiệp xác định mức độ sẵn sàng:

4.1. Doanh nghiệp đã có quy trình rõ ràng, đo được hiệu suất từng khâu?

Nếu quy trình vận hành vẫn nằm trong đầu một vài cá nhân hoặc ghi chép rời rạc, thì rất khó để tối ưu vì không thể kiểm soát chất lượng đầu ra, cũng không phát hiện được điểm nghẽn.
Quy trình rõ ràng cần được:

• Chuẩn hóa thành tài liệu
• Phân vai trò, trách nhiệm cụ thể
• Có điểm bắt đầu – kết thúc – kiểm soát

4.2. Quy trình đang được số hóa hay vẫn xử lý thủ công?

Nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng email, Excel, giấy tờ để điều hành công việc. Cách làm này dễ gây thất thoát thông tin, trùng lặp thao tác và khó truy xuất khi cần đánh giá hiệu suất.
Một quy trình số hóa là quy trình được triển khai trên nền tảng phần mềm quản lý, có lịch sử xử lý rõ ràng, có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực.

4.3. Doanh nghiệp đã có hệ thống dashboard dữ liệu quản trị tức thì?

Dữ liệu là cơ sở cho mọi quyết định hiệu quả. Nếu ban lãnh đạo vẫn phải chờ tổng hợp báo cáo từ các phòng ban hoặc không thể theo dõi KPI theo thời gian thực, thì khả năng phát hiện sớm vấn đề sẽ rất thấp.

Dashboard giúp:

• Hiển thị trực quan hiệu suất từng bộ phận
• Cảnh báo sớm khi có dấu hiệu sai lệch
• Giảm phụ thuộc vào báo cáo thủ công từ nhân sự

4.4. Nhân sự có đủ kỹ năng, công cụ để làm việc hiệu quả chưa?

Công nghệ chỉ phát huy hiệu quả nếu con người sẵn sàng sử dụng làm chủ công cụ. Doanh nghiệp cần đánh giá:

• Nhân sự có được đào tạo về công cụ, quy trình mới?
• Hệ thống có thân thiện với người dùng hay quá phức tạp?
• Đội ngũ có được truyền thông rõ về mục tiêu tối ưu hiệu suất hay không?

Nếu câu trả lời cho phần lớn các câu hỏi trên là “chưa”, thì doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc chuẩn hóa lại quy trình, từng bước số hóa và tạo ra văn hóa đo lường hiệu suất, trước khi kỳ vọng đạt được hiệu quả vượt trội từ bất kỳ công nghệ nào.

5. LV-DX Collaboration – Giải pháp tối ưu hiệu suất với văn phòng số toàn diện dành cho doanh nghiệp Việt

Trong hành trình tối ưu hóa hiệu suất, yếu tố công nghệ đóng vai trò như chất xúc tác giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ mô hình vận hành truyền thống sang mô hình điều hành thông minh, linh hoạt minh bạch hơn. Tuy nhiên, không phải công nghệ nào cũng tạo ra giá trị thực sự nếu thiếu đi tính kết nối, khả năng theo dõi xuyên suốt và nền tảng cộng tác hiệu quả.

Đó cũng là lý do nhiều tổ chức đang ưu tiên triển khai văn phòng số như một bước đi chiến lược không chỉ để số hóa quy trình mà còn để tối ưu hiệu suất toàn diện từ cấp độ cá nhân đến tổ chức. Trong số các giải pháp hiện nay, LV-DX Collaboration đang được đánh giá cao nhờ khả năng tạo ra môi trường làm việc cộng tác – linh hoạt – có thể đo lường hiệu suất theo thời gian thực.

LV-DX Collaboration là hệ thống văn phòng số do Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt phát triển, tích hợp các tính năng cốt lõi giúp điều hành công việc nhanh chóng, kết nối thông tin hiệu quả và hỗ trợ ra quyết định linh hoạt.

Các tính năng nổi bật quan trọng hơn là giá trị doanh nghiệp nhận được:

• Quản lý công việc đầu – cuối, không để “trôi việc”: Hệ thống cho phép giao việc theo từng nhóm, cá nhân; theo dõi tiến độ theo thời gian thực; gắn thời hạn hoàn thành, đồng thời ghi nhận mọi cập nhật trong quá trình xử lý. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt tình hình công việc, phòng tránh tình trạng quá tải cục bộ, chậm deadline hoặc thiếu phản hồi.
• Tích hợp trao đổi – phê duyệt – chia sẻ tài liệu ngay trên một nền tảng: Không còn phải tìm email, tin nhắn hay gửi file qua nhiều kênh. Tăng tốc độ xử lý công việc, giảm thất lạc thông tin hạn chế sai sót khi làm việc nhóm. Mọi thành viên trong nhóm có thể: Chat, thảo luận trực tiếp ngay trong từng nhiệm vụ; Đính kèm, lưu trữ tài liệu theo từng công việc; Gửi/nhận phê duyệt chỉ trong vài bước
• Làm việc mọi lúc, mọi nơi, đa thiết bị: LV-DX Collaboration hỗ trợ trên nền web, mobile và tablet cho phép nhân sự truy cập công việc ngay cả khi làm việc từ xa. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng kể cả với người không rành công nghệ. Giữ luồng công việc liên tục, không phụ thuộc địa điểm, đặc biệt phù hợp với mô hình hybrid hoặc doanh nghiệp có nhiều chi nhánh.
• Theo dõi hiệu suất công việc qua dashboard trực quan: Hệ thống tự động tổng hợp số lượng công việc, tiến độ, tỷ lệ hoàn thành và mức độ đáp ứng deadline theo từng cá nhân/phòng ban.
• Khả năng triển khai linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp: Khác với nhiều phần mềm “đóng gói”, LV-DX Collaboration được thiết kế theo hướng “may đo” linh hoạt, dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý quy trình (LV-DX Dynamic Workflow), tài liệu (DMS), tài chính, nhân sự,… mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Ngoài ra, hệ thống có thể triển khai on-premise lưu trữ dữ liệu ngay tại hệ thống nội bộ của doanh nghiệp, phù hợp với những tổ chức có yêu cầu cao về bảo mật kiểm soát dữ liệu.

Giải pháp văn phòng số LV-DX Collaboration (đăng kí xem demo miễn phí) không chỉ là công cụ quản lý tối ưu hóa hiệu suất mà là nền tảng để xây dựng văn hóa làm việc cộng tác hiệu quả chủ động. Khi thông tin minh bạch, quy trình rõ ràng, giao tiếp mạch lạc và hiệu suất được đo lường công khai – mỗi nhân sự đều có điều kiện phát huy tối đa khả năng còn nhà quản trị thì ra quyết định nhanh, chính xác kịp thời.