4 Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp phải nắm rõ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc sử dụng con dấu đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản/giao dịch, thể hiện uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp đã được thiết lập nhằm đảm bảo sự minh bạch, tuân thủ các quy định này là bước quan trọng để doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Ngày 01/01/2021, Luật Doanh nghiệp năm 2020 sẽ chính thức có hiệu lực, theo đó, quy định liên quan đến con dấu doanh nghiệp đã được thay đổi đáng kể. Hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu các quy định đó dưới đây!

1. Công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp năm 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 02 hình thức bao gồm:

– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu;

– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp này đã chính thức công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp. Đây là nội dung hoàn toàn mới so với quy định của Luật Doanh nghiệp 2014.

Chữ ký số đã được Nghị định 130/2018/NĐ-CP giải thích khái niệm. Theo đó có thể hiểu đơn giản, chữ kí số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ kí trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng internet.

Việc đưa chữ ký điện tử làm dấu của doanh nghiệp góp phần giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như hiện nay.

2. Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp cho phép tự quyết

Luật Doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu nhưng nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây:

– Tên doanh nghiệp;

– Mã số doanh nghiệp.

Đến Luật Doanh nghiệp 2020, quy định bắt buộc về thông tin thể hiện trong nội dung con dấu đã bị bãi bỏ. Theo quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.

Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật.

Không những vậy, Luật Doanh nghiệp 2020 còn trao cho doanh nghiệp quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp (nội dung này chưa được ghi nhận trực tiếp trong Luật Doanh nghiệp 2014).

Có thể thấy với các quy định mới này, doanh nghiệp đang dần làm chủ con dấu của chính mình.

3. Quy định doanh nghiệp không cần thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Theo đó, việc thông báo mẫu dấu là thủ tục bắt buộc hiện nay.

Tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bỏ quy định trên. Như vậy, từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp sẽ không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu.

Đây được coi là một quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp mới, tiến bộ, phù hợp trong việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

4. Quy định doanh nghiệp thay đổi liên quan đến việc quản lý/lưu trữ/sử dụng con dấu

Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.

Quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp này đã được Luật Doanh nghiệp 2020 bổ sung thêm căn cứ thực hiện. Theo đó, việc quản lý và lưu giữ con dấu còn được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định con dấu được quản lý và lưu giữ theo Điều lệ công ty thì tại Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có thể tự ban hành quy chế đối với việc sử dụng con dấu của mình.

Bên cạnh đó, quy định quản lý con dấu của doanh nghiệp mới còn hạn chế trường hợp sử dụng dấu của doanh nghiệp. Luật Doanh nghiệp 2014 hiện đang cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu.

Nhưng từ ngày 01/01/2021, hai bên trong giao dịch sẽ không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu mà chỉ được sử dụng con dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

5. Giải pháp ký số giúp gia tăng hiệu suất vận hành doanh nghiệp

Để thực hiện ký số, phê duyệt các tài liệu nội bộ, doanh nghiệp cần thiết lập được hệ thống quy trình số liên phòng ban. Hiện nay, nhiều đơn vị tổ chức đã áp dụng hệ thống này để tối ưu thời gian trình ký, giúp mọi hoạt động vận hành được xuyên suốt. LV-DX Dynamics Workflow là một trong số các phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn với hơn 40 kinh nghiệm trong phát triển phần mềm quản trị.

Hãy đăng ký xem DEMO MIỄN PHÍ ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết

Việc tuân thủ quy định về sử dụng con dấu của doanh nghiệp là yêu cầu pháp lý then chốt trong việc duy trì tính chính danh của doanh nghiệp giúp tránh được các rủi ro pháp lý, củng cố niềm tin/uy tín trong mắt đối tác/khách hàng. Cẩn trọng trong việc sử dụng con dấu là minh chứng cho sự chuyên nghiệp, cam kết của doanh nghiệp đối với các giá trị pháp lý, đạo đức kinh doanh.

THÔNG TIN LIÊN HỆ 

• CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC LẠC VIỆT
• 🏢 Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
• ☎️ Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
• 📧 Email: info@lacviet.com.vn
• 🌐 Website: https://lacviet.vn/