Phần mềm ký duyệt online là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp ký và duyệt tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ nơi đâu, loại bỏ tình trạng tồn đọng hồ sơ và chi phí in ấn.
Xem ngay giải pháp ký duyệt online đa dạng loại tài liệu điện tử mọi lúc mọi nơi qua bài viết của Lạc Việt.
1. Các khó khăn khi ký duyệt trong mùa dịch
Hiện tại, mặc dù dịch bệnh đang ở tình trạng báo động nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn cố gắng đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh sản xuất hiệu quả ngay cả làm việc tại chổ hay làm việc từ xa. Việc phê duyệt các hợp đồng, chứng từ công văn là thủ tục thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào đang còn hoạt động. Vậy làm cách nào để không tiếp xúc giữa người với người nhưng vẫn đảm bảo quy trình ký duyệt thực hiện nhanh chóng và thành công?
Một quy trình ký duyệt đôi khi phải qua rất nhiều bộ phận, phòng ban đến cấp lãnh đạo mới được thông qua, chưa kể đối với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoạt động thì quy trình này còn phức tạp hơn nữa. Vì vậy, điều này gần như là bất khả kháng nếu phải làm việc tại nhà mà cần trao đổi, ký kết tài liệu.
2. Trình ký duyệt Online LV-DX eSign – giải pháp cho doanh nghiệp WFH
Trước tình trạng cấp bách nhiều doanh nghiệp đã sử dụng chữ ký điện tử để có thể ký mà không tiếp xúc trực tiếp giấy tờ hay người liên quan. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng thiết bị ký số dạng USB Tolen (phải kết nối vào máy tính mới có thể thao tác ký số các văn bản điện tử). Điều này mang lại nhiều bất tiện cho doanh nghiệp.
Giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp hiện nay là một hệ thống ký duyệt online, không phụ thuộc vào USB Token. Một hệ thống trình ký có thể dùng bất cứ đâu bất cứ lúc nào.
Đây là công nghệ mới và hiện đại nhất trên thị trường hiện nay. Cho phép người dùng có thể ký mọi văn bản mà không dùng đến bất kỳ thiết bị trung gian nào. Chỉ cần thiết bị điện tử như điện thoại, laptop người dùng có thể vừa làm việc tại nhà, vừa phòng chống dịch Covid 19 mà vẫn xử lý được toàn bộ giấy tờ đang chờ được ký, bởi loại chữ ký số này có khả năng:
- Thực hiện quy trình trình ký, cho phép nhiều người ở nhiều nơi khác nhau xử lý, ký nhận trên cùng một bộ tài liệu
- Số hóa mọi giấy tờ, văn bản, hợp đồng, chứng từ, báo cáo liên quan đến quy trình trình ký
- Dễ dàng phân quyền trên hệ thống phần mềm
- Kiểm soát quy trình trình ký
- Sử dụng đa nền tảng: mobile, laptop…
- Cho phép nhiều người ở nhiều địa điểm khác nhau cùng ký trên một tài liệu
- Điện tử hóa và ký số được mọi loại văn bản, hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo kế toán, báo cáo quản trị,…
- Dễ dàng phân quyền và kiểm soát người ký cũng như tài liệu
- Ký số trên mọi thiết bị: máy tính, laptop, ipad, điện thoại,…
Hiện nay, Hệ thống trình ký duyệt online LV-DX eSign giúp Doanh nghiệp tăng hiệu quả công tác hành chính văn thư, xây dựng văn phòng không giấy tờ từ đó giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, hiệu quả tối đa trong công tác phòng chống dịch
- Hỗ trợ tăng cường quản trị, cải thiện chất lượng công việc.
- Giúp giúp lãnh đạo xử lý, ký duyệt văn bản ngay khi không ngồi tại bàn làm việc từ đó nâng cao hiệu quả quản lý đơn vị.
- Giúp cán bộ, nhân viên giảm lưu trữ giấy tờ, văn bản, theo dõi, tìm kiếm, trình ký, xử lý văn bản, cập nhật thông tin kịp thời chính xác.
- Ký mọi lúc mọi nơi, hạn chế tiếp xúc giữa người với người.
Với nhiều ưu điểm nổi trội, phần mềm trình ký điện tử online kèm chữ ký số của Lạc Việt là lựa chọn ưu tiên cho doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp ký duyệt tại nhà.
Dù thời gian dịch bệnh khó khăn đã đi qua, những các doanh nghiệp vẫn cần trang bị cho mình các công cụ ký duyệt online thiết yếu làm việc từ xa hiệu quả. Nên cân nhắc các giải pháp tiện lợi và hiệu quả nhất để công việc kinh doanh không bị trì trệ thậm chí là ngừng hoạt động.
