Trong thời đại kinh tế và công nghiệp hóa, việc giao lưu kinh tế và mua bán trao đổi đã trở nên vô cùng quan trọng. Cũng như việc thực hiện các thủ tục hành chính đòi hỏi phải xác thực và đáng tin cậy. Chứng thực chữ ký được xem là một yếu tố không thể thiếu để xác định tính hợp pháp của các văn bản.
Trong bài viết sau hãy cùng Chữ ký số tìm hiểu những thông tin về chứng thực chữ ký số theo quy định năm 2024 như sau:
1. Quy định pháp luật về việc chứng thực chữ ký
Quy định pháp luật về chứng thực chữ ký được thể hiện trong Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/05/2007. Theo đó, việc chứng thực chữ ký là sự giám định và đối chiếu chữ ký trên văn bản giấy tờ liên quan bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại điều 2 và điều 5 của nghị định này. Ngoài ra, quy định còn cho phép cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính và cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại nghị định này.
Hay nói một cách dễ hiểu thì chứng thực chữ ký là quá trình được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong đó chữ ký trên văn bản giấy tờ liên quan được giám định và đối chiếu để đảm bảo tính xác thực và pháp lý của tài liệu đó. Đây là bước quan trọng để xác định tính hợp pháp của các văn bản giao dịch trong các hoạt động kinh tế và hành chính.
2. Quy định về thủ tục chứng thực
Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ các bước thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký.
Đầu tiên, người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng và giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
Sau đó, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra các giấy tờ này, đảm bảo đủ quy định và người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Nếu các điều kiện được đáp ứng, người yêu cầu chứng thực sẽ được thực hiện chứng thực chữ ký.
Khi thực hiện chứng thực, cơ quan chứng thực sẽ ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định, ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Nếu giấy tờ, văn bản có từ hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối và phải đóng dấu giáp lai. Các trường hợp không đáp ứng được các điều kiện quy định thì sẽ không được thực hiện chứng thực chữ ký.
Chú ý:
Khi muốn thực hiện thủ tục chứng thực chữ ký cho bất kỳ loại giấy tờ nào, cần đáp ứng các yêu cầu cụ thể theo quy định của pháp luật sau đây:
Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ hoặc văn bản.
Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân.
Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật.
Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền với các điều kiện nhất định.
Việc chứng thực chữ ký theo các quy định trên sẽ giúp thủ tục thực hiện được tiến hành đúng trình tự và dễ dàng nhất. Nếu bạn muốn chứng thực chữ ký cho các giấy tờ của mình, hãy xác định xem chúng thuộc loại giấy tờ nào và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quy định để thủ tục được hoàn thành một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất.
3. Quy định về thời gian giải quyết chứng thực chữ ký
Để đảm bảo tính hiệu quả và nhanh chóng trong việc chứng thực chữ ký, thời gian giải quyết yêu cầu chứng thực chữ ký là rất quan trọng.
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, cơ quan hoặc tổ chức tiếp nhận yêu cầu phải bảo đảm thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực trong ngày hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ.
Trường hợp cơ quan không thể giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết theo quy định, người tiếp nhận hồ sơ phải lập phiếu hẹn với thời gian cụ thể và rõ ràng để trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. Việc này giúp người dùng biết được thời gian cụ thể khi nào sẽ nhận được kết quả chứng thực, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo quyền lợi của người dùng.
4. Giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định
Giấy tờ, văn bản nào không được chứng thực bản sao từ bản chính hoặc chứng thực chữ ký theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư 01 năm 2020 sẽ không có giá trị pháp lý.
Trong trường hợp này, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện sẽ ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực do Phòng tư pháp chứng thực. Tương tự, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực do cơ quan mình chứng thực.
5. Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài
Khi có yêu cầu chứng thực chữ ký trên giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản, người yêu cầu chứng thực cần bổ sung bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản đó. Tuy nhiên, bản dịch ra tiếng Việt không phải là bản công chứng hoặc được chứng thực và không có trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch đó.
6. Quy định về việc ủy quyền chứng thực chữ ký
Điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
” Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.”
Theo đó, nếu ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản hay quyền sử dụng bất động sản, thì việc ủy quyền được thực hiện bằng cách chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền.
Chứng thực chữ ký trên văn bản giấy tờ là một quy trình quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của văn bản đó theo quy định pháp luật. Để đạt được mục đích này, việc xác nhận chứng thực chữ ký phải tuân thủ đúng quy định pháp luật liên quan đến chứng thực. Điều này bao gồm các quy định về thủ tục, nội dung, ngôn ngữ và thời hạn chứng thực. Nếu các quy định này không được tuân thủ đúng cách, thì chứng thực chữ ký sẽ không có giá trị pháp lý, và văn bản giấy tờ tương ứng sẽ không được công nhận là hợp lệ. Do đó, việc tuân thủ các quy định về chứng thực chữ ký là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các văn bản giấy tờ.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt
- Hotline: 0901 555 063 | (+84.28) 3842 3333
- Email: info@lacviet.vn – Website: https://lacviet.vn
- Trụ sở chính: 23 Nguyễn Thị Huỳnh, P. 8, Q. Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh
