Số hóa và chuyển đổi số là hai quá trình quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển và tăng sức cạnh tranh trong bối cảnh hiện tại. Trong bài viết này Lạc Việt sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khái niệm, sự khác biệt cũng như mối liên hệ giữa số hóa và chuyển đổi số.
1. Số hóa là gì?
Số hóa (Digitization) là quá trình chuyển đổi các thông tin, tài liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, giúp tạo nền tảng để áp dụng các công nghệ tiên tiến vào quản lý vận hành. Các hoạt động số hóa trong doanh nghiệp bao gồm số hóa dữ liệu thông tin và số hóa quy trình.
Số hóa dữ liệu thông tin là quá trình chuyển đổi các tài liệu, hồ sơ như tài liệu, hình ảnh,… từ dạng giấy tờ truyền thống sang dạng kỹ thuật số. Việc này giúp doanh nghiệp lưu trữ thông tin một cách an toàn, dễ dàng tìm kiếm và chia sẻ. Các công cụ như máy quét tài liệu, phần mềm quản lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc số hóa dữ liệu.
Ví dụ, các hóa đơn, hợp đồng, biên bản họp, báo cáo tài chính hay các tài liệu quan,… đều có thể được số hóa. Thay vì phải lưu trữ với tài liệu vật lý, doanh nghiệp có thể lưu trữ tất cả thông tin này trên các hệ thống máy chủ hoặc đám mây, giúp tiết kiệm không gian và giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu.
Số hóa quy trình là việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật số để tự động hóa các quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Điều này giúp tăng hiệu suất, giảm thiểu sai sót, cải thiện chất lượng công việc.
Một ví dụ điển hình của số hóa quy trình là việc sử dụng các phần mềm quản lý quy trình công việc để doanh nghiệp thiết lập, theo dõi và quản lý các quy trình công việc một cách tự động, linh hoạt. Từ việc phê duyệt văn bản, quản lý dự án, đến xử lý yêu cầu khách hàng, tất cả đều có thể được thực hiện một cách nhanh chóng hơn.
2. Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình áp dụng các công nghệ kỹ thuật số vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp nhằm thay đổi cách thức hoạt động, tạo ra giá trị mới cho khách hàng. Chuyển đổi số bao gồm cả việc thay đổi văn hóa tổ chức, quy trình kinh doanh, và trải nghiệm khách hàng.
Chuyển đổi số giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả hoạt động. Bằng cách sử dụng công nghệ số, doanh nghiệp có thể cung cấp các dịch vụ nhanh chóng, tiện lợi, cá nhân hóa hơn.
Chuyển đổi số mở ra nhiều cơ hội kinh doanh mới, giúp doanh nghiệp phát triển và đổi mới liên tục.
3. Phân biệt sự khác nhau giữa số hóa và chuyển đổi số
| Tiêu chí | Số hóa (Digitization) | Chuyển đổi số (Digital Transformation) |
| Mục tiêu | Chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang kỹ thuật số | Thay đổi toàn diện cách thức hoạt động và tạo ra giá trị mới |
| Phạm vi | Tập trung vào dữ liệu và tài liệu | Bao trùm toàn bộ doanh nghiệp |
| Cách thức thực hiện | Sử dụng công cụ kỹ thuật để chuyển đổi tài liệu giấy | Tích hợp công nghệ tiên tiến vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp |
| Phạm vi ứng dụng | Chủ yếu trong việc lưu trữ, quản lý thông tin | Mở rộng từ quy trình nội bộ đến tương tác với khách hàng |
| Mức độ phức tạp | Thấp đến trung bình | Cao, đòi hỏi cam kết và tham gia của toàn bộ tổ chức |
| Tác động | Cải thiện việc lưu trữ và truy cập dữ liệu | Tạo ra mô hình kinh doanh mới, nâng cao năng lực cạnh tranh |
4. Sự liên quan của số hóa và chuyển đổi số
Số hóa và chuyển đổi số có mối liên hệ mật thiết, bổ trợ lẫn nhau. Số hóa là bước đầu tiên, cần thiết để xây dựng nền tảng kỹ thuật số, trong khi chuyển đổi số là quá trình tiếp theo để tối ưu hóa toàn diện doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp đã số hóa, họ sẽ có nền tảng vững chắc để áp dụng các công nghệ tiên tiến vào hoạt động kinh doanh.
Chuyển đổi số không chỉ dừng lại ở việc số hóa mà còn mở rộng, tối ưu hóa toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc áp dụng các giải pháp để cải thiện quy trình, tạo ra các dịch vụ, mô hình kinh doanh mới
5. Giải pháp giúp doanh nghiệp số hóa và chuyển đổi số thành công
5.1 Giải pháp số hóa
Số hóa tài liệu giữ vai trò quan trọng trong quá trình số hóa, giúp doanh nghiệp chuyển đổi các tài liệu giấy truyền thống sang dạng kỹ thuật số. Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu là giải pháp tối ưu, phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay.
Phần mềm quản lý tài liệu LV-DX Document cung cấp một hệ thống quản lý tài liệu toàn diện và hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ dàng lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu.
LV-DX Document là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách hiệu quả và khoa học.
- Quản lý tài liệu tập trung, tổ chức lưu trữ theo cây thư mục.
- Hỗ trợ lưu trữ nhiều loại tài liệu: văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các định dạng khác.
- Lập chỉ mục theo cấu trúc riêng của doanh nghiệp, tích hợp quản lý vị trí vật lý của tài liệu trong kho.
- Tìm kiếm theo từ khóa, loại tài liệu, hồ sơ công việc và nội dung trong tài liệu.
- Chia sẻ tài liệu qua email và mạng xã hội nội bộ.
- Thành viên chia sẻ tài liệu có thể nhận xét, bình luận; thành viên có quyền chỉnh sửa có thể cập nhật tài liệu.
Số hóa quy trình là bước tiếp theo sau khi đã số hóa tài liệu. LV-DX Dynamic Workflow là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình làm việc, từ đó tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót, với các tính năng nổi bật:
- Chuẩn hóa và số hóa quy trình quản lý công việc: Tự động hóa luồng công việc, định nghĩa form nhập liệu, phân quyền chặt chẽ, liên kết quy trình, quản lý tập trung.
- Tự động hóa luồng công việc và giao việc: Tạo bộ công việc chuẩn, giao việc tự động, báo cáo tiến độ real-time, nhắc việc thông minh.
- Phê duyệt và ký số ngay trong quy trình: Phê duyệt nội bộ trực tuyến, ký số mọi lúc, tùy biến luồng ký, ký số hàng loạt.
- Kiểm soát và đánh giá hiệu quả triển khai: Giám sát trực quan, đo lường hiệu suất, báo cáo phân tích chi tiết.
5.2 Giải pháp chuyển đổi số
Lạc Việt cung cấp các giải pháp toàn diện nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số thành công. Các giải pháp này bao gồm cả phần cứng, hạ tầng mạng và phần mềm, đáp ứng nhu cầu đa dạng của các ngành nghề khác nhau.
Với các giải pháp hạ tầng nền tảng Lạc Việt cung cấp dịch vụ dịch vụ hạ tầng ảo hóa, hệ thống mạng, sao lưu và bảo mật, hạ tầng HCI và SND,… giúp doanh nghiệp chuyển đổi số mặt cơ sở vật chất, tạo nền tảng cho các hoạt động vận hành.
Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp từ Lạc Việt, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động từ cộng tác chia sẻ, không gian làm việc số, quản trị nguồn nhân lực, quản lý khách hàng, quản lý tài chính kế toán,… tạo nên một nền tảng liên thông mọi nghiệp vụ trong tổ chức.
Số hóa và chuyển đổi số là hai quá trình không thể thiếu trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Hiểu rõ và áp dụng đúng các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tạo ra nhiều cơ hội mới. Hy vọng qua bài viết này, quý doanh nghiệp sẽ biết cách nắm bắt và triển khai các công nghệ tiên tiến giúp tổ chức tạo ra một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững trong tương lai.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
