Sai sót trong chấm công có thể dẫn đến tính lương không chính xác, tranh chấp nội bộ và mất nhiều thời gian để kiểm tra dữ liệu. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp thường sử dụng mẫu bảng chấm công theo giờ file Excel
Những công cụ này giúp tự động hóa ghi nhận giờ làm việc, tính toán lương chính xác và theo dõi hiệu suất nhân viên theo từng giờ làm việc cụ thể. Việc áp dụng bảng chấm công theo giờ không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn tăng tính minh bạch công bằng trong quản lý nhân sự.
Cùng Lạc Việt theo dõi chi tiết cách xây dựng bảng chấm công theo giờ chuyên nghiệp trong bài viết này.
1. Bảng chấm công theo giờ là gì?
Bảng chấm công theo giờ là công cụ ghi nhận chính xác thời gian làm việc của nhân viên theo từng giờ hoặc ca làm. Khác với bảng chấm công ngày công, chỉ ghi nhận tổng số ngày đi làm, bảng chấm công theo giờ cho phép doanh nghiệp:
- Ghi lại giờ vào, giờ ra, tổng số giờ làm việc thực tế mỗi ngày.
- Theo dõi thời gian làm việc linh hoạt, bao gồm cả giờ tăng ca, nghỉ phép hoặc làm việc từ xa.
Ví dụ minh họa: Một nhân viên làm việc ca sáng từ 8h00 đến 12h00 và ca chiều từ 13h00 đến 17h00, bảng chấm công theo giờ sẽ ghi nhận chi tiết từng khoảng thời gian này, từ đó hệ thống tự động tính tổng giờ làm việc là 8 giờ/ngày.
Vai trò của bảng chấm công theo giờ trong doanh nghiệp
Bảng chấm công theo giờ không chỉ là công cụ ghi nhận thời gian làm việc mà còn giúp doanh nghiệp:
- Quản lý giờ làm việc thực tế: Doanh nghiệp dễ dàng thấy được ai làm đủ giờ, ai làm thêm giờ, ai nghỉ phép.
- Hỗ trợ tính lương chính xác, minh bạch: Khi dữ liệu chính xác, việc tính lương dựa trên giờ làm việc trở nên nhanh chóng, giảm rủi ro tranh chấp.
- Tăng năng suất, giảm tranh cãi nội bộ: Khi nhân viên biết rằng giờ làm việc được ghi nhận minh bạch, họ sẽ có động lực tuân thủ lịch làm việc, giảm tình trạng gian lận giờ công.
2. Cách xây dựng bảng chấm công theo giờ hiệu quả
2.1 Các thông tin cần có trong bảng chấm công
Để bảng chấm công theo giờ phát huy tối đa hiệu quả, việc thiết kế đầy đủ các trường thông tin là rất quan trọng. Một mẫu bảng chấm công theo giờ chuẩn nên bao gồm:
- Tên nhân viên và mã nhân viên: Giúp dễ dàng phân biệt từng nhân viên, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận.
- Ngày giờ làm việc: Ghi nhận giờ vào/ra chính xác để tính tổng giờ làm việc. Ví dụ, nhân viên A làm việc từ 8h00 – 12h00 và 13h00 – 17h00, tổng số giờ là 8 giờ/ngày.
- Ca làm việc: Giúp doanh nghiệp theo dõi nhân viên làm việc theo ca sáng, ca chiều hoặc ca đêm, thuận tiện cho việc lập kế hoạch nhân sự.
- Giờ tăng ca (OT): Ghi nhận giờ làm thêm theo quy định, đảm bảo tính lương chính xác.
- Ghi chú: Các thông tin bổ sung như nghỉ phép, làm bù, nghỉ lễ.
Khi bảng chấm công được thiết kế đầy đủ, dữ liệu chính xác sẽ giúp giảm sai sót trong tính lương, nâng cao tính minh bạch rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo.
2.2 Quy tắc tính lương theo giờ
Sau khi có dữ liệu giờ làm việc, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy tắc tính lương theo giờ để đảm bảo công bằng minh bạch:
- Lương cơ bản theo giờ: Lương được tính bằng công thức: Tổng giờ làm việc × Mức lương/giờ. Ví dụ: Nhân viên có mức lương 50.000 VNĐ/giờ, làm 160 giờ/tháng → Lương cơ bản = 8.000.000 VNĐ.
- Tính giờ tăng ca (OT): Tùy theo quy định pháp luật và chính sách doanh nghiệp: ngày thường 150%, ngày nghỉ 200%, ngày lễ 300%. Ví dụ: Nếu nhân viên làm 2 giờ OT ngày lễ, mức lương tính OT = 2 × 50.000 × 3 = 300.000 VNĐ.
- Điều chỉnh cho nghỉ phép nghỉ lễ: Giảm trừ giờ không làm việc hoặc cộng giờ làm bù theo quy định. Nguồn tham khảo: Bộ luật Lao động Việt Nam 2019, Điều 97
Áp dụng quy tắc rõ ràng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính lương minh bạch, tránh tranh chấp với nhân viên và tuân thủ pháp luật.
2.3 Mẹo tối ưu bảng chấm công
Để bảng chấm công hoạt động hiệu quả hơn giảm thiểu lỗi, các doanh nghiệp có thể áp dụng một số mẹo sau:
- Sử dụng công thức Excel tự động: Tự động tính tổng giờ, lương cơ bản, lương OT, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công. Ví dụ, sử dụng hàm SUMIFS để cộng giờ theo từng nhân viên hoặc từng ca làm việc.
- Thiết kế bảng dễ đọc trực quan: Chia cột rõ ràng: giờ vào/ra, ca làm, OT, ghi chú. Màu sắc hoặc định dạng có điều kiện để dễ nhận biết các lỗi hoặc dữ liệu bất thường.
- Lưu trữ, bảo mật dữ liệu: Lưu file Excel trên ổ cứng bảo mật hoặc hệ thống lưu trữ đám mây có quyền truy cập hạn chế. Sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.
Giá trị doanh nghiệp nhận được:
- Tiết kiệm thời gian tổng hợp, kiểm tra dữ liệu.
- Giảm thiểu rủi ro sai sót trong tính lương.
- Tạo cơ sở dữ liệu để phân tích hiệu suất nhân viên theo giờ làm việc, từ đó tối ưu kế hoạch nhân sự.
3. Tài nguyên hỗ trợ: Mẫu bảng chấm công và file Excel
3.1 Mẫu bảng chấm công theo giờ file word chuẩn doanh nghiệp
Một mẫu bảng chấm công theo giờ chuẩn giúp các doanh nghiệp ghi nhận chính xác giờ làm việc của nhân viên, từ đó tính lương, quản lý ca làm việc, giờ tăng ca một cách minh bạch.
Đặc điểm của mẫu bảng chuẩn:
- Ghi nhận tên nhân viên, mã nhân viên, ngày làm việc, giờ vào/ra, ca làm, tổng giờ làm, giờ OT và ghi chú.
- Thiết kế trực quan, dễ theo dõi, dễ chỉnh sửa để phù hợp với từng phòng ban hoặc loại hình lao động.
- Có thể sử dụng trực tiếp hoặc làm cơ sở để nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý nhân sự hoặc công cụ tính lương.
Lợi ích thực tế:
- Giúp giảm sai sót trong tính lương, rút ngắn thời gian tổng hợp dữ liệu.
- Tăng tính minh bạch, nhân viên dễ theo dõi giờ làm việc của bản thân.
- Là công cụ chuẩn hóa dữ liệu trước khi đưa vào file Excel chấm công và phần mềm tính lương nhân viên theo giờ hoặc phần mềm tự động.
3.2 File Excel chấm công và tính lương theo giờ
File Excel chấm công tính lương theo giờ là giải pháp nâng cao, không chỉ giúp ghi nhận giờ làm việc mà còn tự động tính lương cơ bản, giờ OT và xuất báo cáo tổng hợp.
Tính năng nổi bật:
- Tự động tính tổng giờ làm việc theo từng ngày, từng tuần hoặc tháng.
- Tính lương OT dựa trên công thức theo quy định pháp luật, chính sách doanh nghiệp.
- Báo cáo tự động: tổng giờ, tổng lương, lương OT, biểu đồ phân tích giờ làm việc theo nhân viên hoặc bộ phận.
- Dễ dàng chỉnh sửa để phù hợp đặc thù doanh nghiệp như giờ làm linh hoạt, ca làm thêm hoặc nghỉ phép.
Giá trị thực tế:
- Giảm 50-70% thời gian tổng hợp kiểm tra dữ liệu so với việc quản lý bằng giấy.
- Nâng cao độ chính xác trong tính lương, minh bạch với nhân viên.
- Hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định về nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế.
3.3 Lưu ý khi sử dụng mẫu/Excel
Để khai thác tối đa giá trị từ các tài nguyên này, các doanh nghiệp cần lưu ý:
- Chỉnh sửa phù hợp đặc thù doanh nghiệp: Thêm bớt cột thông tin theo loại hình lao động (full-time, part-time, ca đêm). Điều chỉnh công thức tính lương theo mức lương cơ bản, OT, phụ cấp đặc thù.
- Kiểm tra công thức, dữ liệu nhập liệu: Đảm bảo các công thức tính tổng giờ, lương OT, nghỉ phép hoạt động chính xác. Thường xuyên rà soát dữ liệu để tránh lỗi nhập liệu, đặc biệt với nhân viên làm nhiều ca hoặc giờ làm linh hoạt.
- Lưu trữ bảo mật: Lưu file Excel trên hệ thống nội bộ hoặc đám mây có quyền truy cập hạn chế. Sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được:
- Dữ liệu chấm công tính lương luôn chính xác, minh bạch.
- Tăng hiệu quả quản lý nhân sự, giảm rủi ro tranh chấp lương.
- Dễ dàng triển khai chuyển đổi lên phần mềm quản lý chấm công tự động khi cần.
TẢI MẪU BẢNG CHẤM CÔNG FILE EXCEL THEO GIỜ VÀ CÁC MẪU CHẤM CÔNG PHỔ BIẾN KHÁC
4. Quản lý nhân sự chấm công với Lạc Việt SureHCS HRM
Trong các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về bảng chấm công theo giờ, việc quản lý giờ làm việc của nhân viên một cách chính xác minh bạch là yếu tố then chốt để tối ưu chi phí nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc. Lạc Việt SureHCS HRM là giải pháp phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu chấm công, tính lương theo giờ đến quản lý hồ sơ nhân sự giúp đơn giản hóa các quy trình phức tạp giảm thiểu sai sót.
Các tính năng nổi bật của Lạc Việt SureHCS HRM liên quan đến chấm công:
- Phần mềm quản lý chấm công tự động theo giờ hoặc ca làm việc: Nhân viên có thể quẹt thẻ, chấm công vân tay hoặc nhận diện khuôn mặt, dữ liệu được đồng bộ trực tiếp vào hệ thống.
- Tính lương chính xác minh bạch: Tự động tính lương cơ bản, giờ OT, phụ cấp theo từng nhân viên dựa trên dữ liệu chấm công thực tế.
- Báo cáo phân tích giờ làm việc: Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi năng suất, giờ tăng ca và lập kế hoạch nhân sự hiệu quả.
- Tích hợp dữ liệu linh hoạt: Kết nối với các mẫu bảng chấm công theo giờ hoặc file Excel chấm công tính lương theo giờ, tạo thuận lợi khi chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang hệ thống tự động.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Quản lý giờ làm việc chính xác là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu chi phí nhân sự, nâng cao hiệu suất làm việc đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Việc áp dụng bảng chấm công theo giờ giúp doanh nghiệp dễ dàng ghi nhận giờ làm việc, tính lương minh bạch và theo dõi hiệu quả nhân viên một cách trực quan.
Đặc biệt, với sự hỗ trợ của các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự chấm công Lạc Việt SureHCS HRM, toàn bộ quy trình chấm công, tính lương và lập báo cáo trở nên tự động, chính xác tiết kiệm thời gian đáng kể.
