Khi soạn thảo các văn bản hành chính, nhiều người băn khoăn không biết chữ ký nháy là gì và các quy định liên quan đến thẩm quyền cũng như trách nhiệm của người ký nháy và nó khác chữ ký chính thức như thế nào. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn ký nháy văn bản đúng nhất. Hãy cũng Lạc Việt tìm hiểu ngay dưới bài viết sau!
1. Ký nháy là gì?
Chữ ký nháy là chữ ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Đối với các văn bản hành chính, chữ ký nháy còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.
Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.
Trong thực tế công tác xây dựng và ban hành văn bản ở các cơ quan, nhiều người hiểu hai thuật ngữ “ký tắt” hoặc “ký nháy” có ý nghĩa và tác dụng giống nhau (đều thể hiện chữ ký của người có trách nhiệm – chủ yếu là các cán bộ giúp việc cho thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký ban hành văn bản trong việc kiểm tra nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức).
2. Hướng dẫn ký nháy văn bản chi tiết cho người mới
- Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản.
Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những hồ sơ có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
- Hướng dẫn ký nháy văn bản cho loại thứ hai: Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản
Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
- Hướng dẫn ký nháy văn bản cho loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:
Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
3. Giá trị pháp lý của ký nháy văn bản
Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.
Người ký nháy văn bản không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.
Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.
4. Tìm hiểu về ký chính thức
Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký.
Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất nhiết phải đóng dấu theo quy định của từng cơ quan ban hành văn bản đó.
Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
5. Thiết lập ký số tối ưu quy trình doanh nghiệp
Để hạn chế sai sót trong quá trình kiểm tra hợp đồng hoặc thực hiện không đúng theo trình tự ký, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống trình ký số online để thiết lập quy trình ký theo tuần tự. Một trong số đó có thể kể đến như phần mềm LV-DX Dynamic Workflow từ Lạc Việt. Hệ thống này đã tích hợp thêm công nghệ chatbot AI giúp nhân viên, lãnh đạo tra soát số liệu chính xác và nhanh chóng trước khi thực hiện ký duyệt hợp đồng, tài liệu.
LV-DX Dynamic Workflow làm được gì để đơn giản hóa quy trình chuyển đổi số?
Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện
- Miễn phí xây dựng quy trình chuẩn hóa cho từng doanh nghiệp dựa trên yêu cầu đưa ra và cấu trúc phòng ban, cách hoạt động vận hành của doanh nghiệp khi MUA gói phần mềm quy trình của Lạc Việt.
- Hệ thống cho phép lưu trữ toàn bộ quy trình làm việc trên một nền tảng duy nhất, số liệu được đồng bộ, thống nhất, dễ dàng tổng hợp và phân tích.
- Cung cấp kho quy trình tiêu chuẩn mẫu tham khảo để doanh nghiệp xây dựng.
Cung cấp hệ thống quản lý – chuẩn hóa quy trình số toàn diện
Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình
- LV-DX Dynamic Workflow tích hợp phần mềm quản lý công việc LV-DX Task giúp giao việc trực tiếp trên quy trình.
- Tự động chuyển giao nhiệm vụ đến nhân viên, bộ phận tiếp theo khi kết thúc 1 giai đoạn trong quy trình.
- Theo dõi tiến độ thực hiện của quy trình, hiệu suất công việc của từng nhân viên theo thời gian thực.
- Hệ thống cảnh báo công việc thông minh, tự động gửi thông báo đến nhân viên liên quan khi một quy trình được thiết lập, chuyển giao nhiệm vụ, cảnh báo trễ hạn thực hiện, …
Mọi hoạt động, hiệu suất công việc được quản lý, theo dõi trực tiếp realtime (thời gian thực) trên quy trình
Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp
- Tích hợp LV-DX eSign giúp phê duyệt công việc, ký số nhanh chóng mọi, mọi nơi trên quy trình số. Lãnh đạo không cần đến công ty để thực hiện ký duyệt tài liệu, giờ đây mọi hoạt động có thể thực hiện từ xa mọi lúc với LV-DX Dynamic Workflow.
- Tích hợp chatbot AI Lạc Việt giúp lãnh đạo ra soát, đối chứng số liệu chính xác trên file trình duyệt giúp việc ký số nhanh chóng, tránh báo cáo rườm ra, tối ưu được thời gian công việc, lãnh đạo có nhiều thời gian để xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn, cải tiến hiệu suất cho tổ chức.
Ứng dụng AI giúp tối ưu hiệu suất quy trình vận hành doanh nghiệp 
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: www.lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
