Trong bối cảnh thị trường ngày càng cạnh tranh, việc xây dựng thang bảng lương không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ chiến lược để doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả. Một hệ thống thang bảng lương được thiết kế hợp lý sẽ giúp cân bằng giữa khả năng chi trả của doanh nghiệp và mong đợi thu nhập của người lao động, đồng thời nâng cao sự minh bạch công bằng trong tổ chức.
Bài viết này Lạc Việt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ khái niệm, vai trò và tầm quan trọng của thang bảng lương, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xây dựng thang bảng lương, cách làm thang bảng lương phù hợp với thực tiễn hoạt động.
1. Thang bảng lương là gì? Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng?
1.1. Khái niệm thang bảng lương
Thang bảng lương là hệ thống sắp xếp mức lương theo từng vị trí, chức danh công việc trong doanh nghiệp, bao gồm nhiều bậc lương khác nhau. Mỗi bậc thể hiện mức lương tăng dần theo thâm niên, năng lực hoặc kết quả làm việc.
Ví dụ: Một nhân viên kinh doanh có thể được bố trí 5 bậc lương, từ 8 triệu đồng/bậc 1 đến 12 triệu đồng/bậc 5. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng quản lý quá trình tăng lương theo thâm niên hoặc thành tích.
Cần phân biệt:
- Lương cơ bản: Khoản tiền cố định trả cho người lao động, là nền tảng để tính các chế độ khác.
- Lương tối thiểu vùng: Mức sàn do Nhà nước quy định, doanh nghiệp không được trả thấp hơn.
- Thang bảng lương: Công cụ quản trị, phản ánh chính sách đãi ngộ nội bộ, phải cao hơn hoặc bằng lương tối thiểu vùng.
1.2. Vai trò của thang bảng lương trong quản trị nhân sự
Thang bảng lương không chỉ là bảng con số khô khan mà còn mang lại nhiều lợi ích thực tiễn:
- Đảm bảo công bằng nội bộ: Nhân viên cùng chức danh, cùng trình độ có mức lương ngang nhau; người có năng lực hoặc thâm niên cao hơn sẽ được trả ở bậc cao hơn. Điều này giúp hạn chế tình trạng bất mãn, giảm rủi ro nghỉ việc.
- Cơ sở pháp lý, tài chính: Thang bảng lương là căn cứ tính đóng bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân và các khoản phúc lợi khác.
- Công cụ thu hút giữ chân nhân tài: Một hệ thống lương minh bạch, có lộ trình thăng tiến rõ ràng tạo động lực để nhân viên gắn bó lâu dài.
1.3. Hậu quả nếu không có thang bảng lương chuẩn
Nếu doanh nghiệp không xây dựng hoặc vận hành thang bảng lương đúng quy định sẽ phải đối mặt với nhiều hệ lụy:
- Rủi ro pháp lý: Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt từ 5 – 10 triệu đồng.
- Mất công bằng nội bộ: Nhân viên dễ so sánh, nảy sinh tâm lý bất mãn, làm giảm hiệu suất.
- Tăng chi phí nhân sự gián tiếp: Tỷ lệ nghỉ việc cao đồng nghĩa với chi phí tuyển dụng và đào tạo lại lớn hơn.
Như vậy, việc hiểu rõ cách xây dựng thang bảng lương không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo nền tảng cho quản trị nhân sự hiện đại, bền vững.
2. Căn cứ pháp lý về xây dựng thang bảng lương
Việc xây dựng thang bảng lương không thể thực hiện tùy ý, mà phải dựa trên các căn cứ pháp luật hiện hành. Đây là cơ sở để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý, tạo ra một chính sách tiền lương minh bạch, hợp lý.
2.1. Bộ luật Lao động 2019
Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2021) là văn bản pháp lý quan trọng, quy định các nguyên tắc chung khi doanh nghiệp thiết lập thang bảng lương. Một số điểm cốt lõi gồm:
- Nguyên tắc bình đẳng: Doanh nghiệp phải xây dựng thang bảng lương bảo đảm công bằng, không phân biệt giới tính, dân tộc, độ tuổi hay tín ngưỡng.
- Căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng: Lương khởi điểm của bậc thấp nhất trong thang lương phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu vùng do Nhà nước công bố.
- Đảm bảo tính khuyến khích: Thang bảng lương phải có các bậc lương cao hơn để khuyến khích nhân viên nâng cao năng lực, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Ví dụ: Một công ty sản xuất tại Bình Dương (thuộc Vùng I) phải đảm bảo mức lương khởi điểm tối thiểu cho công nhân phổ thông từ 4.680.000 đồng/tháng trở lên, theo quy định về lương tối thiểu vùng.
2.2. Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn
Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động 2019, trong đó có quy định liên quan đến việc xây dựng thang bảng lương:
- Doanh nghiệp được quyền tự quyết: Từ ngày 01/01/2021, doanh nghiệp không bắt buộc phải nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước như trước đây. Thay vào đó, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ nội bộ và công khai để người lao động biết.
- Nguyên tắc xây dựng: Thang bảng lương cần dựa trên cơ cấu tổ chức, tính chất công việc, chức danh nghề nghiệp phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
- Minh bạch trong áp dụng: Doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) trước khi ban hành chính thức.
Điều này tạo điều kiện cho các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách xây dựng thang bảng lương chủ động hơn trong việc thiết kế chính sách tiền lương, thay vì phụ thuộc vào thủ tục hành chính.
2.3. Mức lương tối thiểu vùng mới nhất
Mức lương tối thiểu vùng được Chính phủ công bố hàng năm là căn cứ bắt buộc khi thiết lập thang bảng lương. Từ ngày 1/7/2024, Nghị định số 74/2024/NĐ-CP chính thức áp dụng thay thế Nghị định số 38/2022/NĐ-CP ngày 12/6/2022, mức lương tối thiểu vùng như sau:
- Vùng I: 4.960.000 đồng/tháng
- Vùng II: 4.410.000 đồng/tháng
- Vùng III: 3.860.000 đồng/tháng
- Vùng IV: 3.450.000 đồng/tháng
(Nguồn: Cổng thông tin điện tử Chính phủ)
Như vậy, khi thiết kế cách làm thang bảng lương, doanh nghiệp bắt buộc phải lấy mức lương tối thiểu vùng làm mốc sàn cho bậc thấp nhất, sau đó xác định khoảng cách giữa các bậc để bảo đảm sự phát triển về thu nhập theo thâm niên hoặc năng lực.
3. Cách xây dựng thang bảng lương chi tiết cho doanh nghiệp
Xây dựng thang bảng lương là quá trình cần sự kết hợp giữa quy định pháp luật, thực tiễn hoạt động và chiến lược nhân sự của doanh nghiệp. Các tổ chức, doanh nghiệp đang tìm hiểu thông tin về cách xây dựng thang bảng lương thường quan tâm đến ba yếu tố chính: tính tuân thủ, tính công bằng, tính cạnh tranh. Dưới đây là quy trình chi tiết:
3.1. Xác định cơ cấu tổ chức và nhóm chức danh công việc
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ cơ cấu tổ chức gồm các phòng ban, bộ phận, chức danh công việc. Việc này giúp phân loại các nhóm vị trí theo tính chất công việc, trình độ chuyên môn, trách nhiệm.
Ví dụ: Một công ty có 50 nhân sự có thể phân chia thành các nhóm chức danh như sau:
- Nhóm quản lý (Giám đốc, Trưởng phòng)
- Nhóm chuyên môn (Nhân viên tài chính, nhân sự, kỹ sư công nghệ)
- Nhóm hỗ trợ (Nhân viên hành chính, lễ tân)
- Nhóm lao động phổ thông (công nhân sản xuất, nhân viên kho)
Từ cơ cấu này, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng số bậc lương cho từng nhóm. Chẳng hạn, nhóm quản lý có thể có 5 – 7 bậc, trong khi nhóm công nhân có 3 – 5 bậc để phản ánh thâm niên và tay nghề.
3.2. Thu thập dữ liệu thị trường tham chiếu mức lương
Để đảm bảo tính cạnh tranh, doanh nghiệp nên tham khảo mức lương trung bình trên thị trường cho từng vị trí.
Các nguồn tham khảo phổ biến gồm: Navigos Group, Mercer, Adecco hoặc báo cáo thị trường lao động từ Tổng cục Thống kê. Việc đối chiếu này giúp doanh nghiệp vừa giữ được tính công bằng nội bộ, vừa đảm bảo không bị “tụt hậu” so với mặt bằng chung từ đó tăng khả năng thu hút giữ chân nhân tài.
3.3. Xác định khoảng cách bậc lương hợp lý
Một nguyên tắc quan trọng trong cách làm thang bảng lương là khoảng cách giữa các bậc lương. Thông thường, khoảng cách hợp lý dao động từ 5% – 7%.
Ví dụ: Nếu bậc 1 của nhân viên kế toán là 8 triệu đồng, thì bậc 2 nên từ 8,4 – 8,6 triệu đồng. Khoảng cách này đủ để tạo động lực phấn đấu nhưng không quá cao dẫn đến mất cân đối ngân sách.
Nếu khoảng cách quá nhỏ (dưới 3%), nhân viên sẽ không cảm nhận rõ sự khác biệt. Ngược lại, khoảng cách quá lớn (trên 10%) có thể gây ra bất bình đẳng và khó duy trì tính ổn định trong chi phí nhân sự.
3.4. Xây dựng nguyên tắc tính lương gắn với KPI, năng lực
Để thang bảng lương thực sự có ý nghĩa, doanh nghiệp nên gắn việc tăng bậc lương với các tiêu chí đo lường cụ thể như:
- KPI (Key Performance Indicator): Hoàn thành mục tiêu kinh doanh hoặc chỉ tiêu cá nhân.
- Năng lực chuyên môn: Kết quả đánh giá tay nghề, kỹ năng.
- Thâm niên công tác: Số năm gắn bó với doanh nghiệp.
Việc này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát quỹ lương mà còn tạo ra môi trường công bằng, thúc đẩy năng suất.
3.5. Soạn thảo ban hành thang bảng lương
Sau khi xác định các yếu tố, doanh nghiệp cần soạn thảo bảng thang lương theo mẫu quy định, trong đó thể hiện rõ:
- Tên chức danh công việc
- Số bậc lương
- Mức lương cho từng bậc
Ví dụ minh họa:
| Chức danh | Bậc 1 | Bậc 2 | Bậc 3 | Bậc 4 | Bậc 5 |
| Nhân viên kế toán | 8.000.000 | 8.400.000 | 8.800.000 | 9.200.000 | 9.600.000 |
Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn phải nộp thang bảng lương cho cơ quan quản lý lao động, nhưng phải lưu giữ nội bộ và công khai để người lao động được biết. Điều này giúp tăng tính minh bạch tránh tranh chấp sau này.
3.6. Định kỳ rà soát, điều chỉnh
Thang bảng lương không phải là một tài liệu “làm một lần rồi để đó”. Doanh nghiệp cần rà soát định kỳ, tối thiểu mỗi năm một lần hoặc khi có các thay đổi quan trọng như:
- Nhà nước điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng.
- Doanh nghiệp mở rộng quy mô, xuất hiện vị trí mới.
- Thị trường lao động biến động mạnh.
Ví dụ: Năm 2024, khi Chính phủ tăng lương tối thiểu vùng thêm 6%, nhiều doanh nghiệp buộc phải cập nhật lại thang bảng lương để đảm bảo tuân thủ, giữ chân nhân sự.
Việc điều chỉnh kịp thời giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt, đồng thời nâng cao hình ảnh nhà tuyển dụng. Đặc biệt, với các doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh, việc linh hoạt cập nhật còn giúp kiểm soát chi phí nhân sự hiệu quả hơn.
Như vậy, quy trình cách xây dựng thang bảng lương không chỉ là một thủ tục pháp lý mà còn là công cụ quản trị nguồn nhân lực chiến lược. Nếu thực hiện đúng, doanh nghiệp sẽ vừa đảm bảo tuân thủ luật, vừa tối ưu chi phí vừa nâng cao sự gắn kết nhân viên.
4. Mẫu thang bảng lương chuẩn (đính kèm link tải)
Các mẫu thang bảng lương chuẩn được thiết kế sẵn giúp doanh nghiệp có nền tảng cơ bản để triển khai, tiết kiệm thời gian trong giai đoạn khởi tạo. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần tùy chỉnh lại các chỉ số về bậc lương, hệ số hoặc mức lương cơ bản sao cho phù hợp với quy mô và ngành nghề kinh doanh. Đây cũng là điểm khởi đầu hữu ích cho những doanh nghiệp mới thành lập hoặc chưa có bộ phận nhân sự chuyên trách.
5. Lưu ý quan trọng khi làm thang bảng lương
Việc xây dựng và áp dụng thang bảng lương trong doanh nghiệp không chỉ đơn thuần là một yêu cầu pháp lý mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến sự công bằng, động lực làm việc, chi phí vận hành. Khi thực hiện, các tổ chức cần chú ý đến một số yếu tố sau:
- Tránh để khoảng cách lương quá thấp hoặc quá cao: Nếu khoảng cách giữa các bậc lương quá nhỏ, nhân viên khó thấy được sự khác biệt trong thu nhập, từ đó giảm động lực phấn đấu. Ngược lại, khoảng cách quá lớn có thể gây chênh lệch thu nhập bất hợp lý và tạo áp lực tài chính cho doanh nghiệp.
- Không nên sao chép mẫu chung, mà phải tùy biến theo doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp có đặc thù ngành nghề, cơ cấu tổ chức, mức độ cạnh tranh khác nhau. Do đó, việc áp dụng máy móc một mẫu thang bảng lương sẵn có dễ dẫn đến tình trạng “lệch pha” với thực tế, khiến chính sách đãi ngộ mất đi tính cạnh tranh. Ví dụ, trong lĩnh vực công nghệ, mức lương cho vị trí lập trình viên thường cao hơn đáng kể so với trung bình thị trường, trong khi một doanh nghiệp sản xuất lại ưu tiên ngân sách cho khối lao động trực tiếp.
- Đảm bảo công khai, minh bạch với người lao động: Theo Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp phải công khai thang bảng lương tại nơi làm việc để người lao động được biết. Điều này không chỉ đáp ứng quy định pháp lý mà còn giúp tăng tính minh bạch, giảm tranh chấp và nâng cao sự tin tưởng của nhân viên. Khi nhân viên thấy rõ cơ chế tính lương, họ dễ dàng gắn bó lâu dài hơn, vì hiểu rằng quyền lợi của mình được đảm bảo công bằng.
6. Công cụ giải pháp hỗ trợ xây dựng thang bảng lương
Trong bối cảnh thị trường lao động biến động nhanh, các doanh nghiệp cần tận dụng công cụ hiện đại để xây dựng, quản lý thang bảng lương hiệu quả hơn, thay vì chỉ dựa vào cách làm thủ công trên Excel.
Đối với các doanh nghiệp có quy mô từ vừa đến lớn, phần mềm quản lý nhân sự là công cụ thiết yếu để chuẩn hóa tự động hóa quy trình tính lương. Một số giá trị nổi bật mà doanh nghiệp nhận được khi ứng dụng:
- Tự động hóa tính toán, cập nhật theo quy định mới nhất: Giảm thiểu rủi ro sai sót, đặc biệt khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng, thuế thu nhập cá nhân hay bảo hiểm xã hội.
- Tiết kiệm thời gian nguồn lực: Thay vì mất hàng giờ đồng hồ để rà soát công thức trong Excel, hệ thống sẽ tính toán tức thì đảm bảo tính chính xác.
- Đảm bảo tính minh bạch dễ dàng truy xuất dữ liệu: Khi nhân viên có thắc mắc, HR hoặc kế toán lương có thể ngay lập tức trích xuất báo cáo, giảm thiểu mâu thuẫn.
- Tích hợp với các phân hệ khác: Như quản lý chấm công, quản lý hợp đồng, phúc lợi, giúp hình thành một hệ sinh thái quản trị nhân sự đồng bộ.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS
LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.
Tính năng nổi bật:
- Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
- Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
- Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
- Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
- Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
- Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.
KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS
- Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
- Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
- Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.
ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO NGAY
TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ
Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự
- LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
- LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
- LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng
DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?
- Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
- Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
- Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: surehcs@lacviet.com.vn | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM
Xây dựng thang bảng lương không chỉ là một thủ tục bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là công cụ quản trị quan trọng giúp doanh nghiệp tạo lập sự công bằng, giữ chân nhân tài và tối ưu chi phí nhân sự. Việc đầu tư vào một hệ thống quản lý nhân sự tiền lương chuyên nghiệp, minh bạch phù hợp với đặc thù doanh nghiệp sẽ trở thành lợi thế dài hạn.
