Những tổ chức có tư duy bảo thủ mãi giữ một quy trình, cách thức vận hành cũ kỹ lỗi thời thì không sớm thì muộn cũng sẽ bị đào thải. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện cải tiến liên tục trong mọi khía cạnh doanh nghiệp, từ nhân sự, sản xuất, tài chính – kế toán cho đến bán hàng.
Vì đây còn là một khái niệm khá mới mẻ, nên hãy cùng Lạc Việt tìm hiểu thông tin chi tiết và cách thức áp dụng vào các khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
1. Tìm hiểu cải tiến liên tục là gì?
Cải tiến liên tục là một triết lý quản lý nhằm mục đích tối ưu hóa quy trình và hệ thống trong tổ chức bằng cách liên tục theo dõi, đánh giá và điều chỉnh các hoạt động để đạt hiệu quả cao nhất. Cải tiến không chỉ dừng lại ở việc thay đổi, mà còn là quá trình nâng cấp và hoàn thiện liên tục các khía cạnh của doanh nghiệp từ quy trình làm việc, chất lượng sản xuất, hệ thống CNTT cho đến hiệu suất làm việc của từng bộ phận.
Lợi ích của cải tiến liên tục:
- Nhanh chóng tìm ra các vấn đề, điểm tắc nghẽn trong quy trình làm việc để giảm thiểu các rủi ro.
- Thích ứng kịp thời với nhu cầu thị trường nhờ vào việc không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quy trình.
- Loại bỏ các bước quy trình làm việc không cần thiết, kém hiệu quả.
- Bằng cách liên tục điều chỉnh và hoàn thiện, doanh nghiệp có thể xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng ổn định, lâu dài.
- Cập nhật, nâng cao kỹ năng chuyên môn nhân viên liên tục cho nhân viên.
- Quá trình sản xuất, làm việc diễn ra nhanh hơn, tăng năng suất lao động, giảm thiểu thời gian chờ đợi và chi phí vận hành.
2. PDCA – Mô hình cải tiến quy trình làm việc hiệu quả nhất
PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một trong những mô hình cải tiến quy trình phổ biến và hiệu quả được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay. Phương pháp này cung cấp một khung làm việc hệ thống để doanh nghiệp xác định vấn đề, thực hiện các thay đổi và đánh giá kết quả làm việc.
Mô hình PDCA được sử dụng để triển khai cải tiến theo vòng lặp tuần hoàn theo 4 bước:
- Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề cần cải tiến, đặt mục tiêu cụ thể và lên kế hoạch chi tiết để thực hiện.
- Do (Thực hiện): Triển khai kế hoạch theo đúng phương pháp đã đề ra.
- Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu.
- Act (Hành động): Nếu kết quả đạt được như mong đợi, áp dụng thay đổi và chuẩn hóa quy trình mới. Nếu chưa đạt, quay lại bước Plan để điều chỉnh và thử nghiệm lại.
Thông thường, quy trình PDCA sẽ được doanh nghiệp áp dụng khi bắt đầu dự án mới, cải tiến quy trình sẵn có hay cần xác định nguyên nhân gốc rễ của một “nút thắt” trong quy trình làm việc,…
Tuy nhiên, việc triển khai mô hình PDCA đòi hỏi tương đối nhiều về thời gian và sự tập trung của nguồn lực. Vì vậy, phương pháp này chủ phù hợp để giải quyết những tình huống mang tính dài lâu, không đòi hỏi sự sáng tạo hay nhanh nhạy.
3. Áp dụng mô hình PDCA vào quy trình cải tiến thực tiễn [Ví dụ]
3.1 Cải tiến liên tục trong quản lý chất lượng sản xuất
Cải tiến năng lực quản lý chất lượng sản xuất cho phép doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, các tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động của máy móc, nhân sự.
Áp dụng mô hình PDCA cải tiến quy trình quản lý chất lượng sản xuất:
- Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề như tỷ lệ sản phẩm lỗi cao, hiệu suất máy móc không ổn định hoặc quy trình kiểm tra chất lượng chưa chặt chẽ. Mục tiêu có thể là giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 1% hoặc tăng hiệu suất máy móc lên 95%.
- Do (Thực hiện): Triển khai các biện pháp như tăng cường đào tạo nhân viên, bảo trì định kỳ máy móc, hoặc áp dụng các công nghệ kiểm tra tự động. Bắt đầu thử nghiệm trên một dây chuyền sản xuất trước khi mở rộng ra toàn bộ quy trình.
- Check (Kiểm tra): Đo lường kết quả sau khi thực hiện, so sánh tỷ lệ lỗi trước và sau khi cải tiến. Nếu tỷ lệ lỗi giảm, đánh giá hiệu quả của các biện pháp đã thực hiện.
- Act (Hành động): Nếu đạt kết quả như mong đợi, chuẩn hóa quy trình mới trên toàn bộ hệ thống sản xuất. Nếu chưa đạt, phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kế hoạch.
3.2 Cải tiến tài chính – kế toán
Bộ phận tài chính – kế toán thường đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng từ các sai sót trong xử lý dữ liệu, chi phí vận hành vượt mức, thời gian xử lý kéo dài cho đến việc tuân thủ các quy định pháp lý ngày càng phức tạp.
Để giải quyết triệt để những khó khăn này, việc cải tiến liên tục quy trình làm việc của bộ phận tài chính kế toán là nhiệm vị quan trọng. Áp dụng mô hình PDCA sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác, giảm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tuân thủ quy định..
Áp dụng mô hình PDCA cải tiến hoạt động tài chính – kế toán:
- Plan (Lập kế hoạch): Nhận diện các vấn đề như chi phí vận hành cao, quy trình xử lý hóa đơn thủ công gây chậm trễ hoặc sai sót. Mục tiêu có thể là giảm chi phí vận hành hoặc tăng độ chính xác trong xử lý hóa đơn lên 100%.
- Do (Thực hiện): Áp dụng phần mềm quản lý tài chính kế toán, tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, và tăng cường kiểm tra nội bộ. Bắt đầu với một bộ phận kế toán nhỏ trước khi triển khai rộng rãi.
- Check (Kiểm tra): Đánh giá sự thay đổi trong chi phí vận hành và độ chính xác của quy trình xử lý hóa đơn sau khi áp dụng các giải pháp.
- Act (Hành động): Nếu đạt được kết quả tích cực, chuẩn hóa quy trình mới và tiếp tục theo dõi để đảm bảo hiệu quả dài hạn. Nếu không, quay lại bước Plan để tìm kiếm giải pháp thay thế.
3.3 Cải tiến quản lý nhân sự
Mãi bám víu vào phương pháp quản lý nhân sự truyền thống, cũ kỹ chính là nguyên nhân tỷ lệ nghỉ việc cao, quy trình tuyển dụng kéo dài và hiệu suất làm việc không đồng đều.
Bằng cách cải tiến liên tục, doanh nghiệp có thể xây dựng đội ngũ nhân sự phát triển mạnh mẽ, gắn bó lâu dài và năng lực tốt.
Áp dụng mô hình PDCA cải tiến quản lý nhân sự:
- Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề như tỷ lệ nghỉ việc cao, quy trình tuyển dụng kéo dài hoặc hiệu suất làm việc của nhân viên không đạt yêu cầu. Đặt mục tiêu cải thiện quy trình tuyển dụng hoặc tăng cường hiệu suất làm việc.
- Do (Thực hiện): Triển khai các chương trình đào tạo nhân viên, áp dụng phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi và đánh giá hiệu suất, hoặc điều chỉnh chính sách đãi ngộ. Thử nghiệm với một nhóm nhân viên trước khi triển khai trên diện rộng.
- Check (Kiểm tra): Kiểm tra hiệu quả của các biện pháp như tỷ lệ nghỉ việc giảm, thời gian tuyển dụng được rút ngắn, hoặc hiệu suất nhân viên tăng lên.
- Act (Hành động): Nếu kết quả khả quan, chuẩn hóa các biện pháp đã thực hiện. Nếu không, phân tích lại vấn đề và điều chỉnh kế hoạch.
3.4 Cải tiến công nghệ thông tin
Trong một cuộc khảo sát của Arcserve năm 2022, 76% nhà lãnh đạo CNTT cho biết họ đã trải qua tình trạng mất dữ liệu quan trọng nghiêm trọng và 45% trong số họ bị mất dữ liệu vĩnh viễn.
Từ sự cố bảo mật dữ liệu cùng hệ thống công nghệ thông tin cũ kỹ làm gián đoạn hoạt động kinh doanh đến và lãng phí nguồn lực đáng kể. Đây chính là lý do doanh nghiệp cần nên cải tiến liên tục, đầu tư và cập nhập các công nghệ thông tin mới vào quy trình làm việc.
Áp dụng mô hình PDCA cải tiến công nghệ thông tin:
- Plan (Lập kế hoạch): Nhận diện các vấn đề như hệ thống công nghệ thông tin lỗi thời, không bảo mật hoặc không tương thích với các yêu cầu kinh doanh hiện tại. Mục tiêu có thể là nâng cấp hệ thống hoặc tăng cường bảo mật.
- Do (Thực hiện): Thực hiện nâng cấp hệ thống, triển khai các biện pháp bảo mật mới, hoặc tích hợp các công cụ công nghệ tiên tiến hơn. Bắt đầu với một bộ phận nhỏ hoặc thử nghiệm trên một hệ thống phụ trợ trước.
- Check (Kiểm tra): Đo lường hiệu quả của việc nâng cấp qua sự cải thiện về hiệu suất hệ thống, giảm thiểu sự cố bảo mật, hoặc tăng cường tương tác giữa các hệ thống.
- Act (Hành động): Chuẩn hóa các cải tiến nếu đạt được mục tiêu, hoặc quay lại bước Plan nếu cần điều chỉnh.
3.5 Cải tiến chiến lược Marketing và bán hàng
Marketing và bán hàng là 2 chiến lược ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bán hàng và vị thế của tổ chức. Áp dụng mô hình cải tiến PDCA giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chiến lược tiếp thị, cải thiện tỷ lệ chuyển đổi và đo lường doanh số một cách chính xác hơn.
Áp dụng mô hình PDCA cải tiến chiến lược Marketing và bán hàng:
- Plan (Lập kế hoạch): Xác định vấn đề như chiến dịch marketing không hiệu quả, tỷ lệ chuyển đổi thấp, hoặc không đạt được doanh số mục tiêu. Đặt mục tiêu nâng cao hiệu quả chiến dịch hoặc tăng tỷ lệ chuyển đổi.
- Do (Thực hiện): Thực hiện các chiến lược mới như điều chỉnh nội dung marketing, tối ưu hóa trang đích, hoặc triển khai các kênh tiếp thị mới. Thử nghiệm với một chiến dịch nhỏ trước khi mở rộng.
- Check (Kiểm tra): Đánh giá kết quả chiến dịch qua các chỉ số như tỷ lệ chuyển đổi, lưu lượng truy cập trang web, hoặc doanh số bán hàng.
- Act (Hành động): Nếu chiến dịch thành công, áp dụng rộng rãi chiến lược mới. Nếu không, phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kế hoạch.
4. Bí quyết tối ưu hóa hiệu quả quy trình cải tiến liên tục
4.1 Loại bỏ các khoản chi lãng phí
Để tối ưu hóa hiệu quả quy trình cải tiến, việc loại bỏ các khoản chi lãng phí là điều vô cùng quan trọng.
Thay vì mải mê với những công việc thủ công, trùng lặp, doanh nghiệp nên tập trung vào việc tận dụng tối đa nguồn nhân lực cho các nhiệm vụ sáng tạo và mang lại giá trị cao hơn.
Loại bỏ các chi phí quản lý tài nguyên vật lý, chi phí nhân sự, thất thoát trong chuỗi cung ứng, chi phí quản lý và theo dõi thủ công, cũng như chi phí giao tiếp và hội họp không cần thiết, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể.
Ví dụ, hệ thống quản all-in-one LV-DX là một trong những giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và nhân sự tốt nhất. Bằng cách tích hợp tất cả phân hệ như quản lý quy trình, công việc, tài liệu, nhân sự, Marketing – Khách hàng trên 1 nền tảng, LV-DX có thể đáp ứng mọi nhu cầu cải tiến liên tục của doanh nghiệp mà không tốn nhiều chi phí vận hành.
4.2 Hoàn thiện quy trình làm việc, liên thông đa phòng ban
Khi các phòng ban làm việc một cách độc lập và thiếu sự kết nối, thông tin sẽ bị mất mát, chậm trễ tiến độ và đôi khi sẽ xảy ra tình trạng trùng lặp công việc. Do đó, một dòng chảy công việc trơn tru liền mạch, liên thông đa phòng ban tạo ra chính là điểm mấu chốt để đổi mới quy trình làm việc của doanh nghiệp.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, doanh nghiệp nên đầu tư vào một phần mềm quản lý quy trình động như LV-DX Dynamic Workflow. Không chỉ dừng lại ở tính năng tối ưu quy trình, phần mềm còn có chức năng tự động hóa luồng công việc, giao việc tự động, phê duyệt – ký số hàng loạt và cuối cùng là đo lường – đề xuất các “điểm mù” cần cải tiến.
Quy trình cải tiến liên tục đòi hỏi nhà quản trị có tư duy tốt, thời gian đầu tư lâu dài và sử dụng các phương pháp phù hợp. Trong đó, áp dụng hệ thống phần mềm quản trị toàn diện tích hợp nhiều phân hệ là một giải pháp tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
