Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ theo công văn mới nhất

Đứng trước nhu cầu gia tăng không ngừng, nhiều người vẫn còn thắc mắc “vậy số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp ra sao”; “quy định về số hóa tài liệu lưu trữ như thế nào?”. Bài viết sau đây của Lạc Việt sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về môi trường số hóa trong doanh nghiệp nói riêng và chuyển đổi số nói chung.

1. Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Hiện nay số hóa lưu trữ tài liệu được tiến hành thực hiện theo tiêu chuẩn của Thông tư số 02/2019/TT – BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu dữ liệu điện tử.

Một số đặc điểm cụ thể dễ dàng nhận biết như:

• Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
• Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu
• Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế có dấu, có định dạng (.png)
• Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian đăng ký (ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây…)

Bảng quy định về số hóa tài liệu lưu trữ phần định dạng tiêu chuẩn:

2. Lưu ý khi thực hiện quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

2.1 Chọn định dạng các file ảnh

Định dạng file là những phần mở rộng ở cuối một tên file (đuôi file), biểu thị file đó thuộc định dạng nào. Thông tin đuôi file được hệ điều hành sử dụng để mở ra chương trình phù hợp. Ví dụ: *.txt là loại file chữ viết và được xử lý bằng một chương trình văn bản tương ứng. Các định dạng file ảnh khác nhau mang lại dung lượng ổ đĩa, chất lượng ảnh khác nhau.Các định dạng phổ biến được áp dụng cho file dữ liệu ảnh là: JPG, TIFF, GIF, PNG, RAW… Mỗi định dạng này đều có những ưu thế và những hạn chế riêng.

2.2 Lưu ý chọn vật mang tin để quản lý khi thực hiện quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Vật mang tin là các phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin trên mọi chất liệu từ khi có chữ viết đến nay như đất nung, đá, vỏ, lá cây, lụa, mai rùa, tre, giấy… Với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ, đã xuất hiện thêm tài liệu công nghệ mới, tài liệu nghe nhìn hiện đại, như đĩa CD, CD-ROM, DVD, băng từ, video, vi phim, vi phiếu, ổ cứng máy tính, v.v…thì điều quan tâm nhất của công tác lưu trữ tài liệu là độ bền của từng loại vật mang tin.

Với khả của cơ quan là chủ sở hữu tài liệu, mỗi một dự án số hóa tài liệu đều chọn vật mang tin thích hợp để quản lý file của mình.

2.3 Lưu ý thiết lập hệ thống siêu dữ liệu khi thực hiện quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Siêu dữ liệu (Metadata) là thông tin mô tả nội dung của tài liệu số hóa, mà người làm lưu trữ vẫn quen gọi là thông tin cấp II tài liệu lưu trữ. Siêu dữ liệu là dữ liệu để mô tả dữ liệu, hoặc dữ liệu về dữ liệu. Khi dữ liệu được cung cấp cho người dùng cuối, Siêu dữ liệu sẽ cung cấp những thông tin cho phép người quản lý hiểu rõ hơn bản chất của dữ liệu mà họ đang có. Cụ thể, những thông tin này giúp cho người dùng tìm ra được tài liệu mà họ đang cần và giúp họ hiểu những thông tin khác có liên quan. Với sự tối ưu của Siêu dữ liệu, nên còn được gọi là “bể chứa thông tin về dữ liệu”.

Thông qua Siêu dữ liệu, doanh nghiệp có thể nhận biết từng chi tiết kỹ thuật như: kích thước cơ bản của cơ sở dữ liệu, danh mục nghiệp vụ của những loại dữ liệu khác nhau. Những mô tả này hướng dẫn người dùng tin tìm đúng loại dữ liệu, qua đó, giúp họ hiểu được ý nghĩa của dữ liệu và phương pháp tiếp cận chúng.

3. Các bước số hóa tài liệu lưu trữ cho doanh nghiệp

Do mục tiêu khác nhau, mà có thể đặt ra các bước số hóa hồ sơ khác nhau phù hợp với từng cơ quan, tổ chức. Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước đặt ra quy trình gồm 12 bước theo Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21/10/2011 với yêu cầu phân loại ảnh và sao lưu ảnh. Nhưng nếu với quy định về số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu phổ thông, quá trình thực hiện chỉ đơn giản có 5 bước như sau:

Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn

Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của Pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu theo quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Công việc bao gồm:

-Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu;

-Phân loại tài liệu, tách riêng những tài liệu rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa tài liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến hơn như Bookscan cho việc số hóa lưu trữ tài liệu.

Bước 3: Thiết lập hệ thống theo quy định về số hóa tài liệu lưu trữ

Scan và thiết lập hệ thống quản lý tài liệu điện tử ảnh, đặt tên file, đặt định dạng, đóng, ghim lại theo trật tự tổ chức tài liệu ban đầu, tạo siêu siêu dữ liệu (Metadata).

Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn vào tài liệu được thông qua phần mềm lưu trữ tài liệu và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được và làm lại những ảnh hưởng không đạt yêu cầu.

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ theo quy định về số hóa

Công việc bao gồm bàn giao lại tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu này là tài liệu lưu trữ của một lưu trữ lịch sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để đảm bảo đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1

THÔNG TIN LIÊN HỆ 

• CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
•  Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
•  Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
•  Email: info@lacviet.com.vn
•  Website: https://lacviet.vn/